Các ứng dụng năng suất tốt nhất cho nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ

Vận hành một doanh nghiệp đồng nghĩa với việc phải quản lý nhiều ưu tiên cùng lúc. Nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ phải xử lý lập kế hoạch, giao tiếp, công việc với khách hàng, lưu trữ tệp, theo dõi, lên lịch và tuân thủ, thường là trước cả khi ngày làm việc bắt đầu. Các ứng dụng năng suất phù hợp có thể giảm ma sát, giữ thông tin được tổ chức và tạo thêm thời gian cho những công việc thực sự giúp doanh nghiệp phát triển.

Công cụ năng suất không phải là việc chồng thêm phần mềm chỉ vì có thêm phần mềm. Những ứng dụng tốt nhất giúp đơn giản hóa việc ra quyết định, loại bỏ các bước lặp lại và giúp bạn duy trì sự nhất quán khi khối lượng công việc tăng cao. Đặc biệt với chủ doanh nghiệp mới, sự nhất quán đó rất quan trọng. Hồ sơ thành lập, tài liệu nội bộ, thời hạn và quản lý công việc hằng ngày đều trở nên dễ dàng hơn khi hệ thống của bạn rõ ràng.

Hướng dẫn này trình bày các nhóm ứng dụng năng suất tốt nhất dành cho nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, mỗi loại làm tốt điều gì và cách xây dựng một thiết lập thực tế mà không làm quy trình làm việc trở nên phức tạp.

Điều gì khiến một ứng dụng năng suất đáng dùng?

Những ứng dụng hữu ích nhất thường có một vài đặc điểm:

• Giải quyết một vấn đề thực sự thay vì chỉ làm hệ thống thêm rối.
• Hoạt động tốt trên cả máy tính và điện thoại.
• Giúp tìm lại thông tin dễ dàng hơn sau này.
• Hỗ trợ cộng tác mà không gây nhầm lẫn.
• Tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp lại.

Nếu một ứng dụng không giúp bạn làm việc nhanh hơn, có tổ chức hơn hoặc giảm sai sót, thì có lẽ nó không đáng để giữ trong bộ công cụ của bạn.

Ứng dụng ghi chú để ghi lại ý tưởng nhanh chóng

Ý tưởng hiếm khi xuất hiện đúng lúc tiện nhất. Chúng đến trong các cuộc họp, khi đang di chuyển, sau một cuộc trò chuyện hoặc ngay giữa một nhiệm vụ khác. Một ứng dụng ghi chú tốt sẽ cho bạn một nơi duy nhất để lưu lại những ý tưởng đó trước khi chúng biến mất.

Các công cụ ghi chú phổ biến hữu ích cho:

• Ghi chú cuộc họp
• Động não dịch vụ hoặc sản phẩm mới
• Soạn dàn ý nội dung
• Lưu liên kết và tài liệu nghiên cứu
• Giữ danh sách kiểm tra kinh doanh ở một nơi

Ứng dụng ghi chú tốt nhất là ứng dụng bạn sẽ thực sự mở mỗi ngày. Với nhiều nhà sáng lập, điều đó có nghĩa là giao diện gọn gàng, tìm kiếm nhanh và đồng bộ ổn định giữa các thiết bị. Nếu bạn thường xuyên chuyển giữa điện thoại và máy tính xách tay, khả năng truy cập đa thiết bị là điều thiết yếu.

Một ứng dụng ghi chú cũng có thể đóng vai trò như một hệ điều hành kinh doanh nhẹ. Bạn có thể tạo các trang cho thông tin liên hệ nhà cung cấp, ý tưởng ra mắt, theo dõi khách hàng và nhắc nhở cho các công việc lặp lại. Điều này đặc biệt hữu ích trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp, khi quy trình vẫn còn đang phát triển.

Lưu trữ đám mây cho các tệp bạn cần truy cập ở mọi nơi

Quản lý tệp có thể trở nên lộn xộn rất nhanh. Tài liệu thành lập, biểu mẫu thuế, hợp đồng khách hàng, hóa đơn, tài sản thương hiệu và ghi chú nội bộ có thể nhanh chóng bị phân tán trên nhiều thiết bị và hộp thư. Lưu trữ đám mây giải quyết điều đó bằng cách đưa các tệp quan trọng vào một vị trí có thể truy cập dễ dàng.

