Az alkalmazotti jogok, amelyeket minden amerikai munkáltatónak meg kell értenie a felvétel előtt

Az új és növekvő vállalkozások számára az első alkalmazott felvétele fontos mérföldkő. Ugyanakkor ez az a pont is, amikor az üzlettulajdonosok sokkal összetettebb megfelelési környezetbe lépnek. A bérszabályok, a munkavédelmi előírások, az antidiszkriminációs törvények, a szabadságra vonatkozó kötelezettségek és a megtorlás elleni védelem mind azonnal relevánssá válnak.

Az alkalmazotti jogok megértése nem csupán a bírságok elkerüléséről szól. Arról is, hogy olyan vállalkozást építsen, amely magabiztosan tud felvenni, vezetni és növekedni. Ha a munkáltatók ismerik a szabályokat, jobb munkahelyeket teremtenek, csökkentik a fluktuációt, és mérséklik a költséges viták kockázatát.

Ez az útmutató bemutatja azokat a legfontosabb alkalmazotti jogokat, amelyeket az amerikai munkáltatóknak érteniük kell, mielőtt valakit felvesznek az állományba.

Miért fontosak az alkalmazotti jogok a munkáltatók számára

Sok kisvállalkozó úgy gondolja, hogy a munkahelyi megfelelés csak a cég növekedése után kezdődik. Valójában a jogi keretrendszer már az első felvétellel elindul. Amint egy munkavállalót alkalmazottként sorolnak be, a munkáltatónak figyelnie kell a bérfizetésre, az időbeosztásra, a nyilvántartásokra, a biztonságra és a tisztességes bánásmódra.

Ez azért számít, mert az alkalmazotti jogok a napi működésre is hatással vannak:

• A bért helyesen kell kezelni már az első fizetéstől kezdve.
• A vezetőknek kerülnie kell a diszkriminatív döntéseket és az ellenséges magatartást.
• A munkahelynek ésszerűen biztonságosnak kell lennie.
• A szabadság- és alkalmazkodási kérelmeket következetesen kell kezelni.
• A fegyelmi és elbocsátási döntéseket dokumentálni kell, és nem lehetnek megtorló jellegűek.

Egy alapító számára a legjobb idő ezeknek a rendszereknek a kialakítására az, mielőtt a csapat növekedni kezd.

1. A jogszerű bérhez való jog

Az egyik legalapvetőbb alkalmazotti jog a megfelelő bér megfizetéséhez való jog a ténylegesen elvégzett munka után. A munkáltatóknak nem elég pusztán az órabért vagy a fizetés összegét ismerniük.

Amit a munkáltatóknak jól kell csinálniuk

• Legalább a vonatkozó jogszabály szerinti minimálbért kell fizetni.
• Túlórát kell fizetni, ha az nem mentesített alkalmazottaknál szükséges.
• Pontosan kell nyilvántartani a ledolgozott órákat.
• Biztosítani kell, hogy a végelszámolás a vonatkozó állami határidőknek megfeleljen.
• Egyértelmű, írásos szabályzatot kell alkalmazni a bónuszokra, jutalékokra és levonásokra.

Figyeljen a hibás besorolásra

Gyakori megfelelési hiba, ha egy munkavállalót mentesítettnek sorolnak be, miközben túlóra szabályok vonatkoznának rá, vagy ha valakit független vállalkozónak neveznek, amikor valójában alkalmazottként kellene kezelni. A hibás besorolás bér-, adó- és juttatási problémákat okozhat, amelyeket később költséges kijavítani.

Jó ökölszabály alapítóknak: ha a munka tartós szerepkörnek tűnik, amelyet a vállalat irányít, akkor a beléptetés előtt alapos megfelelőségi vizsgálatot igényel.

2. A biztonságos munkahelyhez való jog

Az alkalmazottaknak joguk van olyan környezetben dolgozni, amely mentes az ismert biztonsági és egészségügyi veszélyektől. A munkavédelmi kötelezettségek nem korlátozódnak gyárakra vagy raktárakra. Az irodák, üzletek, éttermek, távmunkakörnyezetek és terepi működések is hordoznak olyan kockázatokat, amelyeket a munkáltatónak kezelnie kell.

