Οι καλύτερες εφαρμογές παραγωγικότητας για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων

Η διαχείριση μιας επιχείρησης σημαίνει ότι χειρίζεστε περισσότερες από μία προτεραιότητες ταυτόχρονα. Οι ιδρυτές και οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων πρέπει να φροντίζουν τον σχεδιασμό, την επικοινωνία, την εργασία με πελάτες, την αποθήκευση αρχείων, την παρακολούθηση ενεργειών, τον προγραμματισμό και τη συμμόρφωση, συχνά πριν καν ξεκινήσει η ημέρα. Οι σωστές εφαρμογές παραγωγικότητας μπορούν να μειώσουν την τριβή, να κρατήσουν τις πληροφορίες οργανωμένες και να δημιουργήσουν περισσότερο χρόνο για εργασίες που πραγματικά βοηθούν την επιχείρηση να αναπτυχθεί.

Τα εργαλεία παραγωγικότητας δεν έχουν σκοπό να προσθέτουν περισσότερο λογισμικό απλώς για χάρη του. Οι καλύτερες εφαρμογές απλοποιούν τη λήψη αποφάσεων, αφαιρούν επαναλαμβανόμενα βήματα και σας βοηθούν να παραμένετε συνεπείς όταν ο φόρτος εργασίας αυξάνεται. Για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ειδικά, αυτή η συνέπεια έχει σημασία. Η γραφειοκρατία ίδρυσης, τα καταστατικά έγγραφα, οι προθεσμίες και η καθημερινή διαχείριση εργασιών γίνονται πιο εύκολα όταν τα συστήματά σας είναι ξεκάθαρα.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει τις καλύτερες κατηγορίες εφαρμογών παραγωγικότητας για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, τι κάνει καλά η καθεμία και πώς να δημιουργήσετε μια πρακτική ρύθμιση χωρίς να περιπλέξετε υπερβολικά τη ροή εργασίας σας.

Τι κάνει μια εφαρμογή παραγωγικότητας να αξίζει να τη χρησιμοποιείτε;

Οι πιο χρήσιμες εφαρμογές μοιράζονται μερικά χαρακτηριστικά:

• Λύνουν ένα πραγματικό πρόβλημα αντί να προσθέτουν ακαταστασία.
• Λειτουργούν καλά σε υπολογιστή και κινητό.
• Κάνουν πιο εύκολο να βρίσκετε πληροφορίες αργότερα.
• Υποστηρίζουν τη συνεργασία χωρίς να προκαλούν σύγχυση.
• Εξοικονομούν χρόνο από επαναλαμβανόμενη δουλειά.

Αν μια εφαρμογή δεν σας βοηθά να κινείστε πιο γρήγορα, να παραμένετε οργανωμένοι ή να μειώνετε τα λάθη, πιθανότατα δεν αξίζει να παραμείνει στο σύνολο των εργαλείων σας.

Εφαρμογές σημειώσεων για γρήγορη καταγραφή ιδεών

Οι ιδέες σπάνια έρχονται όταν είναι βολικό. Εμφανίζονται σε συναντήσεις, στη διαδρομή, μετά από μια συζήτηση ή στη μέση μιας άλλης εργασίας. Μια ισχυρή εφαρμογή σημειώσεων σας δίνει ένα σημείο για να συγκεντρώνετε αυτές τις ιδέες πριν χαθούν.

Τα δημοφιλή εργαλεία σημειώσεων είναι χρήσιμα για:

• Σημειώσεις συναντήσεων
• Καταιγισμό ιδεών για νέες υπηρεσίες ή προϊόντα
• Δημιουργία περιγραμμάτων για περιεχόμενο
• Αποθήκευση συνδέσμων και έρευνας
• Διατήρηση λιστών ελέγχου για την επιχείρηση σε ένα μέρος

Η καλύτερη εφαρμογή σημειώσεων είναι εκείνη που θα ανοίγετε πραγματικά κάθε μέρα. Για πολλούς ιδρυτές, αυτό σημαίνει καθαρό περιβάλλον, γρήγορη αναζήτηση και αξιόπιστο συγχρονισμό μεταξύ συσκευών. Αν μετακινείστε συχνά ανάμεσα σε κινητό και φορητό υπολογιστή, η πρόσβαση από πολλές συσκευές είναι απαραίτητη.

