Πώς να διαχειρίζεστε επαγγελματικές κλήσεις από οπουδήποτε με VoIP για την LLC ή την εταιρεία σας

Η σύγχρονη επιχειρηματική δραστηριότητα δεν περιορίζεται σε ένα μόνο μέρος. Οι ιδρυτές εργάζονται από οικιακά γραφεία, coworking spaces, χώρους πελατών, αεροδρόμια και ξενοδοχεία. Μικρές ομάδες λειτουργούν σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Μεμονωμένοι ιδιοκτήτες τρέχουν τις εταιρείες τους από έναν φορητό υπολογιστή και ένα τηλέφωνο. Σε αυτό το περιβάλλον, ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα πρέπει να κάνει περισσότερα από το να δέχεται μηνύματα. Πρέπει να προστατεύει την ιδιωτικότητα, να υποστηρίζει τον επαγγελματισμό και να κρατά τους πελάτες συνδεδεμένους, όπου κι αν γίνεται η δουλειά.

Εδώ το VoIP, ή Voice over Internet Protocol, γίνεται ιδιαίτερα χρήσιμο. Το VoIP δρομολογεί τις κλήσεις μέσω internet αντί για μια παραδοσιακή σταθερή γραμμή, πράγμα που σημαίνει ότι ο επαγγελματικός σας αριθμός μπορεί να σας ακολουθεί παντού. Για επιχειρηματίες που έχουν ιδρύσει μια LLC ή μια εταιρεία, αυτό προσφέρει έναν απλό τρόπο να διαχωρίζουν την προσωπική από την επαγγελματική επικοινωνία, διατηρώντας παράλληλα μια προσεγμένη εμπειρία για τους πελάτες.

Αν χτίζετε μια επιχείρηση και χρειάζεστε από την πρώτη μέρα μια αξιόπιστη διάταξη κλήσεων, ένα σύστημα VoIP μπορεί να σας βοηθήσει να φαίνεστε οργανωμένοι πριν ακόμη νοικιάσετε γραφείο. Αυτό έχει σημασία όταν προσπαθείτε να κερδίσετε εμπιστοσύνη, να απαντάτε γρήγορα στις κλήσεις και να κρατάτε τον ιδιωτικό σας αριθμό ιδιωτικό.

Τι είναι το VoIP και γιατί έχει σημασία

Το VoIP είναι μια τηλεφωνική υπηρεσία που χρησιμοποιεί τη σύνδεσή σας στο internet για να πραγματοποιεί και να δέχεται κλήσεις. Αντί να είστε δεμένοι σε ένα επιτραπέζιο τηλέφωνο σε συγκεκριμένη τοποθεσία, ο επαγγελματικός σας αριθμός μπορεί να λειτουργεί σε διαφορετικές συσκευές. Μπορείτε να απαντάτε σε κλήσεις από εφαρμογή κινητού, από πίνακα ελέγχου στον υπολογιστή ή από ειδική συσκευή IP phone, ανάλογα με τον πάροχο και το πρόγραμμα.

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, αυτή η ευελιξία λύνει αρκετά συνηθισμένα προβλήματα:

• Δεν χρειάζεται να δίνετε τον προσωπικό αριθμό του κινητού σας.
• Μπορείτε να κρατάτε τις επαγγελματικές κλήσεις ξεχωριστές από τα οικογενειακά και προσωπικά μηνύματα.
• Μπορείτε να δρομολογείτε τις κλήσεις στο σωστό άτομο, ακόμη κι αν η ομάδα είναι απομακρυσμένη.
• Μπορείτε να προβάλλετε μια σταθερή επαγγελματική ταυτότητα προς τους πελάτες.

Αυτό είναι ιδιαίτερα πολύτιμο για νέες εταιρείες που ακόμη χτίζουν τη λειτουργία τους. Μια νεοσύστατη LLC ή εταιρεία μπορεί να μην χρειάζεται ένα πλήρες γραφειακό τηλεφωνικό σύστημα, αλλά χρειάζεται έναν επαγγελματικό τρόπο να απαντά στις κλήσεις, να επιστρέφει τα voicemail και να αποφεύγει χαμένες ευκαιρίες.

