Πώς να αντιμετωπίσετε προβλήματα με VoIP τηλέφωνα για μικρές επιχειρήσεις

Τα VoIP τηλέφωνα αποτελούν πλέον βασικό μέρος της σύγχρονης επιχειρηματικής επικοινωνίας. Επιτρέπουν σε ιδρυτές, ομάδες και επιχειρήσεις που έχουν άμεση επαφή με πελάτες να παραμένουν διαθέσιμοι χωρίς να συνδέεται η τηλεφωνική υπηρεσία με μια μόνο γραμμή γραφείου ή με τον προσωπικό αριθμό κινητού. Για επιχειρηματίες που ιδρύουν μια νέα LLC ή εταιρεία με τη Zenind, ένα αξιόπιστο τηλεφωνικό σύστημα είναι μέρος της δημιουργίας επαγγελματικής εικόνας από την πρώτη κιόλας ημέρα.

Όπως κάθε υπηρεσία που βασίζεται στο διαδίκτυο, το VoIP μπορεί κατά διαστήματα να παρουσιάσει προβλήματα στην ποιότητα των κλήσεων. Τα πιο συνηθισμένα ζητήματα συνήθως δεν οφείλονται σε μόνιμη βλάβη του ίδιου του τηλεφωνικού συστήματος. Συχνά προκαλούνται από αστάθεια του δικτύου, ρυθμίσεις της συσκευής, συγκρούσεις εφαρμογών ή προβλήματα δικαιωμάτων που μπορούν να επιλυθούν με μερικούς προσεκτικούς ελέγχους.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να εντοπίσετε, να απομονώσετε και να επιλύσετε τα πιο συνηθισμένα προβλήματα VoIP που επηρεάζουν τις μικρές επιχειρήσεις. Επίσης, δείχνει πώς να αποφασίσετε αν το πρόβλημα σχετίζεται με τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο, τη συσκευή σας ή τη ρύθμιση της εφαρμογής σας.

Πώς ακούγονται συνήθως τα προβλήματα κλήσεων VoIP

Τα προβλήματα VoIP δεν ακούγονται πάντα όπως τα προβλήματα σε μια παραδοσιακή τηλεφωνική γραμμή. Ανάλογα με την αιτία, μπορεί να παρατηρήσετε:

• Διακεκομμένο ή κομμένο ήχο
• Φωνές με ρομποτική ή παραμορφωμένη χροιά
• Καθυστέρηση στον ήχο
• Ηχώ
• Κλήσεις που διακόπτονται
• Μονόδρομο ήχο, όπου μόνο ο ένας συνομιλητής ακούει τον άλλον
• Κλήσεις που δεν χτυπούν ή δεν εμφανίζουν σωστή ειδοποίηση στην εφαρμογή

Ορισμένα προβλήματα εμφανίζονται συνεχώς. Άλλα παρουσιάζονται μόνο σε ορισμένα δίκτυα, σε ώρες αιχμής ή όταν η συσκευή σας είναι ιδιαίτερα φορτωμένη.

Οι πιο συνηθισμένες αιτίες προβλημάτων VoIP

Τα περισσότερα προβλήματα VoIP προέρχονται από μία ή περισσότερες από τις παρακάτω πηγές:

• Αδύναμη ή ασταθής σύνδεση στο διαδίκτυο
• Συμφόρηση δικτύου
• Υψηλή καθυστέρηση ή jitter
• VPN, firewalls ή περιοριστικοί κανόνες δικτύου
• Προβλήματα απόδοσης της συσκευής
• Λανθασμένα δικαιώματα ή ρυθμίσεις εφαρμογής
• Πολλές συσκευές συνδεδεμένες στον ίδιο λογαριασμό

Πριν αλλάξετε πολλές ρυθμίσεις, είναι χρήσιμο να ξεκινήσετε από το δίκτυο. Σε πολλές περιπτώσεις, η σύνδεση στο διαδίκτυο είναι το πραγματικό σημείο συμφόρησης.

Ξεκινήστε από τη σύνδεση στο διαδίκτυο

Για το VoIP, η ταχύτητα έχει σημασία, αλλά η σταθερότητα έχει εξίσου μεγάλη σημασία. Μια σύνδεση που δείχνει γρήγορη στα χαρτιά μπορεί να εξακολουθεί να προκαλεί κακή ποιότητα φωνής αν έχει υψηλό jitter, απώλειες πακέτων ή ασταθή απόδοση.

