11 kommunikációs készség, amit minden új vállalkozónak el kell sajátítania

Az egyértelmű kommunikáció az egyik legfontosabb készség, amit egy alapító fejleszthet. Hatással van arra, hogyan hozza létre a vállalkozását, hogyan dolgozik együtt az állami szervekkel, hogyan kommunikál az ügyfelekkel, hogyan kezeli a beszállítókat, hogyan vezeti az alkalmazottakat, és hogyan tartja be a megfelelőségi határidőket. Egy vállalkozásnak lehet erős ötlete és szilárd terve, de ha az üzenet nem világos, a bizalom meggyengül, és elkerülhető hibák következnek.

Azoknak a vállalkozóknak, akik LLC-t, társaságot vagy nonprofit szervezetet hoznak létre, a kommunikáció nem csupán a kifinomult benyomás keltéséről szól. Arról szól, hogy megteremtse a megértést, tisztázza az elvárásokat, és minden szakaszban csökkentse a súrlódást az üzleti út során. Akár egy társalapítóval, egy bejegyzett kézbesítési megbízottal, egy bankárral vagy az első ügyféllel beszél, ugyanazok az alapvető szokások érvényesek.

Az alábbiakban 11 olyan kommunikációs készség következik, amelyet minden új vállalkozónak el kell sajátítania ahhoz, hogy erősebb kapcsolatokat építsen és jobb eredményeket érjen el.

1. Építsen bizalmat, mielőtt meggyőzni próbálna

Az emberek gyorsabban reagálnak az egyértelműségre, ha megbíznak a forrásban. Ez igaz az ügyfelekre, az alkalmazottakra és az állami szervekre egyaránt. A bizalom nem egyetlen tökéletes bemutatkozással épül fel, hanem következetességgel, őszinteséggel és a vállalások teljesítésével.

Egy új vállalkozó számára ez azt jelenti, hogy azt kell tennie, amit ígér. Ha azt mondja, hogy péntekig elküld egy szerződést, akkor péntekig küldje el. Ha azt mondja, hogy tisztáz egy bejelentési részletet, akkor pontos információkkal kövesse ezt. A megbízhatóság lendületet teremt.

A bizalom a létrehozási szakaszban is fontos. Amikor üzleti entitást hoz létre, megfelelőségi döntéseket hoz, vagy eldönti, hogyan kezelje a hivatalos postát és értesítéseket, egy megbízható kommunikációs rendszer megvéd a határidők elmulasztásától és a félreértésektől.

2. Ismerje a közönségét

A hatékony kommunikáció azzal kezdődik, hogy megérti, kivel beszél, és mire van szüksége az adott beszélgetéstől.

Egy ügyfél általában egyszerűséget és magabiztosságot szeretne. Egy hitelező tényeket és dokumentációt kérhet. Egy állami bejelentési hivatal pontos űrlapokat és precíz megfogalmazást várhat el. Egy alkalmazottnak kontextusra, elvárásokra és kérdezési lehetőségre lehet szüksége. Az üzenetnek a hallgatóhoz kell igazodnia.

Mielőtt beszél vagy ír, tegye fel magának a következő kérdéseket:

• Mit tud már ez a személy?
• Milyen döntést kell meghoznia?
• Milyen részletesség megfelelő?
• Milyen következő lépést szeretném, hogy megtegye?

Ha az üzenetet a közönséghez igazítja, csökkenti a félreértést, és növeli annak esélyét, hogy hasznos válasz érkezik.

3. Tartsa az üzeneteket világosnak és tömörnek

Az üzlettulajdonosok gyakran azt hiszik, hogy több szó nagyobb hitelességet ad. A gyakorlatban ez többnyire fordítva van. A rövid, közvetlen kommunikáció könnyebben érthető, könnyebben végrehajtható, és kisebb eséllyel okoz hibákat.

Az egyértelműség az üzlet létrehozásának és működtetésének minden területén számít. Egy félreérthető utasítás egy csapattagnak késleltetheti a munkát. Egy homályos üzenet egy beszállítónak rossz rendelést eredményezhet. Egy rosszul megfogalmazott e-mail egy állami hivatalnak lelassíthatja a bejelentést.

Ahhoz, hogy világosan kommunikáljon:

• Használjon egyszerű nyelvet, amikor csak lehet.
• A fő üzenetet tegye az elejére.
• Kerülje a felesleges szakzsargont.
• Bontsa a hosszú magyarázatokat kisebb lépésekre.
• Zárja egy konkrét következő lépéssel.

A tömör üzenet tiszteletben tartja az olvasó idejét, és megkönnyíti a továbblépést.

4. Előzze meg a félreértéseket

A félreértések nem ritkák. Az üzleti kommunikáció egyik leggyakoribb megtörési pontját jelentik.

Egy Önnek nyilvánvaló kifejezés másnak zavaró lehet. Egy olyan kérés, amely a fejében egyszerűnek tűnik, egy vállalkozó vagy ügyfél számára másképp értelmezhető. Ha azt feltételezi, hogy a másik fél ugyanazt a kontextust látja, problémákat hív életre.