A jó biztonsági gyakorlatok közé tartozik

• Az alkalmazottak képzése a munkakör-specifikus veszélyekre.
• A megfelelő eszközök és védőfelszerelések biztosítása, ha szükséges.
• A kijáratok, folyosók és munkaterületek szabadon tartása.
• A veszélyek gyors jelentése és megszüntetése.
• Szabályzatok fenntartása betegség, sérülés és vészhelyzet esetére.

Miért vezetői kérdés a biztonság

A munkahelyi biztonság nem csupán működési kérdés. Kulturális kérdés is. Az alkalmazottak észreveszik, ha egy vállalat komolyan veszi a biztonságot, és azt is, ha a vezetés figyelmen kívül hagyja a figyelmeztető jeleket. Egy következetes biztonsági folyamat megelőzheti a sérüléseket, csökkentheti a leállásokat, és növelheti a bizalmat.

3. A diszkriminációtól és zaklatástól való mentességhez való jog

A szövetségi foglalkoztatási jogszabályok védelmet nyújtanak a munkavállalóknak olyan jellemzők alapján történő diszkriminációval szemben, mint a faj, bőrszín, vallás, nem, nemzeti származás, fogyatékosság, bizonyos esetekben az életkor és a genetikai információ. Sok esetben az állami és helyi jogszabályok további védelmet is biztosítanak.

A munkáltatóknak azt is tudniuk kell, hogy a zaklatás jogi felelősséget eredményezhet akkor is, ha a magatartás felügyelőtől, munkatárstól, ügyféltől vagy beszállítótól származik.

Gyakorlati következmények a munkáltatók számára

• A felvételi döntéseket képesítés és üzleti igények alapján kell meghozni.
• Az előléptetésnek, a juttatásoknak, a fegyelmezésnek és az elbocsátásnak objektív kritériumokon kell alapulnia.
• A vezetőknek nem szabad tréfát űzniük védett tulajdonságokból, és nem tűrhetik az sértő magatartást.
• A panaszkezelésnek egyértelműnek, lehetőség szerint bizalmasnak és következetesen alkalmazottnak kell lennie.

Az erős szabályzat önmagában nem elég

A kézikönyv hasznos, de nem helyettesíti a képzést és az érvényesítést. Az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogyan jelezhetik az aggályaikat, a vezetőknek pedig tudniuk kell, hogyan reagáljanak úgy, hogy ne bagatellizálják vagy utasítsák el a panaszokat.

4. Az ésszerű alkalmazkodáshoz való jog

Sok alkalmazottnak szüksége lehet munkahelyi módosításokra fogyatékosság, vallás, terhesség, szülés vagy ezekhez kapcsolódó egészségügyi állapot miatt. Ilyen helyzetekben a munkáltatónak szükség esetén mérlegelnie kell az ésszerű alkalmazkodást, kivéve, ha ez a vonatkozó jog szerint aránytalan terhet jelentene.

Az alkalmazkodás példái lehetnek

• Módosított munkarend.
• Több idő bizonyos feladatok elvégzésére.
• Távoli vagy hibrid munkavégzés megfelelő munkakörökben.
• Átalakított feladatok vagy eszközök.
• Szabadság orvosi kezelés vagy felépülés miatt.

Gyakorlati munkáltatói megközelítés

Ha egy alkalmazott módosítást kér, ne mondjon azonnal igent vagy nemet alapos vizsgálat nélkül. Kérdezze meg, milyen korlátozás áll fenn, milyen változtatást kérnek, és hogy egy másik hatékony megoldás is működhet-e. A strukturált, dokumentált folyamat általában jobb, mint egy helyben meghozott, egyszeri döntés.

