Πώς να κάνετε ανάλυση θέσης εργασίας για να προσλάβετε τον σωστό εργαζόμενο

Η ανάλυση θέσης εργασίας είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία σχεδιασμού που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια μικρή επιχείρηση πριν από την πρόσληψη. Μετατρέπει μια αόριστη κενή θέση σε έναν σαφή ορισμό του τι πραγματικά απαιτεί ο ρόλος, ποια αποτελέσματα έχουν σημασία και ποιες δεξιότητες πρέπει να φέρει ο υποψήφιος στη θέση.

Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, αυτό έχει σημασία για έναν απλό λόγο: τα λάθη στις προσλήψεις κοστίζουν ακριβά. Όταν παραλείπετε το στάδιο της ανάλυσης, οι περιγραφές θέσεων γίνονται γενικές, οι συνεντεύξεις χάνουν τη στόχευσή τους και το άτομο που θα προσλάβετε μπορεί να μην ταιριάζει με τις πραγματικές ανάγκες του ρόλου. Μια προσεκτική ανάλυση θέσης εργασίας σας βοηθά να προσλάβετε με μεγαλύτερη ακρίβεια και να χτίσετε καλύτερη ομάδα από την αρχή.

Τι είναι η ανάλυση θέσης εργασίας;

Η ανάλυση θέσης εργασίας είναι μια δομημένη εξέταση των καθηκόντων, των ευθυνών, των δεξιοτήτων, των εργαλείων και των συνθηκών εργασίας μιας θέσης. Απαντά σε ερωτήματα όπως:

• Τι χρειάζεται να κάνει αυτός ο εργαζόμενος κάθε μέρα;
• Ποια καθήκοντα είναι ουσιώδη και ποια δευτερεύοντα;
• Ποιες γνώσεις, εμπειρία και ήπιες δεξιότητες απαιτούνται;
• Ποια εργαλεία, συστήματα ή σωματικές απαιτήσεις αποτελούν μέρος του ρόλου;
• Πώς μοιάζει η επιτυχία σε αυτή τη θέση;

Στόχος δεν είναι να γράψετε αμέσως μια καλοδουλεμένη αγγελία εργασίας. Στόχος είναι να συγκεντρώσετε στοιχεία. Μόλις κατανοήσετε τον ρόλο σε βάθος, μπορείτε να γράψετε ισχυρότερη περιγραφή θέσης, να αξιολογείτε τους υποψηφίους πιο αποτελεσματικά και να ορίζετε καλύτερες προσδοκίες μετά την πρόσληψη.

Γιατί η ανάλυση θέσης εργασίας έχει σημασία πριν από την πρόσληψη

Πολλές μικρές επιχειρήσεις κινούνται γρήγορα όταν ανοίγει μια θέση. Αυτή η πίεση μπορεί να οδηγήσει σε ασαφείς τίτλους, γενικές αρμοδιότητες και συνεντεύξεις που βασίζονται στο ένστικτο αντί σε στοιχεία. Η ανάλυση θέσης εργασίας μειώνει αυτόν τον κίνδυνο.

1. Σας βοηθά να προσλάβετε το σωστό άτομο

Όταν γνωρίζετε ακριβώς τι απαιτεί η θέση, μπορείτε να συγκρίνετε τους υποψηφίους με τον ρόλο αντί με μια γενική εικόνα του «καλού εργαζομένου». Αυτό οδηγεί σε προσλήψεις καλύτερης αντιστοίχισης και σε λιγότερες εκπλήξεις μετά την ένταξη στην ομάδα.

2. Βελτιώνει τις περιγραφές θέσεων

Μια περιγραφή θέσης που βασίζεται σε πραγματική ανάλυση είναι πιο ακριβής και πιο χρήσιμη. Οι υποψήφιοι καταλαβαίνουν τον ρόλο πιο καθαρά, κάτι που μπορεί να βελτιώσει την ποιότητα των αιτήσεων και να μειώσει τις ασύμβατες προσδοκίες.

3. Υποστηρίζει καλύτερες συνεντεύξεις

Μια λεπτομερής ανάλυση σάς δίνει βάση για τις ερωτήσεις της συνέντευξης. Αντί για γενικές ερωτήσεις, μπορείτε να ζητήσετε από τους υποψηφίους να εξηγήσουν πώς θα χειρίζονταν τα πραγματικά καθήκοντα της θέσης.

4. Δημιουργεί συνέπεια

Όταν στη διαδικασία πρόσληψης συμμετέχουν περισσότερα από ένα άτομα, μια καταγεγραμμένη ανάλυση κρατά όλους ευθυγραμμισμένους ως προς το τι πρέπει να κάνει η θέση και ποια προσόντα έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

5. Μειώνει το κόστος μιας λανθασμένης πρόσληψης

Οι αντικαταστάσεις, η εκπαίδευση, ο χαμένος χρόνος και η αναστάτωση της ομάδας αθροίζονται. Μια σαφής ανάλυση δεν εξαλείφει τον κίνδυνο πρόσληψης, αλλά μειώνει την πιθανότητα να φέρετε το λάθος άτομο για τον ρόλο.