Một nền tảng lưu trữ tệp tốt nên cho phép bạn:

• Sắp xếp thư mục một cách hợp lý
• Chia sẻ tệp với thành viên nhóm hoặc đối tác bên ngoài
• Truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào
• Khôi phục phiên bản cũ khi cần
• Tìm kiếm tệp nhanh chóng

Với chủ doanh nghiệp, điều này quan trọng vì tài liệu không chỉ là dữ liệu số lộn xộn. Chúng là tài sản vận hành. Bạn có thể cần truy cập điều lệ thành lập, quy chế, hồ sơ báo cáo thường niên hoặc hợp đồng đã ký ngay lập tức. Một hệ thống lưu trữ đáng tin cậy giúp giảm rủi ro thất lạc thông tin quan trọng.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp, Zenind có thể hỗ trợ quá trình thành lập công ty, còn lưu trữ đám mây giúp bạn sắp xếp các hồ sơ sau khi thành lập một cách ngăn nắp.

Ứng dụng quản lý công việc để biến mục tiêu thành hành động

Nhiều chủ doanh nghiệp không gặp khó khăn vì thiếu tham vọng. Họ gặp khó khăn ở khâu thực thi. Ứng dụng quản lý công việc giúp chuyển các mục tiêu lớn thành những bước tiếp theo cụ thể và giữ các bước đó luôn hiển thị.

Các công cụ quản lý công việc tốt nhất hỗ trợ:

• Nhãn ưu tiên
• Hạn chót và nhắc nhở
• Công việc định kỳ
• Bảng dự án dùng chung
• Danh sách kiểm tra trên điện thoại để làm việc khi đang di chuyển

Một hệ thống công việc đơn giản thường hiệu quả hơn một hệ thống quá phức tạp. Nếu phần mềm mất quá nhiều thời gian để cập nhật, bạn sẽ ngừng sử dụng nó. Đó là lý do vì sao nhà sáng lập thường được lợi từ các công cụ có thể xem lướt trong vài giây.

Quản lý công việc đặc biệt hữu ích cho quá trình thành lập doanh nghiệp và vận hành giai đoạn đầu. Bạn có thể theo dõi các bước như xin EIN, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, thiết lập kế toán, cập nhật website hoặc nộp các giấy tờ theo yêu cầu của tiểu bang. Khi những công việc đó nằm trong cùng một hệ thống, việc theo đuổi đến cùng sẽ nhất quán hơn.

Công cụ lịch và đặt lịch giúp bảo vệ thời gian của bạn

Lịch không chỉ dành cho các cuộc họp. Đây là một trong những công cụ năng suất tốt nhất để bảo vệ sự tập trung và làm cho thời gian của bạn trở nên rõ ràng.

Cách dùng lịch thông minh giúp bạn:

• Chặn thời gian cho công việc cần tập trung sâu
• Tránh đặt trùng lịch
• Nhớ các nghĩa vụ định kỳ
• Tạo các buổi rà soát thường xuyên
• Lên lịch cuộc họp dễ dàng hơn

Công cụ đặt lịch đặc biệt hữu ích nếu khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác cần quyền truy cập vào lịch của bạn. Thay vì trao đổi nhiều email, bạn có thể cho họ chọn trong các khung giờ đã được phê duyệt. Điều đó giảm qua lại và làm quy trình đặt lịch chuyên nghiệp hơn.

Với chủ doanh nghiệp, cũng nên thiết lập các khối thời gian lặp lại cho công việc nội bộ. Một buổi rà soát tài chính hằng tuần, kiểm tra tuân thủ hằng tháng và dọn dẹp hộp thư đến mỗi ngày có thể ngăn nhiều vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn hơn sau này.

