Cukai Gaji untuk Pemilik Perniagaan Baharu: Panduan Praktikal 2026 tentang Potongan, Deposit dan Pemfailan

Jika perniagaan anda mempunyai pekerja, cukai gaji akan menjadi sebahagian daripada rutin operasi mingguan atau bulanan anda hampir serta-merta. Peraturannya bukan pilihan, tetapi ia boleh diuruskan apabila anda memahami apa yang perlu dipotong, apa yang syarikat anda bayar, dan bila IRS menjangkakan deposit serta pemfailan.

Panduan ini menghuraikan cukai gaji dalam bahasa yang mudah supaya pemilik perniagaan baharu boleh menyediakan sistem gaji dengan betul, mengelakkan kesilapan yang mahal, dan kekal teratur sejak gaji pertama lagi.

Apa itu cukai gaji

Cukai gaji ialah cukai yang berkaitan dengan upah. Ada yang dipotong daripada gaji pekerja, ada yang dibayar oleh majikan, dan ada juga yang dikongsi oleh kedua-duanya.

Secara praktikal, cukai gaji biasanya merangkumi:

• Potongan cukai pendapatan persekutuan
• Cukai Social Security
• Cukai Medicare
• Potongan Additional Medicare tax bagi individu berpendapatan tinggi
• Cukai Federal Unemployment Tax Act (FUTA)
• Cukai gaji negeri dan tempatan, jika berkenaan

Jika anda bekerja sendiri dan tidak mempunyai pekerja, gambaran cukai anda adalah berbeza. Cukai gaji biasanya terpakai apabila anda membayar upah kepada pekerja sebagai majikan.

Siapa yang bertanggungjawab membayar cukai gaji?

Tanggungjawab cukai gaji dibahagikan kepada tiga kategori:

• Amaun yang dibayar oleh pekerja: potongan cukai pendapatan persekutuan, bahagian Social Security pekerja, bahagian Medicare pekerja, dan Additional Medicare tax jika berkenaan
• Amaun yang dibayar oleh majikan: bahagian Social Security majikan, bahagian Medicare majikan, dan cukai FUTA
• Amaun negeri dan tempatan: ini bergantung pada lokasi perniagaan dan pekerja

Walaupun anda menggunakan perisian gaji atau perkhidmatan gaji, perniagaan anda masih bertanggungjawab ke atas potongan, deposit dan pemfailan yang tepat.

Cukai gaji persekutuan utama

Potongan cukai pendapatan persekutuan

Cukai pendapatan persekutuan dipotong daripada gaji pekerja berdasarkan Borang W-4 pekerja dan jadual potongan IRS dalam Publication 15-T. Tiada satu kadar potongan persekutuan yang tetap untuk semua pekerja.

Amaun tersebut bergantung pada faktor seperti:

• Status pemfailan
• Kerja lain atau pendapatan isi rumah yang dilaporkan pada Borang W-4
• Tanggungan dan kredit yang dituntut
• Potongan tambahan yang diminta oleh pekerja

Bagi majikan, perkara pentingnya mudah: dapatkan Borang W-4 yang lengkap daripada setiap pekerja baharu dan gunakan secara konsisten dalam sistem gaji anda.

Cukai Social Security

Bagi 2026, kadar cukai Social Security ialah 6.2% untuk pekerja dan 6.2% untuk majikan, menjadikan jumlah keseluruhan 12.4% ke atas upah bercukai. Had asas upah Social Security ialah $184,500 bagi setiap pekerja untuk 2026.

Ini bermaksud anda hanya memotong cukai Social Security sehingga upah terkumpul setahun pekerja mencapai had asas upah tersebut. Selepas itu, cukai Social Security dihentikan untuk baki tahun berkenaan.

Cukai Medicare

Kadar cukai Medicare ialah 1.45% untuk pekerja dan 1.45% untuk majikan, menjadikan jumlah keseluruhan 2.9%.

Tidak seperti cukai Social Security, cukai Medicare tidak mempunyai had asas upah. Ia terpakai kepada semua upah yang dilindungi.

Additional Medicare tax

Anda mesti memotong Additional Medicare tax sebanyak 0.9% daripada upah pekerja apabila upah yang dibayar kepada pekerja itu dalam tahun kalendar melebihi $200,000.

