Voiko yrityksen nimessä käyttää symboleja? Osavaltion ja IRS:n säännöt selitettynä

Yrityksen nimen valinta on sekä brändipäätös että oikeudellinen rekisteröintipäätös. Symbolit ja välimerkit voivat tehdä nimestä mieleenpainuvan, mutta ne voivat myös aiheuttaa ongelmia, kun jätät perustamisasiakirjoja, haet EIN-tunnusta, avaat pankkitiliä tai rakennat verkkonäkyvyyttä.

Perustettaessa LLC:tä, corporationia tai muuta Yhdysvalloissa toimivaa yhtiötä turvallisin tapa on testata nimi joka kulmasta ennen hakemuksen jättämistä. Nimi, joka näyttää luovalta logossa, voi silti olla kömpelö virallisissa rekistereissä. Tavoitteena on nimi, joka on erottuva, sääntöjen mukainen, helposti haettava ja helppo käyttää kaikkialla, missä yrityksesi esiintyy.

Miksi perustajat lisäävät symboleja ja välimerkkejä

Symbolit voivat auttaa nimeä erottumaan ruuhkaisilla markkinoilla. Ne voivat:

• luoda selkeämmän visuaalisen rytmin
• viestiä modernista brändi-identiteetistä
• erottaa sanat mieleenpainuvalla tavalla
• tehdä geneerisestä ilmauksesta erottuvamman

Väliviiva voi tehdä pitkästä nimestä helpommin luettavan. &-merkki voi tehdä kumppanuustyyppisestä nimestä tiiviimmän. Piste tai kauttaviiva voi viitata digitaaliseen tai tekniseen brändiin. Toisin sanoen välimerkit voivat olla hyödyllisiä.

Ongelma on se, että brändäys ja sääntely eivät aina noudata samoja sääntöjä.

Osavaltion säännöt eivät ole samat kuin IRS:n säännöt

Osavaltion rekisteröintiviranomainen päättää, voidaanko oikeudellinen yrityksen nimi hyväksyä perustamista tai rekisteröintiä varten. IRS päättää, miten kyseinen nimi merkitään liittovaltion verotustarkoituksiin. Pankit, palkanlaskentapalvelut, maksunvälittäjät ja verkkopalvelut voivat soveltaa omia muotoilusääntöjään.

Se tarkoittaa, että yhdellä yrityksellä voi olla useita versioita samasta nimestä:

• oikeudellinen nimi perustamisasiakirjassa
• IRS:n käyttämä versio verotietoja varten
• pankin näyttämä muoto
• versio, joka näkyy laskuissa, verkkosivuilla ja sosiaalisen median profiileissa

Jos nämä versiot eivät ole yhdenmukaisia, seurauksena voi olla ongelmia. Eriävä nimi voi viivästyttää hakemuksia, aiheuttaa IRS:n korjauksia, hämmentää asiakkaita ja vaikeuttaa kirjanpidon yhdenmukaisuutta.

Mitä IRS hyväksyy

IRS on useimpien perustajien odotuksia tiukempi. Yrityksen nimen ja EIN-tunnuksen käsittelyssä IRS:n järjestelmät hyväksyvät yritysnimissä yleensä vain kirjaimet, numerot, väliviivat ja &-merkit. Muut symbolit on yleensä poistettava, korvattava tai kirjoitettava auki.

Tämä on tärkeää EIN-hakemuksessa, koska perustamisasiakirjassa oleva oikeudellinen nimi ei välttämättä sovi suoraan IRS-lomakkeeseen. Jos nimessäsi on merkkejä kuten:

• heittomerkkejä
• kauttaviivoja
• plus-merkkejä
• @-merkkejä
• pisteitä
• risuaitoja
• muita koristeellisia symboleja

saatat joutua yksinkertaistamaan merkinnän EIN-hakemuksessa.

Yleisiä muutoksia ovat:

• symbolin poistaminen kokonaan
• kauttaviivan korvaaminen väliviivalla
• symbolin kirjoittaminen sanoin
• sellaisten välimerkkien poistaminen, joita IRS:n järjestelmä ei tunnista

Esimerkiksi nimi kuten North/South Ventures LLC saatetaan joutua merkitsemään väliviivalla tai välilyönnillisellä muodolla käyttötarkoituksesta riippuen. Nimi kuten Bright + Bold LLC voi joutua muotoon Bright Plus Bold LLC tai Bright Bold LLC.

Tärkein asia on yhdenmukaisuus. IRS välittää vähemmän ulkoisesta tyylittelyistä ja enemmän siitä, että nimi voidaan käsitellä luotettavasti.

