7 syytä, miksi työntekijät alisuoriutuvat, ja mitä yrityksen omistajat voivat tehdä asialle

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on virstanpylväs jokaiselle perustajalle. Se tarkoittaa, että LLC:si tai corporationisi ei ole enää vain paperilla oleva ajatus. Siitä on tulossa oikea liiketoiminta, jossa on järjestelmiä, vastuita ja ihmisiä, joiden on tuotettava tuloksia.

Kun yritys alkaa lisätä tiimin jäseniä, esiin nousee kuitenkin tuttu haaste: alisuoriutuminen. Työ voi viivästyä, laatu voi heikentyä, viestintä voi katketa tai uusi työntekijä voi vaikuttaa etäiseltä. Ongelma ei aina ole laiskuus. Monissa tapauksissa alisuoriutuminen on johtamiseen, prosesseihin tai sopivuuteen liittyvä ongelma, joka voidaan korjata.

Pienyritysten omistajille, erityisesti niille, jotka rakentavat yritystä perustamisen jälkeen, on olennaista ymmärtää, miksi työntekijät alisuoriutuvat. Selkeät odotukset, hyvä rekrytointi ja vahvat johtamiskäytännöt suojaavat aikaasi, vähentävät vaihtuvuutta ja auttavat yritystäsi kasvamaan vakaalle pohjalle.

1. Odotuksia ei koskaan määritelty selkeästi

Yksi yleinen syy työntekijöiden alisuoriutumiseen on yksinkertainen: he eivät tiedä tarkalleen, miltä onnistuminen näyttää.

Jos tehtävä on kuvattu epämääräisesti tai prioriteetit muuttuvat joka viikko, työntekijät voivat käyttää aikaa vääriin asioihin. He saattavat uskoa toimivansa hyvin, vaikka johto näkee määräaikojen laiminlyöntiä tai heikkoa tuotosta.

Mitä tehdä

• Laadi selkeät tehtävänkuvaukset ennen rekrytointia.
• Määritä päivittäiset, viikoittaiset ja kuukausittaiset vastuut.
• Selitä, miten suoriutumista mitataan.
• Aseta mitattavia tavoitteita, älä vain yleisiä ohjeita.
• Käy odotukset läpi perehdytyksessä ja uudelleen ensimmäisten viikkojen jälkeen.

Selkeys vähentää epävarmuutta ja antaa työntekijöille tavoitteen, johon he voivat aidosti yltää. Se tekee myös suoriutumiskeskusteluista helpompia, koska molemmat osapuolet tietävät, mistä on sovittu.

2. Työntekijää ei koulutettu riittävästi

Vahvakin rekrytointi voi takkuilla, jos perehdytys on puutteellinen. Monet perustajat olettavat, että fiksu työntekijä selvittää kaiken nopeasti. Tämä oletus johtaa usein vältettävissä oleviin virheisiin.

Koulutus ei tarkoita vain sen näyttämistä, missä tiedostot ovat tai mitä ohjelmistoa käytetään. Se kattaa myös liiketoimintakontekstin, sisäiset laatustandardit, viestintätavat ja päätösvallan rajat.

Mitä tehdä

• Luo toistettava perehdytysprosessi.
• Dokumentoi keskeiset työnkulut ja vakiotoimintamallit.
• Nimeä uudelle työntekijälle mentori, esimies tai kokenut tiimin jäsen.
• Palaa koulutukseen 30, 60 ja 90 päivän kohdalla.
• Kysy uusilta työntekijöiltä, missä he kokevat epävarmuutta.

Hyvä koulutus lyhentää oppimiskäyrää ja estää pieniä virheitä kasvamasta kalliiksi ongelmiksi. Se antaa myös uusille työntekijöille varmuutta, mikä usein parantaa suoritusta nopeasti.

3. Rooli ei sovi henkilölle hyvin

Joskus alisuoriutuminen ei johdu yrityksen puutteesta vaan siitä, että työ ja henkilö eivät sovi yhteen.

Työntekijällä voi olla vahvat analyyttiset taidot, mutta hänet on sijoitettu rooliin, jossa vaaditaan jatkuvaa asiakaskontaktia. Toinen voi olla luova, mutta kamppailla erittäin rakenteistetussa ympäristössä. Jos yritys sivuuttaa sopivuuden, se voi päätyä yrittämään pakottaa väärän henkilön väärään paikkaan.