Μια εφαρμογή σημειώσεων μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως ένα ελαφρύ λειτουργικό σύστημα της επιχείρησης. Μπορείτε να δημιουργήσετε σελίδες για επαφές προμηθευτών, ιδέες για λανσαρίσματα, παρακολούθηση πελατών και υπενθυμίσεις για επαναλαμβανόμενες εργασίες. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο στα πρώτα στάδια μιας επιχείρησης, όταν οι διαδικασίες σας ακόμη εξελίσσονται.

Αποθήκευση στο cloud για αρχεία που χρειάζεστε παντού

Η διαχείριση αρχείων γίνεται γρήγορα χαοτική. Έγγραφα ίδρυσης, φορολογικά έντυπα, συμβόλαια πελατών, τιμολόγια, υλικά branding και εσωτερικές σημειώσεις μπορούν εύκολα να διασκορπιστούν σε συσκευές και εισερχόμενα email. Η αποθήκευση στο cloud λύνει αυτό το πρόβλημα τοποθετώντας τα σημαντικά αρχεία σε ένα προσβάσιμο σημείο.

Μια καλή πλατφόρμα αποθήκευσης αρχείων πρέπει να σας επιτρέπει να:

• Οργανώνετε τους φακέλους με λογικό τρόπο
• Μοιράζεστε αρχεία με μέλη της ομάδας ή εξωτερικούς συνεργάτες
• Έχετε πρόσβαση σε έγγραφα από οποιαδήποτε συσκευή
• Επαναφέρετε παλαιότερες εκδόσεις όταν χρειάζεται
• Αναζητάτε αρχεία γρήγορα

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτό έχει σημασία γιατί τα έγγραφα δεν είναι απλώς ψηφιακή ακαταστασία. Είναι λειτουργικά περιουσιακά στοιχεία. Μπορεί να χρειαστείτε άμεσα τα καταστατικά έγγραφα, τους εσωτερικούς κανονισμούς, τα αρχεία ετήσιων εκθέσεων ή υπογεγραμμένες συμφωνίες. Μια αξιόπιστη ρύθμιση αποθήκευσης μειώνει τον κίνδυνο να χαθεί η πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες.

Αν ιδρύετε μια επιχείρηση, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει με τη διαδικασία σύστασης της εταιρείας, ενώ η αποθήκευση στο cloud σας βοηθά να κρατάτε οργανωμένα τα έγγραφα που προκύπτουν μετά την ίδρυση.

Εφαρμογές διαχείρισης εργασιών για να μετατρέπετε τους στόχους σε δράση

Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν δυσκολεύονται με τη φιλοδοξία. Δυσκολεύονται με την υλοποίηση. Οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών βοηθούν να μετατρέψετε ευρείς στόχους σε συγκεκριμένα επόμενα βήματα και να διατηρείτε αυτά τα βήματα ορατά.

Τα καλύτερα εργαλεία εργασιών υποστηρίζουν:

• Ετικέτες προτεραιότητας
• Προθεσμίες και υπενθυμίσεις
• Επαναλαμβανόμενες εργασίες
• Κοινόχρηστα πίνακες έργων
• Λίστες ελέγχου στο κινητό για δουλειά εν κινήσει

Ένα απλό σύστημα εργασιών συχνά λειτουργεί καλύτερα από ένα περίπλοκο. Αν το λογισμικό σας χρειάζεται πολύ χρόνο για να ενημερωθεί, θα σταματήσετε να το χρησιμοποιείτε. Γι' αυτό οι ιδρυτές συνήθως ωφελούνται από εργαλεία που διαβάζονται εύκολα σε λίγα δευτερόλεπτα.

Η διαχείριση εργασιών είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για τη σύσταση επιχείρησης και τις λειτουργίες των πρώτων σταδίων. Μπορεί να παρακολουθείτε βήματα όπως η απόκτηση EIN, το άνοιγμα εταιρικού τραπεζικού λογαριασμού, η ρύθμιση της λογιστικής, η ενημέρωση του ιστότοπου ή η υποβολή των απαιτούμενων εγγράφων στην πολιτεία. Όταν αυτές οι εργασίες βρίσκονται σε ένα σύστημα, η συνέπεια βελτιώνεται.

