12 tárgyalási tipp kisvállalkozók számára

A tárgyalás alapvető üzleti készség. Akár beszállítói feltételekről, irodabérről, alvállalkozói díjakról, partnerségi megállapodásokról vagy ügyfélszerződésekről van szó, a jó tárgyalási képesség megóvhatja a cash flow-t, és javíthatja a hosszú távú eredményeket.

Kisvállalkozók és alapítók számára az erős tárgyalás nem azt jelenti, hogy agresszívek vagyunk, vagy hogy mások kárára akarunk „nyerni”. Sokkal inkább azt jelenti, hogy alaposan felkészülünk, megértjük a prioritásokat, és olyan megállapodásokat hozunk létre, amelyek egyértelműek, igazságosak és fenntarthatók. Ez a szemlélet különösen fontos, amikor vállalkozást épít, növekedést kezel vagy olyan döntéseket hoz, amelyek érintik a fedezeti szintet és a jogi kötelezettségeket.

Az alábbi ellenőrzőlista segít magabiztosabban és kevesebb hibával tárgyalni.

1. Erősítse meg, ki tud ténylegesen dönteni

A tárgyalás megkezdése előtt győződjön meg arról, hogy valóban döntési jogkörrel rendelkező személlyel beszél. Ha a másik oldalon ülő félnek még vezetői, jogi vagy tulajdonosi jóváhagyást kell kérnie, a beszélgetés inkább előkészítő jellegű lehet, mint végleges.

Tegyen fel közvetlen kérdéseket az jóváhagyási folyamatról:

• Kinek kell jóváhagynia a végső feltételeket?
• Vannak belső küszöbértékek vagy korlátozások?
• Van határidő a jóváhagyás megszerzésére?

Ez időt takarít meg, és segít elkerülni azt a hibát, hogy egy megállapodást lezártnak gondol, amikor az még nem az.

2. Határozza meg a célját, mielőtt elkezdi

Pontosan tudnia kell, mit jelent a sikeres eredmény, mielőtt bármilyen megbeszélésbe belekezd. Ha nem egyértelmű a cél, nagyobb eséllyel ad fel értéket, vagy olyan feltételeket fogad el, amelyek nem szolgálják a vállalkozását.

Írja le:

• Az ideális eredményt
• Az elfogadható eredményt
• A kilépési pontot
• Azt az egy-két feltételt, amely a legfontosabb

Sok esetben a legfontosabb kérdés nem kizárólag az ár. Lehet például a fizetési ütemezés, a szerződés időtartama, a szállítási sebesség, a megújítási feltételek, a kizárólagosság vagy a felelősségi korlátok.

3. Kutassa fel a másik oldalt

A jó tárgyalók felkészülnek. Tudjon meg minél többet a másik fél üzleti modelljéről, prioritásairól és korlátairól. Minél jobban érti ezeket, annál könnyebben talál olyan kompromisszumokat, amelyek valóban számítanak.

Hasznos kérdések előzetesen:

• Mit értékelhet ez a fél a legjobban?
• Milyen nyomás alatt állnak?
• Vannak általános iparági benchmarkok?
• Milyen alternatívái vannak, ha ez az ügylet nem működik?

Az előkészítés tárgyalási előnyt ad, de jobb ajánlatokat is segít kidolgozni. Ha érti, mi számít a másik oldalnak, olyan feltételeket javasolhat, amelyek értéket teremtenek anélkül, hogy szükségtelenül gyengítenék a saját pozícióját.

4. Válassza külön a kapcsolatot a kérdéstől

Az üzleti tárgyalás maradjon professzionális. Lehet, hogy kedveli azt a személyt, akivel tárgyal, vagy hosszú távon együtt kell dolgoznia vele, de ez nem jelenti azt, hogy minden feltételt homályosan vagy barátilag kellene kezelni.

Maradjon a tényeknél:

• Terjedelem
• Ár
• Időzítés
• Teljesítési elvárások
• Kockázatmegosztás
• Megújítási és kilépési feltételek

A tiszteletteljes hangnem segít megőrizni a kapcsolatot. Az egyértelmű határok védik a vállalkozást.