A jó kommunikátorok ezt a kockázatot azzal csökkentik, hogy pontosak. Meghatározzák a fogalmakat. Megerősítik a határidőket. Írásban is összefoglalják a döntéseket. Helyet hagynak a kérdéseknek.

Ez különösen hasznos azoknak az alapítóknak, akik létrehozási dokumentumokat, működési szabályzatokat, éves jelentéseket, adóregisztrációkat és megfelelőségi értesítéseket kezelnek. Minél fontosabb az ügy, annál fontosabb a megértés megerősítése.

5. Tudatosan használja a hangnemet és a testbeszédet

A szavak számítanak, de a hangnem és a testbeszéd gyakran eldönti, hogyan fogadják azokat.

Egy közvetlen üzenet magabiztosnak vagy ellenségesnek is hangozhat az előadásmódtól függően. Egy támogató megjegyzés elutasítónak tűnhet, ha a hangnem lapos vagy sietős. Személyesen és videóhívásban a testtartás, a szemkontaktus, az arckifejezés és a beszédtempó mind alakítják a beszélgetést.

Az üzlettulajdonosok célja legyen a nyugodt, tiszteletteljes és stabil hangnem. Ez nem passzivitást jelent. Azt jelenti, hogy határozottan, de nem bántóan kell kommunikálni.

Néhány gyakorlati szokás segít:

• Tartson nyitott testtartást.
• Lassítson, amikor a beszélgetés fontos.
• Ne szakítsa félbe a másikat.
• Tartsa figyelmesen az arckifejezését.
• Igazítsa a formális szintet a helyzethez.

Ha a hangnem és a testbeszéd összhangban van a szavakkal, az üzenet tisztábban ér célba.

6. Gyakorolja az aktív figyelést

Sok kommunikációs probléma abból adódik, hogy az emberek válaszolni várnak, ahelyett hogy valóban figyelnének.

Az aktív figyelés azt jelenti, hogy teljes figyelmet ad, hagyja a másikat befejezni, és a tartalomra válaszol, nem pedig a pillanat megszakítására. Ez az egyik legegyszerűbb módja a bizalom építésének és a problémák gyorsabb megoldásának.

Ahhoz, hogy jól figyeljen:

• Küszöbölje ki a zavaró tényezőket.
• Hagyja, hogy a másik fél befejezze.
• Foglalja össze, amit hallott.
• Tegyen fel egy utólagos kérdést.
• Erősítse meg a következő lépést.

Ez különösen hasznos, amikor frusztrált ügyfelekkel, bizonytalan csapattagokkal vagy jogi, illetve adminisztratív ügyekben segítő szakemberekkel dolgozik. Az emberek megnyugszanak, ha úgy érzik, hogy meghallgatják őket, és ez jobb döntésekhez vezet.

7. Ne feltételezzen semmit

A feltételezések elkerülhető kockázatot teremtenek.

Egy alapító feltételezheti, hogy az ügyfél értette az árat. Egy vezető feltételezheti, hogy a vállalkozó tudta a határidőt. Egy új vállalkozó azt hiheti, hogy a bejelentés feldolgozásra került, mert az űrlapot már benyújtották. Ezek a feltételezések időbe és pénzbe kerülhetnek.

A feltételezés helyett ellenőrizzen.

Ha valami fontos, tegye írásba. Ha a határidő fontos, ismételje meg a pontos dátumot. Ha a feladat fontos, rendelje hozzá a felelőst. Ha a folyamat fontos, erősítse meg az átvételt.

Ez a szokás különösen fontos a vállalat alapításában és a megfelelőségben. Az állami követelmények gyakran szigorú időzítési és formázási szabályokat tartalmaznak. Egy apró feltételezés elmulasztott bejelentéssé, késedelmes jóváhagyássá vagy felesleges büntetéssé válhat.

8. Kommunikáljon jól a technológián keresztül is

A modern üzleti kommunikáció e-mailen, telefonon, szöveges üzenetben, cseten, videón és projektmenedzsment eszközökön keresztül zajlik. Mindegyik csatornának megvannak az előnyei és korlátai.

Az e-mail hasznos a nyilvántartás és a formális kommunikáció szempontjából, de személytelennek tűnhet. A szöveges üzenet gyors, de könnyű félreérteni. A videóhívások hatékonyak, de technikai problémák megszakíthatják a folyamatot. A chat kényelmes, de a fontos részletek könnyen eltemetődnek.

A legjobb kommunikátor az üzenethez illő csatornát választja.

• Dokumentációhoz és döntésekhez használjon e-mailt.
• Összetett beszélgetésekhez használjon telefont vagy videót.
• Gyors megerősítésekhez használjon szöveges üzenetet.
• Felelősségvállaláshoz használjon írásos összefoglalót.

