Devoir de diligence en gestion d’entreprise : ce que cela signifie pour les dirigeants de LLC et de sociétés par actions

Le devoir de diligence est l’une des normes de conduite les plus importantes en gouvernance d’entreprise. Pour les gestionnaires de LLC, les administrateurs de société, les dirigeants et les autres personnes qui prennent des décisions au nom d’une entreprise, il établit l’attente que les décisions d’affaires soient prises avec soin, de bonne foi et avec une diligence raisonnable.

Pour les fondateurs et les propriétaires de petites entreprises, le devoir de diligence est plus qu’une expression juridique. Il fait partie de la discipline qui aide une entreprise à éviter les erreurs prévisibles, à tenir des dossiers dignes de confiance et à prendre de meilleures décisions sous pression. Que vous formiez une nouvelle société par actions ou que vous exploitiez une LLC existante, comprendre ce devoir peut vous aider à bâtir une structure d’entreprise plus solide et plus défendable.

Qu’est-ce que le devoir de diligence?

Le devoir de diligence est une responsabilité fiduciaire qui exige qu’une personne agissant au nom d’une entreprise exerce le niveau de soin qu’une personne raisonnablement prudente utiliserait dans une situation semblable. En termes simples, cela signifie que les décideurs devraient :

• Recueillir les renseignements pertinents avant d’agir
• Examiner les risques et les avantages des options disponibles
• Éviter les décisions négligentes ou téméraires
• Faire preuve d’un jugement approprié à partir des faits disponibles au moment pertinent
• Se tenir informés des affaires de l’entreprise

Le devoir de diligence n’exige pas la perfection. Les dirigeants peuvent faire des erreurs, et certaines décisions ne donneront pas les résultats escomptés. Ce qui compte, c’est de savoir si la décision a été prise avec l’attention, la préparation et le processus raisonnables requis.

Qui est assujetti au devoir de diligence?

Le devoir de diligence s’applique généralement aux personnes qui gèrent ou dirigent une entreprise. Selon le type d’entité et les documents constitutifs, cela peut inclure :

• Les administrateurs de société
• Les dirigeants de société
• Les gestionnaires de LLC
• Les membres gérants dans une LLC gérée par ses membres
• Les fiduciaires ou autres titulaires d’obligations fiduciaires dans des structures d’affaires particulières

La portée exacte du devoir peut varier selon le droit de l’État et les documents de constitution de l’entreprise, mais l’idée centrale demeure la même : si vous prenez des décisions pour l’entreprise, vous devez le faire de manière responsable.

Pour les nouveaux propriétaires d’entreprise, c’est l’une des raisons pour lesquelles les documents de constitution et de gouvernance sont importants. Une convention d’exploitation claire, des règlements administratifs, des consentements écrits et des dossiers internes aident à définir l’autorité et à soutenir de bonnes pratiques décisionnelles dès le départ.

Pourquoi le devoir de diligence est-il important?

Le devoir de diligence protège l’entreprise et ses propriétaires de plusieurs façons.

D’abord, il favorise des décisions éclairées. Une entreprise est moins susceptible de subir des pertes évitables lorsque les dirigeants prennent le temps d’examiner les faits, de consulter des professionnels au besoin et de documenter le raisonnement derrière les mesures importantes.

Ensuite, il réduit les conflits internes. Lorsque les rôles et les responsabilités sont clairs, les propriétaires et les gestionnaires peuvent évaluer les décisions selon une norme objective plutôt qu’en fonction des préférences personnelles ou du recul.

De plus, il soutient les structures de responsabilité limitée. Les sociétés par actions et les LLC existent en partie pour séparer les obligations de l’entreprise des biens personnels. Mais cette séparation fonctionne mieux lorsque l’entreprise est gérée correctement et que les dirigeants respectent leurs responsabilités de gouvernance.

Enfin, il renforce la crédibilité. Les banques, les investisseurs, les fournisseurs et les organismes de réglementation recherchent souvent des signes qu’une entreprise est organisée, conforme et gérée avec soin. Une entreprise dont la gouvernance est rigoureuse est généralement plus facile à faire confiance et à faire croître.

