10 déductions fiscales que les travailleurs autonomes devraient connaître aux États-Unis

Gérer une entreprise à titre de travailleur autonome vous donne de la rapidité, de la flexibilité et un contrôle total sur les décisions quotidiennes. Cela signifie aussi que vous êtes responsable de suivre vos revenus, de payer vos impôts et de réclamer chaque déduction à laquelle vous avez légalement droit.

Ce dernier point est plus important que bien des nouveaux propriétaires d’entreprise ne le réalisent. Une déduction bien documentée peut réduire le revenu imposable, améliorer les liquidités et rendre la saison des impôts beaucoup moins stressante. L’essentiel est de savoir quelles dépenses sont admissibles, comment les documenter et quels coûts sont personnels plutôt que liés à l’entreprise.

Ce guide présente les déductions fiscales les plus courantes pour les travailleurs autonomes aux États-Unis, explique leur fonctionnement et souligne les documents à conserver tout au long de l’année.

Qui est considéré comme travailleur autonome?

Un travailleur autonome est une personne qui possède et exploite seule une entreprise non constituée en société. Vous pouvez être considéré comme travailleur autonome si vous faites du travail indépendant, exploitez une entreprise de consultation, vendez des produits en ligne, offrez des services professionnels ou gérez une activité secondaire en plus d’un emploi à temps plein.

Dans une entreprise individuelle, il n’existe pas de séparation juridique entre vous et l’entreprise aux fins de l’impôt. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas déduire les dépenses d’entreprise. Cela signifie que vous devez déclarer les revenus et dépenses d’entreprise dans votre déclaration de revenus personnelle et conserver des registres clairs.

Comment fonctionnent les déductions fiscales pour les travailleurs autonomes

L’IRS autorise généralement les déductions pour les dépenses d’entreprise ordinaires et nécessaires. En termes simples, la dépense doit être courante pour votre type d’entreprise et utile à son exploitation.

Les meilleures déductions sont celles qui sont :

• directement liées à vos activités commerciales
• payées ou engagées au cours de l’année d’imposition
• appuyées par des reçus, factures, relevés bancaires ou journaux
• séparées autant que possible des dépenses personnelles

Si une dépense est à la fois personnelle et liée à l’entreprise, seule la portion commerciale est généralement déductible.

10 déductions fiscales que les travailleurs autonomes devraient connaître

1. Déduction pour bureau à domicile

Si vous utilisez une partie de votre domicile régulièrement et exclusivement pour votre entreprise, vous pourriez être admissible à la déduction pour bureau à domicile. C’est l’une des déductions les plus avantageuses pour les propriétaires d’entreprise qui travaillent de la maison.

Vous pouvez souvent déduire une partie de coûts tels que :

• le loyer ou les intérêts hypothécaires
• les services publics
• l’assurance habitation
• les réparations et l’entretien
• les impôts fonciers, selon votre situation fiscale

L’espace doit être utilisé uniquement à des fins d’affaires. Une pièce dédiée ou une zone clairement séparée constitue le meilleur choix du point de vue de la documentation. Une table de cuisine servant aussi de table à manger familiale ne sera généralement pas admissible.

Vous avez généralement deux méthodes de calcul :

• méthode simplifiée : fondée sur un montant standard par pied carré d’espace de bureau
• méthode des dépenses réelles : fondée sur le pourcentage d’utilisation commerciale des coûts admissibles du domicile

La bonne méthode dépend de la taille de votre espace de travail et du montant des dépenses admissibles liées au domicile.

2. Primes d’assurance maladie pour travailleurs autonomes

Si vous payez votre propre assurance maladie, vous pourriez pouvoir déduire les primes d’assurance médicale, dentaire et de soins de longue durée admissibles. Cette déduction est particulièrement importante pour les travailleurs autonomes qui ne bénéficient pas d’avantages santé offerts par un employeur.

Il existe des limites et des règles d’admissibilité, donc il est important de confirmer si vous y avez droit pour l’année visée. En général, la déduction peut dépendre du fait que vous ou votre conjoint aviez accès à un régime collectif d’assurance maladie par l’entremise d’un employeur.

