De quoi avez-vous besoin pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise? Liste de vérification complète

Ouvrir un compte bancaire d’entreprise est l’une des premières étapes pour bâtir une entreprise légitime et bien organisée. Cela vous aide à séparer les finances personnelles et professionnelles, simplifie la tenue de livres et facilite grandement la période des impôts. Cela donne aussi à votre entreprise une base plus professionnelle lorsque vous commencez à accepter des paiements, à payer des fournisseurs ou à demander du financement.

Le processus est généralement simple, mais les banques doivent vérifier la structure de votre entreprise, ses propriétaires et votre identité avant d’approuver un compte. Cela signifie que vous devez arriver préparé avec les bons documents et une compréhension de base de ce que la banque vous demandera.

Si vous vous demandez ce qu’il faut pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise, ce guide présente la liste complète, explique pourquoi chaque élément est important et montre comment éviter les retards courants.

Pourquoi un compte bancaire d’entreprise est important

Un compte bancaire d’entreprise est plus qu’une simple commodité. C’est une protection pratique et juridique pour les propriétaires d’entreprise.

Séparer l’argent de l’entreprise de vos fonds personnels vous aide à :

• Suivre les revenus et les dépenses avec précision
• Préparer des dossiers financiers plus clairs pour les impôts
• Réduire la confusion lors des vérifications ou des examens de conformité
• Établir l’historique de crédit et de paiement de l’entreprise
• Accepter plus facilement les paiements clients par l’entremise de services marchands
• Présenter une image plus professionnelle aux fournisseurs et aux clients

Pour les LLC et les sociétés par actions, cette séparation est particulièrement importante, car mélanger les fonds peut créer des problèmes comptables et, dans certains cas, affaiblir les protections en matière de responsabilité que les propriétaires attendent d’une entité formelle.

Documents dont vous avez généralement besoin

Les exigences varient d’une banque à l’autre, mais la plupart des comptes d’entreprise demandent un ensemble de documents standard. Votre liste exacte dépend du fait que vous ayez créé une LLC, une société par actions, une société de personnes ou une entreprise individuelle.

Documents de constitution

Si votre entreprise est enregistrée comme LLC ou société par actions, la banque voudra habituellement une preuve que l’entité existe légalement.

Cela peut inclure :

• les statuts de constitution d’une LLC
• les statuts constitutifs d’une société par actions
• un certificat de constitution ou un certificat d’incorporation, selon la province ou l’État

Ces documents montrent le nom de l’entreprise, la date de constitution et le lieu d’enregistrement. Les banques les utilisent pour confirmer que le demandeur ouvre le compte au nom d’une véritable entité juridique.

Numéro d’identification d’employeur

Le numéro d’identification d’employeur, ou EIN, est l’un des documents les plus importants pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise aux États-Unis.

L’EIN est émis par l’IRS et agit comme numéro d’identification fiscal fédéral de votre entreprise. Les banques l’utilisent pour identifier l’entreprise à des fins de déclaration fiscale et de conformité. Dans de nombreux cas, vous ne pouvez pas ouvrir un compte d’entreprise sans celui-ci.

Si vous n’avez pas encore obtenu d’EIN, il vaut généralement mieux le faire tôt dans votre processus de création. De nombreuses banques le demandent avant de commencer la demande.

Accord d’exploitation ou règlements administratifs

De nombreuses banques veulent aussi voir les documents de gouvernance interne, surtout s’il y a plus d’un propriétaire.

Selon le type d’entité, cela peut inclure :

• un accord d’exploitation pour une LLC
• des règlements administratifs pour une société par actions
• une résolution autorisant l’ouverture du compte

Ces documents aident à établir qui possède l’entreprise, qui peut signer sur le compte et qui a le pouvoir d’agir au nom de l’entreprise.

Licence ou permis d’entreprise

Certaines entreprises doivent détenir des licences ou permis avant de pouvoir exercer légalement dans une ville, un comté ou un État donné.

Les banques peuvent demander ces documents si votre entreprise exerce ses activités dans un secteur réglementé comme la restauration, le commerce de détail, les services professionnels, la construction ou la vente d’alcool. Même lorsqu’une licence n’est pas exigée pour le compte lui-même, la banque peut tout de même la demander dans le cadre de son examen de conformité.