Γιατί οι επιχειρηματίες χρειάζονται ένα φορητό τηλεφωνικό σύστημα

Ένας επαγγελματικός αριθμός πρέπει να λειτουργεί όπου κι αν γίνεται η δουλειά. Αυτό ακούγεται προφανές, αλλά τα παραδοσιακά τηλεφωνικά συστήματα συχνά υποθέτουν ένα σταθερό γραφείο, μια γραμματεία και ένα τηλέφωνο που δεν μετακινείται ποτέ. Αυτό το μοντέλο καταρρέει γρήγορα για τους σύγχρονους ιδρυτές και τις ευέλικτες ομάδες.

Ένα φορητό τηλεφωνικό σύστημα βοηθά πρακτικά με τους εξής τρόπους:

• Οι ιδρυτές που εργάζονται απομακρυσμένα μπορούν να απαντούν σε κλήσεις πελατών χωρίς να αποκαλύπτουν προσωπικούς αριθμούς.
• Οι ιδιοκτήτες που ταξιδεύουν μπορούν να διατηρούν ενεργή τη βασική επαγγελματική γραμμή τους στον δρόμο.
• Οι κατανεμημένες ομάδες μπορούν να μοιράζονται ένα ενιαίο σύστημα επικοινωνίας αντί να χειρίζονται ατομικούς αριθμούς κινητών.
• Οι εποχικές επιχειρήσεις μπορούν να αυξομειώνουν τη διαχείριση κλήσεων χωρίς να αλλάζουν φυσικό εξοπλισμό.

Το αποτέλεσμα είναι κάτι περισσότερο από ευκολία. Είναι επιχειρησιακή συνέπεια. Οι πελάτες δεν θα πρέπει να αναρωτιούνται αν η επιχείρησή σας λειτουργεί, αν ο αριθμός είναι έγκυρος ή αν έχουν επικοινωνήσει με τη σωστή εταιρεία. Ένα setup VoIP υποστηρίζει αυτή τη συνέπεια από την αρχή.

Πώς το VoIP υποστηρίζει την ιδιωτικότητα για νέους επιχειρηματίες

Η ιδιωτικότητα είναι ένας από τους ισχυρότερους λόγους για να χρησιμοποιήσετε ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα. Όταν ξεκινάτε μια εταιρεία, ειδικά ως μεμονωμένος ιδιοκτήτης ή ιδρυτής που εργάζεται από το σπίτι, ο προσωπικός σας αριθμός μπορεί εύκολα να γίνει το προεπιλεγμένο σημείο επικοινωνίας. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει γρήγορα προβλήματα.

Μόλις ο προσωπικός σας αριθμός γίνει δημόσιος, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:

• Κλήσεις εκτός ωραρίου
• Ανεπιθύμητα μηνύματα
• Αιτήματα υποστήριξης πελατών που θα έπρεπε να δρομολογούνται αλλού
• Προσωπική έκθεση σε ιστοσελίδες, καταλόγους και φόρμες

Ένας αριθμός VoIP δημιουργεί ένα επαγγελματικό όριο. Μπορείτε να αναγράφεται η επαγγελματική γραμμή στην ιστοσελίδα σας, στα τιμολόγια, στα προφίλ κοινωνικών δικτύων και στις δημόσιες καταχωρίσεις όταν χρειάζεται, κρατώντας όμως τον ιδιωτικό σας αριθμό για προσωπική χρήση.

Για πολλούς επιχειρηματίες, αυτός ο διαχωρισμός δεν είναι προαιρετικός. Είναι μέρος της δημιουργίας μιας ανθεκτικής επιχειρηματικής δομής. Η Zenind βοηθά ιδρυτές να συστήσουν LLCs και εταιρείες στις Ηνωμένες Πολιτείες, και ένα ξεχωριστό σύστημα επαγγελματικής επικοινωνίας ταιριάζει φυσικά σε αυτή τη διάταξη. Ο στόχος είναι ο ίδιος: να δημιουργηθεί μια εταιρεία που φαίνεται οργανωμένη, αξιόπιστη και έτοιμη να λειτουργήσει.