Μια πρακτική βασική απαίτηση για επαγγελματικές κλήσεις φωνής είναι:

• Τουλάχιστον 5 Mbps download
• Τουλάχιστον 5 Mbps upload
• Χαμηλή καθυστέρηση
• Jitter ιδανικά κάτω από 30 ms

Οι αριθμοί αυτοί δεν είναι ο μόνος παράγοντας, αλλά αποτελούν ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης.

Εκτελέστε έλεγχο ταχύτητας και σταθερότητας

Χρησιμοποιήστε μια αξιόπιστη δοκιμή ταχύτητας για να ελέγξετε:

• Ταχύτητα λήψης
• Ταχύτητα αποστολής
• Ping ή καθυστέρηση
• Jitter

Αν είναι δυνατόν, κάντε τη δοκιμή περισσότερες από μία φορές και από περισσότερες από μία συσκευές. Ένα μόνο αποτέλεσμα μπορεί να μην αποτυπώνει την πλήρη εικόνα, ειδικά αν άλλοι χρησιμοποιούν το δίκτυο την ίδια στιγμή.

Αν τα αποτελέσματα δείχνουν χαμηλή ταχύτητα αποστολής, υψηλό jitter ή ασταθή καθυστέρηση, το δίκτυό σας είναι πιθανή αιτία των προβλημάτων στις κλήσεις.

Γρήγορες λύσεις για το διαδίκτυο

Δοκιμάστε τα παρακάτω πριν περάσετε σε αντιμετώπιση προβλημάτων που αφορούν συγκεκριμένα την εφαρμογή:

• Διακόψτε μεγάλες λήψεις, αντίγραφα ασφαλείας και streaming
• Επανεκκινήστε το modem και το router σας
• Μετακινηθείτε πιο κοντά στο σημείο πρόσβασης Wi-Fi
• Μεταβείτε από Wi-Fi σε ισχυρότερο δίκτυο, αν υπάρχει διαθέσιμο
• Δοκιμάστε με δεδομένα κινητής για σύγκριση των αποτελεσμάτων
• Αποσυνδεθείτε από οποιοδήποτε VPN και δοκιμάστε ξανά
• Αποσυνδεθείτε και συνδεθείτε ξανά στην εφαρμογή VoIP
• Επιβεβαιώστε ότι μόνο μία συσκευή χρησιμοποιεί ενεργά τον λογαριασμό, αν η υπηρεσία περιορίζεται σε μία σύνδεση

Αν η ποιότητα της κλήσης βελτιώνεται σε άλλο δίκτυο, έχετε ισχυρή ένδειξη ότι το αρχικό δίκτυο είναι το πρόβλημα.

Αντιμετώπιση προβλημάτων ανά σύμπτωμα

Αφού βεβαιωθείτε ότι το δίκτυο είναι αρκετά σταθερό για δοκιμή, μπορείτε να περιορίσετε το πρόβλημα ανάλογα με τον τρόπο που ακούγεται ή συμπεριφέρεται.

1. Διακεκομμένος, ρομποτικός ή κομμένος ήχος

Αυτό είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα παράπονα για το VoIP. Συνήθως σημαίνει ότι τα δεδομένα φωνής δεν φτάνουν αρκετά ομαλά για αναπαραγωγή σε πραγματικό χρόνο.

Πιθανές αιτίες περιλαμβάνουν:

• Ασταθές Wi-Fi
• Συμφόρηση δικτύου
• Απώλεια πακέτων
• Βαριά χρήση της ίδιας σύνδεσης στο διαδίκτυο

Τι να κάνετε:

• Επαναλάβετε τον έλεγχο ταχύτητας και δείτε το jitter
• Διακόψτε άλλες δραστηριότητες που καταναλώνουν μεγάλο bandwidth
• Δοκιμάστε σε διαφορετικό δίκτυο Wi-Fi
• Δοκιμάστε δεδομένα κινητής, αν το υποστηρίζει η υπηρεσία σας
• Επανεκκινήστε το router και τη συσκευή σας
• Κλείστε περιττά tabs στον browser ή εφαρμογές στο παρασκήνιο

Αν ο ήχος βελτιώνεται σε ένα δίκτυο αλλά όχι σε ένα άλλο, το πρόβλημα είναι πιθανότατα περιβαλλοντικό και όχι βλάβη της ίδιας της εφαρμογής.

2. Καθυστέρηση στον ήχο

Αν οι άνθρωποι μιλούν ο ένας πάνω στον άλλον ή υπάρχει αισθητή παύση πριν φτάσει η φωνή του άλλου, η αιτία είναι συχνά η καθυστέρηση.

