Πώς να επιλέξετε μια εφαρμογή συλλογής δεδομένων για το startup ή τη μικρή σας επιχείρηση

Η συλλογή δεδομένων δεν είναι πλέον μια λειτουργία back office που προορίζεται μόνο για μεγάλες επιχειρήσεις. Για τα startup και τις μικρές επιχειρήσεις, η κατάλληλη εφαρμογή μπορεί να επιταχύνει τα σχόλια πελατών, να απλοποιήσει τις εργασίες πεδίου, να βελτιώσει την αναφορά και να μειώσει τα λάθη που προκύπτουν από τη χειροκίνητη καταχώριση.

Είτε επικυρώνετε ένα νέο προϊόν, είτε διαχειρίζεστε την εισαγωγή πελατών, είτε συγκεντρώνετε απαντήσεις από έρευνες, είτε καταγράφετε λειτουργικά δεδομένα στο πεδίο, η επιλογή του λογισμικού έχει σημασία. Η λάθος πλατφόρμα δημιουργεί καθυστερήσεις, ελλιπή αρχεία και απογοητευμένους χρήστες. Η σωστή γίνεται μέρος της καθημερινής σας ροής εργασίας και βοηθά την ομάδα σας να παίρνει καλύτερες αποφάσεις πιο γρήγορα.

Αν χτίζετε μια νέα εταιρεία, κάθε εργαλείο που επιλέγετε πρέπει να υποστηρίζει την ανάπτυξη, τη σαφήνεια και την αποδοτικότητα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για μια εφαρμογή συλλογής δεδομένων, επειδή συχνά γίνεται το σύστημα που μετατρέπει τη ακατέργαστη δραστηριότητα σε χρήσιμη επιχειρηματική πληροφόρηση.

Γιατί το λογισμικό συλλογής δεδομένων έχει σημασία από την πρώτη ημέρα

Οι ιδρυτές συχνά ξεκινούν με υπολογιστικά φύλλα, φόρμες email ή χάρτινες λίστες ελέγχου. Αυτές οι μέθοδοι μπορούν να λειτουργήσουν για λίγο, αλλά γίνονται δύσκολες στη διαχείριση μόλις η επιχείρησή σας αρχίσει να εξυπηρετεί περισσότερους πελάτες, να συλλέγει περισσότερα αρχεία ή να λειτουργεί σε πολλαπλές τοποθεσίες.

Μια ειδική εφαρμογή σάς βοηθά να:

• Καταγράφετε πληροφορίες σε συνεπή μορφή
• Μειώνετε τα χαμένα ή ελλιπή αρχεία
• Συγχρονίζετε δεδομένα μεταξύ ομάδων σε πραγματικό χρόνο
• Τυποποιείτε τις ροές εργασίας πελατών ή λειτουργιών
• Βελτιώνετε την αναφορά και την ανάλυση
• Εξοικονομείτε χρόνο από χειροκίνητη διόρθωση και επανεισαγωγή

Ο στόχος δεν είναι απλώς να συλλέξετε περισσότερα δεδομένα. Είναι να συλλέξετε τα σωστά δεδομένα με τρόπο που η ομάδα σας μπορεί πραγματικά να χρησιμοποιήσει.

Ξεκινήστε από το επιχειρηματικό πρόβλημα που πρέπει να λύσετε

Πριν συγκρίνετε λειτουργίες, καθορίστε την εργασία που πρέπει να εκτελεί το λογισμικό. Διαφορετικές επιχειρήσεις χρειάζονται διαφορετικές δυνατότητες συλλογής δεδομένων.

Μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών μπορεί να θέλει φόρμες εισαγωγής, λεπτομέρειες ραντεβού και προτιμήσεις πελατών. Μια επιχείρηση λιανικής ή logistics μπορεί να χρειάζεται καταμετρήσεις αποθέματος, επιβεβαιώσεις παράδοσης ή επιθεωρήσεις χώρου. Μια νέα εταιρεία προϊόντων μπορεί να επικεντρώνεται σε έρευνες, σχόλια beta χρηστών και σημειώσεις χρήσης.