Πώς να κάνετε ανάλυση θέσης εργασίας βήμα προς βήμα

Μια ισχυρή ανάλυση θέσης εργασίας δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Χρειάζεται απλώς να είναι πλήρης και ρεαλιστική.

Βήμα 1: Ορίστε τον σκοπό του ρόλου

Ξεκινήστε από τον επιχειρηματικό λόγο για τον οποίο υπάρχει η θέση. Αναρωτηθείτε:

• Γιατί πρέπει να υπάρχει αυτός ο ρόλος;
• Ποιο πρόβλημα λύνει;
• Ποιο επιχειρηματικό αποτέλεσμα πρέπει να υποστηρίζει;

Για παράδειγμα, αν προσλαμβάνετε έναν συντονιστή γραφείου, ο ρόλος μπορεί να υπάρχει για να διατηρεί οργανωμένες τις λειτουργίες, να υποστηρίζει τους πελάτες και να μειώνει το διοικητικό βάρος της διοίκησης.

Βήμα 2: Καταγράψτε τα βασικά καθήκοντα

Γράψτε κάθε σημαντικό καθήκον που θα εκτελεί ο εργαζόμενος. Να είστε συγκεκριμένοι και πρακτικοί. Χρησιμοποιήστε ρήματα δράσης και αποφύγετε γενικές φράσεις όπως «βοήθεια με εργασίες γραφείου».

Αντί γι’ αυτό, καταγράψτε καθήκοντα όπως:

• Απάντηση σε εισερχόμενες κλήσεις και διαχείριση αιτημάτων πελατών
• Επεξεργασία παραγγελιών online και τηλεφωνικών παραγγελιών
• Προετοιμασία εξερχόμενων αποστολών
• Ενημέρωση αρχείων αποθεμάτων
• Προγραμματισμός ραντεβού
• Τήρηση υπολογιστικών φύλλων και αρχείων
• Απάντηση σε email πελατών

Αν ο ρόλος είναι πιο τεχνικός ή διοικητικός, καταγράψτε τα ουσιώδη παραδοτέα και τις ευθύνες λήψης αποφάσεων με τον ίδιο τρόπο.

Βήμα 3: Διαχωρίστε τα ουσιώδη από τα δευτερεύοντα καθήκοντα

Δεν είναι όλα τα καθήκοντα το ίδιο σημαντικά. Ορισμένες ευθύνες καθορίζουν τον ρόλο, ενώ άλλες είναι περιστασιακές ή υποστηρικτικές.

Σημειώστε κάθε καθήκον ως:

• Ουσιώδες
• Συχνό αλλά δευτερεύον
• Περιστασιακό

Αυτό διευκολύνει τη στόχευση της πρόσληψης στα καθήκοντα που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία. Επίσης, βοηθά να αποφύγετε να φορτώσετε έναν ρόλο με πάρα πολλές άσχετες προσδοκίες.

Βήμα 4: Καθορίστε τις δεξιότητες που απαιτούνται για κάθε καθήκον

Για κάθε ευθύνη, εξετάστε τι πρέπει να γνωρίζει ή να μπορεί να κάνει ο εργαζόμενος για να την εκτελεί σωστά.

Σκεφτείτε:

• Τεχνικές δεξιότητες
• Γνώση λογισμικού ή εξοπλισμού
• Δεξιότητες επικοινωνίας
• Ικανότητα γραφής και γραμματικής
• Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων
• Διαχείριση χρόνου
• Δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών
• Γλωσσική επάρκεια
• Σωματικές απαιτήσεις

Για παράδειγμα, αν ο εργαζόμενος θα διαχειρίζεται online παραγγελίες, μπορεί να χρειάζεται άνεση με e-commerce συστήματα, υπολογιστικά φύλλα, λογισμικό αποστολών και επικοινωνία με πελάτες.

Βήμα 5: Προσθέστε απαιτήσεις εμπειρίας, εκπαίδευσης και κατάρτισης

Δεν χρειάζεται κάθε ρόλος πτυχίο. Ορισμένοι χρειάζονται πρακτική εμπειρία, πιστοποιήσεις ή εξειδικευμένη εκπαίδευση.

Ρωτήστε:

• Ποια προηγούμενη εμπειρία είναι πραγματικά χρήσιμη;
• Είναι η τυπική εκπαίδευση απαραίτητη, προτιμητέα ή προαιρετική;
• Απαιτούνται πιστοποιήσεις για νομικούς, ασφαλείας ή τεχνικούς λόγους;
• Μπορεί το άτομο να εκπαιδευτεί εσωτερικά;

Προσέξτε να μην υπερεκτιμάτε τις απαιτήσεις. Τα περιττά εμπόδια μπορούν να μειώσουν τη δεξαμενή υποψηφίων χωρίς να βελτιώσουν την απόδοση.