Devoir de diligence et devoir de loyauté

Le devoir de diligence est souvent abordé avec le devoir de loyauté, mais ce ne sont pas des notions identiques.

Le devoir de diligence concerne le processus. Il porte sur la question de savoir si la personne qui prend la décision a agi avec attention, diligence et prudence raisonnables.

Le devoir de loyauté concerne les conflits d’intérêts et l’intérêt personnel. Il exige que la personne qui agit pour l’entreprise place les intérêts de l’entreprise avant son propre gain lorsqu’elle prend des décisions pour celle-ci.

Un dirigeant peut enfreindre l’un de ces devoirs sans enfreindre l’autre. Par exemple, une personne peut prendre une décision très bien informée qui crée tout de même un conflit d’intérêts. Ou encore, une personne peut être exempte d’autodéaling tout en agissant de manière négligente. Une bonne gouvernance exige le respect des deux devoirs.

Exemples courants du devoir de diligence en pratique

Le devoir de diligence se manifeste dans les décisions d’affaires quotidiennes, et pas seulement dans les grands litiges.

Examiner les renseignements financiers avant d’autoriser des dépenses

Un gestionnaire qui approuve une dépense importante sans vérifier si l’entreprise peut se la permettre peut agir avec négligence. Un dirigeant prudent examine les rapports financiers, évalue les flux de trésorerie et considère l’incidence sur l’entreprise avant d’approuver.

Examiner les contrats importants

Avant de conclure un bail à long terme, une entente avec un fournisseur ou un contrat de financement, les décideurs devraient examiner les modalités et comprendre les obligations. Se précipiter dans un contrat sans le lire ou l’analyser peut créer des risques inutiles.

Surveiller les obligations de conformité

Les entreprises doivent souvent respecter des délais de dépôt, des renouvellements de permis, des exigences fiscales et des obligations de dépôt de rapports annuels. Le défaut de suivre ces éléments peut entraîner des pénalités, une dissolution administrative ou la perte du statut en règle. Un dirigeant prudent met en place des systèmes pour garder une longueur d’avance sur ces tâches.

Consulter des experts au besoin

Un dirigeant raisonnable n’a pas besoin de tout savoir. Dans plusieurs situations, agir de manière responsable signifie faire appel à un comptable, à un avocat ou à un spécialiste du secteur avant de prendre une décision qui dépasse l’expertise interne de l’entreprise.

Conserver des procès-verbaux et des dossiers

Documenter les décisions importantes peut démontrer que l’équipe dirigeante a examiné la question et agi avec réflexion. Des dossiers clairs sont particulièrement utiles lorsque l’entreprise doit plus tard expliquer pourquoi une décision a été prise.

À quoi ressemble un processus décisionnel raisonnable?

Un bon processus fondé sur le devoir de diligence est généralement pratique, et non compliqué. Il comprend souvent les étapes suivantes :

1. Définir clairement le problème.
2. Recueillir les faits et les documents nécessaires pour le comprendre.
3. Comparer les options disponibles.
4. Évaluer les risques financiers, juridiques et opérationnels.
5. Consulter des conseillers si la question dépasse l’expertise interne.
6. Consigner la décision et les raisons qui la motivent.
7. Réexaminer la décision si de nouveaux faits apparaissent.

Ce type de processus n’élimine pas le risque, mais il prépare mieux l’entreprise à défendre sa décision si celle-ci est remise en question plus tard.

Comment le devoir de diligence s’applique aux LLC et aux sociétés par actions

Même si les LLC et les sociétés par actions sont des entités juridiques différentes, toutes deux exigent un certain niveau de gouvernance responsable.

Dans une société par actions, les administrateurs et les dirigeants gèrent généralement l’entreprise. On s’attend à ce qu’ils supervisent la stratégie, la santé financière, la conformité et les transactions majeures avec soin.

Dans une LLC, le devoir de diligence peut s’appliquer aux gestionnaires d’une LLC gérée par des gestionnaires ou aux membres gérants d’une LLC gérée par ses membres. Les obligations exactes dépendent souvent du droit de l’État et de la convention d’exploitation. Pour cette raison, les propriétaires de LLC ne devraient pas supposer que l’informalité élimine les responsabilités fiduciaires.

