Licence de jeux de bienfaisance en Californie : guide pratique de conformit? pour les organismes sans but lucratif

Les jeux de bienfaisance peuvent ?tre un outil de collecte de fonds utile pour les organismes sans but lucratif de la Californie, mais ce n??st pas quelque chose ? prendre ? la l?g?re. Les r?gles d?pendent du type de jeu, du statut juridique de l??rganisation et de l??utorit? municipale, du comt? ou de l???at concern?e. Un organisme sans but lucratif qui comprend rapidement le processus peut ?viter des retards co?teux, prot?ger sa mission exon?r?e d??mp?t et tenir des ?v?nements en toute confiance.

Ce guide explique comment fonctionnent les jeux de bienfaisance en Californie, quels types de jeux sont couramment r?glement?s, o? interviennent les r?gles locales et provinciales, et ce qu??n organisme sans but lucratif devrait faire avant d??rganiser un ?v?nement de collecte de fonds.

Ce que signifie ? jeux de bienfaisance ? en Californie

L??xpression ? jeux de bienfaisance ? d?signe g?n?ralement des activit?s de collecte de fonds qui utilisent des jeux de hasard ou des tirages de prix fond?s sur le hasard pour recueillir des fonds ? des fins caritatives. Parmi les exemples courants, on trouve :

• ?v?nements de bingo
• Tombolas
• Soir?es de poker et autres ?v?nements de type soir?e-jeux
• Tirages de prix li?s ? une campagne de financement

La Californie ne traite pas toutes les activit?s de jeux de bienfaisance de la m?me fa?on. Certaines activit?s sont g?r?es localement, certaines exigent une inscription aupr?s de l???at, et d??utres peuvent ?tre soumises ? des restrictions d???e, de lieu, de d?claration ou d??xploitation. La question cl? n??st pas seulement de savoir si l????nement soutient une cause caritative, mais aussi si le jeu lui-m?me est autoris? en vertu des r?gles qui s??ppliquent ? votre organisation.

Pourquoi la conformit? est importante

M?me les organismes sans but lucratif de bonne foi peuvent avoir des probl?mes s??ls supposent que la collecte de fonds par le jeu est automatiquement permise. Les r?gles en mati?re de jeux sont g?n?ralement pr?cises et proc?durales. Cela signifie qu??n dossier oubli?, un mauvais format de billets ou une activit? sans l??pprobation locale appropri?e peuvent cr?er des probl?mes.

La conformit? est importante parce qu??lle aide votre organisation ? :

• Prot?ger sa r?putation aupr?s des donateurs et des autorit?s de r?glementation
• Pr?server les fonds pour les activit?s li?es ? la mission
• ?viter les p?nalit?s, les retards ou l??nnulation d????nements
• Tenir les membres du conseil d??dministration et les b?n?voles inform?s de leurs responsabilit?s
• Mettre en place un processus reproductible pour les futures campagnes de financement

Aper?u des jeux de bienfaisance en Californie

Avant de planifier un ?v?nement, les organismes sans but lucratif devraient classer les activit?s de jeu dans trois grandes cat?gories :

1. Les activit?s g?r?es au niveau municipal ou du comt?
2. Les activit?s qui exigent une inscription aupr?s d??n organisme de l???at
3. Les activit?s qui peuvent ?tre limit?es ? certaines organisations, ? certains lieux ou ? certains formats

Cette distinction est importante parce qu??n organisme sans but lucratif peut avoir besoin d??ne approbation pour une tombola, d??ne proc?dure diff?rente pour le bingo et d??utorisations locales suppl?mentaires pour le lieu de l????nement ou les r?gles d??ccupation.

Le bingo en Californie

Le bingo est l??ne des activit?s de jeux de bienfaisance les plus courantes, mais il est souvent g?r? localement plut?t que par une seule licence provinciale de jeux caritatifs.

En pratique, les organismes sans but lucratif devraient s??ttendre ? v?rifier :

• Les exigences du comt?
• Les r?gles municipales relatives aux permis d??xploitation ou d????nement
• Les r?gles propres au lieu de l????nement
• Toute obligation locale de taxation ou de permis de divertissement

Un organisme sans but lucratif qui planifie une collecte de fonds avec bingo devrait confirmer si la ville ou le comt? exige un permis, une inscription ou aucune autre approbation. La r?ponse peut varier consid?rablement selon l??ndroit.

