Πότε είναι η καλύτερη στιγμή για να συστήσετε μια επιχείρηση;

Η επιλογή του πότε θα συστήσετε την επιχείρησή σας είναι μία από τις πρώτες στρατηγικές αποφάσεις που λαμβάνει ένας ιδρυτής. Για ορισμένες επιχειρήσεις, η σωστή στιγμή είναι πριν από την πρώτη πώληση. Για άλλες, είναι αφού δοκιμαστεί μια ιδέα, οριστικοποιηθούν οι συνιδρυτές ή επιβεβαιωθεί ότι η δραστηριότητα είναι έτοιμη να περάσει από την ιδέα στην εταιρεία.

Ο καλύτερος χρονισμός εξαρτάται από το επίπεδο κινδύνου, τη νομική μορφή της επιχείρησης, τη φορολογική σας κατάσταση, το κόστος υποβολής στην πολιτεία και το πόσο γρήγορα θέλετε να διαχωρίσετε τις προσωπικές από τις επιχειρηματικές σας υποχρεώσεις. Αν δημιουργείτε εταιρεία στις Ηνωμένες Πολιτείες, η έγκαιρη σύσταση εταιρείας ή LLC μπορεί να προσφέρει σημαντικά νομικά και λειτουργικά πλεονεκτήματα. Ταυτόχρονα, υπάρχουν περιπτώσεις όπου η αναμονή έως το νέο ημερολογιακό έτος ή μέχρι ένα σημαντικό ορόσημο έχει περισσότερο νόημα.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πότε να συστήσετε μια επιχείρηση, γιατί ο χρονισμός έχει σημασία και πώς να εξετάσετε τις ανταλλαγές πριν από την υποβολή.

Γιατί έχει σημασία ο χρονισμός της σύστασης

Η σύσταση δεν είναι απλώς μια διοικητική ενέργεια. Σηματοδοτεί το νομικό σημείο στο οποίο η επιχείρηση γίνεται ξεχωριστή οντότητα από τον ιδιοκτήτη ή τους ιδιοκτήτες της. Αυτή η διάκριση είναι συχνά ο κύριος λόγος που οι επιχειρηματίες ιδρύουν εταιρείες ή LLC.

Πριν από τη σύσταση, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ευθύνεται προσωπικά για συμβόλαια, χρέη και υποχρεώσεις που σχετίζονται με την επιχείρηση. Μετά τη σύσταση, η οντότητα μπορεί να βοηθήσει στην προστασία των προσωπικών περιουσιακών στοιχείων από πολλές επιχειρηματικές υποχρεώσεις, εφόσον η εταιρεία διατηρείται σωστά και αντιμετωπίζεται ως ξεχωριστή νομική οντότητα.

Ο χρονισμός έχει σημασία επειδή αυτή η προστασία συνήθως ξεκινά όταν συστήνεται η οντότητα, όχι όταν πρωτοσυζητήθηκε η ιδέα. Αν περιμένετε πολύ, μπορεί να εκτεθείτε σε περιττό κίνδυνο στα αρχικά στάδια της δραστηριότητας.

Ο γενικός κανόνας: δημιουργήστε νωρίτερα παρά αργότερα

Στις περισσότερες περιπτώσεις, η ασφαλέστερη απάντηση είναι απλή: συστήστε την εταιρεία σας ή ιδρύστε την LLC σας μόλις η επιχείρηση αρχίσει να παίρνει μορφή.

Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα τη στιγμή που σκεφτήκατε ένα όνομα. Συνήθως σημαίνει το σημείο στο οποίο αρχίζετε οποιοδήποτε από τα παρακάτω:

• Σύναψη συμβολαίων
• Πρόσληψη βοήθειας ή ένταξη συνεργατών
• Αγορά εξοπλισμού ή αποθέματος
• Αποδοχή πληρωμών από πελάτες
• Διαφήμιση ή ανάληψη δεσμεύσεων πωλήσεων
• Υπογραφή μισθωτηρίων ή συμφωνιών παροχής υπηρεσιών
• Ανάληψη λειτουργικού κινδύνου

Αν ήδη λειτουργείτε σαν επιχείρηση, συνήθως είναι φρόνιμο να δημιουργήσετε τη νομική οντότητα που αντιστοιχεί σε αυτή τη δραστηριότητα. Η έγκαιρη σύσταση βοηθά στη δημιουργία σαφούς ορίου ευθύνης, υποστηρίζει πιο καθαρή λογιστική παρακολούθηση και διευκολύνει το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού επιχείρησης, την έκδοση τιμολογίων και την οικοδόμηση επαγγελματικής εικόνας.

Η Zenind συνεργάζεται με ιδρυτές που θέλουν να αποκτήσουν γρήγορα αυτή τη δομή, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη της εταιρείας αντί να καθυστερούν την επίσημη ίδρυση.

Τι συμβαίνει πριν από τη σύσταση

Μια συνηθισμένη παρανόηση είναι ότι, μόλις συσταθεί η εταιρεία, η οντότητα καλύπτει αυτόματα ό,τι συνέβη πριν από την υποβολή. Αυτό δεν ισχύει πάντα.

Πολλές πολιτείες αναγνωρίζουν την έννοια της ευθύνης του promoter. Ο promoter είναι κάποιος που ενεργεί εκ μέρους μιας επιχείρησης πριν αυτή συσταθεί. Αν το άτομο αυτό υπογράψει ένα συμβόλαιο ή αναλάβει μια υποχρέωση πριν υπάρξει η οντότητα, μπορεί να παραμείνει προσωπικά υπεύθυνο, εκτός αν η συμφωνία χειριστεί προσεκτικά.

Ακόμη κι αν η νεοσυσταθείσα εταιρεία υιοθετήσει ή επικυρώσει αργότερα τη συμφωνία, αυτό δεν αναιρεί πάντα την αρχική προσωπική έκθεση στον κίνδυνο. Το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό: αν γνωρίζετε ότι θα χρειαστείτε εταιρεία, συστήστε την πριν αρχίσετε να αναλαμβάνετε δεσμευτικές υποχρεώσεις.

Πότε μπορεί να έχει νόημα η αναμονή

Η νωρίτερη σύσταση είναι συνήθως καλύτερη, αλλά δεν χρειάζεται να ιδρυθεί αμέσως κάθε εγχείρημα. Υπάρχουν βάσιμοι λόγοι για να περιμένετε σε ορισμένες περιπτώσεις.

Μπορεί να επιλέξετε να καθυστερήσετε τη σύσταση αν:

• Βρίσκεστε ακόμη στο στάδιο της ιδέας και δεν έχετε ξεκινήσει λειτουργίες
• Δοκιμάζετε μια ιδέα χωρίς να αναλαμβάνετε νομικές υποχρεώσεις
• Περιμένετε να επιβεβαιώσετε συμφωνία συνιδρυτή ή κατανομή ιδιοκτησίας
• Θέλετε να ευθυγραμμίσετε την ημερομηνία σύστασης με ένα μελλοντικό πλάνο λανσαρίσματος
• Συζητάτε τους τύπους οντοτήτων με τον φοροτεχνικό ή τον δικηγόρο σας

Η βασική διάκριση είναι αν ακόμη πειραματίζεστε ή αν ήδη λειτουργείτε. Αν δεν κάνετε ακόμη επιχειρηματική δραστηριότητα, η επείγουσα ανάγκη είναι μικρότερη. Μόλις ξεκινήσετε συναλλαγές, τα οφέλη της σύστασης συνήθως υπερβαίνουν την καθυστέρηση.