Κάντε πρώτα αυτές τις ερωτήσεις:

• Ποιες πληροφορίες πρέπει να καταγράφουμε;
• Ποιος θα τις εισάγει;
• Πού θα εισάγονται;
• Πόσο γρήγορα χρειάζεται να έχουμε πρόσβαση σε αυτές;
• Τι θα κάνουμε με αυτές μετά τη συλλογή;

Μια καλή απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις θα περιορίσει γρήγορα τις επιλογές σας και θα σας προστατεύσει από το να πληρώσετε για λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ.

Αναζητήστε λειτουργία χωρίς σύνδεση

Η λειτουργία χωρίς σύνδεση είναι μία από τις σημαντικότερες δυνατότητες για ομάδες που εργάζονται έξω από ένα σταθερό περιβάλλον γραφείου.

Ομάδες πεδίου, προσωπικό εκδηλώσεων, εργολάβοι και κινητοί υπάλληλοι δεν έχουν πάντα αξιόπιστη πρόσβαση στο διαδίκτυο. Αν η εφαρμογή σας εξαρτάται από ζωντανή σύνδεση, η ομάδα σας μπορεί να αναγκαστεί να περιμένει, να σημειώνει πρόχειρα σε χαρτί ή να ξανακαταχωρεί πληροφορίες αργότερα.

Η λειτουργία χωρίς σύνδεση επιτρέπει στους χρήστες να:

• Εισάγουν δεδομένα χωρίς σύνδεση
• Αποθηκεύουν εγγραφές τοπικά στη συσκευή
• Συγχρονίζουν αυτόματα όταν επανέλθει η σύνδεση
• Αποφεύγουν διακοπές σε απομακρυσμένες περιοχές ή περιοχές με ασθενές σήμα

Αυτό έχει σημασία ακόμη και για επιχειρήσεις που λειτουργούν συνήθως online. Οι διακοπές σύνδεσης, τα ταξίδια και οι προσωρινοί περιορισμοί σε έναν χώρο μπορούν να επηρεάσουν κάθε ομάδα. Μια εφαρμογή που συνεχίζει να λειτουργεί χωρίς σύνδεση προστατεύει τη συνέχεια της εργασίας.

Βεβαιωθείτε ότι η εφαρμογή υποστηρίζει τους τύπους δεδομένων που πραγματικά χρειάζεστε

Δεν είναι όλα τα δεδομένα κείμενο. Πολλές επιχειρήσεις χρειάζονται πιο πλούσιες μορφές εισαγωγής για να δημιουργήσουν πλήρη αρχεία.

Επιλέξτε λογισμικό που μπορεί να χειριστεί τις μορφές που απαιτεί η ροή εργασίας σας, όπως:

• Πεδία κειμένου
• Αναπτυσσόμενα μενού
• Checkbox
• Φωτογραφίες
• Μεταφορτώσεις αρχείων
• Υπογραφές
• Ηχητικές σημειώσεις
• Ημερομηνίες και ώρες
• Δεδομένα τοποθεσίας
• Αριθμητικά πεδία

Όσο πιο ευέλικτες είναι οι επιλογές εισαγωγής, τόσο πιο εύκολο είναι να προσαρμόσετε την εφαρμογή σε διαφορετικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Για παράδειγμα, μια εταιρεία διαχείρισης ακινήτων μπορεί να χρειάζεται φωτογραφίες και δεδομένα τοποθεσίας, ενώ μια συμβουλευτική εταιρεία μπορεί να χρειάζεται υπογραφές και μεταφορτώσεις εγγράφων.

Ένας περιορισμένος δημιουργός φορμών μπορεί να γίνει σημείο συμφόρησης. Ένας ευέλικτος μπορεί να υποστηρίξει πολλαπλές ροές εργασίας καθώς η επιχείρησή σας επεκτείνεται.

Δώστε προτεραιότητα στην πρόσβαση σε πολλαπλές πλατφόρμες

Μια καλή εφαρμογή συλλογής δεδομένων πρέπει να λειτουργεί εκεί όπου εργάζεται η ομάδα σας.