5. Az értéket helyezze előtérbe az ár helyett

A tárgyalások egyik leggyakoribb hibája, hogy azonnal az árra fókuszálunk. Az ár fontos, de csak egy része az üzletnek.

Inkább az ár mögötti értékmozgatókra figyeljen:

• Gyorsabb átfutási idő
• Jobb szolgáltatási szintek
• Rugalmasabb fizetési feltételek
• Alacsonyabb kockázat
• Hosszabb garanciális fedezet
• Egyszerűbb felmondási jogok

Ha az értéket tudja javítani anélkül, hogy egyszerűen csak csökkentené az árat, erősebb összmegállapodást érhet el.

6. Tudja, mit tud felajánlani

Az erős tárgyaló nemcsak azt gondolja végig, mit kérjen. Azt is tudnia kell, mit tud cserébe felajánlani.

Példák:

• Hosszabb szerződéses időtartam
• Gyorsabb fizetés
• Csökkentett terjedelem alacsonyabb költségért cserébe
• Ajánlás vagy referencia
• Rugalmas szállítási időzítés
• Nagyobb kezdeti rendelés

Ez mozgásteret ad az alkukhoz anélkül, hogy feladná a legfontosabb védelmeket. A tárgyalás előtt sorolja fel azokat a engedményeket, amelyeket szükség esetén megtehet, és mindegyik költségét is mérlegelje.

7. Tartson fenn egy világos kilépési pontot

Minden tárgyalásnak kell egy határa. Ha ezt nem határozza meg, előfordulhat, hogy csak azért enged tovább, hogy elkerülje a kellemetlenséget.

A kilépési pontnak üzleti realitáson kell alapulnia, nem érzelmeken. Vegye figyelembe:

• A nyereségmarzs-követelményeket
• A cash flow-ra gyakorolt hatást
• A jogi vagy működési kockázatot
• Az alternatívák elérhetőségét
• Az ideje értékét

Ha az ügylet a küszöbértéke alá esik, készen kell állnia nemet mondani. A kilépés nem kudarc. Gyakran ez a legfegyelmezettebb üzleti döntés.

8. Több kérdést tegyen fel, mint amennyit megválaszol

A legjobb tárgyalók sok időt töltenek hallgatással. A kérdések feltárják a prioritásokat, felszínre hozzák a rejtett aggályokat, és lehetőséget teremtenek a beszélgetés irányítására.

Hasznos kérdések:

• Mi a legfontosabb önöknek ebben a megállapodásban?
• Mi tenné sikeressé ezt az eredményt az önök oldalán?
• Mi az, ami rugalmas, és mi az, ami fix?
• Mi szükséges ahhoz, hogy tovább tudjanak lépni?

Ha átgondolt kérdéseket tesz fel, elkerüli a feltételezéseket. Egyúttal azt is megmutatja, hogy egy működő üzleti megállapodást szeretne létrehozni, nem csupán engedményeket kicsikarni.

9. Ne engedjen túl gyorsan

A korai engedmények gyakran gyengeséget jeleznek. Ha túl gyorsan lép, a másik oldal azt hiheti, hogy még van mozgástere.

Inkább lassítsa le a folyamatot, és az értékeket tudatosan cserélje. Ha engedményt kell tennie, kösse azt ahhoz, hogy cserébe kapjon valamit.

Például:

• Ha alacsonyabb díjat kérnek, kérjen hosszabb elköteleződést.
• Ha gyorsabb fizetést szeretnének, kérjen kedvezményt vagy többletszolgáltatást.
• Ha szélesebb terjedelmet szeretnének, kérjen egyértelműbb határidőket vagy korlátozottabb módosítási kört.

A tárgyalás csere, nem ajándék.

10. Ne írjon le olyan feltételeket, amelyek még nem véglegesek

Legyen óvatos azzal, hogy túl korán küld ki írásos szöveget. Amint a feltételek írásban megjelennek, az emberek gyakran kötelezettségként kezelik őket, még akkor is, ha csak előzetes megbeszélésről volt szó.