Ứng dụng giao tiếp để giữ đội ngũ đồng bộ

Khi việc giao tiếp bị rải rác qua tin nhắn, chuỗi email và các cuộc gọi ngẫu nhiên, sẽ rất khó theo dõi các quyết định. Ứng dụng giao tiếp tập trung cuộc trò chuyện vào một nơi, ताकि mọi người có thể tìm lại thông tin họ cần về sau.

Những công cụ này hữu ích nhất cho:

• Cập nhật cho đội nhóm
• Câu hỏi nhanh
• Phối hợp dự án
• Chia sẻ tệp
• Giữ thảo luận được tổ chức theo chủ đề

Nếu bạn điều hành một nhóm nhỏ, một ứng dụng giao tiếp có cấu trúc tốt có thể giảm số lượng cuộc họp và cải thiện tốc độ phản hồi. Nó cũng giúp dễ tách các vấn đề khẩn cấp khỏi những trao đổi nền.

Điều quan trọng là phải đặt ra quy tắc rõ ràng. Dùng một kênh cho vận hành, một kênh cho tài chính và một kênh cho marketing hoặc công việc với khách hàng. Như vậy ứng dụng sẽ không trở thành một hộp thư ồn ào khác.

Công cụ tự động hóa cho công việc lặp lại

Tự động hóa là một trong những nâng cấp năng suất lớn nhất mà doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng. Nó tiết kiệm thời gian bằng cách kết nối các ứng dụng và xử lý những bước lặp lại một cách tự động.

Các tự động hóa hữu ích bao gồm:

• Gửi dữ liệu khách hàng tiềm năng mới vào CRM của bạn
• Tạo nhiệm vụ từ biểu mẫu gửi vào
• Lưu tệp đính kèm email vào lưu trữ đám mây
• Cảnh báo khi hạn chót sắp đến
• Chuyển công việc đã hoàn thành vào thư mục lưu trữ

Tự động hóa không chỉ dành cho các nhóm lớn. Nhà sáng lập làm việc một mình cũng được lợi không kém vì mỗi bước thủ công đều lấy đi năng lượng khỏi công việc tạo doanh thu.

Chiến lược tự động hóa tốt nhất nên bắt đầu từ nhỏ. Hãy xác định những công việc bạn lặp lại mỗi tuần, rồi tự động hóa những việc khó chịu nhất trước. Theo thời gian, những hiệu quả nhỏ đó sẽ cộng dồn.

Ứng dụng thiết kế và nội dung để làm marketing nhanh hơn

Hầu hết doanh nghiệp đều cần một mức độ nội dung hình ảnh nào đó, ngay cả khi không có đội thiết kế. Bài đăng mạng xã hội, đồ họa website, bộ slide thuyết trình, one-pager và hình ảnh email đều cần trông chuyên nghiệp.

Công cụ thiết kế giúp với:

• Đồ họa mạng xã hội có nhận diện thương hiệu
• Tờ rơi và tài liệu quảng bá đơn giản
• Slide thuyết trình
• Hình ảnh cho nội dung ngắn
• Chỉnh sửa hình ảnh cho web và email

Một ứng dụng thiết kế tốt nên giúp bạn bắt đầu từ mẫu có sẵn, tái sử dụng tài sản thương hiệu và tạo ra hình ảnh gọn gàng mà không cần học quá nhiều. Điều đó rất quan trọng với nhà sáng lập muốn đăng tải đều đặn mà không bị mắc kẹt trong phần mềm.

Công cụ nội dung cũng có thể hỗ trợ năng suất bằng cách giảm thời gian tạo tài sản marketing lặp lại. Khi bộ nhận diện thương hiệu đã được thiết lập, bạn có thể tạo tài liệu mới nhanh hơn và giữ sự nhất quán về hình ảnh.

Ứng dụng di động để làm việc giữa các cuộc họp

Rất nhiều công việc hiệu quả diễn ra trong những khoảng thời gian ngắn. Các ứng dụng di động tốt nhất giúp bạn tận dụng những khoảng thời gian đó mà không buộc bạn phải làm theo quy trình của máy tính để bàn.