Εργαλεία ημερολογίου και προγραμματισμού που προστατεύουν τον χρόνο σας

Το ημερολόγιο δεν είναι μόνο για συναντήσεις. Είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας για την προστασία της συγκέντρωσης και για να βλέπετε ξεκάθαρα τον χρόνο σας.

Η έξυπνη χρήση ημερολογίου σας βοηθά να:

• Δεσμεύετε χρόνο για συγκεντρωμένη εργασία
• Αποφεύγετε διπλοκρατήσεις
• Θυμάστε επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις
• Δημιουργείτε τακτικές συνεδρίες ανασκόπησης
• Κάνετε πιο εύκολο τον προγραμματισμό συναντήσεων

Τα εργαλεία προγραμματισμού είναι ιδιαίτερα χρήσιμα αν πελάτες, προμηθευτές ή συνεργάτες χρειάζονται πρόσβαση στο ημερολόγιό σας. Αντί να ανταλλάσσετε πολλά email, μπορείτε να αφήνετε τους ανθρώπους να επιλέγουν από εγκεκριμένες ώρες. Αυτό μειώνει την αλληλογραφία και κάνει τη διαδικασία πιο επαγγελματική.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, βοηθά επίσης να ορίσετε επαναλαμβανόμενα μπλοκ στο ημερολόγιο για εσωτερικές εργασίες. Μια εβδομαδιαία ανασκόπηση οικονομικών, ένας μηνιαίος έλεγχος συμμόρφωσης και ένας καθημερινός καθαρισμός εισερχομένων μπορούν να αποτρέψουν πολλά μικρά προβλήματα που αργότερα γίνονται μεγαλύτερα.

Εφαρμογές επικοινωνίας για να παραμένει η ομάδα συντονισμένη

Όταν η επικοινωνία είναι διασκορπισμένη σε μηνύματα, νήματα email και τυχαίες κλήσεις, γίνεται δύσκολο να παρακολουθήσετε τις αποφάσεις. Οι εφαρμογές επικοινωνίας συγκεντρώνουν τις συζητήσεις ώστε οι άνθρωποι να βρίσκουν αργότερα αυτό που χρειάζονται.

Αυτά τα εργαλεία είναι πιο χρήσιμα για:

• Ενημερώσεις ομάδας
• Γρήγορες ερωτήσεις
• Συντονισμό έργων
• Κοινή χρήση αρχείων
• Οργάνωση συζητήσεων ανά θέμα

Αν διαχειρίζεστε μια μικρή ομάδα, μια δομημένη εφαρμογή επικοινωνίας μπορεί να μειώσει τις συναντήσεις και να βελτιώσει τον χρόνο απόκρισης. Επίσης, κάνει πιο εύκολο τον διαχωρισμό των επειγόντων ζητημάτων από τον υπόλοιπο θόρυβο.

Το κλειδί είναι να ορίσετε σαφείς κανόνες. Χρησιμοποιήστε ένα κανάλι για λειτουργικά θέματα, ένα άλλο για οικονομικά και ένα τρίτο για το μάρκετινγκ ή την εργασία με πελάτες. Έτσι αποτρέπεται το να γίνει η εφαρμογή άλλη μία θορυβώδης θυρίδα εισερχομένων.

Εργαλεία αυτοματοποίησης για επαναλαμβανόμενη δουλειά

Η αυτοματοποίηση είναι μία από τις μεγαλύτερες αναβαθμίσεις παραγωγικότητας που μπορεί να υιοθετήσει μια μικρή επιχείρηση. Εξοικονομεί χρόνο συνδέοντας εφαρμογές και χειριζόμενη αυτόματα επαναλαμβανόμενα βήματα.

