Impuestos sobre la nómina para nuevos propietarios de negocios: una guía práctica de 2026 sobre retenciones, depósitos y declaraciones

Si tu empresa tiene empleados, los impuestos sobre la nómina pasan a formar parte de tu rutina operativa semanal o mensual casi de inmediato. Las reglas no son opcionales, pero se pueden gestionar una vez que entiendes qué se retiene, qué paga tu empresa y cuándo el IRS espera los depósitos y las declaraciones.

Esta guía desglosa los impuestos sobre la nómina en un lenguaje sencillo para que los nuevos propietarios de negocios puedan configurar la nómina correctamente, evitar errores costosos y mantenerse organizados desde la primera nómina.

Qué son los impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina son impuestos vinculados a los salarios. Algunos se retienen de las nóminas de los empleados, otros los paga el empleador y otros se reparten entre ambos.

En la práctica, los impuestos sobre la nómina suelen incluir:

• Retención del impuesto federal sobre la renta
• Impuesto de la Seguridad Social
• Impuesto de Medicare
• Retención adicional de Medicare para salarios altos
• Impuesto de la Federal Unemployment Tax Act (FUTA)
• Impuestos estatales y locales sobre la nómina, cuando corresponda

Si trabajas por cuenta propia y no tienes empleados, tu situación fiscal es distinta. Los impuestos sobre la nómina suelen aplicarse cuando pagas salarios a trabajadores en calidad de empleador.

¿Quién es responsable de pagar los impuestos sobre la nómina?

La responsabilidad de los impuestos sobre la nómina se divide en tres bloques:

• Importes pagados por el empleado: retención del impuesto federal sobre la renta, la parte del empleado del impuesto de la Seguridad Social, la parte del empleado del impuesto de Medicare y, cuando corresponda, la retención adicional de Medicare
• Importes pagados por el empleador: la parte del empleador del impuesto de la Seguridad Social, la parte del empleador del impuesto de Medicare y el impuesto FUTA
• Importes estatales y locales: dependen de la ubicación de la empresa y del trabajador

Aunque utilices software de nómina o un servicio de nómina, tu empresa sigue siendo responsable de retener, depositar y declarar correctamente.

Los principales impuestos federales sobre la nómina

Retención del impuesto federal sobre la renta

El impuesto federal sobre la renta se retiene del salario del empleado según el Formulario W-4 del empleado y las tablas de retención del IRS de la Publicación 15-T. No existe un único tipo federal fijo de retención para todos los empleados.

El importe depende de factores como:

• Estado civil a efectos fiscales
• Otros trabajos o ingresos del hogar indicados en el Formulario W-4
• Personas a cargo y créditos reclamados
• Retención adicional solicitada por el empleado

Para los empleadores, la idea clave es sencilla: obtiene un W-4 cumplimentado de cada nuevo empleado y úsalo de forma coherente en tu sistema de nómina.

Impuesto de la Seguridad Social

Para 2026, el tipo del impuesto de la Seguridad Social es del 6,2% para el empleado y del 6,2% para el empleador, para un total del 12,4% sobre los salarios sujetos a impuesto. El límite de base salarial de la Seguridad Social es de 184.500 dólares por empleado para 2026.

Eso significa que solo retienes el impuesto de la Seguridad Social hasta que los salarios acumulados del empleado alcanzan el límite de base salarial. A partir de ese momento, el impuesto de la Seguridad Social deja de aplicarse durante el resto del año.

Impuesto de Medicare

El tipo del impuesto de Medicare es del 1,45% para el empleado y del 1,45% para el empleador, para un total del 2,9%.

A diferencia del impuesto de la Seguridad Social, el impuesto de Medicare no tiene límite de base salarial. Se aplica a todos los salarios cubiertos.

Retención adicional de Medicare

Debes retener un 0,9% adicional de Medicare sobre los salarios de un empleado una vez que los salarios pagados al empleado en el año natural superen los 200.000 dólares.

Conviene tener en cuenta algunos puntos:

• El empleador retiene el impuesto una vez que los salarios superan los 200.000 dólares para ese empleado
• El umbral de retención se basa en los salarios pagados por tu empresa, no en la obligación fiscal final del empleado
• El empleado puede deber más o menos en el momento de presentar la declaración, según su situación global

Impuesto FUTA

El FUTA es el impuesto federal por desempleo que paga el empleador, no se retiene de las nóminas de los empleados.

Para 2026, el tipo del impuesto FUTA es del 6,0% sobre los primeros 7.000 dólares de salarios de cada empleado. En muchos casos, los impuestos estatales por desempleo reducen la cantidad que finalmente debe una empresa en concepto de impuesto federal por desempleo, pero los detalles dependen del estado y de la situación del empleador.

Los impuestos estatales sobre la nómina pueden cambiar la configuración

Las normas federales sobre la nómina son solo una parte del panorama. Muchos estados también exigen uno o varios de los siguientes conceptos:

• Retención del impuesto estatal sobre la renta
• Contribuciones al seguro estatal de desempleo
• Contribuciones al seguro por incapacidad
• Contribuciones a permisos retribuidos por motivos familiares y médicos
• Impuestos locales sobre la nómina o el empleo

Las normas estatales varían mucho, así que la configuración de tu nómina siempre debe incluir una revisión del estado en el que trabaja el empleado, no solo de donde está la sede de tu empresa.