Ha a beszélgetés jogi alapítási részletekről, adóregisztrációról vagy megfelelőségi határidőkről szól, a hívást mindig kövesse egy írásos összegzéssel. Ez nyilvántartást teremt, és csökkenti a későbbi félreértések esélyét.

9. Kezelje a stresszt, mielőtt az kezelné Önt

A stressz megváltoztatja a kommunikációt. Amikor az emberek sietnek, frusztráltak vagy túlterheltek, hajlamosak gyorsabban beszélni, kevesebbet figyelni és élesebben reagálni.

Az üzlettulajdonosokra sok irányból nehezedik nyomás: finanszírozás, toborzás, ügyfelek, működés, bejelentések és növekedés. Ha ez a nyomás minden beszélgetésbe beszivárog, a kapcsolatok sérülnek.

Ahhoz, hogy stressz alatt is hatékony maradjon:

• Válasz előtt tartson szünetet.
• Válassza szét a problémát az érzelmektől.
• Ha szükséges, tartson rövid szünetet.
• Térjen vissza az ügyre több kontextussal.
• Kerülje a fontos döntéseket egy reakció közepén.

A nyugodt kommunikáció nemcsak kellemesebb. Jobb ítélőképességhez vezet.

10. Tanuljon meg üzleti nyelven beszélni anélkül, hogy elrejtené a lényeget

A professzionális kommunikációnak pontosnak kell lennie, de nem túlzottan felduzzasztottnak.

Sok új alapító túl sok szakzsargont használ, mert az kifinomultnak hangzik. Mások elkerülik a szükséges üzleti nyelvezetet, mert attól tartanak, hogy merevnek hat. A cél egyik sem. A cél az, hogy elég világos legyen az üzenet ahhoz, hogy a másik fél cselekedni tudjon.

Amikor szerződésről, bejelentésről, árazásról, szolgáltatási körökről vagy megfelelőségi határidőről beszél, használjon pontos nyelvezetet, és magyarázza el az ismeretlen kifejezéseket. Ha egy fogalom fontos döntést befolyásol, ne rejtse el homályos megfogalmazás mögé.

A jó üzleti kommunikáció gyakran tartalmazza:

• A problémát.
• A határidőt.
• A felelőst.
• A következő lépést.
• A következményt, ha semmi nem változik.

Ez a szerkezet egyaránt működik startup működésben, ügyfélszolgálatban és vállalati adminisztrációban.

11. Alakítsa a kommunikációt ismételhető rendszerré

Az erős kommunikátorok nem pusztán az emlékezetükre támaszkodnak. Rendszereket építenek.

Egy ismételhető kommunikációs rendszer tartalmazhat:

• szabványos e-mail sablonokat,
• ellenőrzőlistát az új ügyfelek bevezetéséhez,
• írásos jegyzeteket az értekezletekről,
• folyamatot a fontos döntések megerősítésére,
• naptárt a megfelelőségi határidők nyomon követésére.

Ez az üzlet létrehozásánál különösen fontos, mert a vállalkozók gyakran egyszerre sok mozgó elemet kezelnek. Az entitás létrehozása, az EIN regisztráció, a bejegyzett kézbesítési megbízottal kapcsolatos feladatok, az éves jelentések, a belső jóváhagyások és a beszállítói kommunikáció mind egyszerre igényelnek figyelmet. Egy rendszer segít szervezett maradni, amikor a munkaterhelés növekszik.

Ha céget állít fel, itt térül meg igazán a struktúra. A hivatalos értesítések kezelésére, a döntések dokumentálására és a határidők követésére szolgáló megbízható folyamat csökkenti a kockázatot, és támogatja a hosszú távú növekedést.

Kommunikációs készségek, amelyek támogatják az üzleti növekedést

A kommunikáció nem elszigetelt „soft skill”. Szinte minden üzleti funkciót támogat.

Ha jól kommunikál, képes lesz:

• Gyorsabban bizalmat építeni.
• Csökkenteni a félreértéseket.
• Erősíteni az ügyfélkapcsolatokat.
• Magabiztosabban vezetni a csapatokat.
• Megvédeni a vállalkozását a megfelelőségi hibáktól.
• Jobb döntéseket hozni nyomás alatt.

Az új vállalkozók számára ez a kommunikációt a siker alapvető részévé teszi, nem pedig opcionális fejlesztéssé.

Záró gondolatok

A hatékony kommunikáció szokás, nem személyiségjegy. Ismétléssel, önreflexióval és jobb rendszerekkel fejlődik.

Ha most hoz létre vállalkozást, vagy először vezet egyet, kezdje az alapokkal: ismerje a közönségét, beszéljen világosan, erősítse meg a megértést, figyeljen alaposan, és dokumentálja azt, ami számít. Ezek a szokások segítenek bizalmat építeni, és a vállalkozást a megfelelő irányba tartani.

Zenind segít a vállalkozóknak az Egyesült Államokban történő vállalkozásindítás és -fenntartás alapvető feladataira összpontosítani. Az erős kommunikáció pedig minden mást is hatékonyabbá tesz.