Χρήσιμες αυτοματοποιήσεις περιλαμβάνουν:

• Αποστολή δεδομένων νέων leads στο CRM σας
• Δημιουργία εργασιών από υποβολές φόρμας
• Αποθήκευση συνημμένων email στο cloud storage
• Ενημέρωση όταν πλησιάζει μια προθεσμία
• Μεταφορά ολοκληρωμένης δουλειάς σε φάκελο αρχειοθέτησης

Η αυτοματοποίηση δεν είναι μόνο για μεγάλες ομάδες. Οι solo ιδρυτές μπορούν να ωφεληθούν εξίσου, επειδή κάθε χειροκίνητο βήμα αφαιρεί ενέργεια από τη δουλειά που παράγει έσοδα.

Η καλύτερη στρατηγική αυτοματοποίησης ξεκινά μικρά. Εντοπίστε τις εργασίες που επαναλαμβάνετε κάθε εβδομάδα και μετά αυτοματοποιήστε πρώτα τις πιο ενοχλητικές. Με τον καιρό, αυτές οι μικρές αποδοτικότητες αθροίζονται.

Εφαρμογές σχεδιασμού και περιεχομένου για ταχύτερη εργασία μάρκετινγκ

Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρειάζονται κάποιο επίπεδο οπτικού περιεχομένου, ακόμη κι αν δεν έχουν ομάδα design. Δημοσιεύσεις στα social, γραφικά για τον ιστότοπο, παρουσιάσεις, μονόφυλλα και οπτικά στοιχεία για email πρέπει να δείχνουν προσεγμένα.

Τα εργαλεία σχεδιασμού βοηθούν με:

• Γραφικά για το brand στα social
• Απλά φυλλάδια και προωθητικά υλικά
• Διαφάνειες παρουσιάσεων
• Οπτικά στοιχεία για σύντομο περιεχόμενο
• Επεξεργασία εικόνων για χρήση στο web και στο email

Μια ισχυρή εφαρμογή σχεδιασμού πρέπει να διευκολύνει την εκκίνηση από πρότυπα, την επαναχρησιμοποίηση υλικών του brand και τη δημιουργία καθαρών οπτικών στοιχείων χωρίς μεγάλη καμπύλη εκμάθησης. Αυτό έχει σημασία για ιδρυτές που θέλουν να δημοσιεύουν με συνέπεια χωρίς να κολλάνε στο λογισμικό.

Τα εργαλεία περιεχομένου μπορούν επίσης να στηρίξουν την παραγωγικότητα μειώνοντας τον χρόνο που χρειάζεται για να δημιουργήσετε επαναχρησιμοποιήσιμα υλικά μάρκετινγκ. Μόλις στηθεί το brand kit σας, μπορείτε να δημιουργείτε νέα υλικά πιο γρήγορα και να παραμένετε οπτικά συνεπείς.

Εφαρμογές κινητού για εργασία ανάμεσα στις συναντήσεις

Πολλή παραγωγική δουλειά γίνεται σε μικρά χρονικά παράθυρα. Οι καλύτερες εφαρμογές κινητού σάς βοηθούν να αξιοποιήσετε αυτά τα παράθυρα χωρίς να σας αναγκάζουν να μπείτε σε πλήρη ροή εργασίας υπολογιστή.

Αναζητήστε εργαλεία για κινητά που σας επιτρέπουν να:

• Καταγράφετε γρήγορες σημειώσεις
• Ελέγχετε και να ολοκληρώνετε εργασίες
• Εγκρίνετε έγγραφα
• Συμμετέχετε εύκολα σε συναντήσεις
• Ελέγχετε προθεσμίες και υπενθυμίσεις

Η παραγωγικότητα στο κινητό είναι ιδιαίτερα σημαντική για ιδρυτές που ταξιδεύουν, συναντούν πελάτες από κοντά ή διαχειρίζονται λειτουργίες εκτός παραδοσιακού γραφείου. Όταν το τηλέφωνό σας μπορεί να χειριστεί απλές διοικητικές εργασίες, παραμένετε άμεσοι χωρίς να χάνετε τη συγκέντρωσή σας.