Σύσταση στο τέλος του έτους: να περιμένετε έως την 1η Ιανουαρίου;

Ένα συγκεκριμένο ζήτημα χρονισμού εμφανίζεται συχνά τον Νοέμβριο και τον Δεκέμβριο. Αν πλησιάζει το τέλος του έτους και δεν έχετε ακόμη ξεκινήσει την επιχείρηση, ίσως αναρωτιέστε αν είναι καλύτερο να συσταθείτε άμεσα ή να περιμένετε τη νέα χρονιά.

Σε ορισμένες πολιτείες, τα ετήσια τέλη ή οι franchise taxes δεν αναλογούν χρονικά. Αυτό σημαίνει ότι η σύσταση μιας εταιρείας στις 30 Δεκεμβρίου μπορεί να ενεργοποιήσει το ίδιο ετήσιο κόστος όπως αν είχε συσταθεί μήνες νωρίτερα, παρότι η επιχείρηση υπήρξε μόνο για λίγες ημέρες μέσα σε εκείνο το ημερολογιακό έτος.

Αν δεν έχετε ακόμη λανσάρει, η αναμονή έως την 1η Ιανουαρίου μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την πληρωμή για ένα μερικό έτος κρατικών υποχρεώσεων. Αυτό είναι ιδιαίτερα σχετικό αν η πολιτεία σας χρεώνει σταθερό ετήσιο τέλος ή κόστος ετήσιας αναφοράς χωρίς αναλογική μείωση.

Ωστόσο, αυτό δεν είναι καθολικός κανόνας. Αν ήδη εκτίθεστε σε ευθύνη, ήδη υπογράφετε συμφωνίες ή ήδη λειτουργείτε, η καθυστέρηση της σύστασης μόνο για να εξοικονομήσετε ένα τέλος μπορεί να είναι κακή ανταλλαγή. Λίγες εβδομάδες κρατικών τελών είναι συχνά φθηνότερες από ένα μόνο νομικό πρόβλημα που προκύπτει κατά την περίοδο που η οντότητα δεν έχει ακόμη συσταθεί.

Κατανόηση των κρατικών τελών και της ετήσιας συμμόρφωσης

Όταν οι άνθρωποι ρωτούν για την καλύτερη στιγμή να συστήσουν μια εταιρεία, συχνά στην πραγματικότητα ρωτούν για το κόστος του πρώτου έτους.

Πολλές πολιτείες επιβάλλουν συνεχιζόμενα κόστη όπως:

• Τέλη ετήσιας αναφοράς
• Franchise taxes
• Τέλη εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Τέλη ανανέωσης
• Ελάχιστους επιχειρηματικούς φόρους

Αυτές οι δαπάνες μπορεί να οφείλονται σε σταθερό πρόγραμμα, ανεξάρτητα από την ακριβή ημερομηνία σύστασης. Σε πολιτείες όπου το τέλος δεν αναλογεί χρονικά, η καθυστερημένη σύσταση μέσα στο έτος μπορεί να εξακολουθεί να μετρά ως πλήρες έτος για σκοπούς διατήρησης.

Γι’ αυτό ο χρονισμός της σύστασης πρέπει να εξετάζεται μαζί με τη δομή των τελών της πολιτείας. Αν η επιχείρησή σας δεν έχει ακόμη ξεκινήσει και η ετήσια υποχρέωση της πολιτείας λήγει σύντομα μετά τη σύσταση, μπορεί να έχει οικονομικό νόημα να περιμένετε έως το επόμενο ημερολογιακό έτος. Αν η επιχείρηση είναι ήδη ενεργή, η προστασία από ευθύνη συνήθως έχει μεγαλύτερη σημασία από τον χρονισμό του τέλους.

Φορολογικές σκέψεις για νέες επιχειρήσεις

Ο χρονισμός της σύστασης μπορεί επίσης να επηρεάσει τη φορολογία, αν και η φορολογική μεταχείριση εξαρτάται από τον τύπο της οντότητας, τη λογιστική μέθοδο της επιχείρησης και τη συμβουλή ενός φορολογικού επαγγελματία.