Mitä tehdä

• Arvioi taidot ennen rekrytointia, ei vasta sen jälkeen.
• Sovi vastuut henkilön vahvuuksien mukaan.
• Kiinnitä huomiota viestintätyyliin, työtahtiin ja työskentelytapoihin.
• Siirrä tehtäviä uudelleen aina kun mahdollista ennen irtisanomisen harkitsemista.
• Käytä koeaikoja sopivuuden varmistamiseen varhaisessa vaiheessa.

Parempi roolisopivuus parantaa motivaatiota, tuloksia ja sitoutumista. Se auttaa myös omistajia rakentamaan tiimin, joka tukee liiketoimintamallia sen sijaan, että se olisi sitä vastaan.

4. Esihenkilöt antavat liian vähän tai liian paljon ohjausta

Työntekijät suoriutuvat heikommin, kun johtaminen on epäjohdonmukaista. Toiset jätetään täysin oman onnensa nojaan. Toisia taas valvotaan liian tarkasti, jolloin he menettävät mahdollisuuden toimia itsenäisesti. Molemmat ääripäät aiheuttavat ongelmia.

Liian vähäinen ohjaus johtaa myöhästyneisiin määräaikoihin ja epäselvään vastuuseen. Liiallinen ohjaus synnyttää mikromanageerausta, heikentää luottamusta ja voi vähentää oma-aloitteisuutta.

Mitä tehdä

• Aseta seurantarytmi työntekijän kokemustason mukaan.
• Seuraa edistymistä ilman, että puutut jokaiseen tehtävään.
• Anna palautetta, joka on täsmällistä ja oikea-aikaista.
• Anna osaavien työntekijöiden tehdä päätöksiä määriteltyjen rajojen sisällä.
• Lisää ohjausta vain silloin, kun suoriutumista koskeva data osoittaa siihen tarpeen.

Hyvä johtaminen luo rakennetta tukahduttamatta aloitteellisuutta. Työntekijät toimivat yleensä paremmin, kun he ymmärtävät sekä rajat että vapauden niiden sisällä.

5. Työntekijä ei näe syytä välittää

Ihmiset suoriutuvat yleensä paremmin, kun he ymmärtävät, miksi heidän työllään on merkitystä.

Jos työntekijät kokevat, että heidän tehtävänsä ovat merkityksettömiä, toistuvia tai irti yrityksen tavoitteista, sitoutuminen laskee. Työstä tulee jotain, mikä vain suoritetaan loppuun, ei jotain, mitä omistetaan.

Tämä korostuu erityisesti pienyrityksissä. Työntekijät tekevät usein enemmän töitä, kun he näkevät oman panoksensa suoran vaikutuksen asiakkaisiin, liikevaihtoon tai kasvuun.

Mitä tehdä

• Selitä, miksi tehtävä on tärkeä liiketoiminnalle.
• Liitä yksittäinen työ laajempiin yritystavoitteisiin.
• Tunnusta hyvä suoritus julkisesti silloin, kun se on tarkoituksenmukaista.
• Luo mahdollisuuksia omistajuuteen.
• Tarjoa kehittymispolkuja, jotta työntekijä näkee tulevaisuuden yrityksessä.

Motivaatio ei synny pelkistä iskulauseista. Se syntyy merkityksestä, tunnustuksesta ja siitä tunteesta, että ponnistelut vievät johonkin arvokkaaseen.

6. Yrityksellä ei ole oikeita järjestelmiä

Alisuoriutuminen voi olla oire heikoista järjestelmistä eikä heikoista työntekijöistä.

Jos työ on hajallaan liian monessa taulukossa, sähköpostissa ja viestissä, virheiden todennäköisyys kasvaa. Jos määräaikoja ei seurata, prioriteetit eivät ole näkyvissä ja hyväksynnät ovat epäjohdonmukaisia, jopa osaavat työntekijät kamppailevat toimitusten kanssa.