Αυτό συνήθως σημαίνει υποστήριξη για:

• Συσκευές iOS
• Συσκευές Android
• Προγράμματα περιήγησης web σε επιτραπέζιους υπολογιστές

Η πρόσβαση σε πολλαπλές πλατφόρμες είναι σημαντική επειδή δεν χρησιμοποιεί κάθε εργαζόμενος την ίδια συσκευή. Ορισμένες ομάδες μοιράζουν την εισαγωγή δεδομένων από κινητό και την ανασκόπηση από desktop μεταξύ διαφορετικών ρόλων. Άλλες χρειάζονται ένα σύστημα που λειτουργεί στο γραφείο, στο χώρο εργασίας και στον δρόμο.

Αν η εφαρμογή για κινητά και η web εφαρμογή δεν συγχρονίζονται ομαλά, μπορεί να προκύψουν διπλές εγγραφές, ασυνεπείς ενημερώσεις και περιττή διοικητική εργασία. Μια ισχυρή πλατφόρμα κρατά τα πάντα συνδεδεμένα σε πραγματικό χρόνο.

Αξιολογήστε προσεκτικά την ευκολία χρήσης

Το ισχυρό λογισμικό έχει αξία μόνο αν το χρησιμοποιούν πραγματικά οι άνθρωποι.

Αν η εφαρμογή είναι πολύ περίπλοκη, η ομάδα σας θα την αποφεύγει, θα αυτοσχεδιάζει παρακάμψεις ή θα κάνει λάθη κατά την εισαγωγή. Μια καθαρή διεπαφή και μικρή καμπύλη εκμάθησης είναι απαραίτητες.

Αναζητήστε:

• Απλή δημιουργία φορμών
• Καθαρή πλοήγηση
• Λογική διάρθρωση πεδίων
• Ελάχιστες ανάγκες εκπαίδευσης
• Γρήγορη υποβολή εγγραφών
• Εύκολα εργαλεία αναζήτησης και επεξεργασίας

Το καλύτερο λογισμικό εξαφανίζεται μέσα στη ροή εργασίας. Οι χρήστες δεν θα πρέπει να σκέφτονται το εργαλείο κάθε φορά που χρειάζεται να καταγράψουν πληροφορίες.

Εξετάστε τη συνεργασία και τα δικαιώματα πρόσβασης

Αν περισσότερα από ένα άτομα θα χρησιμοποιούν την πλατφόρμα, οι λειτουργίες συνεργασίας γίνονται κρίσιμες.

Ίσως χρειάζεστε τη δυνατότητα να:

• Αναθέτετε φόρμες ή εργασίες σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας
• Ελέγχετε ποιος μπορεί να βλέπει ή να επεξεργάζεται εγγραφές
• Κοινοποιείτε ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο
• Παρακολουθείτε το ιστορικό υποβολών
• Διαχωρίζετε εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες

Η πρόσβαση βάσει ρόλων είναι ιδιαίτερα σημαντική για startup που διαχειρίζονται ευαίσθητες επιχειρηματικές πληροφορίες. Δεν θέλετε κάθε μέλος της ομάδας να βλέπει κάθε εγγραφή. Τα σωστά δικαιώματα σάς βοηθούν να προστατεύετε τα δεδομένα ενώ διατηρείτε τη ροή εργασίας αποτελεσματική.

Ελέγξτε τις επιλογές ενσωμάτωσης πριν δεσμευτείτε

Μια εφαρμογή συλλογής δεδομένων δεν πρέπει να λειτουργεί απομονωμένα. Πρέπει να συνδέεται ομαλά με τα άλλα συστήματα που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας.