Για παράδειγμα, ορισμένα έξοδα εκκίνησης που πραγματοποιήθηκαν πριν από τη σύσταση μπορεί να είναι επιλέξιμα για αποζημίωση ή έκπτωση από την επιχείρηση, αν χειριστούν σωστά. Άλλα μπορεί να χρειαστεί να αντιμετωπιστούν ως έξοδα του ιδρυτή ή να κεφαλαιοποιηθούν με συγκεκριμένο τρόπο. Οι κανόνες διαφέρουν ανάλογα με το τι αγοράστηκε, πότε αγοράστηκε και πώς τεκμηριώθηκαν οι δαπάνες.

Αν σχεδιάζετε να συστήσετε σύντομα μια εταιρεία ή LLC, κρατήστε λεπτομερή αρχεία για:

• Ποιος πλήρωσε το έξοδο
• Για ποιο σκοπό έγινε το έξοδο
• Την ημερομηνία που πραγματοποιήθηκε το έξοδο
• Αν ωφέλησε τη μελλοντική επιχείρηση ή προσωπικά τον ιδρυτή

Τα καλά αρχεία διευκολύνουν τον φορολογικό σας σύμβουλο να καθορίσει πώς πρέπει να αντιμετωπιστούν αυτά τα κόστη μετά τη σύσταση.

Εταιρεία ή LLC: διαφέρει ο χρονισμός;

Οι βασικές αρχές χρονισμού είναι παρόμοιες και για τις εταιρείες και για τις LLC. Και στις δύο περιπτώσεις, γενικά θέλετε να συστήσετε την οντότητα πριν η επιχείρηση αρχίσει να αναλαμβάνει σημαντικό κίνδυνο.

Ωστόσο, η καλύτερη επιλογή οντότητας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τους στόχους σας:

• Οι LLC επιλέγονται συχνά για ευελιξία και απλούστερη λειτουργία
• Οι εταιρείες μπορεί να προτιμώνται για εξωτερικές επενδύσεις, σχεδιασμό συμμετοχών ή ορισμένες φορολογικές στρατηγικές

Ανεξάρτητα από τον τύπο της οντότητας, η λογική του χρονισμού παραμένει η ίδια. Η νομική οντότητα πρέπει να υπάρχει πριν η επιχείρηση αρχίσει να κάνει δεσμευτικές υποσχέσεις ή να παρουσιάζεται ως ενεργή εταιρεία.

Σημάδια ότι πρέπει να συστήσετε τώρα

Αν δεν είστε σίγουροι αν ήρθε η ώρα, προσέξτε αυτά τα σημάδια:

• Ξοδεύετε χρήματα για να ξεκινήσετε την επιχείρηση
• Υπογράφετε συμφωνίες με προμηθευτές, μισθωτήρια ή συμβάσεις παροχής υπηρεσιών
• Εισπράττετε έσοδα ή προκαταβολές
• Μοιράζεστε την ιδιοκτησία με έναν συνεργάτη
• Προσλαμβάνετε συνεργάτες ή υπαλλήλους
• Σας απασχολεί η προσωπική σας έκθεση σε ευθύνη
• Θέλετε επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό, EIN ή επίσημα αρχεία

Αν ισχύει ένα ή περισσότερα από τα παραπάνω, η καθυστέρηση της σύστασης μπορεί να δημιουργήσει περισσότερο ρίσκο από ό,τι εξοικονόμηση.

Σημάδια ότι πιθανότατα μπορείτε να περιμένετε λίγο ακόμη

Μπορεί να μπορείτε να καθυστερήσετε αν:

• Κάνετε μόνο έρευνα για την ιδέα
• Δεν έχετε αναλάβει καμία δέσμευση
• Δεν ξοδεύετε ακόμη χρήματα για το εγχείρημα
• Ακόμη αποφασίζετε μεταξύ εταιρείας και LLC
• Περιμένετε να ξεκινήσει το νέο φορολογικό έτος

Αν αυτό περιγράφει την κατάστασή σας, μια σύντομη αναμονή μπορεί να είναι λογική. Απλώς βεβαιωθείτε ότι η καθυστέρηση είναι σκόπιμη και όχι αποτέλεσμα αναβλητικότητας.