Beberapa perkara penting di sini:

• Majikan memotong cukai apabila upah melepasi $200,000 untuk pekerja tersebut
• Ambang potongan berdasarkan upah yang dibayar oleh perniagaan anda, bukan liabiliti cukai akhir pekerja
• Pekerja mungkin berhutang lebih atau kurang semasa musim cukai bergantung pada keadaan keseluruhan mereka

Cukai FUTA

FUTA ialah cukai pengangguran persekutuan yang dibayar oleh majikan, bukan dipotong daripada gaji pekerja.

Bagi 2026, kadar cukai FUTA ialah 6.0% ke atas $7,000 pertama bagi upah setiap pekerja. Dalam banyak kes, cukai pengangguran negeri mengurangkan amaun yang akhirnya perlu dibayar oleh perniagaan dalam cukai pengangguran persekutuan, tetapi butirannya bergantung pada negeri dan situasi majikan.

Cukai gaji negeri boleh mengubah persediaan

Peraturan cukai gaji persekutuan hanyalah sebahagian daripada keseluruhan gambaran. Banyak negeri juga memerlukan satu atau lebih perkara berikut:

• Potongan cukai pendapatan negeri
• Caruman insurans pengangguran negeri
• Caruman insurans hilang upaya
• Caruman cuti keluarga dan perubatan berbayar
• Cukai gaji atau cukai pekerjaan tempatan

Peraturan negeri berbeza-beza dengan ketara, jadi persediaan gaji anda harus sentiasa merangkumi semakan negeri tempat pekerja bekerja, bukan sekadar tempat ibu pejabat perniagaan anda.

Cara deposit cukai gaji berfungsi

IRS memerlukan majikan mendepositkan cukai pekerjaan yang dipotong secara elektronik. Secara umum, deposit tersebut merangkumi:

• Cukai pendapatan persekutuan yang dipotong
• Cukai Social Security pekerja
• Cukai Medicare pekerja
• Cukai Social Security majikan
• Cukai Medicare majikan
• Additional Medicare tax yang dipotong

IRS menggunakan dua jadual deposit utama:

• Jadual deposit bulanan: deposit biasanya perlu dibuat selewat-lewatnya pada hari ke-15 bulan berikutnya
• Jadual deposit separuh mingguan: masa deposit bergantung pada bila upah dibayar

Jadual deposit anda ditentukan oleh tempoh lookback anda, bukan oleh kekerapan anda menjalankan gaji.

Terdapat juga peraturan deposit pada hari berikutnya. Jika anda mengumpul liabiliti cukai pekerjaan sebanyak $100,000 atau lebih pada mana-mana hari, anda biasanya mesti membuat deposit pada hari perniagaan berikutnya.

Kebanyakan majikan menggunakan Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) atau kaedah pembayaran elektronik lain yang diluluskan IRS untuk membuat deposit.

Borang persekutuan yang anda perlukan

Borang 941

Kebanyakan majikan memfailkan Borang 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, untuk melaporkan upah, cukai pendapatan persekutuan yang dipotong, serta cukai Social Security dan Medicare.

Tarikh akhir biasanya ialah:

• 30 April untuk suku pertama
• 31 Julai untuk suku kedua
• 31 Oktober untuk suku ketiga
• 31 Januari untuk suku keempat

Jika anda membuat semua deposit tepat pada masanya dan sepenuhnya, anda mungkin mendapat tambahan 10 hari untuk memfailkan dalam sesetengah kes.

Borang 940

Borang 940 ialah penyata tahunan cukai pengangguran persekutuan. Ia melaporkan cukai FUTA bagi tahun tersebut dan biasanya perlu difailkan selewat-lewatnya pada 31 Januari.

W-2 dan W-3

Pada akhir tahun, anda mesti memberikan Borang W-2 kepada pekerja dan memfailkan Borang W-3 dengan Social Security Administration. Borang ini meringkaskan upah dan cukai bagi tahun kalendar tersebut.