3. Cotisations de retraite

Épargner pour la retraite peut aussi réduire le revenu imposable. Les travailleurs autonomes peuvent être en mesure de cotiser à des régimes de retraite fiscalement avantageux, notamment :

• CELI? Non applicable ici.
• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• IRA traditionnel, sous réserve de règles distinctes

Les déductions pour la retraite sont utiles parce qu’elles soutiennent à la fois l’épargne à long terme des propriétaires d’entreprise et la planification fiscale de l’année en cours. Les plafonds de cotisation et les échéances varient selon le type de compte, donc il vaut la peine d’examiner vos options avant la fin de l’année.

4. Fournitures et équipement d’entreprise

Les articles que vous achetez pour faire fonctionner votre entreprise sont souvent déductibles. Cette catégorie comprend des dépenses d’exploitation courantes comme :

• papier, stylos, toner et affranchissement
• matériaux d’emballage
• outils et équipement utilisés pour l’entreprise
• ordinateurs, écrans et accessoires
• mobilier utilisé dans un espace de travail dédié

Les petits articles peuvent être déduits l’année de l’achat, tandis que les achats d’équipement plus importants peuvent devoir être amortis au fil du temps, selon l’actif et le traitement fiscal applicable.

5. Téléphone, Internet et logiciels

Si votre téléphone, votre service Internet ou vos logiciels sont utilisés pour l’entreprise, la portion commerciale peut être déductible. Cela comprend :

• les forfaits de téléphonie mobile
• le service Internet à domicile
• les outils de gestion de projet
• les logiciels de comptabilité
• les plateformes de marketing par courriel
• les services de stockage de fichiers et dans le nuage
• l’hébergement Web et les frais de domaine

Si vous utilisez une seule ligne téléphonique ou une seule connexion Internet à la fois pour des usages personnels et commerciaux, documentez un pourcentage raisonnable d’utilisation commerciale et appliquez-le de façon cohérente.

6. Frais de véhicule et kilométrage

De nombreux travailleurs autonomes conduisent pour des réunions, des livraisons, des appels de service ou d’autres tâches liées à l’entreprise. Si vous utilisez votre véhicule pour l’entreprise, vous pourriez être en mesure de déduire ces coûts de déplacement.

Dans bien des cas, la méthode du kilométrage standard est l’approche la plus simple. Elle permet de multiplier les kilomètres d’affaires admissibles par le taux kilométrique de l’IRS pour l’année. Selon votre situation, vous pourriez aussi pouvoir utiliser les dépenses réelles du véhicule.

Conservez un journal de kilométrage indiquant :

• la date du déplacement
• le point de départ et la destination
• le motif d’affaires
• les kilomètres parcourus

N’oubliez pas que les déplacements domicile-travail entre votre maison et un lieu de travail habituel ne sont généralement pas déductibles.

7. Déplacements d’affaires

Les frais de déplacement peuvent être déductibles lorsque le voyage est principalement lié à l’entreprise. Les exemples courants comprennent la participation à une conférence, une rencontre avec un fournisseur, une visite chez un client ou un déplacement dans une autre ville pour des activités d’affaires.

Les frais de déplacement déductibles peuvent inclure :

• les billets d’avion
• les billets de train ou d’autobus
• l’hébergement
• les taxis, services de covoiturage et voitures de location
• le stationnement et les péages
• les frais de bagages

Le motif d’affaires du voyage doit être clair. Si un voyage comprend à la fois du temps d’affaires et du temps personnel, seule la portion liée à l’entreprise est généralement déductible.

8. Repas

Les repas d’affaires peuvent être déductibles s’ils sont ordinaires, nécessaires et liés à l’exploitation de votre entreprise. Par exemple, il peut s’agir de repas avec des clients, fournisseurs, partenaires ou contacts d’affaires lorsqu’une véritable discussion d’affaires a lieu.