Πρακτική λίστα ελέγχου χρονισμού

Πριν υποβάλετε, ρωτήστε τον εαυτό σας τα εξής:

1. Έχω ήδη ξεκινήσει να λειτουργώ ή να αναλαμβάνω δεσμεύσεις;
2. Υπογράφω προσωπικά συμβόλαια ή αναλαμβάνω επιχειρηματικές υποχρεώσεις;
3. Χρειάζομαι άμεσα προστασία ευθύνης;
4. Θα μειώσει η αναμονή έως την 1η Ιανουαρίου τα μη αναλογικά κρατικά τέλη;
5. Έχω επιλέξει τον σωστό τύπο οντότητας για τους στόχους μου;
6. Έχω οργανώσει τα αρχεία για τα προ-σύστασης έξοδα;
7. Χρειάζομαι βοήθεια με την υποβολή, την υπηρεσία εγγεγραμμένου αντιπροσώπου ή τις εργασίες συμμόρφωσης;

Αν η απάντηση στις τρεις πρώτες ερωτήσεις είναι ναι, η επιχείρηση συνήθως πρέπει να συσταθεί τώρα. Αν η επιχείρηση παραμένει ανενεργή, ο χρονισμός μπορεί να είναι πιο ευέλικτος.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Οι ιδρυτές συχνά κάνουν τα ίδια λάθη χρονισμού:

• Περιμένουν μέχρι να υπογράψουν συμβόλαια
• Υποθέτουν ότι η οντότητα προστατεύει αυτόματα την προ-σύστασης δραστηριότητα
• Αγνοούν τα ετήσια κρατικά τέλη όταν επιλέγουν ημερομηνία σύστασης
• Συστήνονται πολύ αργά για να διαχωριστούν καθαρά τα έξοδα εκκίνησης από τα προσωπικά έξοδα
• Επιλέγουν ημερομηνία μόνο με βάση την ευκολία και όχι τον κίνδυνο

Λίγος σχεδιασμός κάνει μεγάλη διαφορά. Η σωστή ημερομηνία υποβολής μπορεί να μειώσει την τριβή, να απλοποιήσει τη λογιστική και να δημιουργήσει σαφέστερα νομικά όρια από την αρχή.

Το συμπέρασμα

Η καλύτερη στιγμή για να συστήσετε μια επιχείρηση είναι συνήθως πριν η επιχείρησή σας αρχίσει ουσιαστική δραστηριότητα, όχι αφού προκύψουν προβλήματα ή υποχρεώσεις. Αν ήδη λειτουργείτε, η υποβολή νωρίτερα είναι γενικά η καλύτερη επιλογή, επειδή η ασπίδα ευθύνης ξεκινά όταν η οντότητα υπάρχει.

Αν βρίσκεστε κοντά στο τέλος του έτους και δεν έχετε ακόμη λανσάρει, η αναμονή έως την 1η Ιανουαρίου μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε ένα επιπλέον έτος μη αναλογικών κρατικών τελών. Αλλά αν η επιχείρηση είναι ήδη ενεργή, το κόστος της αναμονής συχνά είναι μεγαλύτερο από το κόστος της άμεσης σύστασης.

Η σωστή απάντηση εξαρτάται από το επιχειρηματικό σας μοντέλο, την έκθεση σε κίνδυνο και τους κανόνες διατήρησης της πολιτείας σας. Για πολλούς ιδρυτές, ο πρακτικός κανόνας είναι απλός: συστήστε νωρίς, κρατήστε καλά αρχεία και ευθυγραμμίστε την ημερομηνία υποβολής με την πραγματική έναρξη της επιχείρησης.