11 viestintätaitoa, jotka jokaisen uuden yrittäjän kannattaa hallita

Selkeä viestintä on yksi tärkeimmistä taidoista, joita perustaja voi kehittää. Se vaikuttaa siihen, miten perustat yrityksesi, työskentelet viranomaisten kanssa, viestit asiakkaiden kanssa, hallinnoit toimittajia, johdat työntekijöitä ja hoidat vaatimustenmukaisuuden määräaikoja. Yrityksellä voi olla vahva idea ja hyvä suunnitelma, mutta jos viesti on epäselvä, luottamus heikkenee ja vältettävissä olevia virheitä syntyy.

Yrittäjille, jotka perustavat LLC:n, yhtiön tai voittoa tavoittelemattoman organisaation, viestintä ei ole vain hiottua esiintymistä. Kyse on ymmärryksen luomisesta, odotusten asettamisesta ja kitkan vähentämisestä jokaisessa yritysmatkan vaiheessa. Puhuitpa sitten perustajakumppanin, rekisteröidyn asiamiehen, pankin tai ensimmäisen asiakkaan kanssa, samat ydintavat pätevät.

Alla on 11 viestintätaitoa, jotka jokaisen uuden yrittäjän kannattaa hallita rakentaakseen vahvempia suhteita ja saadakseen parempia tuloksia.

1. Rakenna luottamus ennen kuin yrität vakuuttaa

Ihmiset reagoivat selkeyteen nopeammin, kun he luottavat sen lähteeseen. Tämä koskee asiakkaita, työntekijöitä ja viranomaisia. Luottamusta ei rakenneta yhdellä täydellisellä puheella. Se rakentuu johdonmukaisuudella, rehellisyydellä ja lupauksista kiinni pitämisellä.

Uudelle yrittäjälle tämä tarkoittaa sitä, että teet sen, mitä sanot tekeväsi. Jos lupailet lähettää sopimuksen perjantaihin mennessä, lähetä se perjantaihin mennessä. Jos sanot tarkentavasi jonkin hakemusyksityiskohdan, palaa asiaan täsmällisillä tiedoilla. Luotettavuus luo vauhtia.

Luottamus on tärkeää myös perustamisvaiheessa. Kun perustat yritystä, teet vaatimustenmukaisuuteen liittyviä valintoja tai päätät, miten virallinen posti ja ilmoitukset hoidetaan, toimiva viestintäjärjestelmä suojaa sinua määräaikojen menemiseltä ohi ja epäselvyyksiltä.

2. Tunne yleisösi

Tehokas viestintä alkaa siitä, että ymmärrät, kenelle puhut ja mitä hän tarvitsee keskustelusta.

Asiakas haluaa yleensä yksinkertaisuutta ja varmuutta. Rahoittaja saattaa haluta faktoja ja dokumentaatiota. Osavaltion virasto voi vaatia täsmällisiä lomakkeita ja tarkkaa kieltä. Työntekijä saattaa tarvita taustatietoa, odotuksia ja mahdollisuuden kysyä. Viestin tulisi muuttua kuulijan mukaan.

Ennen kuin puhut tai kirjoitat, kysy itseltäsi:

• Mitä tämä henkilö jo tietää?
• Minkä päätöksen hänen täytyy tehdä?
• Mikä tarkkuustaso on sopiva?
• Mihin toimenpiteeseen haluan hänen ryhtyvän seuraavaksi?

Kun sovitat viestisi yleisölle, vähennät sekaannusta ja kasvatat mahdollisuutta saada hyödyllinen vastaus.

3. Pidä viestit selkeinä ja ytimekkäinä

Yrityksen omistajat ajattelevat usein, että mitä enemmän sanoja, sitä uskottavampi viesti. Käytännössä päinvastainen on yleensä totta. Lyhyt ja suora viestintä on helpompi ymmärtää, helpompi toteuttaa ja vähemmän altis virheille.

Selkeys on tärkeää kaikessa yrityksen perustamisessa ja johtamisessa. Sekava ohje tiimikaverille voi viivästyttää työtä. Epämääräinen viesti toimittajalle voi johtaa väärään tilaukseen. Huonosti kirjoitettu sähköposti viranomaiselle voi hidastaa hakemusta.

Viesti selkeästi:

• Käytä mahdollisuuksien mukaan arkikieltä.
• Kerro pääasia ensin.
• Vältä tarpeetonta ammattijargonia.
• Pilko pitkät selitykset pienempiin vaiheisiin.
• Lopeta konkreettiseen seuraavaan toimenpiteeseen.

Ytimekäs viesti kunnioittaa lukijan aikaa ja helpottaa etenemistä.

4. Ennakoit väärinymmärrykset

Väärinymmärrykset eivät ole harvinaisia. Ne ovat yksi yleisimmistä syistä siihen, miksi yritysviestintä pettää.

Ilmaus, joka tuntuu sinusta itsestään selvältä, voi olla toiselle hämmentävä. Pyyntö, joka näyttää mielessäsi yksinkertaiselta, voidaan tulkita toisin urakoitsijan tai asiakkaan toimesta. Jos oletat, että toisella on sama taustatieto kuin sinulla, kutsut ongelmia luoksesi.