Merkit, jotka aiheuttavat usein ongelmia

&-merkki

&-merkki on laajasti hyväksytty brändäyksessä ja on yksi yleisimmistä välimerkeistä yhtiönnimissä. Se voi olla hyödyllinen silloin, kun kahden perustajan tai kahden ajatuksen halutaan näyttäytyvän tasavertaisina.

Silti kannattaa testata, miltä se näyttää perustamisasiakirjoissa, verkkotunnuksessa, sähköpostiosoitteessa ja verotiedoissa. Joskus &-merkki on sallittu, mutta sen ympärillä olevat järjestelmät eivät näytä sitä siististi.

Väliviiva

Väliviivat ovat yleensä helpoimpia välimerkkejä käyttää. Ne voivat parantaa luettavuutta ja ovat tavallisesti hyväksyttyjä sekä osavaltioiden rekisteröintijärjestelmissä että IRS:ssä.

Haittapuolena on hakukäyttäytyminen. Osa käyttäjistä kirjoittaa väliviivan, osa jättää sen pois. Jos brändisi nojaa hakuliikenteeseen, varmista, että verkkosivusi ja SEO-strategiasi huomioivat molemmat muodot.

Heittomerkki

Heittomerkit ovat yleisiä omistusmuotoisissa nimissä, mutta ne aiheuttavat usein kitkaa viranomaisjärjestelmissä, sähköposteissa ja digitaalisissa lomakkeissa. Ne voivat olla myös kömpelöitä URL-osoitteissa ja tiedostonimissä.

Jos haluamasi oikeudellinen nimi sisältää heittomerkin, varaudu siihen, että liittovaltion verotietojen versio voi olla yksinkertaistettu. Myös yhteensopivan verkkotunnuksen varaaminen ilman heittomerkkiä voi olla järkevää.

Kauttaviivat

Kauttaviivat ovat visuaalisesti vahvoja, mutta ne sopivat usein huonosti oikeudellisiin hakemuksiin ja verkkopalveluihin. Ne voidaan sekoittaa URL-osoitteiden ja tiedostonimien polkumerkkeihin, ja ne vaativat usein korvaamista.

Monissa tapauksissa väliviiva tai välilyönteihin perustuva versio on helpompi käyttää kaikissa järjestelmissä.

Pisteet ja plus-merkit

Pisteet ja plus-merkit voivat näyttää tyylikkäiltä logossa, mutta ne aiheuttavat usein ongelmia virallisissa rekistereissä ja hauissa. Jotkin järjestelmät poistavat ne, toiset tulkitsevat ne komentoina tai erotinmerkkeinä.

Jos brändikonsepti riippuu niistä, suunnittele alusta alkaen selkeä tekstimuotoinen varaversio.

Haettavuus on tärkeämpää kuin moni perustaja ajattelee

Mieleenpainuva nimi on hyödyllinen vain, jos ihmiset löytävät sen.

Erikoismerkit voivat aiheuttaa epäjohdonmukaisuuksia seuraavissa:

• hakukoneet
• sosiaalisen median tunnukset
• sähköpostiosoitteet
• verkkotunnukset
• karttapalvelut
• sovellushakemistot
• maksusivut

Asiakas voi esimerkiksi hakea nimeä ilman välimerkkejä, kun taas verkkosivusi käyttää logoissa välimerkkejä. Hakukoneet yleensä osaavat käsitellä tämän, mutta eivät aina tavalla, joka säilyttää alkuperäisen brändin juuri sellaisena kuin halusit.

Siksi monet perustajat valitsevat oikeudellisen nimen, joka on selkeä ja helppo kirjoittaa, ja käyttävät sitten suunnittelua, typografiaa ja viestintää tehdäkseen brändistä erottuvan.

Miten valita nimi, joka toimii kaikkialla

Vahvan yritysnimen pitäisi läpäistä neljä testiä.

1. Se on laillisesti saatavilla

Ennen hakemuksen jättämistä tarkista, onko nimi saatavilla siinä osavaltiossa, jossa aiot perustaa yhtiön. Jos perustat Delawareen tai muuhun suosittuun osavaltioon, nimen saatavuus on vasta ensimmäinen askel. Lisäksi sinun on varmistettava, että nimi täyttää osavaltion nimeämissäännöt.

2. Sen voi ilmoittaa IRS:lle

Jos nimi sisältää välimerkkejä, testaa, voiko sen yksinkertaistaa EIN-hakemukseen menettämättä identiteettiä. Nimeämisvalinta, joka näyttää paperilla tyylikkäältä, voi muuttua hakemusselvittelyksi, jos IRS-versiota on vaikea sovittaa osavaltion versioon.