Cela est particulièrement important pour les fondateurs qui commencent comme une petite entreprise fermée et qui, plus tard, prennent de l’expansion vers une structure plus complexe. À mesure que les opérations grandissent, les habitudes informelles qui fonctionnaient au départ peuvent ne plus suffire à soutenir une bonne gouvernance.

Signes qu’une entreprise pourrait ne pas respecter ce devoir

Une entreprise peut s’exposer à des risques évitables si ses dirigeants :

• Prennent des décisions importantes sans examiner les faits
• Ne conservent pas de dossiers écrits des mesures importantes
• Ignorent les échéances fiscales, de dépôt ou de renouvellement de permis
• Signent des contrats qu’ils ne comprennent pas
• Se fient uniquement à leur mémoire plutôt qu’à des dossiers organisés
• Évitent les conseils professionnels lorsque la question dépasse leur expertise
• Traitent les documents de gouvernance comme une formalité plutôt que comme un guide opérationnel

Ces habitudes ne causent pas toujours de problèmes immédiats, mais elles peuvent créer de graves difficultés lorsque l’entreprise fait face à un litige, à une vérification, à un examen de financement ou à un conflit entre propriétaires.

Comment les fondateurs peuvent bâtir une meilleure gouvernance dès le départ

Le meilleur moment pour soutenir le devoir de diligence est au moment de la constitution de l’entreprise. De bonnes pratiques de formation créent une structure et facilitent la conformité par la suite.

Parmi les mesures utiles :

• Choisir le bon type d’entité selon les objectifs d’affaires
• Déposer les documents de constitution avec exactitude et à temps
• Rédiger des règlements administratifs ou une convention d’exploitation
• Définir l’autorité des gestionnaires, des membres, des administrateurs et des dirigeants
• Mettre en place des procédures de tenue de dossiers
• Suivre les rapports annuels et les échéances de conformité de l’État
• Séparer les finances personnelles et celles de l’entreprise
• Consigner par écrit les principales résolutions et approbations

Ces mesures aident une entreprise à fonctionner de manière plus organisée, plus transparente et plus défendable.

Le rôle de la documentation

La documentation est l’une des façons les plus simples de démontrer que les décideurs ont agi avec diligence.

Une bonne documentation peut comprendre :

• Des procès-verbaux de réunion
• Des consentements écrits
• Des rapports financiers examinés avant approbation
• Des comparaisons de fournisseurs ou des résumés de soumissions
• Des courriels sur les principales décisions d’affaires
• Des recommandations de conseillers et des notes internes

L’objectif n’est pas de créer de la paperasse pour elle-même. L’objectif est de montrer que les décisions ont été prises avec réflexion et à partir d’un véritable processus.

Points pratiques à retenir pour les propriétaires d’entreprise

Si vous possédez ou gérez une LLC ou une société par actions, le devoir de diligence devrait orienter la façon dont vous exploitez l’entreprise au quotidien.

Gardez ces principes à l’esprit :

• Ralentissez pour les décisions importantes
• Demandez les renseignements pertinents avant d’agir
• Documentez le raisonnement derrière les choix importants
• Faites appel à des conseillers lorsque la question dépasse vos connaissances
• Respectez les documents de gouvernance de l’entreprise
• Maintenez un calendrier de conformité bien tenu
• Traitez l’entreprise comme une entité juridique distincte

Cette approche n’élimine pas tout risque d’affaires, mais elle améliore nettement la qualité de la prise de décision et la santé à long terme de l’entreprise.

Mot de la fin

Le devoir de diligence est une norme pratique, et non un concept juridique abstrait. Il rappelle aux dirigeants d’agir avec l’attention et le jugement que l’entreprise mérite. Pour les propriétaires de LLC et de sociétés par actions, comprendre ce devoir fait partie de la construction d’une entreprise organisée, conforme et prête à croître.

Lorsqu’une entreprise est constituée et gérée avec soin dès le départ, il est plus facile de protéger l’entreprise, de soutenir ses propriétaires et de prendre des décisions judicieuses à mesure qu’elle se développe.