Gardez à l’esprit que les déductions pour repas sont limitées et exigent des documents solides. Vous devriez conserver les reçus et noter :

• qui a assisté au repas
• le motif d’affaires
• la date et l’endroit
• le montant payé, pourboire compris

Les frais de divertissement ne sont généralement pas déductibles, donc il ne faut pas présumer qu’une sortie sociale est admissible simplement parce qu’on y a parlé d’affaires.

9. Honoraires professionnels, licences et assurances

La gestion d’une entreprise nécessite souvent de payer pour des services qui vous aident à rester conforme et à fonctionner efficacement. Ces dépenses peuvent inclure :

• les honoraires d’avocat et de comptable
• les frais de préparation de déclarations fiscales
• les licences et permis d’entreprise
• les adhésions professionnelles liées à votre travail
• l’assurance responsabilité civile d’entreprise
• l’assurance erreurs et omissions
• les frais bancaires liés aux comptes d’entreprise

Cette catégorie est facile à oublier, surtout pour les nouveaux propriétaires d’entreprise. Si la dépense soutient l’entreprise et n’est pas de nature personnelle, elle peut faire partie de votre suivi des déductions.

10. Publicité, marketing et coûts de site Web

Tout ce que vous dépensez pour attirer des clients ou promouvoir votre entreprise peut être déductible. Cela comprend :

• la publicité en ligne
• le marketing imprimé
• la promotion sur les réseaux sociaux
• la création de logo et d’image de marque
• la conception et la maintenance du site Web
• l’enregistrement et l’hébergement de domaine
• les outils de infolettre par courriel

Pour de nombreux travailleurs autonomes, les dépenses de marketing font partie des déductions les plus évolutives, car elles soutiennent directement la croissance. Elles sont aussi faciles à documenter si vous conservez les factures et les relevés mensuels des plateformes.

Autres catégories de déductions que les travailleurs autonomes oublient souvent

La liste ci-dessus couvre les catégories les plus courantes, mais il y en a plusieurs autres à examiner :

• frais bancaires sur les comptes d’entreprise
• frais de traitement des paiements marchands
• loyer d’un local commercial loué
• expédition et affranchissement
• formation et perfectionnement liés à l’entreprise
• coûts d’inventaire, selon votre modèle d’affaires
• amortissement d’actifs admissibles

Le traitement exact peut varier, il est donc utile de revoir attentivement les dossiers de fin d’année plutôt que de se fier à la mémoire.

Dépenses que les travailleurs autonomes ne peuvent généralement pas déduire

Certains coûts peuvent sembler liés à l’entreprise, mais ne sont pas déductibles, ou ne le sont que dans des circonstances limitées. Parmi les exemples courants :

• les déplacements domicile-travail vers un lieu de travail habituel
• les vêtements personnels qui peuvent être portés au quotidien
• les amendes et pénalités
• les repas et divertissements personnels
• les voyages familiaux qui ne sont pas principalement liés à l’entreprise
• les retraits du propriétaire ou prélèvements sur l’entreprise

En cas de doute, demandez-vous si la dépense est ordinaire, nécessaire et principalement utilisée pour l’entreprise. Si la réponse est non, elle n’est peut-être pas admissible.

Comment mieux tenir vos dossiers toute l’année

De bonnes déductions fiscales dépendent d’une bonne tenue de livres. Même la meilleure déduction peut être refusée si vous ne pouvez pas la justifier.

Un système simple devrait comprendre :

• un compte bancaire distinct pour l’entreprise
• une carte de crédit distincte pour l’entreprise, si possible
• des copies numériques des reçus et factures
• un journal de kilométrage pour les déplacements d’affaires
• une tenue de livres ou un suivi des dépenses mensuel
• des dossiers organisés pour les paiements aux contractuels et les formulaires 1099

N’attendez pas la saison des impôts pour reconstruire vos dépenses. Enregistrer les transactions tout au long de l’année permet de gagner du temps et de réduire le risque d’oublier des déductions.