Pièce d’identité délivrée par le gouvernement

Chaque propriétaire et signataire autorisé doit être prêt à fournir une pièce d’identité personnelle. Les exemples courants comprennent :

• un permis de conduire
• un passeport
• une carte d’identité délivrée par l’État

Les banques utilisent cette information pour vérifier l’identité et respecter les exigences de connaissance du client.

Preuve d’adresse

Certaines banques exigent une preuve de l’adresse résidentielle du propriétaire ou de l’adresse de l’entreprise indiquée dans les documents de constitution.

Les documents acceptables peuvent inclure :

• une facture de services publics
• un contrat de location
• un relevé bancaire
• un autre courrier officiel indiquant le nom et l’adresse

Cette exigence aide la banque à confirmer que les renseignements figurant sur la demande sont exacts.

Renseignements sur la propriété

Les banques demandent souvent des renseignements sur les propriétaires bénéficiaires et les personnes exerçant un contrôle. En termes simples, elles veulent savoir qui possède l’entreprise et qui a le pouvoir de la gérer.

Préparez-vous à fournir :

• les noms légaux complets
• les pourcentages de participation
• les dates de naissance
• les adresses résidentielles
• les pièces d’identité

Pour les entreprises à plusieurs propriétaires, la banque peut recueillir ces renseignements pour chaque personne qui atteint son seuil de propriété.

Exigences selon le type d’entreprise

Les documents nécessaires pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise peuvent varier selon la structure de votre société.

LLC

Pour une LLC, les banques demandent généralement :

• les statuts de constitution
• un EIN
• un accord d’exploitation
• une pièce d’identité pour les membres ou gestionnaires
• une preuve d’adresse

Si la LLC a plusieurs membres, l’accord d’exploitation devient particulièrement important, car il montre comment l’autorité est répartie.

Sociétés par actions

Pour une société par actions, les banques demandent généralement :

• les statuts constitutifs
• un EIN
• les règlements administratifs
• une résolution du conseil ou un document d’autorisation du compte
• une pièce d’identité pour les dirigeants et signataires

La banque veut savoir qui est légalement autorisé à ouvrir et à gérer le compte.

Sociétés de personnes

Une société de personnes peut avoir besoin de :

• un contrat de société
• un EIN
• une pièce d’identité pour les associés ou signataires autorisés
• une licence d’entreprise, le cas échéant

Selon la banque, le contrat peut devoir préciser qui a le pouvoir d’agir pour la société de personnes.

Entreprises individuelles

Une entreprise individuelle est généralement plus simple, mais vous avez tout de même besoin de documents de base.

Vous pourriez avoir besoin de :

• votre numéro d’assurance sociale ou un EIN
• une pièce d’identité délivrée par le gouvernement
• une licence d’entreprise ou un permis local, si requis
• l’enregistrement d’un nom commercial ou d’un nom fictif, si vous exercez sous un nom d’exploitation

Comme les entreprises individuelles ne sont pas des entités juridiques distinctes de la même manière que les LLC et les sociétés par actions, la banque peut s’appuyer davantage sur l’identité personnelle et les renseignements fiscaux du propriétaire.

Comment vous préparer avant de faire votre demande

Un peu de préparation peut vous faire gagner beaucoup de temps à la banque.

1. Confirmez que votre entité est correctement constituée

Avant d’ouvrir un compte, assurez-vous que vos documents de constitution sont approuvés et disponibles. Les banques veulent généralement voir des copies officielles et à jour plutôt que des brouillons ou des dossiers incomplets.

2. Faites correspondre les renseignements de votre entreprise

Le nom de votre entreprise, son adresse et les renseignements sur la propriété doivent être cohérents dans tous les documents. Même de petites divergences peuvent retarder l’approbation.

3. Obtenez votre EIN tôt

L’EIN est souvent l’un des premiers éléments demandés par une banque. Si vous attendez à la dernière minute, vous pourriez ralentir l’ouverture du compte.

4. Organisez les signataires et les dossiers de propriété

Déterminez à l’avance qui sera inscrit comme propriétaire, qui signera pour le compte et si votre banque a besoin d’une résolution ou d’un formulaire d’autorisation.

5. Examinez les exigences minimales de la banque

Les règles varient d’une banque à l’autre. Certaines exigent un dépôt initial, d’autres facturent des frais de tenue mensuels, et certaines imposent des seuils de solde. Les banques en ligne peuvent offrir une ouverture plus rapide, tandis que les banques traditionnelles peuvent exiger une visite en succursale.