5. A védett szabadsághoz való jog

A szabadságjogok származhatnak szövetségi, állami és helyi jogszabályokból, valamint vállalati szabályzatból is. Az egyik legismertebb szövetségi törvény ezen a területen a Family and Medical Leave Act, amely a jogosult alkalmazottaknak a lefedett munkáltatóknál bizonyos családi és egészségügyi okokból munkajogilag védett, fizetés nélküli szabadságot biztosít.

Miért fontos ez a munkáltatóknak

A szabadságügyek azok, ahol a kisvállalkozások gyakran a legtöbb nehézséggel szembesülnek. Egy alapító azt gondolhatja, hogy a távollét egyszerű ütemezési kérdés, de a védett szabadság jogi kötelezettségeket vonhat maga után a visszahelyezés, az egészségbiztosítási juttatások és a megtorlás tilalma tekintetében.

Bevett gyakorlatok

• A szabadságszabályokat írásban kell rögzíteni.
• A védett szabadságot el kell különíteni a szokásos fizetett szabadságtól.
• A vezetőket ki kell képezni arra, hogy ne beszéljék le az alkalmazottakat a szabadságigénylésről.
• A szabadságot pontosan és következetesen kell nyilvántartani.

6. A magánélethez való jog az egészségügyi és személyes adatok tekintetében

Az alkalmazottak általában elvárják, hogy az érzékeny információkat gondosan kezeljék, és sok esetben a jog is ezt írja elő. Az egészségügyi iratok, az alkalmazkodással kapcsolatos részletek és bizonyos háttérellenőrzési információk nem oszthatók meg gondatlanul a teljes cégen belül.

A munkáltatónak a következőket kell tennie:

• Korlátozni kell az érzékeny munkavállalói iratokhoz való hozzáférést.
• Az egészségügyi információkat, ahol szükséges, külön kell tartani az általános személyi aktáktól.
• Csak a jogszerű üzleti célhoz szükséges információkat szabad megosztani.
• Emlékeztetni kell a vezetőket arra, hogy a kíváncsiság nem üzleti indok.

Az alkalmazotti magánélet védelme jó vezetés is. Az alkalmazottak nagyobb valószínűséggel lesznek őszinték az aggályaikkal kapcsolatban, ha bíznak abban, hogy a vállalat felelősen kezeli az információkat.

7. A megtorlás nélküli aggályjelentéshez való jog

Az alkalmazottaknak általában joguk van aggályokat felvetni a bérrel, biztonsággal, diszkriminációval, zaklatással vagy más munkahelyi jogsértéssel kapcsolatban anélkül, hogy ezért büntetés érné őket. A megtorlás lehet elbocsátás, óraszámcsökkentés, kedvezőtlen beosztás, fenyegetés, kirekesztés vagy más hátrányos bánásmód.

A megtorlás megelőzését be kell építeni a vállalati folyamatokba

• A felügyelőket arra kell képezni, hogy a panaszokat továbbítsák, ne vitatkozzanak velük.
• Felül kell vizsgálni a tervezett fegyelmi intézkedéseket, ha nemrég panaszt tettek.
• Dokumentálni kell a jogos teljesítményproblémákat, mielőtt a problémák vitává válnának.
• Kerülni kell a hirtelen negatív bánásmódot, miután az alkalmazott problémát jelzett.

Ha a vállalat tisztességesen kezeli a panaszokat, csökkenti a kockázatot, és bátorítja az alkalmazottakat, hogy a problémákat először belül jelezzék, mielőtt külső vitává válnának.

8. A tisztességes bánásmódhoz való jog fegyelmezés és munkaviszony-megszüntetés esetén

Az at-will munkaviszony nem jelenti azt, hogy a munkáltatók gondolkodás nélkül dönthetnek. A fegyelmezésnek és az elbocsátásnak is legitim üzleti okokon kell alapulnia, és következetesen kell alkalmazni.

A munkáltatónak dokumentálnia kell

• A hiányzási problémákat.
• A teljesítménybeli aggályokat.
• A szabályszegéseket.
• A coachingot és a figyelmeztetéseket.
• Az elbocsátás üzleti indokát.

A dokumentáció segít megmutatni, hogy a döntés munkával kapcsolatos tényeken alapult, nem pedig védett jellemzőkön, panaszokon vagy személyes konfliktuson.