Hãy tìm các công cụ di động cho phép bạn:

• Ghi chú nhanh
• Xem và hoàn thành công việc
• Phê duyệt tài liệu
• Tham gia cuộc họp dễ dàng
• Kiểm tra hạn chót và nhắc nhở

Năng suất trên di động đặc biệt quan trọng với nhà sáng lập thường xuyên đi lại, gặp khách hàng trực tiếp hoặc điều hành hoạt động ngoài môi trường văn phòng truyền thống. Khi điện thoại có thể xử lý các tác vụ hành chính đơn giản, bạn sẽ phản hồi nhanh hơn mà không mất tập trung.

Một bộ công cụ năng suất thực tế cho nhà sáng lập

Bạn không cần hàng chục ứng dụng. Một thiết lập gọn nhẹ thường tốt hơn. Một bộ công cụ thực tế có thể bao gồm:

• Một ứng dụng ghi chú cho ý tưởng và tài liệu tham khảo
• Một nền tảng lưu trữ đám mây cho tài liệu
• Một trình quản lý công việc cho dự án và hạn chót
• Một lịch để lên lịch và chặn thời gian làm việc
• Một ứng dụng giao tiếp để phối hợp đội nhóm
• Một công cụ tự động hóa cho các quy trình lặp lại
• Một công cụ thiết kế cho nội dung hình ảnh

Sự kết hợp đó đáp ứng phần lớn nhu cầu hằng ngày của một doanh nghiệp nhỏ mà không làm quy trình làm việc trở nên quá tải.

Mục tiêu không phải là tối đa số lượng ứng dụng. Mục tiêu là xây dựng một hệ thống mà bạn tin tưởng. Nếu bộ công cụ trở nên quá rời rạc, hãy đơn giản hóa nó. Nếu cùng một thông tin phải nhập ba lần, hãy kết nối các công cụ hoặc bỏ bớt một công cụ.

Zenind phù hợp như thế nào trong quy trình làm việc của nhà sáng lập

Năng suất sẽ dễ dàng hơn khi bản thân doanh nghiệp được bắt đầu trên một nền tảng rõ ràng. Zenind giúp doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp tại Mỹ với trọng tâm là sự rõ ràng, tuân thủ và dễ sử dụng.

Điều đó quan trọng vì giai đoạn đầu của doanh nghiệp thường tạo ra nhiều công việc hành chính nhất. Hồ sơ thành lập, nộp báo cáo với tiểu bang và tài liệu doanh nghiệp không nên bị rải rác trong các thư mục ngẫu nhiên hoặc thất lạc trong email. Một hệ thống năng suất tốt sẽ giúp các hồ sơ đó được tổ chức và truy cập dễ dàng.

Khi kết hợp các ứng dụng năng suất đáng tin cậy với dịch vụ thành lập công ty của Zenind, nhà sáng lập có thể xây dựng một quy trình làm việc mượt mà ngay từ ngày đầu. Kết quả là ít thời gian hơn để tìm giấy tờ và nhiều thời gian hơn để xây dựng doanh nghiệp.

Kết luận

Những ứng dụng năng suất tốt nhất chỉ làm một việc thật tốt: giúp bạn đủ tổ chức để hành động nhanh. Với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, điều đó có thể đồng nghĩa với việc theo đuổi công việc tốt hơn, giao tiếp gọn hơn, truy cập tệp nhanh hơn và ít lãng phí thời gian hơn cho các công việc lặp lại.

Hãy bắt đầu từ những điều cơ bản. Chọn các công cụ giúp bạn ghi lại ý tưởng, quản lý tệp, tổ chức công việc và bảo vệ lịch trình của mình. Khi những nền tảng đó đã vững, hãy bổ sung tự động hóa và công cụ thiết kế chỉ ở những nơi chúng thực sự tạo ra giá trị.

Một doanh nghiệp năng suất hiếm khi được xây dựng chỉ bằng phần mềm. Nó được xây dựng bằng hệ thống rõ ràng, thói quen nhất quán và kỷ luật để giữ mọi thứ đơn giản. Các ứng dụng phù hợp sẽ hỗ trợ kỷ luật đó và giúp việc phát triển trở nên tự tin hơn.