Η υψηλή καθυστέρηση μπορεί να προκληθεί από:

• Μακρύτερες διαδρομές δικτύου
• Αδύναμο Wi-Fi
• Χρήση VPN
• Συμφόρηση της σύνδεσης στο διαδίκτυο

Τι να κάνετε:

• Ελέγξτε την καθυστέρηση σε μια δοκιμή ταχύτητας
• Απενεργοποιήστε προσωρινά οποιοδήποτε VPN ή proxy service
• Μεταβείτε σε πιο σταθερό δίκτυο
• Μειώστε άλλη ζωντανή κίνηση στην ίδια σύνδεση
• Δοκιμάστε από διαφορετική συσκευή για να αποκλείσετε τοπικά προβλήματα απόδοσης

Μια μικρή καθυστέρηση μπορεί να συμβεί περιστασιακά, αλλά οι επαναλαμβανόμενες καθυστερήσεις συνήθως δείχνουν πρόβλημα σύνδεσης.

3. Ηχώ

Η ηχώ συχνά εμφανίζεται όταν ένα μικρόφωνο συλλαμβάνει ήχο από κοντινό ηχείο ή όταν ο ήχος δρομολογείται μέσω περισσότερων από μίας ενεργών συσκευών.

Συνηθισμένες αιτίες περιλαμβάνουν:

• Ένταση του ηχείου πολύ υψηλή στο speakerphone
• Ήχος που προέρχεται ταυτόχρονα από πολλές συσκευές
• Άλλη εφαρμογή κλήσεων ή τηλεδιάσκεψης που χρησιμοποιεί το μικρόφωνο
• Κακή τοποθέτηση ακουστικών ή ανάδραση από ανοιχτά ηχεία

Τι να κάνετε:

• Χρησιμοποιήστε ακουστικά ή ακουστικό τηλεφώνου αντί για speakerphone
• Χαμηλώστε την ένταση του ηχείου
• Κλείστε άλλες εφαρμογές που μπορεί να χρησιμοποιούν το μικρόφωνο ή τα ηχεία
• Βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός δεν είναι ενεργός ταυτόχρονα σε πολλές συσκευές

Η ηχώ συχνά λύνεται εύκολα όταν απλοποιηθεί η διαδρομή του ήχου.

4. Κλήσεις που διακόπτονται

Οι κλήσεις που διακόπτονται συνήθως συμβαίνουν όταν το δίκτυο αλλάζει ή γίνεται ασταθές κατά τη διάρκεια της κλήσης.

Συνήθεις αιτίες ενεργοποίησης περιλαμβάνουν:

• Μετακίνηση μεταξύ Wi-Fi και δεδομένων κινητής
• Περιοχές με αδύναμο σήμα
• Προσωρινές διακοπές στο router
• Εναλλαγές δικτύου ή σύντομες διακοπές λειτουργίας

Τι να κάνετε:

• Παραμείνετε σε μία σταθερή σύνδεση για όλη τη διάρκεια της κλήσης
• Αποφύγετε να μετακινείστε μεταξύ περιοχών με αδύναμο και ισχυρό σήμα κατά τη διάρκεια κλήσεων
• Δοκιμάστε το ίδιο μοτίβο κλήσης σε διαφορετικό δίκτυο
• Επανεκκινήστε τη συσκευή αν οι κλήσεις διακόπτονται συστηματικά μετά από μερικά λεπτά
• Ελέγξτε αν το πρόβλημα εμφανίζεται μόνο σε μία τοποθεσία

Αν οι κλήσεις διακόπτονται μόνο σε ένα γραφείο, σπίτι ή τοποθεσία ταξιδιού, οι τοπικές συνθήκες δικτύου είναι πιθανότατα η πηγή.

5. Μονόδρομος ήχος

Ο μονόδρομος ήχος σημαίνει ότι ο ένας συνομιλητής ακούει τον άλλον, αλλά όχι το αντίστροφο. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα μπερδεμένο, επειδή η κλήση μπορεί να φαίνεται συνδεδεμένη, ενώ στην πραγματικότητα ένα μέρος της διαδρομής του ήχου έχει μπλοκαριστεί.

Πιθανές αιτίες περιλαμβάνουν:

• Λανθασμένα δικαιώματα μικροφώνου
• Περιορισμούς από firewall
• Παρεμβολή από VPN
• Σφάλματα της εφαρμογής μετά από ενημέρωση
• Προβλήματα δρομολόγησης ήχου σε επίπεδο συσκευής

Τι να κάνετε:

• Επιβεβαιώστε ότι η εφαρμογή έχει άδεια πρόσβασης στο μικρόφωνο
• Επανεκκινήστε πλήρως την εφαρμογή
• Δοκιμάστε ξανά αφού απενεργοποιήσετε VPN ή proxy λογισμικό
• Δοκιμάστε σε άλλο δίκτυο
• Ελέγξτε αν άλλη εφαρμογή ελέγχει το μικρόφωνο
• Κάντε επανεκκίνηση της συσκευής αν το πρόβλημα επιμένει

Όταν ο μονόδρομος ήχος εμφανίζεται μετά από αλλαγή δικτύου ή δικαιωμάτων, αυτή η αλλαγή είναι συχνά το κλειδί για τη λύση.