Βήμα 6: Καταγράψτε τις συνθήκες εργασίας και τις σωματικές απαιτήσεις

Αν η θέση περιλαμβάνει ειδικές συνθήκες, καταγράψτε τες με σαφήνεια. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ορθοστασία για μεγάλα χρονικά διαστήματα
• Άρση βάρους
• Επαναλαμβανόμενες κινήσεις
• Ταξίδια
• Διαθεσιμότητα τα βράδια ή τα Σαββατοκύριακα
• Προσδοκίες για απομακρυσμένη, υβριδική ή δια ζώσης εργασία
• Έκθεση σε θόρυβο, καιρικές συνθήκες ή εξοπλισμό

Αυτές οι πληροφορίες είναι σημαντικές τόσο για την πρόσληψη όσο και για τη συμμόρφωση. Επίσης, βοηθούν τους υποψηφίους να αποφασίσουν αν ο ρόλος ταιριάζει στην κατάστασή τους.

Βήμα 7: Καθορίστε τις προσδοκίες απόδοσης

Μια χρήσιμη ανάλυση θέσης εργασίας πρέπει να περιγράφει πώς θα μετριέται η επιτυχία. Σκεφτείτε με όρους αποτελεσμάτων, όχι μόνο δραστηριοτήτων.

Παραδείγματα:

• Απάντηση σε ερωτήματα πελατών μέσα σε καθορισμένο χρόνο
• Διατήρηση ακριβών αρχείων με ελάχιστα λάθη
• Επεξεργασία παραγγελιών με αποτελεσματικότητα και σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα
• Υποστήριξη των λειτουργιών της ομάδας χωρίς επίβλεψη
• Επίτευξη στόχων πωλήσεων, εξυπηρέτησης ή παραγωγής

Αυτές οι προσδοκίες σάς βοηθούν να αξιολογείτε υποψηφίους και να στηρίζετε μελλοντικές αξιολογήσεις απόδοσης.

Βήμα 8: Εξετάστε την ανάλυση με άλλους

Αν ένας άλλος manager, προϊστάμενος ή μέλος της ομάδας θα συνεργάζεται με τον εργαζόμενο, ζητήστε τη γνώμη του. Οι διαφορετικές οπτικές συχνά αποκαλύπτουν καθήκοντα που λείπουν ή δεξιότητες που έχουν παραλειφθεί.

Συγκρίνετε τις σημειώσεις σας και δείτε αν υπάρχουν διαφορές στον τρόπο που γίνεται αντιληπτός ο ρόλος. Αν οι άνθρωποι διαφωνούν για το τι πρέπει να περιλαμβάνει η θέση, επιλύστε το πριν από την πρόσληψη.

Πρότυπο ανάλυσης θέσης εργασίας

Χρησιμοποιήστε αυτή την απλή δομή για να τεκμηριώσετε τον ρόλο:

Επισκόπηση θέσης

• Τίτλος θέσης:
• Τμήμα ή ομάδα:
• Στον οποίο αναφέρεται:
• Σκοπός της θέσης:

Ουσιώδη καθήκοντα

• Καθήκον 1:
• Καθήκον 2:
• Καθήκον 3:
• Καθήκον 4:

Απαιτούμενες δεξιότητες και προσόντα

• Τεχνικές δεξιότητες:
• Δεξιότητες επικοινωνίας:
• Επίπεδο εμπειρίας:
• Εκπαίδευση ή πιστοποίηση:
• Λογισμικό ή εργαλεία:

Συνθήκες εργασίας

• Ωράριο:
• Σωματικές απαιτήσεις:
• Απαιτήσεις ταξιδιών:
• Απομακρυσμένη, υβριδική ή δια ζώσης εργασία:

Δείκτες επιτυχίας

• Βασικός δείκτης απόδοσης 1:
• Βασικός δείκτης απόδοσης 2:
• Βασικός δείκτης απόδοσης 3:

Αυτή η μορφή είναι αρκετά απλή για να τη χρησιμοποιήσει ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, αλλά και αρκετά λεπτομερής για να υποστηρίξει μια σοβαρή διαδικασία πρόσληψης.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Να γράφετε την ανάλυση υπερβολικά αόριστα

Γενικοί όροι όπως «γενική υποστήριξη γραφείου» ή «διάφορες εργασίες» δεν σας βοηθούν να προσλάβετε σωστά. Να είστε συγκεκριμένοι για την πραγματική εργασία.

