Impuestos sobre la nómina para nuevos dueños de negocio: una guía práctica 2026 sobre retenciones, depósitos y declaraciones

Si tu negocio tiene empleados, los impuestos sobre la nómina pasan a formar parte de tu ritmo operativo semanal o mensual casi de inmediato. Las reglas no son opcionales, pero sí son manejables una vez que entiendes qué se retiene, qué paga la empresa y cuándo el IRS espera depósitos y declaraciones.

Esta guía explica los impuestos sobre la nómina en lenguaje sencillo para que los nuevos dueños de negocio puedan configurar correctamente la nómina, evitar errores costosos y mantenerse organizados desde el primer pago de salario.

Qué son los impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina son impuestos vinculados a los salarios. Algunos se retienen del pago de los empleados, otros los paga el empleador y otros se comparten entre ambos.

En la práctica, los impuestos sobre la nómina normalmente incluyen:

• Retención del impuesto federal sobre la renta
• Impuesto del Seguro Social
• Impuesto de Medicare
• Retención adicional de Medicare para personas con ingresos altos
• Impuesto Federal de Desempleo (FUTA)
• Impuestos estatales y locales sobre la nómina, cuando corresponda

Si eres trabajador independiente y no tienes empleados, tu panorama fiscal es diferente. Los impuestos sobre la nómina generalmente aplican cuando pagas salarios a trabajadores como empleador.

¿Quién es responsable de pagar los impuestos sobre la nómina?

La responsabilidad de los impuestos sobre la nómina se divide en tres grupos:

• Montos pagados por el empleado: retención del impuesto federal sobre la renta, la parte del empleado del impuesto del Seguro Social, la parte del empleado del impuesto de Medicare y, cuando aplique, la retención adicional de Medicare
• Montos pagados por el empleador: la parte del empleador del impuesto del Seguro Social, la parte del empleador del impuesto de Medicare y el impuesto FUTA
• Montos estatales y locales: dependen de la ubicación del negocio y del trabajador

Incluso si usas software de nómina o un servicio de nómina, tu empresa sigue siendo responsable de retener, depositar y declarar correctamente.

Los principales impuestos federales sobre la nómina

Retención del impuesto federal sobre la renta

El impuesto federal sobre la renta se retiene del pago de los empleados según el Formulario W-4 del empleado y las tablas de retención del IRS en la Publicación 15-T. No existe una sola tasa plana de retención federal para todos los empleados.

El monto depende de factores como:

• Estado civil para efectos fiscales
• Otros trabajos o ingresos del hogar reportados en el Formulario W-4
• Dependientes y créditos reclamados
• Retención adicional solicitada por el empleado

Para los empleadores, el punto clave es simple: obtén un W-4 completo de cada nuevo empleado y úsalo de forma consistente en tu sistema de nómina.

Impuesto del Seguro Social

Para 2026, la tasa del impuesto del Seguro Social es 6.2% para el empleado y 6.2% para el empleador, para un total de 12.4% sobre los salarios sujetos a impuesto. El límite de base salarial del Seguro Social es de $184,500 por empleado para 2026.

Eso significa que solo retienes el impuesto del Seguro Social hasta que los salarios acumulados del empleado alcanzan el límite de base salarial. Después de ese punto, el impuesto del Seguro Social se detiene por el resto del año.

Impuesto de Medicare

La tasa del impuesto de Medicare es 1.45% para el empleado y 1.45% para el empleador, para un total de 2.9%.

A diferencia del impuesto del Seguro Social, el impuesto de Medicare no tiene límite de base salarial. Aplica a todos los salarios cubiertos.

Retención adicional de Medicare

Debes retener un impuesto adicional de Medicare de 0.9% de los salarios de un empleado una vez que los salarios pagados en el año calendario excedan los $200,000.

Algunos puntos importantes:

• El empleador retiene el impuesto una vez que los salarios superan los $200,000 para ese empleado
• El umbral de retención se basa en los salarios pagados por tu empresa, no en la obligación fiscal final del empleado
• El empleado puede deber más o menos al momento de presentar su declaración, según su situación general

Impuesto FUTA

FUTA es el impuesto federal de desempleo pagado por el empleador, no se retiene del pago de los empleados.

Para 2026, la tasa del impuesto FUTA es 6.0% sobre los primeros $7,000 de los salarios de cada empleado. En muchos casos, los impuestos estatales de desempleo reducen el monto total que una empresa termina pagando en impuesto federal de desempleo, pero los detalles dependen del estado y de la situación del empleador.

Los impuestos estatales sobre la nómina pueden cambiar la configuración

Las reglas federales sobre impuestos de nómina son solo una parte del panorama. Muchos estados también exigen uno o más de los siguientes conceptos:

• Retención del impuesto estatal sobre la renta
• Contribuciones al seguro estatal de desempleo
• Contribuciones al seguro por discapacidad
• Contribuciones para licencia familiar y médica pagada
• Impuestos locales o sobre el empleo

Las reglas estatales varían ampliamente, así que la configuración de tu nómina siempre debe incluir una revisión del estado donde trabaja el empleado, no solo donde está ubicada la sede de tu negocio.