Meilleures pratiques pour les ?v?nements de bingo

• V?rifier l??utorit? locale comp?tente avant d??mprimer du mat?riel promotionnel
• Confirmer si le lieu poss?de d?j? l??utorisation requise ou s??l faut une approbation distincte
• Conserver des dossiers ?crits des ventes de billets, des prix attribu?s et des recettes brutes
• Former les b?n?voles ? suivre exactement les r?gles de l????nement telles qu??pprouv?es
• V?rifier si le service d??lcool, le stationnement ou les r?gles d??ccupation influent sur l??rganisation de l????nement

Les tombolas en Californie

Les tombolas sont une option de collecte de fonds populaire parce qu??lles sont faciles ? expliquer et ? promouvoir. En Californie, toutefois, les tombolas sont g?n?ralement consid?r?es comme une activit? caritative r?glement?e et peuvent exiger une inscription aupr?s du bureau de l???at comp?tent.

Les organismes sans but lucratif qui pr?voient une tombola devraient confirmer :

• Si l??rganisation est admissible ? organiser des tombolas
• Si l??rganisation poss?de l??istorique d??xploitation requis en Californie
• Quel formulaire d??nscription doit ?tre d?pos?
• Si un renouvellement annuel ou une d?claration s??pplique
• Si la structure de la tombola respecte les r?gles de l???at sur les jeux de bienfaisance

Une tombola n??st pas qu??ne activit? marketing. C??st un ?v?nement l?gal de collecte de fonds, et l??rganisation devrait documenter comment les fonds seront utilis?s et qui est responsable de l??dministration.

Liste de v?rification de conformit? pour les tombolas

• Confirmer l??dmissibilit? de l??rganisme sans but lucratif
• S??nscrire avant de vendre des billets si l??nscription est requise
• Utiliser des r?gles ?crites claires pour le tirage des prix et le choix des gagnants
• Conserver les dossiers des billets et les registres financiers de fa?on organis?e
• D?poser rapidement les recettes dans les comptes de l??rganisation
• Suivre la mani?re dont les fonds appuient la mission caritative

Les soir?es de poker et autres ?v?nements de jeux

Certaines organisations planifient des soir?es de jeux qui comprennent du poker, des jeux de cartes ou d??utres activit?s fond?es sur le hasard. Ces ?v?nements peuvent d?clencher des r?gles plus strictes qu??ne tombola ou une collecte de fonds ordinaire, surtout lorsqu??l y a de l??rgent r?el, des prix ou des frais d??ntr?e.

Avant d??rganiser une collecte de fonds de style casino ou un ?v?nement de soir?e-jeux, un organisme sans but lucratif devrait examiner :

• Si l??ctivit? est permise pour son type d??ntit?
• Si l????nement doit ?tre inscrit ou d?clar?
• Si le lieu est l?galement admissible ? accueillir l????nement
• Les restrictions d???e pour les participants
• Les limites quant ? la fr?quence ? laquelle l??ctivit? peut ?tre tenue

Si une soir?e de jeux n??st pas structur?e correctement, elle peut ?tre consid?r?e comme une activit? de jeu non autoris?e plut?t que comme un ?v?nement caritatif l?gal.

Questions courantes que les organismes sans but lucratif devraient se poser d??bord

Notre organisme est-il admissible ?

L??dmissibilit? d?pend souvent du fait que l??rganisation soit correctement constitu?e et en r?gle. Les conseils d??dministration devraient confirmer que l??ntit? est active, bien administr?e et autoris?e ? mener des activit?s de collecte de fonds.

L??ctivit? est-elle r?gie par l???at ou par l??dministration locale ?

C??st l??ne des questions les plus importantes. Certaines activit?s de jeu sont contr?l?es par des organismes locaux, tandis que d??utres exigent des d?p?ts au niveau de l???at. Un organisme sans but lucratif devrait d?terminer le bon organisme de r?glementation avant de consacrer du temps ou de l??rgent ? la planification de l????nement.

Y a-t-il des restrictions d???e ?

Oui, certaines activit?s de jeux de bienfaisance peuvent exiger que les participants soient adultes. Les exigences d???e peuvent aussi toucher les b?n?voles, les fournisseurs et les gagnants des prix selon le format de l????nement.

Devons-nous renouveler l??pprobation chaque ann?e ?

De nombreuses inscriptions et autorisations caritatives ne sont pas des d?p?ts ponctuels. Les calendriers de renouvellement sont importants. Manquer une date limite peut interrompre les plans de collecte de fonds ou cr?er des probl?mes de conformit? ?vitables.

Le r?le du conseil d??dministration

Le conseil d??dministration ne devrait pas laisser la conformit? des jeux de bienfaisance ? un seul b?n?vole ou ? un coordonnateur d????nement. M?me lorsque le travail op?rationnel est d?l?gu?, le conseil demeure responsable de la surveillance.