Να συγχέετε τις επιθυμίες με τις ανάγκες

Είναι εύκολο να μετατρέψετε τις προτιμήσεις σε απαιτήσεις. Διαχωρίστε τι είναι πραγματικά απαραίτητο από το τι απλώς θα ήταν επιθυμητό.

Να αγνοείτε τις ήπιες δεξιότητες

Ένας υποψήφιος μπορεί να έχει το σωστό τεχνικό υπόβαθρο και παρ’ όλα αυτά να αποτύχει στον ρόλο αν η επικοινωνία, η αξιοπιστία ή η κρίση είναι αδύναμες. Συμπεριλάβετε τις ήπιες δεξιότητες που έχουν σημασία.

Να υπερφορτώνετε τον ρόλο

Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά περιμένουν από έναν εργαζόμενο να κάνει τη δουλειά τριών ατόμων. Η ανάλυση θέσης εργασίας μπορεί να αποκαλύψει πότε ένας ρόλος γίνεται μη ρεαλιστικός και χρειάζεται επανασχεδιασμό.

Να παραλείπετε την τεκμηρίωση

Το να σκεφτείτε τον ρόλο είναι χρήσιμο, αλλά το να το γράψετε είναι καλύτερο. Μια καταγεγραμμένη ανάλυση δημιουργεί σημείο αναφοράς για την πρόσληψη, την ένταξη και τη διαχείριση απόδοσης.

Πώς η ανάλυση θέσης εργασίας υποστηρίζει το υπόλοιπο της πρόσληψης

Η ανάλυση θέσης εργασίας δεν είναι μια απομονωμένη άσκηση. Γίνεται η βάση για πολλά άλλα βήματα στην πρόσληψη.

• Βοηθά στη διαμόρφωση της αγγελίας εργασίας.
• Καθοδηγεί τη λίστα αξιολόγησης κατά το αρχικό φιλτράρισμα.
• Κατευθύνει τις ερωτήσεις της συνέντευξης.
• Υποστηρίζει την ένταξη και την εκπαίδευση.
• Σας δίνει σημείο αναφοράς για την αξιολόγηση απόδοσης.

Με άλλα λόγια, η δουλειά που κάνετε εδώ βελτιώνει ολόκληρο τον κύκλο πρόσληψης.

Πότε να επανεξετάσετε μια ανάλυση θέσης εργασίας

Οι ρόλοι αλλάζουν όσο μια επιχείρηση μεγαλώνει. Επανεξετάστε μια ανάλυση θέσης εργασίας όταν:

• Η επιχείρηση επεκτείνεται σε νέες υπηρεσίες ή τοποθεσίες
• Προσθέτετε νέο λογισμικό ή συστήματα
• Οι ευθύνες μετατοπίζονται μεταξύ μελών της ομάδας
• Προβλήματα απόδοσης δείχνουν ότι ο ρόλος δεν είναι σαφής
• Ετοιμάζεστε να προσλάβετε ξανά για την ίδια θέση

Η ανάλυση θέσης εργασίας πρέπει να είναι ζωντανό έγγραφο, όχι μία εφάπαξ άσκηση.

Τελικές σκέψεις

Μια ισχυρή πρόσληψη ξεκινά με σαφήνεια. Όταν αφιερώνετε χρόνο για να αναλύσετε έναν ρόλο πριν από την πρόσληψη, δημιουργείτε πιο ακριβή περιγραφή θέσης, κάνετε καλύτερες ερωτήσεις στη συνέντευξη και αυξάνετε τις πιθανότητες να βρείτε το σωστό άτομο.

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που χτίζουν την ομάδα τους για πρώτη φορά, αυτή η σαφήνεια είναι ιδιαίτερα πολύτιμη. Αν εστιάζετε στη δημιουργία και στη λειτουργία της επιχείρησής σας, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι στο κομμάτι της σύστασης και της συμμόρφωσης, ενώ παράλληλα χτίζετε μια διαδικασία πρόσληψης που λειτουργεί.

Checklist ανάλυσης θέσης εργασίας

• Ορίστε τον σκοπό του ρόλου
• Καταγράψτε τα βασικά καθήκοντα
• Διαχωρίστε τα ουσιώδη από τα δευτερεύοντα καθήκοντα
• Προσδιορίστε τις δεξιότητες που απαιτούνται για κάθε καθήκον
• Καταγράψτε τις ανάγκες σε εμπειρία, εκπαίδευση και πιστοποιήσεις
• Τεκμηριώστε τις συνθήκες εργασίας και τις σωματικές απαιτήσεις
• Ορίστε τις προσδοκίες απόδοσης
• Ελέγξτε την ανάλυση με έναν ακόμη υπεύθυνο λήψης αποφάσεων
• Χρησιμοποιήστε την τελική έκδοση για να δημιουργήσετε την περιγραφή θέσης και το πλάνο συνέντευξης