Cómo funcionan los depósitos de los impuestos sobre la nómina

El IRS exige que los empleadores depositen electrónicamente los impuestos laborales retenidos. En general, esos depósitos incluyen:

• Impuesto federal sobre la renta retenido
• Impuesto de la Seguridad Social del empleado
• Impuesto de Medicare del empleado
• Impuesto de la Seguridad Social del empleador
• Impuesto de Medicare del empleador
• Retención adicional de Medicare

El IRS utiliza dos calendarios básicos de depósito:

• Calendario de depósito mensual: los depósitos suelen vencerse el día 15 del mes siguiente
• Calendario de depósito quincenal: el plazo del depósito depende de cuándo se pagaron los salarios

Tu calendario de depósitos se basa en tu período de referencia, no en la frecuencia con la que ejecutas la nómina.

También existe una norma de depósito al día siguiente. Si acumulas 100.000 dólares o más de obligación fiscal laboral en un solo día, en general debes depositar antes del siguiente día laborable.

La mayoría de los empleadores utilizan el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales o otro método de pago electrónico aprobado por el IRS para realizar los depósitos.

Los formularios federales que necesitas

Formulario 941

La mayoría de los empleadores presentan el Formulario 941, Declaración Trimestral Federal del Empleador, para informar de los salarios, del impuesto federal sobre la renta retenido y de los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare.

Las fechas de vencimiento suelen ser:

• 30 de abril para el primer trimestre
• 31 de julio para el segundo trimestre
• 31 de octubre para el tercer trimestre
• 31 de enero para el cuarto trimestre

Si realizaste todos los depósitos a tiempo y en su totalidad, en algunos casos puedes disponer de 10 días adicionales para presentar la declaración.

Formulario 940

El Formulario 940 es la declaración anual del impuesto federal por desempleo. Informa sobre el impuesto FUTA del año y, por lo general, vence el 31 de enero.

W-2 y W-3

Al final del año, debes entregar a los empleados el Formulario W-2 y presentar el Formulario W-3 ante la Administración de la Seguridad Social. Estos formularios resumen los salarios y los impuestos del año natural.

Lista práctica para la primera nómina

Antes de emitir tu primera nómina, asegúrate de que estos elementos estén preparados:

• Obtener un EIN
• Registrarte en las agencias tributarias estatales donde tengas empleados
• Recoger el Formulario W-4 de cada empleado
• Completar la verificación del Formulario I-9 para cada trabajador cuando sea necesario
• Elegir un software de nómina o un proveedor de nómina
• Configurar EFTPS o otro método de pago federal aprobado
• Determinar tu calendario de depósitos
• Confirmar tu número de cuenta de seguro de desempleo estatal y la periodicidad de presentación
• Crear un calendario de nómina con fechas de pago, fechas de depósito y plazos de presentación
• Decidir quién revisará la nómina antes de cada proceso

Una configuración limpia importa más que la rapidez. Los errores de nómina suelen convertirse en errores fiscales.

Errores comunes en los impuestos sobre la nómina que debes evitar

Usar tablas de retención antiguas

La retención del impuesto federal sobre la renta cambia cuando se actualizan los formularios y las tablas del IRS. Si haces la nómina manualmente, utiliza la guía y las tablas vigentes del IRS.

No cumplir la fecha de depósito

Depositar tarde puede generar sanciones incluso cuando el importe del impuesto es correcto. Un calendario de depósitos no es opcional.

Confundir los impuestos del empleado y del empleador

Algunos impuestos se retienen de los salarios, mientras que otros los paga la empresa. Mantén ambas categorías separadas en tu sistema contable.

Olvidar las obligaciones estatales

Una empresa puede cumplir correctamente a nivel federal y, aun así, incumplir requisitos estatales de desempleo, retención o permisos retribuidos.

No conciliar los registros de nómina

Tus registros de nómina, las declaraciones del Formulario 941, los totales del W-2 y tus libros contables deben coincidir. Haz la conciliación con regularidad, no solo al final del año.

Cuándo merece la pena un servicio de nómina

Un servicio de nómina puede ayudarte si tu empresa tiene:

• Varios empleados o contratistas
• Trabajadores en más de un estado
• Horas extra, primas o comisiones recurrentes
• Cuestiones complejas de retención
• Poco personal interno de contabilidad

Un servicio puede reducir la carga administrativa, pero no elimina tu responsabilidad de revisar los importes y conservar los registros.

Buenas prácticas para mantener el cumplimiento

Un proceso sólido de nómina suele incluir:

• Ejecutar la nómina con una periodicidad fija
• Revisar inmediatamente los formularios fiscales de cada nueva contratación
• Conciliar la nómina cada trimestre
• Llevar por separado las inscripciones estatales y las declaraciones federales
• Conservar en un solo lugar copias de depósitos, declaraciones y formularios de empleados
• Revisar las actualizaciones de las publicaciones del IRS al inicio de cada año

El objetivo no es la perfección en un ciclo de nómina. El objetivo es un sistema repetible y fácil de auditar.

Reflexión final

Los impuestos sobre la nómina son una de las primeras obligaciones de cumplimiento recurrentes a las que se enfrentan los nuevos empleadores, y también una de las áreas más fáciles de gestionar mal si se configura con prisas. La buena noticia es que las reglas se vuelven mucho más manejables una vez que sabes qué impuestos se aplican, cómo funcionan los depósitos y qué formularios vencen cada trimestre y cada año.

Si todavía estás construyendo la base de tu empresa, Zenind puede ayudarte a mantener el orden en la constitución y en el cumplimiento continuo para que la nómina no se convierta en una tarea secundaria.

Fuentes y referencias

• Publicación 15 (2026), Circular E, Guía fiscal del empleador
• Publicación 15-T, Métodos de retención del impuesto federal sobre la renta
• Resumen del Formulario 941
• Resumen del Formulario 940
• Resumen de EFTPS