Διαχείριση κλήσεων από οπουδήποτε στην πράξη

Η πραγματική αξία του VoIP δεν είναι η τεχνολογία αυτή καθαυτή. Είναι ο τρόπος με τον οποίο η τεχνολογία αλλάζει τον χειρισμό της καθημερινής εργασίας σας. Ένα καλό σύστημα πρέπει να σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε κλήσεις από οπουδήποτε χωρίς οι πελάτες να αντιλαμβάνονται διαφορά.

1. Απαντάτε στις κλήσεις από το κινητό σας

Αν βρίσκεστε μακριά από το γραφείο σας, ο επαγγελματικός σας αριθμός μπορεί να χτυπά στο smartphone σας. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να απαντάτε σε ερωτήματα πωλήσεων, απορίες πελατών και επείγοντα θέματα σε πραγματικό χρόνο.

Αυτό είναι χρήσιμο για ιδρυτές που μετακινούνται ανάμεσα σε ραντεβού, χώρους εργασίας ή ταξίδια. Παραμένετε διαθέσιμοι χωρίς να χάνετε την κινητικότητά σας.

2. Χρησιμοποιήστε τη δρομολόγηση κλήσεων με έξυπνο τρόπο

Η προώθηση κλήσεων επιτρέπει στις εισερχόμενες κλήσεις να μεταφέρονται από μια συσκευή σε άλλη ανάλογα με το πρόγραμμά σας ή τη διαθεσιμότητά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δρομολογείτε τις κλήσεις στην εφαρμογή του γραφείου σας κατά τη διάρκεια της ημέρας και μετά να τις στέλνετε στο voicemail μετά το ωράριο.

Η προώθηση βοηθά επίσης όταν περισσότερα από ένα άτομα χρειάζεται να απαντούν σε κλήσεις. Μια γραμμή υποστήριξης μπορεί να χτυπά πρώτα σε ένα μέλος της ομάδας και μετά σε ένα άλλο, μειώνοντας τις χαμένες κλήσεις και βελτιώνοντας τον χρόνο απόκρισης.

3. Ορίστε ωράριο λειτουργίας και κανόνες voicemail

Μια επιχείρηση δεν πρέπει να δίνει την εντύπωση ότι δεν είναι διαθέσιμη μόνο και μόνο επειδή βρίσκεστε σε σύσκεψη ή αλλάζετε ζώνες ώρας. Με τις σωστές ρυθμίσεις κλήσεων, μπορείτε να ορίσετε ώρες λειτουργίας, voicemail εκτός ωραρίου και ειδοποιήσεις μηνυμάτων που διατηρούν τα πάντα οργανωμένα.

Η μετατροπή voicemail σε email ή η απομαγνητοφώνηση voicemail είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. Μπορείτε να διαβάζετε γρήγορα ένα μήνυμα, να το αξιολογείτε και να απαντάτε αργότερα χωρίς να ακούτε κάθε ηχογράφηση.

4. Κρατήστε την προσωπική και την επαγγελματική επικοινωνία ξεχωριστές

Πολλοί ιδρυτές ξεκινούν με ένα τηλέφωνο και έναν αριθμό και αργότερα το μετανιώνουν. Ένα σύστημα VoIP αποφεύγει αυτό το πρόβλημα δίνοντας στην επιχείρησή σας τη δική της ταυτότητα.

Αυτός ο διαχωρισμός βελτιώνει την αποδοτικότητα επειδή μπορείτε να:

• Απενεργοποιείτε τις επαγγελματικές κλήσεις στον προσωπικό σας χρόνο
• Φιλτράρετε πιο εύκολα τα ανεπιθύμητα μηνύματα
• Παρακολουθείτε το ιστορικό επαγγελματικής επικοινωνίας σε ένα σημείο
• Αποφεύγετε να αναμειγνύετε μηνύματα πελατών με οικογενειακές συνομιλίες

Για μια νέα LLC ή εταιρεία, αυτού του είδους η οργάνωση είναι κάτι περισσότερο από μια ευκολία. Βοηθά να καθιερώσετε επαγγελματικές συνήθειες που μπορούν να κλιμακωθούν καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει.

Τι να αναζητήσετε σε ένα σύστημα VoIP

Δεν είναι όλα τα τηλεφωνικά συστήματα ίδια. Αν επιλέγετε πάροχο VoIP, επικεντρωθείτε σε λειτουργίες που υποστηρίζουν πραγματικές επιχειρησιακές ανάγκες και όχι μόνο βασικές κλήσεις.