Χρήσιμες ενσωματώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Πλατφόρμες CRM
• Εργαλεία email
• Αποθήκευση στο cloud
• Λογισμικό λογιστικής
• Συστήματα διαχείρισης έργων
• Εργαλεία ανάλυσης και αναφοράς
• Πλατφόρμες αυτοματοποίησης

Αν η εφαρμογή μπορεί να στέλνει δεδομένα στα συστήματα στα οποία ήδη βασίζεστε, εξοικονομείτε χρόνο και μειώνετε τα λάθη. Η ενσωμάτωση επίσης κάνει ευκολότερη τη μετατροπή των συλλεγμένων πληροφοριών σε ενέργεια.

Για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, αυτό μπορεί να είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια χειροκίνητη διαδικασία που επιβραδύνει τους πάντες και σε μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας που κλιμακώνεται.

Μην παραβλέπετε την ασφάλεια και τη συμμόρφωση

Η συλλογή δεδομένων συχνά περιλαμβάνει στοιχεία πελατών, εσωτερικές σημειώσεις ή επιχειρηματικά ευαίσθητες πληροφορίες. Η ασφάλεια πρέπει να αποτελεί μέρος της διαδικασίας επιλογής από την αρχή.

Αναζητήστε λειτουργίες όπως:

• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και σε αποθήκευση
• Ασφαλής πιστοποίηση χρήστη
• Καταγραφή πρόσβασης
• Έλεγχος δικαιωμάτων
• Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας και επαναφοράς δεδομένων
• Διοικητική εποπτεία

Αν η επιχείρησή σας χειρίζεται ρυθμιζόμενες ή εμπιστευτικές πληροφορίες, ελέγξτε αν η πλατφόρμα υποστηρίζει τα πρότυπα που αναμένει ο κλάδος σας. Ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να αντιμετωπίζουν την προστασία δεδομένων ως βασική απαίτηση, όχι ως προαιρετική αναβάθμιση.

Εξετάστε τις λειτουργίες αναφοράς και ανάλυσης

Η συλλογή δεδομένων είναι μόνο το πρώτο βήμα. Χρειάζεστε επίσης έναν τρόπο να τα κατανοήσετε.

Ισχυρά εργαλεία αναφοράς μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίζετε τάσεις, να αναγνωρίζετε σημεία συμφόρησης και να παίρνετε πιο γρήγορες αποφάσεις. Ανάλογα με το επιχειρηματικό σας μοντέλο, μπορεί να θέλετε:

• Πίνακες ελέγχου
• Εξαγώγιμες αναφορές
• Φίλτρα και εργαλεία αναζήτησης
• Διαγράμματα και περιλήψεις
• Ανάλυση με βάση την ημερομηνία
• Προβολές απόδοσης ομάδας

Αν η εφαρμογή κάνει τα δεδομένα εύκολα στην ανασκόπηση, γίνεται πιο χρήσιμη για τη διοίκηση, τις λειτουργίες και τις ομάδες που έρχονται σε επαφή με πελάτες.

Συγκρίνετε την τιμολόγηση με βάση την πραγματική χρήση

Πολλές εφαρμογές φαίνονται οικονομικές στην αρχή, αλλά γίνονται ακριβές μόλις προσθέσετε περισσότερους χρήστες, φόρμες, εγγραφές ή ενσωματώσεις.

Πριν αγοράσετε, εκτιμήστε:

• Πόσους χρήστες χρειάζεστε τώρα
• Πόσους χρήστες μπορεί να χρειαστείτε αργότερα
• Πόσα δεδομένα αναμένετε να αποθηκεύσετε
• Ποιες λειτουργίες περιλαμβάνονται στο βασικό πλάνο
• Αν η λειτουργία χωρίς σύνδεση, η ασφάλεια ή οι ενσωματώσεις κοστίζουν επιπλέον

Το φθηνότερο πλάνο δεν είναι πάντα η καλύτερη αξία. Επιλέξτε μια πλατφόρμα που ταιριάζει τόσο στον τρέχοντα προϋπολογισμό σας όσο και στην αναμενόμενη ανάπτυξή σας.

