Déclaration décennale en Pennsylvanie : ce qui l’a remplacée et ce que les entreprises produisent maintenant

Les entreprises de la Pennsylvanie doivent toujours respecter les obligations de conformité de l’État, mais l’ancien système de déclaration décennale ne s’applique plus à la plupart des entités commerciales. À sa place, la Pennsylvanie exige maintenant des rapports annuels pour de nombreuses associations de dépôt, domestiques et étrangères. Si vous avez constitué une entreprise en Pennsylvanie, si vous êtes autorisé à exercer comme entité étrangère dans l’État, ou si vous gérez la conformité continue d’une entité qui y fait affaire, il est essentiel de comprendre les nouvelles règles de dépôt.

Ce guide explique ce qu’était autrefois la déclaration décennale de la Pennsylvanie, ce qui a changé selon la loi actuelle, qui doit produire des rapports annuels, quelles informations l’État demande et comment demeurer en règle sans manquer une échéance.

Qu’était la déclaration décennale de la Pennsylvanie?

La déclaration décennale de la Pennsylvanie était un dépôt périodique que certaines entités commerciales soumettaient tous les 10 ans afin de confirmer qu’elles étaient toujours actives et en activité dans le Commonwealth. Pendant des années, elle a servi de point de contrôle de conformité au niveau de l’État et était liée aux règles de disponibilité des noms en Pennsylvanie.

Ce système appartient maintenant à l’historique des dépôts de la Pennsylvanie, et non plus à la routine actuelle de la plupart des entités. L’État a abrogé l’exigence de déclaration décennale pour les associations de dépôt domestiques et étrangères, et l’a remplacée par une exigence de rapport annuel à partir de 2025.

Qu’est-ce qui a changé en Pennsylvanie?

La loi 122 de 2022 de la Pennsylvanie a créé des rapports annuels pour la plupart des associations de dépôt domestiques et étrangères et a abrogé l’exigence de déclaration décennale pour ces entités. En pratique, cela signifie que :

• La plupart des entités commerciales ne produisent plus de déclaration décennale.
• De nombreuses entités produisent maintenant un rapport annuel à la place.
• Les échéances dépendent du type d’entité.
• Le dépôt fait partie du processus de conformité continu des entités actives.

Ce changement a rapproché la Pennsylvanie de la structure de déclaration utilisée dans de nombreux autres États. Pour les propriétaires d’entreprise, cela signifie aussi que la conformité est passée d’un dépôt tous les 10 ans à une obligation annuelle prévisible.

Qui doit produire un rapport annuel en Pennsylvanie?

Le rapport annuel de la Pennsylvanie s’applique à un large groupe d’associations de dépôt domestiques et étrangères. En général, l’exigence de dépôt couvre :

• Sociétés commerciales domestiques
• Sociétés sans but lucratif domestiques
• Sociétés à responsabilité limitée domestiques
• Sociétés en nom collectif domestiques à responsabilité limitée
• Sociétés de personnes domestiques qui choisissent ce statut et qui ne sont pas des sociétés en commandite
• Sociétés en commandite domestiques, y compris les sociétés en commandite à responsabilité limitée
• Associations professionnelles domestiques
• Fiducies commerciales domestiques
• Sociétés commerciales étrangères
• Sociétés sans but lucratif étrangères
• Sociétés à responsabilité limitée étrangères
• Sociétés en commandite étrangères, y compris les sociétés en commandite à responsabilité limitée
• Sociétés en nom collectif étrangères à responsabilité limitée
• Associations professionnelles étrangères
• Fiducies commerciales étrangères

Certains types de dépôt ne sont pas tenus de produire de rapport annuel, notamment les noms fictifs, les sociétés en nom collectif qui ne sont pas des sociétés en nom collectif à responsabilité limitée, les autorités, les réservations de nom, les banques foncières, les institutions financières, les coopératives de crédit, les enregistrements de nom, les marques de commerce ainsi que certains insignes et marques.

Si vous n’êtes pas certain que votre entité est visée, il est préférable de confirmer le type de dépôt et le statut de l’entité avant l’échéance.

Échéances du rapport annuel en Pennsylvanie

Les dates d’échéance du rapport annuel dépendent du type d’entité :

• Sociétés par actions, domestiques et étrangères : 30 juin
• Sociétés à responsabilité limitée, domestiques et étrangères : 30 septembre
• Toutes les autres entités domestiques de dépôt et associations de dépôt étrangères : 31 décembre

Une entreprise n’a pas à produire son rapport annuel au cours de l’année civile de sa constitution ou de son enregistrement à titre d’entité étrangère. Le premier rapport annuel est généralement exigé l’année suivante.

La date de constitution et la classification de l’entité sont donc particulièrement importantes pour planifier la conformité. Une nouvelle entité peut ne pas devoir déposer immédiatement, mais elle doit tout de même prévoir un calendrier de conformité pour ne pas manquer la première échéance.

Quelles informations figurent dans le rapport annuel?

