Как да направите анализ на длъжността при наемане на правилния служител

Анализът на длъжността е един от най-полезните инструменти за планиране, които един малък бизнес може да използва преди наемане. Той превръща неясната вакантна позиция в ясно определение за това какво всъщност изисква ролята, кои резултати са важни и какви умения трябва да притежава кандидатът.

За основателите и собствениците на малък бизнес това има значение по проста причина: грешките при наемане са скъпи. Когато пропуснете стъпката на анализа, длъжностните описания стават общи, интервютата губят фокус и човекът, когото наемете, може да не отговаря на реалните нужди на ролята. Един добре обмислен анализ на длъжността ви помага да наемате по-точно и да изграждате по-добър екип още от самото начало.

Какво представлява анализът на длъжността?

Анализът на длъжността е структурирано разглеждане на задълженията, отговорностите, уменията, инструментите и условията на работа на дадена позиция. Той отговаря на въпроси като:

• Какво трябва да прави този служител всеки ден?
• Кои задачи са съществени и кои са второстепенни?
• Какви знания, опит и меки умения са необходими?
• Какви инструменти, системи или физически изисквания са част от ролята?
• Как изглежда успехът на тази позиция?

Целта не е веднага да напишете изпипана обява за работа. Целта е да съберете факти. След като разберете ролята в детайли, можете да напишете по-силно длъжностно описание, да подбирате кандидатите по-ефективно и да поставите по-добри очаквания след наемането.

Защо анализът на длъжността е важен преди наемане

Много малки бизнеси действат бързо, когато се отвори позиция. Тази спешност може да доведе до общи длъжности, неясни отговорности и интервюта, основани на интуиция вместо на доказателства. Анализът на длъжността намалява този риск.

1. Помага ви да наемете правилния човек

Когато знаете точно какво изисква работата, можете да сравнявате кандидатите с ролята, а не с общата представа за „добър служител“. Това води до по-подходящи наемания и по-малко изненади след въвеждането в работата.

2. Подобрява длъжностните описания

Длъжностно описание, изградено върху реален анализ, е по-точно и по-полезно. Кандидатите разбират по-ясно ролята, което може да подобри качеството на кандидатурите и да намали несъответствието в очакванията.

3. Подпомага по-добрите интервюта

Подробният анализ ви дава основа за въпросите в интервюто. Вместо да задавате общи въпроси, можете да помолите кандидатите да обяснят как биха се справили с реалните задължения на работата.

4. Създава последователност

Когато в наемането участват няколко души, документираният анализ държи всички в синхрон относно това какво трябва да прави позицията и кои квалификации са най-важни.

5. Намалява цената на грешно наемане

Заместници, обучение, загубено време и напрежение в екипа се натрупват. Ясният анализ не премахва напълно риска при наемане, но намалява вероятността да привлечете неподходящ човек за ролята.

Как да направите анализ на длъжността стъпка по стъпка

Силен анализ на длъжността не трябва да е сложен. Той просто трябва да бъде подробен и реалистичен.

Стъпка 1: Определете целта на ролята

Започнете с бизнес причината, поради която тази позиция съществува. Запитайте се:

• Защо тази роля трябва да съществува?
• Какъв проблем решава?
• Какъв бизнес резултат трябва да подпомага?

Например, ако наемате офис координатор, ролята може да съществува, за да поддържа операциите организирани, да подпомага клиентите и да намали административното натоварване върху ръководството.

Стъпка 2: Избройте основните задачи

Запишете всяка основна задача, която служителят ще изпълнява. Бъдете конкретни и практични. Използвайте глаголи за действие и избягвайте общи фрази като „помага с офисната работа“.

Вместо това посочете задачи като:

• Отговаря на входящи обаждания и насочва клиентски запитвания
• Обработва онлайн и телефонни поръчки
• Подготвя изходящи пратки
• Актуализира инвентарни записи
• Насрочва срещи
• Поддържа таблици и записи
• Отговаря на клиентски имейли

Ако ролята е по-техническа или управленска, избройте по същия начин основните резултати и отговорности при вземане на решения.

Стъпка 3: Разделете съществените от второстепенните задължения

Не всяка задача е еднакво важна. Някои отговорности определят работата, а други са периодични или поддържащи.

Маркирайте всяка задача като:

• Съществена
• Честа, но второстепенна
• Периодична

Това улеснява фокусирането на наемането върху задълженията, които имат най-голямо значение. Освен това помага да не се натоварва една роля с твърде много несвързани очаквания.

Стъпка 4: Определете уменията, необходими за всяка задача

За всяко задължение се запитайте какво трябва да знае служителят или да може да прави, за да го изпълнява добре.

Обмислете:

• Технически умения
• Познания за софтуер или оборудване
• Комуникационни умения
• Умения за писане и граматика
• Умения за решаване на проблеми
• Управление на времето
• Умения за обслужване на клиенти
• Владеене на език
• Физически изисквания

Например, ако служителят ще управлява онлайн поръчки, може да му е нужно да работи уверено с електронни търговски системи, таблици, софтуер за доставка и комуникация с клиенти.

Стъпка 5: Добавете изисквания за опит, обучение и образование

Не всяка роля изисква диплома. Някои изискват вместо това практически опит, сертификати или специфично за индустрията обучение.

Запитайте се:

• Какъв предишен опит е наистина полезен?
• Нужно, желателно или по избор ли е формалното образование?
• Изискват ли се сертификати по правни, безопасностни или технически причини?
• Може ли човекът да бъде обучен вътрешно?