Ένα πρακτικό σύνολο εργαλείων παραγωγικότητας για ιδρυτές

Δεν χρειάζεστε δεκάδες εφαρμογές. Συνήθως, μια λιτή ρύθμιση είναι καλύτερη. Ένα πρακτικό σύνολο μπορεί να περιλαμβάνει:

• Μία εφαρμογή σημειώσεων για ιδέες και υλικό αναφοράς
• Μία πλατφόρμα cloud storage για έγγραφα
• Έναν διαχειριστή εργασιών για έργα και προθεσμίες
• Ένα ημερολόγιο για προγραμματισμό και χρονικά μπλοκ
• Μία εφαρμογή επικοινωνίας για συντονισμό της ομάδας
• Ένα εργαλείο αυτοματοποίησης για επαναλαμβανόμενες ροές εργασίας
• Ένα εργαλείο σχεδιασμού για οπτικό περιεχόμενο

Αυτός ο συνδυασμός καλύπτει τις περισσότερες καθημερινές ανάγκες μιας μικρής επιχείρησης χωρίς να υπερφορτώνει τη ροή εργασίας σας.

Ο στόχος δεν είναι να μεγιστοποιήσετε τον αριθμό των εφαρμογών. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε ένα σύστημα που εμπιστεύεστε. Αν το σύνολο εργαλείων μοιάζει πολύ κατακερματισμένο, απλοποιήστε το. Αν οι ίδιες πληροφορίες πρέπει να εισαχθούν τρεις φορές, συνδέστε τα εργαλεία ή αφαιρέστε ένα από αυτά.

Πώς ταιριάζει η Zenind στη ροή εργασίας ενός ιδρυτή

Η παραγωγικότητα γίνεται πιο εύκολη όταν η ίδια η επιχείρηση ξεκινά με σταθερή βάση. Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να συστήσουν και να διαχειριστούν τις αμερικανικές τους εταιρείες με έμφαση στη σαφήνεια, τη συμμόρφωση και την ευκολία χρήσης.

Αυτό έχει σημασία επειδή τα πρώτα στάδια μιας επιχείρησης συχνά δημιουργούν τον περισσότερο διοικητικό θόρυβο. Τα έγγραφα σύστασης, οι κρατικές δηλώσεις και τα εταιρικά αρχεία δεν πρέπει να είναι διασκορπισμένα σε τυχαίους φακέλους ή να χάνονται σε αναζητήσεις email. Ένα καλό σύστημα παραγωγικότητας κρατά αυτά τα αρχεία οργανωμένα και προσβάσιμα.

Συνδυάζοντας αξιόπιστες εφαρμογές παραγωγικότητας με τις υπηρεσίες σύστασης εταιρείας της Zenind, οι ιδρυτές μπορούν να δημιουργήσουν μια πιο ομαλή ροή εργασίας από την πρώτη μέρα. Το αποτέλεσμα είναι λιγότερος χρόνος που ξοδεύεται για αναζήτηση εγγράφων και περισσότερος χρόνος για την ανάπτυξη της επιχείρησης.

Τελικές σκέψεις

Οι καλύτερες εφαρμογές παραγωγικότητας κάνουν ένα πράγμα καλά: σας βοηθούν να παραμένετε αρκετά οργανωμένοι ώστε να δίνετε γρήγορα δράση. Για ιδρυτές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, αυτό μπορεί να σημαίνει καλύτερη συνέπεια, πιο καθαρή επικοινωνία, ταχύτερη πρόσβαση σε αρχεία και λιγότερο χαμένο χρόνο σε επαναλαμβανόμενη δουλειά.

Ξεκινήστε από τα βασικά. Επιλέξτε εργαλεία που σας βοηθούν να καταγράφετε ιδέες, να διαχειρίζεστε αρχεία, να οργανώνετε εργασίες και να προστατεύετε το πρόγραμμά σας. Μόλις μπουν αυτά τα θεμέλια, προσθέστε εργαλεία αυτοματοποίησης και σχεδιασμού μόνο εκεί όπου δημιουργούν πραγματική αξία.

Μια παραγωγική επιχείρηση σπάνια χτίζεται μόνο πάνω στο λογισμικό. Χτίζεται πάνω σε σαφή συστήματα, σταθερές συνήθειες και την πειθαρχία να κρατάτε τα πράγματα απλά. Οι σωστές εφαρμογές υποστηρίζουν αυτή την πειθαρχία και κάνουν πιο εύκολη την ανάπτυξη με αυτοπεποίθηση.