Ce qui se passe pendant le processus de demande

Le processus suit généralement une séquence prévisible.

Choisissez le bon compte

Cherchez un compte qui convient à la taille et aux flux de trésorerie de votre entreprise. Tenez compte des frais mensuels, des limites de transactions, des coûts de virements électroniques, des règles de dépôt d’espèces et de l’intégration avec les outils de paiement.

Soumettez vos documents

Vous fournirez habituellement les documents de constitution, une pièce d’identité, les renseignements sur l’EIN et tout document d’autorisation requis. Certaines banques acceptent les demandes en ligne, tandis que d’autres exigent une visite en succursale.

Complétez l’examen de conformité

La banque peut examiner la propriété de l’entreprise, son objet, l’activité de transaction prévue et la source des fonds. C’est normal et cela aide la banque à respecter ses obligations réglementaires.

Alimentez le compte

Une fois le compte approuvé, vous devrez peut-être effectuer un dépôt initial. Assurez-vous de comprendre le montant minimal requis et les règles de solde qui s’appliquent après l’ouverture.

Raisons courantes des retards d’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise

De nombreux retards peuvent être évités. Les problèmes les plus fréquents sont :

• l’absence de documents relatifs à l’EIN
• des incohérences dans le nom de l’entreprise entre les documents
• des renseignements incomplets sur la propriété
• des pièces d’identité ou des preuves d’adresse périmées
• l’absence d’un accord d’exploitation ou de règlements administratifs
• une licence d’entreprise qui ne correspond pas à la demande de compte
• des documents d’autorisation non signés

Si vous évitez ces problèmes à l’avance, le processus d’approbation est généralement beaucoup plus fluide.

Liste de vérification pour le compte bancaire d’entreprise

Utilisez cette liste rapide avant de faire votre demande :

• documents de constitution
• confirmation de l’EIN
• accord d’exploitation, règlements administratifs ou contrat de société
• licence ou permis d’entreprise, si requis
• pièce d’identité délivrée par le gouvernement pour les propriétaires et les signataires
• preuve d’adresse
• renseignements sur la propriété et les personnes exerçant un contrôle
• fonds pour le dépôt initial

Le rôle de Zenind

Si vous en êtes encore aux premières étapes du lancement de votre entreprise, Zenind peut vous aider à établir la base juridique attendue par les banques. Une LLC ou une société par actions bien constituée, ainsi que des dossiers clairs et un EIN, facilitent grandement l’ouverture d’un compte d’entreprise et vous permettent d’avancer en toute confiance.

Commencer avec la bonne structure vous aide aussi à rester organisé à mesure que votre entreprise se développe. Lorsque vos documents de constitution, vos dossiers de propriété et vos renseignements fiscaux sont en ordre dès le départ, l’étape bancaire devient beaucoup moins stressante.

FAQ

Quel est le compte bancaire d’entreprise le plus facile à ouvrir?

Le compte le plus facile à ouvrir est généralement celui qui correspond à votre type d’entité et qui accepte les demandes en ligne. Les banques diffèrent, alors comparez les exigences documentaires, les frais et les délais d’approbation avant de faire une demande.

Puis-je ouvrir un compte bancaire d’entreprise sans EIN?

Certains propriétaires uniques peuvent utiliser un numéro d’assurance sociale à la place d’un EIN, mais la plupart des LLC, des sociétés par actions et des sociétés de personnes ont besoin d’un EIN pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise.

Ai-je besoin d’une LLC pour ouvrir un compte bancaire d’entreprise?

Non. Les propriétaires uniques et certains autres types d’entreprises peuvent ouvrir un compte d’entreprise, mais les documents requis varieront selon la structure de l’entreprise.

Pourquoi les banques demandent-elles autant de documents?

Les banques doivent vérifier l’identité de l’entreprise, de ses propriétaires et de ses signataires autorisés. Les documents les aident à respecter les règlements fédéraux et à réduire le risque de fraude.

Puis-je ouvrir un compte bancaire d’entreprise en ligne?

De nombreuses banques offrent maintenant l’ouverture de compte en ligne, mais certaines exigent encore une visite en personne, surtout pour les structures de propriété plus complexes ou les secteurs à risque plus élevé.