Внимавайте да не завишавате изискванията. Ненужните бариери могат да свият броя на кандидатите без да подобрят резултатите.

Стъпка 6: Описвайте условията на работа и физическите изисквания

Ако работата включва специални условия, документирайте ги ясно. Това може да включва:

• Стоене прав продължително време
• Повдигане на тежести
• Повтарящи се движения
• Пътуване
• Наличие за вечерни или уикенд смени
• Очаквания за дистанционна или хибридна работа
• Излагане на шум, време или оборудване

Тази информация е важна както за наемането, така и за съответствието с изискванията. Тя също така помага на кандидатите да преценят дали ролята е подходяща за тях.

Стъпка 7: Определете очакванията за представяне

Полезният анализ на длъжността трябва да описва как ще се измерва успехът. Мислете в термини на резултати, а не само на дейности.

Примери:

• Отговаря на клиентски запитвания в определено време
• Поддържа точни записи с минимални грешки
• Обработва поръчки ефективно и навреме
• Подпомага работата на екипа без постоянен надзор
• Постига цели за продажби, обслужване или производство

Тези очаквания ви помагат да подбирате кандидати и подпомагат бъдещите оценки на представянето.

Стъпка 8: Прегледайте анализа с други хора

Ако друг мениджър, ръководител или член на екипа ще работи със служителя, поискайте обратна връзка. Различните гледни точки често разкриват липсващи задачи или пренебрегнати умения.

Сравнете бележките и потърсете разлики в разбирането за ролята. Ако хората не са съгласни какво трябва да включва работата, изяснете това преди да наемате.

Шаблон за анализ на длъжността

Използвайте тази проста структура, за да документирате ролята:

Преглед на позицията

• Наименование на длъжността:
• Отдел или екип:
• Пряко подчинение:
• Цел на ролята:

Основни задължения

• Задължение 1:
• Задължение 2:
• Задължение 3:
• Задължение 4:

Необходими умения и квалификации

• Технически умения:
• Комуникационни умения:
• Ниво на опит:
• Образование или сертификат:
• Софтуер или инструменти:

Условия на работа

• График:
• Физически изисквания:
• Изисквания за пътуване:
• Дистанционно, хибридно или на място:

Показатели за успех

• Ключов показател за ефективност 1:
• Ключов показател за ефективност 2:
• Ключов показател за ефективност 3:

Този формат е достатъчно прост, за да може собственик на малък бизнес да го използва, но и достатъчно подробен, за да подпомогне сериозен процес на наемане.

Чести грешки, които да избягвате

Да пишете анализа твърде общо

Широки термини като „обща офисна подкрепа“ или „различни задачи“ не ви помагат да наемате добре. Бъдете конкретни за реалната работа.

Да бъркате желания с нужди

Лесно е предпочитанията да се превърнат в изисквания. Разделяйте това, което е наистина необходимо, от това, което просто би било добре да присъства.

Да игнорирате меките умения

Кандидат може да има правилния технически опит и въпреки това да се провали в ролята, ако комуникацията, надеждността или преценката са слаби. Включете меките умения, които имат значение.

Да претоварвате ролята

Малките бизнеси често очакват един служител да върши работата на трима души. Анализът на длъжността може да покаже, когато ролята става нереалистична и трябва да бъде преработена.

Да пропускате документацията

Размисълът върху ролята е полезен, но записването ѝ е по-добро. Документираният анализ създава отправна точка за подбор, въвеждане в работата и управление на представянето.

Как анализът на длъжността подпомага останалите етапи на наемането

Анализът на длъжността не е изолирано упражнение. Той се превръща в основа за няколко други стъпки при наемането.

• Помага да се оформи обявата за работа.
• Насочва контролния списък за предварителен подбор.
• Ориентира въпросите в интервюто.
• Подпомага въвеждането в работата и обучението.
• Дава база за оценка на представянето.

С други думи, работата, която вършите тук, подобрява целия процес на наемане.

Кога да преглеждате отново анализа на длъжността

Ролите се променят с растежа на бизнеса. Преглеждайте анализа на длъжността, когато:

• Бизнесът се разширява с нови услуги или локации
• Добавяте нов софтуер или системи
• Отговорностите се прехвърлят между членове на екипа
• Проблеми с представянето подсказват, че ролята е неясна
• Подготвяте се да наемете отново за същата позиция

Анализът на длъжността трябва да бъде жив документ, а не еднократно упражнение.

Заключителни мисли

Силното наемане започва с яснота. Когато отделите време да анализирате ролята преди да наемате, създавате по-точно длъжностно описание, задавате по-добри въпроси на интервюто и увеличавате шанса да намерите правилния човек.

За собствениците на малък бизнес, които изграждат екипа си за първи път, тази яснота е особено ценна. Ако сте съсредоточени върху стартирането и управлението на бизнеса си, Zenind може да ви помогне да останете организирани по отношение на учредяването и съответствието, докато изграждате процес на наемане, който работи.

Контролен списък за анализ на длъжността

• Определете целта на ролята
• Избройте основните задачи
• Разделете съществените и второстепенните задължения
• Определете уменията, необходими за всяка задача
• Посочете нуждите от опит, образование и сертификати
• Документирайте условията на работа и физическите изисквания
• Определете очакванията за представяне
• Прегледайте анализа с друг вземащ решение
• Използвайте окончателната версия, за да изградите длъжностното описание и плана за интервю