Senarai semak praktikal untuk gaji pertama

Sebelum anda mengeluarkan gaji pertama, pastikan perkara berikut telah disediakan:

• Dapatkan EIN
• Daftar dengan agensi cukai negeri di tempat anda mempunyai pekerja
• Kumpulkan Borang W-4 daripada setiap pekerja
• Lengkapkan pengesahan Borang I-9 untuk setiap pekerja seperti yang dikehendaki
• Pilih perisian gaji atau pembekal perkhidmatan gaji
• Sediakan EFTPS atau kaedah pembayaran persekutuan lain yang diluluskan
• Tentukan jadual deposit anda
• Sahkan nombor akaun unemployment negeri anda dan kekerapan pemfailan
• Bina kalendar gaji untuk tarikh bayaran, tarikh deposit dan tarikh akhir pemfailan
• Tentukan siapa yang akan menyemak gaji sebelum setiap proses

Persediaan yang kemas lebih penting daripada kelajuan. Kesilapan gaji sering menjadi kesilapan cukai.

Kesilapan cukai gaji yang biasa dielakkan

Menggunakan jadual potongan lama

Potongan cukai pendapatan persekutuan berubah apabila borang dan jadual IRS dikemas kini. Jika anda mengurus gaji secara manual, gunakan panduan dan jadual IRS yang terkini.

Terlepas tarikh akhir deposit

Deposit lewat boleh menyebabkan penalti walaupun jumlah cukai itu sendiri betul. Kalendar deposit bukan pilihan.

Mengelirukan cukai pekerja dan majikan

Sesetengah cukai dipotong daripada upah, manakala yang lain dibayar oleh syarikat. Kekalkan kedua-dua kategori ini berasingan dalam sistem perakaunan anda.

Terlupa kewajipan negeri

Sebuah perniagaan boleh mematuhi sepenuhnya peraturan persekutuan tetapi masih terlepas keperluan pengangguran negeri, potongan negeri atau cuti berbayar.

Tidak menyelaraskan rekod gaji

Rekod gaji anda, pemfailan Borang 941, jumlah W-2 dan buku akaun harus sepadan. Lakukan penyelarasan secara berkala, bukan hanya pada akhir tahun.

Bila perkhidmatan gaji berbaloi

Perkhidmatan gaji boleh membantu jika perniagaan anda mempunyai:

• Ramai pekerja atau kontraktor
• Pekerja di lebih daripada satu negeri
• Kerja lebih masa, bonus atau komisen yang berulang
• Soalan potongan yang kompleks
• Kakitangan perakaunan dalaman yang terhad

Perkhidmatan boleh mengurangkan beban pentadbiran, tetapi ia tidak menghapuskan tanggungjawab anda untuk menyemak angka dan menyimpan rekod.

Amalan terbaik untuk kekal patuh

Proses gaji yang kukuh biasanya merangkumi:

• Menjalankan gaji pada jadual tetap
• Menyemak semua borang cukai pekerja baharu dengan segera
• Menyelaraskan gaji setiap suku tahun
• Menjejak pendaftaran negeri secara berasingan daripada pemfailan persekutuan
• Menyimpan salinan deposit, pemfailan dan borang pekerja di satu tempat
• Menyemak kemas kini penerbitan IRS pada permulaan setiap tahun

Matlamatnya bukan kesempurnaan dalam satu kitaran gaji. Matlamatnya ialah sistem yang boleh diulang dan mudah diaudit.

Penutup

Cukai gaji ialah salah satu tanggungjawab pematuhan berulang yang pertama bagi majikan baharu, dan juga antara yang paling mudah tersilap jika persediaan dibuat dengan tergesa-gesa. Khabar baiknya, peraturannya menjadi jauh lebih mudah diurus sebaik sahaja anda tahu cukai mana yang terpakai, bagaimana deposit berfungsi, dan borang mana yang perlu difailkan setiap suku tahun dan setiap tahun.

Jika anda masih membina asas syarikat anda, Zenind boleh membantu anda kekal teratur dalam aspek penubuhan dan pematuhan berterusan supaya gaji tidak menjadi perkara yang diabaikan.

Sumber dan rujukan

• Publication 15 (2026), Circular E, Employer’s Tax Guide
• Publication 15-T, Federal Income Tax Withholding Methods
• Gambaran keseluruhan Form 941
• Gambaran keseluruhan Form 940
• Gambaran keseluruhan EFTPS