Comment un travailleur autonome réclame les déductions dans une déclaration de revenus

Les travailleurs autonomes déclarent généralement leurs revenus et dépenses d’entreprise à l’annexe C du formulaire 1040. Certaines déductions, comme la déduction pour l’assurance maladie des travailleurs autonomes et une partie de l’impôt sur le travail autonome, peuvent aussi apparaître ailleurs dans la déclaration.

Comme la déclaration est liée à vos impôts personnels, l’exactitude est importante. Même de petites erreurs de comptabilité peuvent modifier le montant final que vous devez payer ou le remboursement que vous recevez.

Des acomptes provisionnels peuvent aussi être nécessaires durant l’année si vous prévoyez devoir suffisamment d’impôt. C’est une autre raison de tenir vos livres à jour plutôt que d’attendre l’échéance de production.

Quand un travailleur autonome devrait envisager de créer une LLC

L’entreprise individuelle est souvent la façon la plus simple de démarrer une entreprise, mais ce n’est pas toujours la meilleure structure à long terme. De nombreux propriétaires finissent par créer une LLC afin de séparer les risques personnels et commerciaux, d’améliorer leur crédibilité et de mettre en place un cadre plus formel pour la croissance.

La création d’une LLC ne génère pas automatiquement de nouvelles économies d’impôt, mais elle peut vous aider à :

• séparer plus clairement les finances de l’entreprise
• projeter une image plus professionnelle auprès des clients et fournisseurs
• bâtir une structure capable de soutenir l’expansion
• créer un chemin plus clair pour la planification fiscale et juridique future

Si vous envisagez une LLC, Zenind peut vous aider à constituer et à gérer votre entreprise américaine grâce à un processus de dépôt simplifié. Cela peut faciliter le passage d’une activité solo à une entreprise plus structurée quand le moment sera venu.

Conclusion

Les travailleurs autonomes peuvent réaliser des économies d’impôt importantes en suivant leurs dépenses admissibles tout au long de l’année et en réclamant les déductions avec exactitude. Les coûts de bureau à domicile, les primes d’assurance maladie, le kilométrage, les fournitures, les déplacements, les repas, les services professionnels et les dépenses de marketing comptent parmi les catégories les plus courantes à examiner.

Le véritable avantage vient d’une tenue de dossiers constante. Quand vous savez ce qui est admissible, que vous le documentez correctement et que vous séparez les dépenses d’entreprise et personnelles, la saison des impôts devient beaucoup plus gérable.

Si votre entreprise grandit et que vous souhaitez une base plus structurée, déterminez s’il est temps de dépasser le statut de travailleur autonome et de créer une LLC qui soutient mieux vos objectifs.

Foire aux questions

Quelle est la déduction la plus avantageuse pour de nombreux travailleurs autonomes?

La déduction pour bureau à domicile est souvent l’une des plus avantageuses, car elle peut couvrir une partie des coûts courants du ménage lorsque vous travaillez dans un espace dédié à l’entreprise.

Puis-je déduire des dépenses si mon entreprise est à temps partiel?

Oui, si la dépense est ordinaire, nécessaire et liée à votre activité commerciale. Une activité secondaire peut tout de même donner droit à des déductions lorsque les coûts sont de véritables dépenses d’entreprise.

Ai-je besoin de reçus pour chaque déduction?

Pas toujours pour chaque petit achat, mais les reçus, factures et journaux sont fortement recommandés. Plus la dépense est importante, plus les pièces justificatives devraient être détaillées.

La création d’une LLC est-elle la même chose qu’une économie d’impôt?

Non. Une LLC est une structure juridique, pas une stratégie fiscale automatique. Elle peut aider à l’organisation et à la séparation de la responsabilité, mais les économies d’impôt dépendent de la façon dont l’entreprise est structurée et déclarée.

Devrais-je consulter un professionnel avant de produire ma déclaration?

Oui. Les règles fiscales changent et chaque situation d’affaires est différente. Un professionnel de la fiscalité qualifié peut vous aider à appliquer correctement les déductions et à éviter les erreurs de déclaration.