Mielőtt bármit írásba foglal, győződjön meg arról, hogy vállalja a következményeket. Ez különösen fontos az alábbi helyzetekben:

• Partnerségi tárgyalások
• Szolgáltatási megállapodások
• Bérleti tárgyalások
• Beszállítói szerződések
• Munkavállalói és megbízási konstrukciók

Az írásos szövegnek a tényleges megállapodást kell tükröznie, nem egy nyers elképzelést, amely még finomításra szorul. Ha még nem áll készen arra, hogy vállalja az adott feltételt, ne vállalja írásban sem.

11. Azonnal dokumentálja a megállapodást

Amint a felek megegyeztek, rögzítse azonnal a feltételeket. A késlekedés zavart, emlékezetkiesést és elkerülhető vitákat okoz.

Legalább az alábbiakat dokumentálja:

• A munka vagy csere pontos terjedelmét
• A fizetési feltételeket
• A határidőket és mérföldköveket
• A megújítási, felmondási vagy megszüntetési feltételeket
• Minden különleges feltételt vagy kivételt

Alapítók számára ez a lépés még fontosabb, ha a tárgyalás megalapítási döntéseket, tulajdonosi kérdéseket, szolgáltatókat vagy más alapvető üzleti kötelezettségeket érint. Az egyértelmű dokumentáció védi a céget, és csökkenti a későbbi súrlódást.

12. Óvja a hosszú távú kapcsolatot

A sikeres tárgyalás nemcsak a pillanatnyi eredményről szól. Arról is szólnia kell, hogy teret hagyjon a jövőbeli együttműködésnek.

A megállapodás után:

• Köszönje meg a másik félnek
• Erősítse meg a következő lépéseket
• Kerülje a túlzott ünneplést a keményen kiharcolt feltételek miatt
• Tartsa be a vállalásait

Ha a másik fél úgy érzi, hogy tisztelettel bántak vele, nagyobb valószínűséggel fog újra együttműködni önnel, ajánlani fogja másoknak, vagy később rugalmasabb marad. Ez a hosszú távú érték gyakran fontosabb, mint egyetlen apró engedmény.

Gyakorlati tárgyalási keret alapítóknak

Ha egy egyszerű folyamatot szeretne követni, használja ezt a négy lépésből álló keretet:

1. Előkészítés

Határozza meg a célját, az alternatívákat és a kilépési pontot. Kutassa fel a másik oldalt, és azonosítsa a kulcsváltozókat.

2. Feltárás

Tegyen fel kérdéseket, és figyeljen gondosan. Tudja meg, mi a legfontosabb, és hol vannak a valódi korlátok.

3. Csere

Ajánljon és kérjen engedményeket tudatosan. Kösse minden engedményt valamilyen értékhez.

4. Rögzítés

Azonnal írja le a végleges feltételeket, és győződjön meg arról, hogy mindkét fél érti a következő lépéseket.

Gyakori tárgyalási hibák, amelyeket érdemes elkerülni

Még a tapasztalt vállalkozók is elkövethetnek elkerülhető hibákat nyomás alatt. Figyeljen ezekre a mintákra:

• Tárgyalás a másik fél prioritásainak megértése nélkül
• Csak az árra koncentrálás
• Engedmények tétele viszonzás nélkül
• Kilépési pont meghatározásának elmulasztása
• Fontos feltételek homályosan hagyása
• Emlékezet helyett írásos megerősítés mellőzése
• A szakmai kérdést személyes konfliktusként kezelni

Ezek mind gyengíthetik a pozícióját, vagy későbbi problémákat okozhatnak.

Záró gondolatok

A tárgyalás az egyik legértékesebb készség, amelyet egy kisvállalkozó elsajátíthat. A cél nem az, hogy uralja a beszélgetést. A cél az, hogy olyan megállapodásokat hozzon létre, amelyek támogatják a jövedelmezőséget, csökkentik a kockázatot, és erősítik az üzleti kapcsolatokat.

Ha alaposan felkészül, jobb kérdéseket tesz fel, és világosan dokumentálja a feltételeket, erősebb pozícióból tárgyalhat. Ez a fegyelem akkor is segít, ha új vállalkozást alapít, beszállítói megállapodásokat köt, vagy a cég működését előre vivő mindennapi üzleteket kezeli.