Προσέξτε τα προειδοποιητικά σημάδια κατά την αξιολόγηση

Ορισμένα σημάδια προειδοποιούν ότι μια πλατφόρμα ίσως δεν είναι η κατάλληλη επιλογή:

• Περιορισμένη υποστήριξη συσκευών
• Καμία δυνατότητα χωρίς σύνδεση
• Άκαμπτοι τύποι πεδίων
• Αναξιόπιστος συγχρονισμός
• Αδύναμα εργαλεία αναφοράς
• Δύσκολη τιμολόγηση στην κατανόηση
• Καμία σαφής διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης
• Αργή υποστήριξη πελατών

Αν ένας προμηθευτής δυσκολεύει τη δοκιμή του προϊόντος ή την κατανόηση του τρόπου λειτουργίας του, αυτό συνήθως είναι ένδειξη ότι πρέπει να συνεχίσετε την αναζήτηση.

Μια απλή λίστα ελέγχου αγοράς

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου όταν συγκρίνετε επιλογές:

• Μπορεί η εφαρμογή να λειτουργεί χωρίς σύνδεση;
• Υποστηρίζει τους τύπους δεδομένων που χρειαζόμαστε;
• Λειτουργεί σε κινητό και desktop;
• Είναι εύκολη στη χρήση από την ομάδα;
• Μπορούμε να ελέγχουμε τα δικαιώματα ανά ρόλο χρήστη;
• Ενσωματώνεται με τα υπόλοιπα εργαλεία μας;
• Είναι τα δεδομένα ασφαλή;
• Μπορεί να κλιμακωθεί καθώς αναπτύσσεται η επιχείρηση;
• Η τιμολόγηση ταιριάζει στον προϋπολογισμό και τη χρήση μας;

Αν μια πλατφόρμα καλύπτει τα περισσότερα από αυτά τα σημεία, αξίζει μια πιο προσεκτική ματιά.

Πώς αυτό υποστηρίζει μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση

Όταν χτίζετε μια εταιρεία, κάθε διαδικασία πρέπει να υποστηρίζει τη δυναμική σας. Η καλή συλλογή δεδομένων σάς δίνει καλύτερη εικόνα για τους πελάτες, τις λειτουργίες και την απόδοση.

Αυτή η ορατότητα σάς βοηθά να παίρνετε πιο οξυδερκείς αποφάσεις για την ανάπτυξη προϊόντος, τις προσλήψεις, την ποιότητα εξυπηρέτησης και την επέκταση. Για ένα startup, αυτό μπορεί να είναι ένα σοβαρό πλεονέκτημα.

Το Zenind βοηθά τους ιδρυτές να χτίσουν τις εταιρείες τους με έμφαση στη δομή, τη συμμόρφωση και τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη. Η επιλογή αξιόπιστου επιχειρηματικού λογισμικού είναι μέρος της ίδιας νοοτροπίας. Όσο πιο οργανωμένες είναι οι λειτουργίες σας, τόσο πιο εύκολο γίνεται να αναπτυχθείτε με αυτοπεποίθηση.

Τελικές σκέψεις

Η επιλογή μιας εφαρμογής συλλογής δεδομένων δεν είναι απλώς μια αγορά λογισμικού. Είναι μια απόφαση ροής εργασίας που επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρησή σας συγκεντρώνει πληροφορίες, τις μοιράζεται και τις χρησιμοποιεί για να αναπτυχθεί.

Ξεκινήστε από τις πραγματικές επιχειρηματικές σας ανάγκες. Δώστε προτεραιότητα στην πρόσβαση χωρίς σύνδεση, στα ευέλικτα πεδία, στη συμβατότητα με κινητό και desktop, στην ισχυρή ασφάλεια και στις λειτουργίες συνεργασίας. Στη συνέχεια συγκρίνετε τιμολόγηση, ενσωματώσεις και εργαλεία αναφοράς πριν δεσμευτείτε.

Η σωστή πλατφόρμα πρέπει να μειώνει την τριβή, όχι να τη δημιουργεί. Όταν η εφαρμογή ταιριάζει στη διαδικασία σας, η ομάδα σας μπορεί να συλλέγει καλύτερα δεδομένα, να κινείται ταχύτερα και να παίρνει πιο ενημερωμένες αποφάσεις.