Mitä tehdä

• Keskitä tehtävät projektinhallintatyökaluun.
• Vakiinnuta toistuvat työnkulut.
• Käytä malleja yleisissä asiakirjoissa ja viestinnässä.
• Rakenna yksinkertaiset hyväksymisprosessit.
• Tarkastele pullonkauloja säännöllisesti.

Järjestelmät tekevät suoriutumisesta toistettavaa. Ne vähentävät myös riippuvuutta muistista, arvailusta ja viime hetken korjauksista.

7. Henkilökohtaiset ongelmat tai työpaikan kulttuuri häiritsevät työtä

Joskus työntekijän suoriutuminen heikkenee, koska jokin työn ulkopuolinen asia vaikuttaa häneen. Toisissa tapauksissa itse työpaikka aiheuttaa stressiä konfliktien, luottamuksen puutteen tai heikon viestinnän vuoksi.

Yrityksen omistajan ei tarvitse ratkaista jokaista henkilökohtaista ongelmaa, mutta johtamisen tulisi huomata suorituksen muutokset ja reagoida niihin ammattimaisesti.

Mitä tehdä

• Reagoi äkillisiin suorituksen laskuihin varhain.
• Käy yksityisiä, kunnioittavia keskusteluja.
• Kysy, tarvitseeko työntekijä tukea tai selkeyttä.
• Tarkkaile tiimin ristiriitoja, uupumusta tai epärealistisia työkuormia.
• Vahvista vastuullisuuden ja kunnioituksen kulttuuria.

Terve työpaikka ei poista kaikkia ongelmia, mutta se vähentää kitkaa, joka aiheuttaa vältettävää alisuoriutumista.

Miten pienyritysten omistajien tulisi toimia

Jos työntekijä alisuoriutuu, älä hyppää suoraan syyttelyyn. Aloita tilanteen arvioinnilla.

Kysy nämä kysymykset:

• Oliko odotus selkeä?
• Saiko työntekijä riittävän koulutuksen?
• Onko tämä oikea rooli tälle henkilölle?
• Auttaako vai haittaako järjestelmä suoriutumista?
• Onko johtaminen johdonmukaista?
• Onko tiimiä koskeva kulttuuriongelma olemassa?

Kun tunnistat syyn, voit valita oikean ratkaisun. Se voi tarkoittaa parempaa koulutusta, tarkennettuja odotuksia, parempaa ohjausta tai tehtävien uudelleensijoittamista.

Perustajille tämä on osa oikean yrityksen rakentamista. Yhtiön perustaminen on juridinen alku. Luotettavan tiimin rakentaminen on se, mikä tekee tästä yhtiöstä kestävän yrityksen.

Yksinkertainen suorituskyvyn parantamisprosessi

Kun suoriutuminen jää jälkeen odotuksista, käytä jäsenneltyä toimintatapaa:

1. Dokumentoi ongelma.
2. Tapaa työntekijä kahden kesken.
3. Selitä odotuksen ja lopputuloksen välinen ero.
4. Varmista juurisyy.
5. Aseta lyhyt parannusaikataulu.
6. Tarjoa tukea ja seurantaa.
7. Arvioi uudelleen ja päätä seuraava askel.

Tämä prosessi on oikeudenmukainen, selkeä ja helpompi perustella kuin tunnepohjainen reagointi. Se auttaa myös rehellisiä työntekijöitä parantamaan suoritustaan ennen kuin tilanne muuttuu peruuttamattomaksi.

Lopuksi

Työntekijät alisuoriutuvat monista syistä, ja tehokkaimmat johtajat katsovat pintaa syvemmälle. Joskus ongelma on taitojen puute. Joskus kyse on epäselvästä ohjauksesta, heikoista järjestelmistä tai huonosta sopivuudesta. Toisinaan itse yritys aiheuttaa epäselvyyttä, joka voitaisiin korjata paremmalla rakenteella.

Pienyritysten omistajille tavoite ei ole vain palkata ihmisiä. Tarkoitus on rakentaa ympäristö, jossa ihmiset voivat onnistua. Se tarkoittaa selkeitä rooleja, johdonmukaista johtamista, hyvää perehdytystä ja järjestelmiä, jotka tukevat kasvua.

Mitä vahvempi sisäinen rakenteesi on, sitä helpompi on skaalata liiketoimintaasi luottavaisin mielin.