Cómo funcionan los depósitos de impuestos sobre la nómina

El IRS exige que los empleadores depositen electrónicamente los impuestos laborales retenidos. En general, esos depósitos incluyen:

• Impuesto federal sobre la renta retenido
• Impuesto del Seguro Social del empleado
• Impuesto de Medicare del empleado
• Impuesto del Seguro Social del empleador
• Impuesto de Medicare del empleador
• Retención adicional de Medicare

El IRS usa dos calendarios básicos de depósito:

• Calendario de depósito mensual: por lo general, los depósitos vencen el día 15 del mes siguiente
• Calendario de depósito semisemanal: el momento del depósito depende de cuándo se pagaron los salarios

Tu calendario de depósito se basa en tu periodo retrospectivo, no en la frecuencia con la que procesas la nómina.

También existe la regla del depósito al día siguiente. Si acumulas una obligación fiscal sobre la nómina de $100,000 o más en cualquier día, por lo general debes depositarla al siguiente día hábil.

La mayoría de los empleadores usan el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales o algún otro método electrónico de pago aprobado por el IRS para realizar los depósitos.

Los formularios federales que necesitas

Formulario 941

La mayoría de los empleadores presentan el Formulario 941, Declaración trimestral federal del empleador, para reportar salarios, impuesto federal sobre la renta retenido e impuestos del Seguro Social y Medicare.

Las fechas de vencimiento generalmente son:

• 30 de abril para el primer trimestre
• 31 de julio para el segundo trimestre
• 31 de octubre para el tercer trimestre
• 31 de enero para el cuarto trimestre

Si realizaste todos los depósitos a tiempo y por el monto correcto, en algunos casos puedes tener 10 días adicionales para presentar.

Formulario 940

El Formulario 940 es la declaración anual del impuesto federal de desempleo. Reporta el impuesto FUTA del año y por lo general vence el 31 de enero.

W-2 y W-3

Al final del año, debes proporcionar a los empleados el Formulario W-2 y presentar el Formulario W-3 ante la Administración del Seguro Social. Estos formularios resumen los salarios y los impuestos del año calendario.

Lista práctica para el primer pago de nómina

Antes de emitir tu primer cheque de nómina, asegúrate de tener estos elementos en orden:

• Obtener un EIN
• Registrarte ante las agencias fiscales estatales donde tienes empleados
• Recabar el Formulario W-4 de cada empleado
• Completar la verificación del Formulario I-9 para cada trabajador, según corresponda
• Elegir software de nómina o un proveedor de nómina
• Configurar el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales u otro método federal aprobado
• Determinar tu calendario de depósitos
• Confirmar el número de cuenta de seguro de desempleo estatal y la frecuencia de presentación
• Crear un calendario de nómina con fechas de pago, fechas de depósito y vencimientos de presentación
• Decidir quién revisará la nómina antes de cada proceso

Una configuración ordenada importa más que la rapidez. Los errores de nómina a menudo se convierten en errores fiscales.

Errores comunes de los impuestos sobre la nómina que debes evitar

Usar tablas de retención antiguas

La retención del impuesto federal sobre la renta cambia cuando el IRS actualiza formularios y tablas. Si haces la nómina manualmente, usa la guía y las tablas vigentes del IRS.

Omitir la fecha límite del depósito

Depositar fuera de plazo puede generar penalizaciones incluso cuando el monto del impuesto es correcto. Un calendario de depósitos no es opcional.

Confundir impuestos del empleado y del empleador

Algunos impuestos se retienen del salario, mientras que otros los paga la empresa. Mantén separadas ambas categorías en tu sistema contable.

Olvidar las obligaciones estatales

Una empresa puede estar al día a nivel federal y aun así incumplir requisitos estatales de desempleo, retención o licencia pagada.

No conciliar los registros de nómina

Tus registros de nómina, las declaraciones del Formulario 941, los totales del W-2 y los libros contables deben coincidir. Concílialos con regularidad, no solo al final del año.

Cuándo conviene usar un servicio de nómina

Un servicio de nómina puede ser útil si tu empresa tiene:

• Varios empleados o contratistas
• Trabajadores en más de un estado
• Horas extra, bonos o comisiones recurrentes
• Preguntas complejas sobre retención
• Poco personal interno de contabilidad

Un servicio puede reducir la carga administrativa, pero no elimina tu responsabilidad de revisar los números y conservar los registros.

Mejores prácticas para mantener el cumplimiento

Un proceso sólido de nómina generalmente incluye:

• Procesar la nómina con un calendario fijo
• Revisar de inmediato los formularios fiscales de cada nuevo empleado
• Conciliar la nómina cada trimestre
• Llevar por separado los registros estatales y federales
• Guardar en un solo lugar comprobantes de depósitos, declaraciones y formularios de empleados
• Revisar las actualizaciones de las publicaciones del IRS al inicio de cada año

El objetivo no es la perfección en un solo ciclo de nómina. El objetivo es tener un sistema repetible y fácil de auditar.

Reflexión final

Los impuestos sobre la nómina son una de las primeras obligaciones recurrentes de cumplimiento que enfrentan los nuevos empleadores, y también una de las más fáciles de manejar mal si se acelera la configuración. La buena noticia es que las reglas se vuelven mucho más sencillas de administrar una vez que sabes qué impuestos aplican, cómo funcionan los depósitos y qué formularios vencen cada trimestre y cada año.

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Fuentes y referencias

• Publicación 15 (2026), Circular E, Guía fiscal del empleador
• Publicación 15-T, Métodos de retención del impuesto federal sobre la renta
• Resumen del Formulario 941
• Resumen del Formulario 940
• Resumen del EFTPS