6. Η εφαρμογή δεν χτυπά

Αν η εφαρμογή δεν χτυπά, το πρόβλημα μπορεί να μην αφορά την κλήση καθαυτή. Μπορεί να αφορά τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων, σύνδεσης ή προώθησης κλήσεων.

Ελέγξτε τα εξής:

• Είστε συνδεδεμένοι στον σωστό λογαριασμό
• Οι ειδοποιήσεις είναι ενεργοποιημένες στη συσκευή
• Η εφαρμογή έχει άδεια να στέλνει ειδοποιήσεις
• Ο λογαριασμός δεν είναι συνδεδεμένος σε άλλη συσκευή που παίρνει την κλήση
• Η προώθηση κλήσεων δεν ανακατευθύνει τις κλήσεις αλλού
• Η λειτουργία Μην Ενοχλείτε ή η λειτουργία εστίασης δεν μπλοκάρει τις ειδοποιήσεις

Αν η εφαρμογή ενημερώθηκε πρόσφατα, επιβεβαιώστε ότι οι άδειες και οι ρυθμίσεις ειδοποιήσεων δεν επαναφέρθηκαν κατά την ενημέρωση.

Έλεγχοι συσκευής που λύνουν πολλά προβλήματα

Αν το δίκτυο φαίνεται εντάξει, εστιάστε στη συσκευή. Τα τηλέφωνα, τα tablets και οι υπολογιστές μπορούν όλα να επηρεάσουν την ποιότητα των κλήσεων.

Ελέγξτε το φορτίο στο παρασκήνιο

Μια συσκευή που τρέχει πολλές εφαρμογές ταυτόχρονα μπορεί να μην χειριστεί σωστά το VoIP. Κλείστε επιπλέον εφαρμογές και tabs στον browser, ειδικά κατά τη διάρκεια μεγάλων κλήσεων.

Ελέγξτε τα δικαιώματα

Οι εφαρμογές VoIP συνήθως χρειάζονται πρόσβαση σε:

• Μικρόφωνο
• Ειδοποιήσεις
• Πρόσβαση στο δίκτυο
• Μερικές φορές Bluetooth ή επαφές, ανάλογα με τη ρύθμιση

Αν τα δικαιώματα απορρίφθηκαν ή άλλαξαν αργότερα, η συμπεριφορά των κλήσεων μπορεί να διαταραχθεί με λεπτό αλλά ουσιαστικό τρόπο.

Ενημερώστε την εφαρμογή και τη συσκευή

Το παλιό λογισμικό μπορεί να προκαλέσει παράξενη συμπεριφορά στον ήχο, προβλήματα σύνδεσης ή αστάθεια στις κλήσεις. Διατηρήστε ενημερωμένη τόσο την εφαρμογή όσο και το λειτουργικό σύστημα.

Επανεγκαταστήστε αν χρειαστεί

Αν η εφαρμογή συνεχίζει να παρουσιάζει προβλήματα μετά από βασικούς ελέγχους, μια καθαρή επανεγκατάσταση μπορεί να καθαρίσει κατεστραμμένες τοπικές ρυθμίσεις.

Περιβάλλοντα δικτύου που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα

Ορισμένα δίκτυα είναι πιο δύσκολα για το VoIP από άλλα.

Δημόσιο Wi-Fi

Τα δημόσια hotspots μπορεί να είναι αργά, φορτωμένα ή φιλτραρισμένα. Μπορεί επίσης να μπλοκάρουν συγκεκριμένα μοτίβα κίνησης.

Εταιρικά δίκτυα

Τα επιχειρηματικά δίκτυα μερικές φορές χρησιμοποιούν firewalls, κανόνες ασφαλείας ή ελέγχους bandwidth που επηρεάζουν τις κλήσεις.

VPN

Τα VPN μπορούν να προσθέσουν καθυστέρηση ή να αλλάξουν τη δρομολόγηση με τρόπους που μειώνουν την ποιότητα της κλήσης. Αν είναι δυνατόν, δοκιμάστε με το VPN απενεργοποιημένο.

Κοινόχρηστα οικιακά δίκτυα

Αν αρκετοί άνθρωποι κάνουν streaming, παίζουν παιχνίδια ή κατεβάζουν αρχεία ταυτόχρονα, η φωνητική κίνηση μπορεί να υποφέρει.