Le conseil devrait s??ssurer que :

• L??ctivit? de collecte de fonds s??ligne sur la mission de l??rganisation
• L??rganisation a examin? les exigences l?gales avant de promouvoir l????nement
• Une personne est charg?e de suivre les d?p?ts, les renouvellements et les ?ch?ances
• Les revenus et les d?penses sont clairement document?s
• Les recettes de l????nement sont utilis?es ? des fins caritatives approuv?es

Une bonne gouvernance r?duit les risques et facilite la collecte de fonds future.

Les dossiers que chaque organisme sans but lucratif devrait conserver

Une tenue de dossiers rigoureuse est l??n des meilleurs moyens de rester conforme. Si les autorit?s demandent des renseignements, l??rganisation devrait pouvoir d?montrer comment l????nement a ?t? autoris? et comment les recettes ont ?t? utilis?es.

Conservez les dossiers suivants :

• Documents de constitution et de bonne r?putation
• D?p?ts d??nscription ou de permis
• R?gles de l????nement et mat?riel promotionnel
• Inventaire des billets et dossiers de ventes
• Re?us de d?penses et contrats avec les fournisseurs
• Registres des prix et documentation des gagnants
• D?p?ts bancaires et ?critures comptables
• Approbations du conseil ou proc?s-verbaux de r?union

Ces dossiers aident aussi ? l??xamen interne, aux rapports annuels et ? la planification future.

Erreurs courantes ? ?viter

De nombreux organismes de bienfaisance ont des probl?mes parce qu??ls pensent qu??n ?v?nement de collecte de fonds est une activit? de routine. Les erreurs les plus fr?quentes comprennent :

• Omettre l??xamen de l??dmissibilit?
• Ne pas v?rifier les r?gles locales avant de planifier l????nement
• Imprimer les billets avant que l??pprobation soit confirm?e
• M?langer les recettes caritatives avec des fonds sans lien
• Ignorer les dates de renouvellement
• Supposer qu??n fournisseur ou un lieu a d?j? effectu? le travail de conformit?
• Ne pas documenter la s?lection et l??ttribution des prix

Une simple liste de conformit? peut pr?venir la plupart de ces probl?mes.

Comment Zenind peut aider les organismes sans but lucratif ? s??rganiser

M?me si Zenind ne remplace pas les conseils juridiques ou r?glementaires, il peut aider les fondateurs et les gestionnaires d??rganismes sans but lucratif ? garder l??ntit? bien organis?e. C??st important parce que les jeux de bienfaisance commencent g?n?ralement avec une organisation correctement constitu?e et maintenue.

Zenind peut soutenir le c?t? administratif de la mise en place et de l??ntretien d??n organisme sans but lucratif en aidant avec les d?marches de constitution de l??ntit?, les besoins en agent enregistr?, les rappels de conformit? et la maintenance organisationnelle continue. Pour un organisme sans but lucratif qui planifie des ?v?nements de collecte de fonds, cette base peut faciliter la pr?paration aux obligations d??utorisation, de d?claration et de tenue de dossiers.

?tapes pratiques avant de lancer un ?v?nement de jeux de bienfaisance

Utilisez cette s?quence avant d??nnoncer une collecte de fonds :

1. Confirmer le type exact de jeu que vous souhaitez organiser.
2. D?terminer si l??ctivit? est r?glement?e localement, par l???at, ou les deux.
3. V?rifier que votre organisme sans but lucratif est admissible et en r?gle.
4. Identifier l??xigence de d?p?t, d??nscription ou de permis.
5. Examiner les r?gles relatives au lieu, ? l???e et aux prix.
6. Mettre en place un syst?me de tenue de dossiers avant le d?but des ventes de billets.
7. D?signer une personne ou un comit? pour g?rer la conformit?.
8. Pr?voir imm?diatement les renouvellements et les rapports post-?v?nement.

Un peu de pr?paration aujourd??ui est beaucoup plus simple que de corriger un probl?me de conformit? apr?s l????nement.

R?flexions finales

Les jeux de bienfaisance en Californie peuvent ?tre un outil pr?cieux de collecte de fonds, mais ils exigent une planification minutieuse. Les r?gles varient selon le type de jeu et la juridiction, donc les organismes sans but lucratif ne devraient jamais supposer qu??ne seule approbation couvre tous les ?v?nements. En v?rifiant l??dmissibilit?, en confirmant le bon organisme de r?glementation, en conservant les dossiers et en attribuant des responsabilit?s claires, un organisme sans but lucratif peut r?duire les risques et se concentrer sur sa mission.

Lorsque votre organisation est pr?te ? constituer, maintenir ou organiser l??ntit? derri?re la collecte de fonds, Zenind peut vous aider ? garder sous contr?le le c?t? administratif de la conformit?.