Απαραίτητες λειτουργίες

• Ένας αποκλειστικός επαγγελματικός τηλεφωνικός αριθμός
• Πρόσβαση από κινητό και desktop
• Προώθηση κλήσεων
• Μεταγραφή voicemail ή voicemail σε email
• Ρυθμίσεις ωραρίου λειτουργίας
• Φιλτράρισμα και αποκλεισμός κλήσεων
• Καθαρά αρχεία κλήσεων και ιστορικό

Χρήσιμες λειτουργίες για αναπτυσσόμενες ομάδες

• Μενού auto-attendant
• Ring groups
• Μεταφορά κλήσεων μεταξύ χρηστών
• Κοινόχρηστα inbox ή κοινόχρηστο voicemail
• Μηνύματα κειμένου από τον επαγγελματικό αριθμό
• Καταγραφή κλήσεων
• Αναλυτικά στοιχεία και αναφορές

Λειτουργίες που έχουν σημασία για κλιμάκωση

• Μεταφορά αριθμού, αν έχετε ήδη επαγγελματικό αριθμό
• Πολλοί τοπικοί αριθμοί για διαφορετικές αγορές
• Διεθνείς κλήσεις ή υποστήριξη παγκόσμιων αριθμών
• Ενσωματώσεις με CRM ή εργαλεία helpdesk
• Δικαιώματα χρηστών βάσει ρόλων

Ο σωστός συνδυασμός λειτουργιών εξαρτάται από το μέγεθος της επιχείρησής σας και από το πώς επικοινωνούν οι πελάτες μαζί σας. Ένας μεμονωμένος ιδρυτής μπορεί να χρειάζεται μόνο μια απλή γραμμή μέσω εφαρμογής. Μια επιχείρηση με πολλές τοποθεσίες μπορεί να χρειάζεται πιο προχωρημένη δρομολόγηση και αναφορές. Το κλειδί είναι να επιλέξετε ένα σύστημα που ταιριάζει στο τωρινό σας στάδιο χωρίς να περιορίζει τη μελλοντική ανάπτυξη.

Πώς να στήσετε μια καλύτερη ροή κλήσεων

Ένας αριθμός VoIP από μόνος του δεν αρκεί. Για να λειτουργεί σωστά, χρειάζεστε μια ροή κλήσεων που να ταιριάζει στην εταιρεία σας.

Ξεκινήστε με τα εξής βήματα:

1. Αποφασίστε ποιος αριθμός θα είναι δημόσια διαθέσιμος.
2. Διαχωρίστε τα μέσα επικοινωνίας για πωλήσεις, υποστήριξη και εσωτερικές επαφές.
3. Ορίστε ώρες λειτουργίας και κανόνες voicemail.
4. Επιλέξτε ποιος θα απαντά στις κλήσεις όταν δεν είστε διαθέσιμοι.
5. Γράψτε σύντομα μηνύματα voicemail που ακούγονται επαγγελματικά και ξεκάθαρα.
6. Δοκιμάστε την προώθηση κλήσεων, την παράδοση voicemail και τις ειδοποιήσεις της εφαρμογής πριν από την έναρξη λειτουργίας.

Αν έχετε ιδρύσει μια LLC ή εταιρεία, αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή να ευθυγραμμίσετε παντού τα στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής σας. Η ιστοσελίδα, τα τραπεζικά αρχεία, τα συμβόλαια και τα υλικά που βλέπουν οι πελάτες θα πρέπει να παρουσιάζουν μία ενιαία ταυτότητα. Αυτή η συνέπεια χτίζει εμπιστοσύνη και μειώνει τη σύγχυση.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Οι επιχειρηματίες συχνά επιλέγουν γρήγορα μια τηλεφωνική διάταξη και αργότερα αντιμετωπίζουν προβλήματα που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί. Λίγος προγραμματισμός αποτρέπει αυτά τα θέματα.