Hyvät viestijät pienentävät tätä riskiä olemalla täsmällisiä. He määrittelevät käsitteet. He varmistavat määräajat. He kirjaavat päätökset ylös. He jättävät tilaa kysymyksille.

Tämä on erityisen hyödyllistä perustajille, jotka käsittelevät perustamisasiakirjoja, toimintaoikeussääntöjä, vuosiraportteja, verorekisteröintejä ja vaatimustenmukaisuusilmoituksia. Mitä tärkeämpi asia, sitä tärkeämpää on varmistaa ymmärrys.

5. Käytä sävyä ja kehonkieltä tarkoituksella

Sanoilla on merkitystä, mutta sävy ja kehonkieli ratkaisevat usein sen, miten sanat vastaanotetaan.

Suora viesti voi kuulostaa itsevarmalta tai vihamieliseltä toimitustavasta riippuen. Kannustava kommentti voi kuulostaa vähättelevältä, jos sävy on lattean kiireinen. Paikan päällä ja videopuheluissa ryhti, katsekontakti, ilmeet ja puheen rytmi muovaavat keskustelua.

Yrityksen omistajien kannattaa tavoitella sävyä, joka on rauhallinen, kunnioittava ja vakaa. Se ei tarkoita passiivisuutta. Se tarkoittaa jämäkkyyttä ilman töykeyttä.

Muutama käytännön tapa auttaa:

• Pidä asento avoimena.
• Hidasta tahtia, kun keskustelu on tärkeä.
• Vältä keskeyttämistä.
• Pidä ilme mukana.
• Sovita muodollisuuden taso tilanteeseen.

Kun sävy ja kehonkieli tukevat sanojasi, viesti menee perille puhtaammin.

6. Harjoittele aktiivista kuuntelua

Monet viestintäongelmat syntyvät siitä, että ihmiset odottavat vastausvuoroaan sen sijaan, että kuuntelisivat ymmärtääkseen.

Aktiivinen kuuntelu tarkoittaa täyttä keskittymistä, toisen puheenvuoron loppuun asti kuuntelemista ja vastaamista itse sisällön, ei hetken keskeytyksen, perusteella. Se on yksi yksinkertaisimmista tavoista rakentaa luottamusta ja ratkaista ongelmia nopeammin.

Kuuntele hyvin:

• Poista häiriötekijät.
• Anna toisen puhua loppuun.
• Tiivistä kuulemasi.
• Esitä tarkentava kysymys.
• Vahvista seuraava askel.

Tämä on erityisen hyödyllistä, kun käsittelet turhautuneita asiakkaita, epävarmoja tiimin jäseniä tai ammattilaisia, jotka auttavat sinua oikeudellisessa tai hallinnollisessa työssä. Ihmiset rauhoittuvat, kun he kokevat tulleensa kuulluiksi, ja parempia päätöksiä syntyy.

7. Älä oleta mitään

Oletukset aiheuttavat vältettävissä olevaa riskiä.

Perustaja voi olettaa, että asiakas ymmärsi hinnan. Esihenkilö voi olettaa, että urakoitsija tiesi määräajan. Uusi yrittäjä voi olettaa, että hakemus käsiteltiin, koska lomake lähetettiin. Nämä oletukset voivat maksaa aikaa ja rahaa.

Älä oleta, vaan varmista.

Jos jokin on tärkeää, laita se kirjallisesti. Jos määräaika on tärkeä, toista tarkka päivämäärä. Jos tehtävä on tärkeä, nimeä vastuuhenkilö. Jos prosessi on tärkeä, vahvista vastaanotto.

Tämä tapa on erityisen tärkeä yrityksen perustamisessa ja vaatimustenmukaisuudessa. Osavaltioiden vaatimuksissa on usein tiukat ajoitus- ja muotovaatimukset. Pieni oletus voi muuttua myöhästyneeksi hakemukseksi, viivästyneeksi hyväksynnäksi tai tarpeettomiksi seuraamuksiksi.

8. Viesti hyvin teknologian kautta

Nykyaikainen yritysviestintä tapahtuu sähköpostissa, puhelimessa, tekstiviestillä, chatissa, videolla ja projektinhallintatyökaluissa. Jokaisella kanavalla on vahvuutensa ja rajoituksensa.

Sähköposti sopii dokumentointiin ja muodolliseen viestintään, mutta se voi tuntua persoonattomalta. Tekstiviesti on nopea, mutta sitä on helppo tulkita väärin. Videopalaverit ovat tehokkaita, mutta tekniset ongelmat voivat katkaista etenemisen. Chat on kätevä, mutta tärkeät yksityiskohdat voivat hautautua.

Parhaat viestijät valitsevat kanavan viestin mukaan.

• Käytä sähköpostia dokumentointiin ja päätöksiin.
• Käytä puhelua tai videota monimutkaisiin keskusteluihin.
• Käytä tekstiviestiä nopeisiin vahvistuksiin.
• Käytä kirjallisia yhteenvedoja vastuullisuuden varmistamiseksi.

Jos keskustelu koskee juridisia perustamisasioita, verorekisteröintejä tai vaatimustenmukaisuuden määräaikoja, seuraa puhelua kirjallisella yhteenvedolla. Se luo tallenteen ja vähentää myöhemmän epäselvyyden riskiä.

9. Hallitse stressiä ennen kuin se hallitsee sinua

Stressi muuttaa viestintää. Kun ihmiset ovat kiireisiä, turhautuneita tai kuormittuneita, he puhuvat yleensä nopeammin, kuuntelevat vähemmän ja reagoivat terävämmin.

Yrityksen omistajat kohtaavat painetta monesta suunnasta: rahoitus, rekrytointi, asiakkaat, toiminta, hakemukset ja kasvu. Jos tämä paine vuotaa jokaiseen keskusteluun, suhteet kärsivät.

Jotta pysyt tehokkaana stressin alla:

• Pysähdy ennen kuin vastaat.
• Erota ongelma tunteesta.
• Pidä tarvittaessa lyhyt tauko.
• Palaa asiaan, kun sinulla on enemmän taustaa.
• Vältä tekemästä tärkeitä päätöksiä reaktion keskellä.

Rauhallinen viestintä ei ole vain miellyttävämpää. Se johtaa parempaan harkintaan.

10. Opettele puhumaan bisnestä ilman että merkitys hämärtyy

Ammattimaisen viestinnän pitäisi olla täsmällistä, mutta ei pönötävää.

Monet uudet perustajat käyttävät liikaa jargonia, koska se kuulostaa hienostuneelta. Toiset taas välttävät tarpeellista liikekieltä, koska pelkäävät sen kuulostavan jäykältä. Tavoite ei ole kumpikaan. Tavoite on olla niin selkeä, että toinen voi toimia.

Kun käsittelet sopimusta, hakemusta, hinnoittelua, palvelun laajuutta tai vaatimustenmukaisuuden määräaikaa, käytä tarkkaa kieltä ja selitä vieraat käsitteet. Jos jokin asia vaikuttaa tärkeään päätökseen, älä piilota sitä epämääräiseen muotoiluun.

Hyvä yritysviestintä sisältää usein:

• asian,
• määräajan,
• vastuuhenkilön,
• seuraavan vaiheen,
• seurauksen, jos mikään ei muutu.

Tämä rakenne toimii yhtä hyvin startupin toiminnassa, asiakaspalvelussa ja yrityshallinnossa.

11. Tee viestinnästä toistettava järjestelmä

Vahvat viestijät eivät nojaa pelkkään muistiin. He rakentavat järjestelmiä.

Toistettava viestintäjärjestelmä voi sisältää:

• vakioidut sähköpostipohjat,
• tarkistuslistan uuden asiakkaan perehdytykseen,
• kirjalliset muistiinpanot palavereista,
• prosessin tärkeiden päätösten vahvistamiseen,
• kalenterin vaatimustenmukaisuuden määräaikoja varten.

Tämä on tärkeää yrityksen perustamisessa, koska yrittäjät jonglööraavat usein monia liikkuvia osia yhtä aikaa. Yhtiömuodon perustaminen, EIN-rekisteröinti, rekisteröidyn asiamiehen vastuut, vuosiraportit, sisäiset hyväksynnät ja toimittajaviestintä kilpailevat kaikki huomiosta. Järjestelmä auttaa pysymään järjestäytyneenä, kun työmäärä kasvaa.

Jos perustat yritystä, rakenne kannattaa tässä vaiheessa. Luotettava prosessi virallisten ilmoitusten käsittelyyn, päätösten dokumentointiin ja määräaikojen seurantaan vähentää riskiä ja tukee pitkän aikavälin kasvua.

Viestintätaidot, jotka tukevat liiketoiminnan kasvua

Viestintä ei ole irrallinen pehmeä taito. Se tukee lähes jokaista yrityksen toimintoa.

Kun viestit hyvin, voit:

• rakentaa luottamusta nopeammin,
• vähentää väärinymmärryksiä,
• vahvistaa asiakassuhteita,
• johtaa tiimejä itsevarmemmin,
• suojata yritystäsi vaatimustenmukaisuusvirheiltä,
• tehdä parempia päätöksiä paineen alla.

Uusille yrittäjille tämä tekee viestinnästä menestyksen perustan, ei vapaaehtoista lisäosaa.

Loppupohdinta

Tehokas viestintä on tapa, ei persoonallisuuden piirre. Se kehittyy toiston, pohdinnan ja parempien järjestelmien kautta.

Jos perustat yritystä tai pyörität sitä ensimmäistä kertaa, aloita perusteista: tunne yleisösi, puhu selkeästi, varmista ymmärrys, kuuntele tarkasti ja dokumentoi tärkeät asiat. Nämä tavat auttavat sinua rakentamaan luottamusta ja pitämään yrityksesi oikeaan suuntaan.

Zenind auttaa yrittäjiä keskittymään Yhdysvalloissa yrityksen perustamisen ja ylläpitämisen olennaisiin asioihin. Vahva viestintä auttaa kaikkea muuta toimimaan paremmin.