Μια απλή σειρά αντιμετώπισης προβλημάτων που εξοικονομεί χρόνο

Όταν μια VoIP κλήση πάει στραβά, ακολουθήστε αυτή τη σειρά:

1. Επιβεβαιώστε ότι η σύνδεση στο διαδίκτυο είναι σταθερή
2. Δοκιμάστε σε διαφορετικό δίκτυο
3. Κλείστε άλλες εφαρμογές και βαριά δραστηριότητα δικτύου
4. Ελέγξτε δικαιώματα συσκευής και ειδοποιήσεις
5. Απενεργοποιήστε VPN ή περιοριστικά εργαλεία δικτύου
6. Επανεκκινήστε την εφαρμογή, τη συσκευή, το modem και το router
7. Δοκιμάστε ξανά με ακουστικά ή με άλλη συσκευή

Αυτή η προσέγγιση σάς βοηθά να απομονώσετε γρήγορα το πρόβλημα αντί να μαντεύετε.

Πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να μειώσουν μακροπρόθεσμα τα προβλήματα VoIP

Μερικές καλές πρακτικές μπορούν να αποτρέψουν επαναλαμβανόμενα προβλήματα στις κλήσεις:

• Χρησιμοποιήστε ισχυρή και σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο για τις κλήσεις του γραφείου
• Τοποθετήστε routers και access points εκεί όπου η ποιότητα σήματος είναι καλύτερη
• Διατηρείτε ενημερωμένες τις επαγγελματικές συσκευές
• Αποφύγετε τις κλήσεις σε υπερφορτωμένα δίκτυα
• Χρησιμοποιείτε ακουστικά όταν η καθαρότητα της κλήσης είναι σημαντική
• Ελέγχετε τα δικαιώματα μετά από ενημερώσεις λογισμικού
• Καταγράφετε ποια δίκτυα λειτουργούν καλύτερα για την ομάδα που εργάζεται απομακρυσμένα

Για νέες επιχειρήσεις που ιδρύονται μέσω της Zenind, η έγκαιρη ρύθμιση ενός αξιόπιστου τρόπου επικοινωνίας βοηθά ώστε η εξυπηρέτηση πελατών, οι πωλήσεις και η επικοινωνία που σχετίζεται με τη συμμόρφωση να παραμένουν οργανωμένες.

Πότε να κλιμακώσετε το ζήτημα

Αν έχετε ήδη δοκιμάσει το δίκτυο, τη συσκευή και τα δικαιώματα, και το πρόβλημα εξακολουθεί να υπάρχει, μπορεί να χρειάζεται βαθύτερη υποστήριξη.

Προχωρήστε σε κλιμάκωση αν:

• Οι κλήσεις αποτυγχάνουν σε πολλά δίκτυα και συσκευές
• Τα προβλήματα ήχου συνεχίζονται μετά την επανεγκατάσταση της εφαρμογής
• Οι ειδοποιήσεις δεν λειτουργούν ακόμη και μετά τον έλεγχο των ρυθμίσεων
• Ο μονόδρομος ήχος εμφανίζεται συστηματικά σε διαφορετικές τοποθεσίες
• Το πρόβλημα ξεκίνησε αμέσως μετά από σημαντική αλλαγή στο λογισμικό ή το δίκτυο

Σε αυτό το σημείο, η συλλογή στοιχείων όπως το μοντέλο της συσκευής, ο τύπος δικτύου, η ώρα της ημέρας και το ακριβές σύμπτωμα θα κάνει την υποστήριξη πιο γρήγορη και αποτελεσματική.

Τελικό συμπέρασμα

Τα περισσότερα προβλήματα VoIP λύνονται με μια μεθοδική διαδικασία. Ξεκινήστε από το δίκτυο, μετά ελέγξτε τη συσκευή και στη συνέχεια εξετάστε τα δικαιώματα και τις ρυθμίσεις του λογαριασμού της εφαρμογής. Σε πολλές περιπτώσεις, μια απλή αλλαγή όπως η μετάβαση σε άλλο δίκτυο, η απενεργοποίηση ενός VPN ή η επανεκκίνηση του router αρκεί για να αποκατασταθεί η ποιότητα της κλήσης.

Για ιδρυτές και μικρές ομάδες, το αξιόπιστο VoIP είναι κάτι περισσότερο από ευκολία. Είναι μέρος της προβολής μιας επαγγελματικής επιχειρηματικής παρουσίας, της προστασίας του προσωπικού σας αριθμού και της διατήρησης της συνέπειας στην επικοινωνία καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει.