Quyền của nhân viên mà mọi nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ nên hiểu trước khi tuyển dụng

Đối với các công ty mới và đang phát triển, việc tuyển dụng nhân viên đầu tiên là một cột mốc quan trọng. Đây cũng là thời điểm chủ doanh nghiệp bước vào một môi trường tuân thủ phức tạp hơn nhiều. Các quy định về tiền lương, tiêu chuẩn an toàn, luật chống phân biệt đối xử, nghĩa vụ nghỉ phép và các biện pháp bảo vệ chống trả đũa đều bắt đầu có hiệu lực ngay lập tức.

Hiểu về quyền của nhân viên không chỉ là cách tránh bị xử phạt. Đó còn là cách xây dựng một doanh nghiệp có thể tuyển dụng, lãnh đạo và mở rộng quy mô một cách tự tin. Khi nhà tuyển dụng nắm rõ các quy tắc, họ tạo ra môi trường làm việc tốt hơn, giảm tỷ lệ nghỉ việc và giảm rủi ro phát sinh tranh chấp tốn kém.

Hướng dẫn này giải thích những quyền cốt lõi của nhân viên mà các nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ nên hiểu trước khi đưa một người vào bảng lương.

Vì sao quyền của nhân viên quan trọng đối với nhà tuyển dụng

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng việc tuân thủ nơi làm việc chỉ bắt đầu sau khi công ty phát triển lớn hơn. Trên thực tế, khung pháp lý bắt đầu ngay từ lần tuyển dụng đầu tiên. Ngay khi một người lao động được phân loại là nhân viên, nhà tuyển dụng phải nghĩ đến các thực hành trả lương, sắp xếp lịch làm việc, lưu trữ hồ sơ, an toàn và tính công bằng.

Điều đó quan trọng vì quyền của nhân viên ảnh hưởng đến hoạt động hằng ngày theo những cách rất thực tế:

• Tiền lương phải được xử lý đúng ngay từ kỳ lương đầu tiên.
• Quản lý phải tránh các quyết định phân biệt đối xử và hành vi thù địch.
• Môi trường làm việc phải đủ an toàn một cách hợp lý.
• Các yêu cầu nghỉ phép và hỗ trợ điều chỉnh phải được xử lý nhất quán.
• Các quyết định kỷ luật và chấm dứt hợp đồng phải được ghi nhận và không mang tính trả đũa.

Đối với người sáng lập, thời điểm tốt nhất để thiết lập các hệ thống này là trước khi đội ngũ bắt đầu mở rộng.

1. Quyền được trả lương hợp pháp

Một trong những quyền cơ bản nhất của nhân viên là được trả lương đúng cho công việc đã thực hiện. Nhà tuyển dụng cần hiểu không chỉ mức lương theo giờ hay lương cố định.

Nhà tuyển dụng cần làm đúng

• Trả ít nhất mức lương tối thiểu theo luật áp dụng.
• Trả lương làm thêm giờ khi luật yêu cầu đối với nhân viên không miễn trừ.
• Theo dõi giờ làm việc chính xác.
• Bảo đảm phiếu lương cuối cùng tuân thủ thời hạn của tiểu bang áp dụng.
• Sử dụng chính sách rõ ràng, bằng văn bản cho thưởng, hoa hồng và các khoản khấu trừ.

Cảnh giác với việc phân loại sai

Một sai lầm tuân thủ phổ biến là phân loại nhầm một người lao động là được miễn trừ khi quy định về làm thêm giờ vẫn áp dụng, hoặc gắn nhãn ai đó là nhà thầu độc lập trong khi người đó phải được đối xử như một nhân viên. Phân loại sai có thể tạo ra vấn đề về tiền lương, thuế và phúc lợi rất tốn kém để khắc phục về sau.

Một nguyên tắc tốt cho người sáng lập: nếu công việc giống như một vai trò liên tục dưới sự kiểm soát của công ty, thì cần được rà soát tuân thủ kỹ lưỡng trước khi onboarding.

2. Quyền được làm việc trong môi trường an toàn

Nhân viên có quyền làm việc trong môi trường không có các mối nguy hiểm đã biết về an toàn và sức khỏe. Nghĩa vụ an toàn không chỉ giới hạn ở nhà máy hay kho bãi. Văn phòng, cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, môi trường làm việc từ xa và các hoạt động ngoài hiện trường đều có rủi ro mà nhà tuyển dụng cần quản lý.

Thực hành an toàn tốt bao gồm

• Đào tạo nhân viên về các mối nguy đặc thù của công việc.
• Cung cấp thiết bị và đồ bảo hộ phù hợp khi cần.
• Giữ lối thoát hiểm, lối đi và khu vực làm việc thông thoáng.
• Báo cáo và khắc phục mối nguy kịp thời.
• Duy trì các chính sách cho bệnh tật, chấn thương và ứng phó khẩn cấp.

Vì sao an toàn là vấn đề của lãnh đạo

An toàn lao động không chỉ là vấn đề vận hành. Đó là vấn đề văn hóa. Nhân viên nhận thấy khi một công ty coi trọng an toàn, và họ cũng nhận thấy khi ban lãnh đạo bỏ qua các dấu hiệu cảnh báo. Một quy trình an toàn nhất quán có thể ngăn ngừa chấn thương, giảm thời gian gián đoạn và tăng niềm tin.

3. Quyền không bị phân biệt đối xử và quấy rối

Luật lao động liên bang bảo vệ người lao động khỏi bị phân biệt đối xử dựa trên các đặc điểm như chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng khuyết tật, độ tuổi trong các trường hợp được áp dụng, và thông tin di truyền. Trong nhiều trường hợp, luật tiểu bang và địa phương cung cấp thêm các biện pháp bảo vệ.

Nhà tuyển dụng cũng nên hiểu rằng quấy rối có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý ngay cả khi hành vi đó đến từ quản lý, đồng nghiệp, khách hàng hoặc nhà cung cấp.

Hệ quả thực tế đối với nhà tuyển dụng

• Quyết định tuyển dụng nên dựa trên năng lực và nhu cầu kinh doanh.
• Thăng chức, lương thưởng, kỷ luật và chấm dứt hợp đồng nên tuân theo tiêu chí khách quan.
• Quản lý không nên đùa cợt về các đặc điểm được bảo vệ hoặc dung túng hành vi xúc phạm.
• Quy trình khiếu nại nên rõ ràng, bảo mật ở mức có thể, và được áp dụng nhất quán.

Chính sách mạnh thôi là chưa đủ

Sổ tay nhân viên là hữu ích, nhưng không thay thế được đào tạo và thực thi. Nhân viên cần biết cách báo cáo mối lo ngại, và quản lý cần biết cách phản hồi mà không bác bỏ hay làm nhẹ vấn đề.

4. Quyền được hỗ trợ điều chỉnh hợp lý

Nhiều nhân viên có thể cần điều chỉnh nơi làm việc do khuyết tật, tôn giáo, thai kỳ, sinh nở hoặc các tình trạng y tế liên quan. Trong những trường hợp đó, nhà tuyển dụng có thể cần xem xét hỗ trợ điều chỉnh hợp lý, trừ khi việc đó gây ra gánh nặng quá mức theo luật áp dụng.

Ví dụ về hỗ trợ điều chỉnh có thể bao gồm

• Điều chỉnh lịch làm việc.
• Thêm thời gian cho một số nhiệm vụ nhất định.
• Sắp xếp làm việc từ xa hoặc kết hợp trong các vai trò phù hợp.
• Điều chỉnh nhiệm vụ hoặc thiết bị.
• Nghỉ để điều trị y tế hoặc hồi phục.

Cách tiếp cận thực tế cho nhà tuyển dụng

Khi một nhân viên yêu cầu điều chỉnh, đừng vội đồng ý hoặc từ chối mà chưa xem xét. Hãy hỏi hạn chế là gì, đang được yêu cầu thay đổi điều gì, và liệu có phương án thay thế hiệu quả khác hay không. Một quy trình có cấu trúc và được ghi nhận thường tốt hơn một quyết định đơn lẻ đưa ra ngay tại thời điểm đó.

5. Quyền được nghỉ phép được bảo vệ

Quyền nghỉ phép có thể xuất phát từ luật liên bang, tiểu bang và địa phương, cũng như từ chính sách của công ty. Một trong những luật liên bang nổi tiếng nhất trong lĩnh vực này là Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế, cho phép nhân viên đủ điều kiện tại các nhà tuyển dụng thuộc phạm vi điều chỉnh được nghỉ không lương nhưng được bảo vệ việc làm cho một số lý do gia đình và y tế nhất định.

Vì sao điều này quan trọng đối với nhà tuyển dụng

Các vấn đề nghỉ phép thường là nơi các công ty nhỏ gặp khó khăn nhất. Một người sáng lập có thể cho rằng nghỉ làm chỉ là vấn đề sắp xếp lịch, nhưng nghỉ phép được bảo vệ có thể tạo ra nghĩa vụ pháp lý liên quan đến việc quay lại vị trí làm việc, phúc lợi y tế và không trả đũa.

Thực hành tốt nhất

• Ghi rõ quy định về nghỉ phép bằng văn bản.
• Tách nghỉ phép được bảo vệ khỏi PTO thông thường.
• Đào tạo quản lý không làm nản lòng các yêu cầu nghỉ phép.
• Theo dõi thời gian nghỉ một cách cẩn thận và nhất quán.

6. Quyền riêng tư đối với thông tin y tế và cá nhân

Nhân viên thường kỳ vọng thông tin nhạy cảm được xử lý cẩn trọng, và trong nhiều trường hợp pháp luật cũng yêu cầu như vậy. Hồ sơ y tế, chi tiết về hỗ trợ điều chỉnh và một số thông tin lý lịch nhất định không nên được chia sẻ tùy tiện trong toàn công ty.

Nhà tuyển dụng nên:

• Hạn chế quyền truy cập vào hồ sơ nhân viên nhạy cảm.
• Giữ thông tin y tế tách biệt khỏi hồ sơ nhân sự chung khi luật yêu cầu.
• Chỉ chia sẻ thông tin cần thiết cho mục đích kinh doanh hợp pháp.
• Nhắc quản lý rằng tò mò không phải là lý do kinh doanh chính đáng.

Bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên cũng là quản lý tốt. Người lao động có xu hướng thành thật hơn về các vấn đề khi họ tin rằng công ty sẽ xử lý thông tin một cách có trách nhiệm.

7. Quyền báo cáo mối quan ngại mà không bị trả đũa

Nhân viên thường có quyền nêu lên các vấn đề về lương, an toàn, phân biệt đối xử, quấy rối hoặc các vi phạm khác tại nơi làm việc mà không bị trừng phạt vì đã lên tiếng. Trả đũa có thể bao gồm sa thải, giảm giờ làm, giao việc bất lợi, đe dọa, loại trừ hoặc các hình thức đối xử bất lợi khác.

Phòng ngừa trả đũa cần được tích hợp vào quy trình công ty

• Đào tạo cấp giám sát chuyển tiếp khiếu nại thay vì tranh luận.
• Rà soát kỷ luật dự kiến khi nhân viên gần đây đã nêu khiếu nại.
• Ghi nhận các vấn đề hiệu suất hợp pháp trước khi vấn đề phát triển thành tranh chấp.
• Tránh thay đổi tiêu cực đột ngột sau khi nhân viên báo cáo một vấn đề.

Nếu một công ty xử lý khiếu nại công bằng, công ty sẽ giảm rủi ro và khuyến khích nhân viên nêu vấn đề nội bộ trước khi chúng trở thành tranh chấp bên ngoài.

8. Quyền được đối xử công bằng trong kỷ luật và chấm dứt hợp đồng

Tuyển dụng theo chế độ at-will không có nghĩa là nhà tuyển dụng có thể ra quyết định mà không cẩn trọng. Kỷ luật và chấm dứt hợp đồng vẫn cần dựa trên lý do kinh doanh hợp pháp và được áp dụng nhất quán.

Nhà tuyển dụng nên ghi nhận

• Vấn đề đi làm đúng giờ và chuyên cần.
• Mối quan ngại về hiệu suất.
• Vi phạm chính sách.
• Huấn luyện và cảnh báo.
• Lý do kinh doanh cho việc chấm dứt hợp đồng.

Tài liệu hóa giúp cho thấy quyết định được đưa ra dựa trên факты liên quan đến công việc chứ không phải đặc điểm được bảo vệ, khiếu nại, hay xung đột cá nhân.

Chấm dứt hợp đồng nên được xử lý chặt chẽ

Quy trình nghỉ việc gọn gàng là rất quan trọng. Lương cuối cùng, thông tin phúc lợi, thu hồi quyền truy cập và hoàn trả tài sản công ty đều phải được xử lý theo chính sách và luật áp dụng. Một quy trình chấm dứt vội vàng hoặc cảm tính có thể tạo ra rủi ro có thể tránh được.

9. Quyền được hiểu rõ các quy tắc nơi làm việc

Nhân viên nên biết những gì được kỳ vọng ở họ. Chính sách rõ ràng giúp việc tôn trọng quyền lợi dễ hơn và quản lý hiệu suất dễ hơn.

Mỗi doanh nghiệp đang phát triển nên cân nhắc có một sổ tay nhân viên cơ bản bao gồm:

• Trả lương và chấm công.
• Chuyên cần và sắp xếp lịch làm việc.
• Quy tắc chống phân biệt đối xử và chống quấy rối.
• Thực hành an toàn.
• Yêu cầu nghỉ phép và hỗ trợ điều chỉnh.
• Bảo mật và xử lý dữ liệu.
• Quy trình báo cáo khiếu nại.
• Tiêu chuẩn kỷ luật và hành vi.

Một sổ tay không nên chỉ là hình thức. Nó phải phản ánh cách công ty thực sự vận hành.

10. Cách người sáng lập xây dựng nền tảng tuyển dụng tuân thủ

Cách tốt nhất để tôn trọng quyền của nhân viên là thiết kế việc tuân thủ ngay từ đầu.

Danh sách kiểm tra đơn giản cho startup

• Xác nhận phân loại người lao động trước khi tuyển dụng.
• Đăng ký và thiết lập bảng lương đúng cách.
• Tạo bản mô tả công việc bằng văn bản.
• Chuẩn bị thư mời nhận việc và tài liệu onboarding.
• Xây dựng sổ tay với các chính sách cốt lõi tại nơi làm việc.
• Đào tạo quản lý về phân biệt đối xử, an toàn và trả đũa.
• Tạo quy trình cho yêu cầu nghỉ phép và hỗ trợ điều chỉnh.
• Giữ hồ sơ nhân viên được tổ chức và bảo mật.
• Rà soát các yêu cầu của tiểu bang và địa phương ở mọi nơi công ty có nhân sự làm việc.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với đội ngũ nhỏ vì chỉ một sai sót cũng có thể ảnh hưởng đến một phần lớn lực lượng lao động.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Một số vấn đề lao động là thường quy, nhưng một số khác thì không. Nếu công ty của bạn đang tuyển dụng qua nhiều tiểu bang, xử lý khiếu nại, tái cấu trúc vai trò hoặc quản lý các quyết định về nghỉ phép và chấm dứt hợp đồng, việc tìm hướng dẫn chuyên môn có thể rất đáng giá.

Điều đó đặc biệt đúng với các doanh nghiệp mới vẫn đang xây dựng hệ thống vận hành. Các chính sách phù hợp từ sớm có thể giúp tránh phải xử lý tốn kém sau này.

Kết luận

Quyền của nhân viên không phải là rào cản tăng trưởng. Chúng là một phần của cách doanh nghiệp phát triển bền vững và có trách nhiệm. Những nhà tuyển dụng hiểu rõ quy định về tiền lương, nghĩa vụ an toàn, tiêu chuẩn chống phân biệt đối xử, bảo vệ nghỉ phép và giới hạn chống trả đũa sẽ có vị thế tốt hơn để tuyển dụng tự tin và giữ chân nhân sự giỏi.

Đối với một công ty mới, sự hiểu biết đó nên bắt đầu trước khi nhân viên đầu tiên bắt đầu làm việc. Một nền tảng pháp lý và vận hành vững chắc giúp doanh nghiệp tập trung vào xây dựng, phục vụ khách hàng và mở rộng với ít rủi ro hơn.

Nội dung chỉ mang tính giáo dục. Bài viết này không phải là tư vấn pháp lý.