Le rapport annuel de la Pennsylvanie demande des renseignements essentiels sur l’entité, notamment :

• Nom de l’entreprise
• Juridiction de constitution
• Adresse du bureau enregistré
• Nom d’au moins un dirigeant, comme un administrateur, un associé gérant, un gestionnaire ou un membre ayant une responsabilité importante en matière de gestion, selon le type d’entité
• Noms et titres des principaux dirigeants, s’il y a lieu
• Adresse du bureau principal
• Numéro d’entité en Pennsylvanie

Les renseignements doivent être exacts à la date du dépôt. Autrement dit, le rapport annuel doit refléter l’état réel de l’entreprise au moment du dépôt, et non les dossiers de l’an dernier.

Quel est le coût du rapport annuel?

Les frais de dépôt sont de 7 $ pour :

• Sociétés commerciales
• Sociétés à responsabilité limitée
• Sociétés en commandite
• Sociétés en nom collectif à responsabilité limitée

Il n’y a aucuns frais pour les sociétés sans but lucratif, ni pour les sociétés en commandite ou les sociétés à responsabilité limitée à but non lucratif.

Les frais peuvent changer, il est donc judicieux de vérifier le montant en vigueur avant de déposer, surtout si votre entité a plusieurs obligations de conformité la même année.

Comment déposer en Pennsylvanie?

La Pennsylvanie encourage fortement le dépôt électronique par l’entremise du portail Business Filing Services du Department of State. Le processus est simple :

1. Ouvrez une session dans le système de dépôt de l’État.
2. Recherchez le nom de l’entreprise.
3. Ouvrez le dépôt du rapport annuel.
4. Confirmez ou mettez à jour les renseignements de l’entité.
5. Payez les frais de dépôt, s’il y a lieu.
6. Téléchargez le rapport déposé à partir de la file de travail de l’entreprise après le traitement.

Le dépôt papier demeure offert pour certains déclarants, mais le dépôt électronique est plus rapide et réduit le risque d’erreurs ou de retards postaux.

Pourquoi ce dépôt est-il important?

Les rapports annuels ne sont pas qu’une simple formalité administrative. Ils aident l’État à garder des dossiers d’entreprise à jour et à soutenir la transparence publique à l’égard des entités actives.

Le non-respect de l’échéance peut causer des problèmes inutiles, notamment des enjeux de conformité et des conséquences administratives. Cela peut aussi compliquer la disponibilité du nom et rendre plus difficile le maintien de dossiers propres auprès de l’État.

Si votre entreprise dépend de la protection à responsabilité limitée, de la crédibilité contractuelle ou de certificats de conformité, la conformité annuelle doit être traitée comme une priorité et non comme une tâche secondaire de bureau.

La déclaration décennale est-elle encore pertinente?

Pour la plupart des entités commerciales, non. L’exigence de déclaration décennale pour les associations a été abrogée.

Cela dit, le droit de la Pennsylvanie emploie encore ce terme dans certains contextes limités qui sortent du cadre habituel de la déclaration des entités commerciales, ce qui explique pourquoi il est facile de tomber sur d’anciennes références en ligne. Si vous voyez une page ou une liste de vérification qui parle de déclarations décennales pour les LLC ou les sociétés par actions, vérifiez si le contenu a été publié avant les changements liés aux rapports annuels.

Pour la conformité commerciale actuelle, la vraie question n’est pas de savoir si vous devez produire une déclaration décennale. Il faut plutôt déterminer si votre entité doit produire un rapport annuel et à quelle date limite.

Comment Zenind peut aider

Il est plus facile de rester conforme lorsque les échéances de dépôt sont suivies au même endroit. Zenind aide les propriétaires d’entreprise et les entrepreneurs à gérer la constitution ainsi que les tâches de conformité courantes grâce à un processus conçu pour réduire les échéances manquées et la confusion liée aux dépôts.

Pour les entités de la Pennsylvanie, cela signifie garder le rapport annuel à l’esprit, organiser les renseignements nécessaires à chaque dépôt et vous aider à vous concentrer sur la gestion de l’entreprise plutôt que sur le suivi manuel des échéances de l’État.

Liste de vérification de conformité en Pennsylvanie

Utilisez cette liste pour rester organisé :

• Confirmez si votre entité doit produire un rapport annuel
• Vérifiez votre échéance selon le type d’entité
• Passez en revue l’adresse de votre bureau enregistré et de votre bureau principal
• Identifiez au moins un dirigeant ou responsable pour le rapport
• Rassemblez votre numéro d’entité en Pennsylvanie
• Déposez suffisamment tôt pour éviter les retards de dernière minute
• Mettez à jour votre calendrier de conformité pour l’échéance de l’an prochain

Mot de la fin

La déclaration décennale de la Pennsylvanie n’est plus le principal dépôt de conformité pour la plupart des entités commerciales. Aujourd’hui, ce sont les rapports annuels qu’il faut surveiller, et l’échéance dépend du fait que votre entreprise soit une société par actions, une LLC ou une autre association de dépôt.

Si votre entité est active en Pennsylvanie, c’est le moment de vérifier son statut, de confirmer votre date limite et de mettre en place un processus annuel de conformité répétable. Un petit dépôt aujourd’hui peut aider à éviter de plus gros problèmes plus tard.