3. Sitä voi käyttää päivittäisessä toiminnassa

Kysy itseltäsi, toimiiko nimi seuraavissa:

• sopimukset
• laskut
• pankkipalvelut
• verolomakkeet
• palkanlaskentajärjestelmät
• verkkotunnukset
• sähköpostiosoitteet

Jos vastaus on ei yhdenkään kohdan osalta, nimi voi olla liian monimutkainen.

4. Asiakkaiden on helppo muistaa se

Luova kirjoitusasu ja epätavalliset välimerkit voivat tehdä brändistä ainutlaatuisen, mutta ne voivat myös vaikeuttaa muistamista. Jos asiakas ei muista, miten yrityksen nimi kirjoitetaan, voit menettää liikennettä ja suositteluja.

Käytännöllinen nimeämisprosessi perustajille

Näin voit päättää, kuuluvatko symbolit yrityksesi nimeen.

1. Aloita nimen selkokielisestä versiosta.
2. Kirjoita versio ilman välimerkkejä.
3. Lisää välimerkit vain, jos ne parantavat selkeyttä tai brändin vahvuutta.
4. Tarkista osavaltion nimeämissäännöt omaan yhtiötyyppiisi.
5. Tarkista, miltä nimi näyttää EIN-hakemuksessa.
6. Tarkista verkkotunnuksen ja sosiaalisen median tunnusten saatavuus.
7. Varmista, että nimi näyttää edelleen ammattimaiselta laskuissa, sopimuksissa ja sähköpostiallekirjoituksissa.

Jos nimi epäonnistuu kohdassa 5 tai 6, välimerkit saattavat aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä.

Milloin symboli kannattaa säilyttää

On tilanteita, joissa välimerkki on lisätyön arvoinen.

Säilytä se, jos:

• se on olennainen osa brändi-identiteettiäsi
• se tekee nimestä helpommin luettavan
• se vahvistaa yrityksen merkitystä
• yksinkertaistettu versio aiheuttaisi sekaannusta

Esimerkiksi &-merkki voi olla tyylikäs tapa osoittaa kumppanuutta tai yhteistyötä. Väliviiva voi selkeyttää yhdysvertaista käsitettä. Tällöin symboli tekee aidosti työtä.

Milloin yksinkertaisempi on parempi

Valitse siistimpi versio, jos:

• välimerkki ei tuo merkittävää lisäarvoa
• nimi muuttuu vaikeammaksi kirjoittaa
• verkkotunnuksesi eroaisi liikaa oikeudellisesta nimestäsi
• IRS- tai pankkiversio näyttäisi kömpelöltä
• odotat asiakkaiden hakevan yritystä usein

Useimmissa tapauksissa selkeys voittaa nokkeluuden. Yksinkertainen oikeudellinen nimi on helpompi hallita, helpompi kasvattaa ja helpompi sovittaa eri järjestelmiin.

Missä Zenind auttaa

Perustettaessa LLC:tä, corporationia tai muuta yhdysvaltalaista yritystä nimeämisen pitäisi olla osa perustamisprosessia, ei jälkiajatus. Zenind auttaa yrittäjiä tarkistamaan saatavuuden, valmistelemaan perustamisasiakirjat ja siirtymään ideasta rekisteröityyn yritykseen vähemmillä vältettävissä olevilla virheillä.

Tämä tuki on tärkeää, jos haluamasi nimi sisältää välimerkkejä tai erikoismerkkejä. Huolellinen perustamisstrategia voi auttaa säilyttämään haluamasi brändin ja samalla välttämään turhat ongelmat osavaltion rekistereissä, verotuksessa ja operatiivisissa järjestelmissä.

Keskeiset opit

Symbolit ja välimerkit voivat tehdä yrityksen nimestä erottuvamman, mutta ne aiheuttavat myös ketjureaktion osavaltion rekisteröinnissä, IRS-tiedoissa, pankkiasioinnissa ja verkkobrändäyksessä.

Parhaat yritysnimet ovat:

• laillisesti saatavilla
• helppoja rekisteröidä
• helppoja käsitellä verotuksessa
• helppoja hakea
• helppoja asiakkaiden muistaa

Jos valitset nokkelan, välimerkkejä sisältävän nimen ja siistimmän version välillä, testaa molemmat niitä järjestelmiä vasten, joita yrityksesi oikeasti käyttää. Nimi, joka toimii kaikkialla, on yleensä parempi pitkän aikavälin valinta.

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tiedoksi eikä ole oikeudellista tai veroneuvontaa. Jos tarvitset ohjeita omaan perustamiseesi, ota yhteyttä pätevään asianajajaan tai veroasiantuntijaan.