Χρήση του προσωπικού αριθμού για τα πάντα

Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο λάθος. Μπορεί στην αρχή να φαίνεται αποδοτικό, αλλά δημιουργεί ζητήματα ιδιωτικότητας και κάνει πιο δύσκολο τον διαχωρισμό ανάμεσα στην εργασία και την προσωπική ζωή.

Παράβλεψη του voicemail και της διαχείρισης αναπάντητων κλήσεων

Οι αναπάντητες κλήσεις είναι χαμένα έσοδα. Αν δεν έχετε ξεκάθαρο πλάνο για voicemail, δρομολόγηση και παρακολούθηση, οι δυνητικοί πελάτες μπορεί να χαθούν πριν καν μιλήσετε μαζί τους.

Επιλογή συστήματος που είναι υπερβολικά σύνθετο

Μια πλατφόρμα με πολλές λειτουργίες δεν είναι πάντα καλύτερη αν η ομάδα σας δεν θα τη χρησιμοποιήσει σωστά. Επιλέξτε μια διάταξη που η επιχείρησή σας μπορεί να διαχειρίζεται με συνέπεια.

Μη δοκιμή των ειδοποιήσεων

Ένα σύστημα που φαίνεται καλό στα χαρτιά μπορεί να αποτύχει στην πράξη αν οι ειδοποιήσεις καθυστερούν ή κατευθύνονται στη λάθος συσκευή. Δοκιμάστε τα πάντα πριν βασιστείτε σε αυτό.

Πώς το VoIP ταιριάζει σε μια νέα επιχειρηματική εγκατάσταση

Για πολλούς επιχειρηματίες, η επικοινωνία είναι μία από τις πρώτες λειτουργικές αποφάσεις μετά τη σύσταση της εταιρείας. Επιλέγετε το νομικό σας σχήμα, τακτοποιείτε τα έγγραφά σας, οργανώνετε τα οικονομικά σας και μετά αποφασίζετε πώς θα επικοινωνούν μαζί σας οι πελάτες.

Ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα ταιριάζει σε αυτή τη βάση. Όταν συνδυάζετε μια LLC ή μια εταιρεία με έναν αποκλειστικό αριθμό VoIP, δημιουργείτε έναν καθαρότερο διαχωρισμό ανάμεσα στην προσωπική και την επαγγελματική ζωή. Αυτό μπορεί να κάνει την εταιρεία σας πιο εύκολη στη διαχείριση, πιο εύκολη στην παρουσίαση και πιο εύκολη στην ανάπτυξη.

Η Zenind εστιάζει στο να βοηθά ιδρυτές να συστήνουν και να διατηρούν επιχειρηματικές οντότητες στις ΗΠΑ. Μόλις η δομή είναι στη θέση της, το επόμενο βήμα είναι να χτίσετε τα πρακτικά συστήματα που βοηθούν την εταιρεία να λειτουργεί επαγγελματικά. Μια αξιόπιστη ροή κλήσεων είναι ένα από αυτά τα συστήματα.

Τελικές σκέψεις

Η διαχείριση επαγγελματικών κλήσεων από οπουδήποτε δεν είναι πλέον πολυτέλεια. Είναι μέρος της λειτουργίας μιας σύγχρονης επιχείρησης. Είτε είστε μεμονωμένος ιδρυτής, είτε υπεύθυνος απομακρυσμένης ομάδας, είτε μια αναπτυσσόμενη startup, το VoIP σας δίνει την ευελιξία να απαντάτε σε κλήσεις, να προστατεύετε την ιδιωτικότητά σας και να διατηρείτε επαγγελματική εικόνα χωρίς να είστε δεμένοι σε μία φυσική τοποθεσία.

Αν ιδρύετε μια νέα LLC ή εταιρεία, ο συνδυασμός αυτής της δομής με ένα αποκλειστικό επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα είναι μια έξυπνη κίνηση. Σας βοηθά να παραμένετε οργανωμένοι, να κρατάτε ξεχωριστή την προσωπική από την επαγγελματική επικοινωνία και να κάνετε την εταιρεία σας πιο αξιόπιστη στα μάτια των πελατών.

Η καλύτερη λύση είναι αυτή που λειτουργεί όπου κι αν εργάζεστε. Με το VoIP, ο επαγγελματικός σας αριθμός μπορεί να το κάνει ακριβώς αυτό.