Az elbocsátást fegyelmezetten kell kezelni

A rendezett kiléptetési folyamat fontos. A végelszámolást, a juttatásokról szóló információkat, a hozzáférések megszüntetését és a vállalati eszközök visszavételét a szabályzat és a jog szerint kell kezelni. Egy sietős vagy érzelmi alapú elbocsátási folyamat elkerülhető kockázatot teremthet.

9. A munkahelyi szabályok megismeréséhez való jog

Az alkalmazottaknak tudniuk kell, mi az elvárás velük szemben. Az egyértelmű szabályzatok könnyebbé teszik a jogok betartását és a teljesítmény kezelését.

Minden növekvő vállalkozásnak érdemes megfontolnia egy alapvető alkalmazotti kézikönyv készítését, amely lefedi a következőket:

• Bér és időnyilvántartás.
• Jelenlét és beosztás.
• Antidiszkriminációs és zaklatásellenes szabályok.
• Munkavédelmi gyakorlatok.
• Szabadság- és alkalmazkodási kérelmek.
• Titoktartás és adatkezelés.
• Panaszbejelentési eljárások.
• Fegyelmi és magatartási normák.

A kézikönyvnek többnek kell lennie puszta formalitásnál. Tükröznie kell, ahogyan a vállalat valójában működik.

10. Hogyan építhetnek a alapítók megfelelőségi alapot a felvételhez

Az alkalmazotti jogok tiszteletben tartásának legjobb módja, ha már a kezdetektől beépíti a megfelelőséget a vállalat működésébe.

Egyszerű induló ellenőrzőlista

• Erősítse meg a munkavállaló besorolását a felvétel előtt.
• Helyesen állítsa be a bérszámfejtést és a nyilvántartásokat.
• Készítsen írásos munkaköri leírásokat.
• Készítsen ajánlati leveleket és beléptetési dokumentumokat.
• Hozzon létre kézikönyvet a legfontosabb munkahelyi szabályokkal.
• Képezze a vezetőket diszkrimináció, biztonság és megtorlás témakörében.
• Hozzon létre folyamatot a szabadság- és alkalmazkodási kérelmek kezelésére.
• Tartsa rendezett és biztonságos állapotban a munkavállalói iratokat.
• Tekintse át az állami és helyi követelményeket minden olyan helyszínen, ahol a cégnek munkavállalói vannak.

Ez különösen fontos a kis csapatoknál, mert egyetlen hiba a munkaerő jelentős részét érintheti.

Mikor érdemes szakmai segítséget kérni

Egyes foglalkoztatási kérdések rutinszerűek, mások nem. Ha a vállalat több államban vesz fel munkavállalókat, panaszt kezel, átszervezi a szerepköröket, vagy szabadsági és elbocsátási döntéseket kezel, hasznos lehet szakmai útmutatást kérni.

Ez különösen igaz azokra az új vállalkozásokra, amelyek még építik működési rendszereiket. A megfelelő szabályzatok már a kezdetektől megelőzhetik a későbbi költséges javításokat.

Záró gondolatok

Az alkalmazotti jogok nem akadályai a növekedésnek. Inkább annak részei, ahogyan egy stabil vállalkozás felelősen fejlődik. Azok a munkáltatók, akik értik a bérszabályokat, a munkavédelmi kötelezettségeket, az antidiszkriminációs előírásokat, a szabadságvédelem szabályait és a megtorlás korlátait, jobb helyzetben vannak ahhoz, hogy magabiztosan vegyenek fel embereket és tartsák meg a jó munkatársakat.

Egy új vállalat esetében ennek a megértésnek még az első alkalmazott munkába állása előtt el kell kezdődnie. Az erős jogi és működési alap segít abban, hogy a vállalkozás kevesebb kockázattal tudjon az építésre, az ügyfelek kiszolgálására és a növekedésre összpontosítani.

Oktatási célú tartalom. Ez a cikk nem minősül jogi tanácsadásnak.