Accounts Payable Dijelaskan: Definisi, Proses, Contoh, dan Praktik Terbaik

Accounts payable adalah salah satu bagian terpenting dari operasi keuangan perusahaan. Hal ini memengaruhi arus kas, hubungan dengan pemasok, akurasi pembukuan, dan kesehatan bisnis secara keseluruhan. Bagi bisnis baru, memahami accounts payable sejak awal dapat membantu mencegah denda keterlambatan, pembayaran yang terlewat, dan masalah arus kas yang sebenarnya dapat dihindari.

Secara sederhana, accounts payable merujuk pada uang yang harus dibayar perusahaan kepada pemasok, vendor, dan penyedia jasa atas pembelian yang dilakukan secara kredit. Istilah ini juga digunakan untuk menyebut proses atau departemen yang melacak dan membayar kewajiban tersebut.

Apa arti accounts payable

Accounts payable, yang sering disingkat AP, adalah kewajiban lancar pada neraca. Artinya, ini merupakan utang jangka pendek yang diperkirakan akan segera dibayar oleh perusahaan, biasanya dalam 30, 60, atau 90 hari.

Jika perusahaan menerima perlengkapan kantor, langganan perangkat lunak, layanan profesional, inventaris, atau utilitas sebelum membayarnya, jumlah yang belum dibayar tersebut dicatat sebagai accounts payable sampai faktur dilunasi.

Hal ini berbeda dari pinjaman atau utang jangka panjang. AP biasanya terkait dengan faktur yang memiliki tanggal jatuh tempo tertentu dan jangka waktu pembayaran yang relatif singkat.

Accounts payable vs. accounts receivable

Akan sangat membantu jika membandingkan accounts payable dengan accounts receivable.

• Accounts payable adalah uang yang harus dibayar perusahaan.
• Accounts receivable adalah uang yang terutang kepada perusahaan.

AP merupakan kewajiban karena perusahaan harus membayarnya. AR merupakan aset karena mewakili kas yang diperkirakan akan diterima.

Keduanya penting untuk memahami arus kas perusahaan. Sebuah bisnis bisa tampak menguntungkan di atas kertas tetapi tetap mengalami masalah jika tidak mengelola AP dan AR dengan cermat.

Cara kerja proses accounts payable

Proses AP biasanya mengikuti alur kerja yang cukup dapat diprediksi.

1. Perusahaan menerima barang atau jasa

Seorang vendor mengirimkan produk atau menyelesaikan pekerjaan untuk perusahaan. Vendor dapat memberikan opsi pembayaran di kemudian hari, bukan meminta pembayaran tunai langsung.

2. Vendor mengirimkan faktur

Faktur mencantumkan jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, tanggal jatuh tempo, serta pajak, diskon, atau biaya lain yang berlaku.

3. Faktur ditinjau dan dicatat

Seseorang di tim akuntansi atau keuangan memeriksa keakuratan faktur. Perusahaan memastikan bahwa barang atau jasa telah diterima dan bahwa jumlahnya sesuai dengan ketentuan yang disepakati.

4. Kewajiban dimasukkan ke dalam pembukuan

Setelah disetujui, faktur dicatat sebagai accounts payable. Pada tahap ini, perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar, tetapi belum melakukan pembayaran.

5. Pembayaran dilakukan pada atau sebelum tanggal jatuh tempo

Saat tagihan jatuh tempo, perusahaan membayar vendor melalui cek, ACH, transfer kawat, kartu kredit, atau metode lain yang disetujui.

6. Pembayaran dicocokkan dan ditutup

Catatan akuntansi diperbarui untuk menunjukkan bahwa faktur telah dibayar dan kewajiban telah dihapus.

Contoh umum accounts payable

Accounts payable dapat mencakup banyak pengeluaran bisnis rutin. Contoh yang umum meliputi:

• Perlengkapan kantor
• Pembelian inventaris
• Faktur vendor
• Layanan profesional
• Layanan pemasaran
• Sewa peralatan
• Tagihan utilitas
• Layanan kebersihan dan pemeliharaan
• Langganan perangkat lunak yang ditagihkan setelah penggunaan
• Biaya angkut dan pengiriman

Sebuah restoran dapat menggunakan AP untuk melacak inventaris bahan makanan dan layanan kebersihan. Bisnis ritel dapat menggunakan AP untuk pembelian inventaris dan biaya pengiriman. Firma jasa profesional dapat menggunakan AP untuk perangkat lunak, kontraktor, dan biaya kantor.

Bagaimana accounts payable muncul dalam laporan keuangan

Accounts payable dicatat sebagai kewajiban lancar pada neraca. Karena harus dibayar segera, AP memengaruhi posisi keuangan jangka pendek perusahaan.

Saldo AP juga memengaruhi laporan arus kas. Ketika perusahaan membayar faktur, kas keluar dari perusahaan. Jika AP tumbuh terlalu cepat, hal ini bisa menunjukkan bahwa perusahaan menahan kas lebih lama, tetapi juga dapat menandakan keterlambatan pembayaran atau tekanan operasional.

Mengapa accounts payable penting

Pengelolaan AP yang kuat tidak hanya menjaga pembukuan tetap rapi. Hal ini juga mendukung bisnis dalam beberapa cara praktis.

Melindungi arus kas

Arus kas sering kali lebih penting daripada laba dalam operasi bisnis sehari-hari. Jika perusahaan membayar faktur terlalu cepat, modal kerja bisa tertekan. Jika pembayaran terlalu lambat, perusahaan dapat dikenai penalti atau kehilangan akses ke vendor penting.

Memperkuat hubungan dengan vendor

Kebiasaan membayar yang andal membangun kepercayaan. Vendor lebih cenderung menawarkan syarat yang lebih baik, diskon, atau layanan prioritas kepada bisnis yang membayar tepat waktu.

Meningkatkan akurasi keuangan

Catatan AP yang akurat membantu pemilik dan manajer memahami apa yang benar-benar terutang oleh bisnis. Hal ini membuat penganggaran, peramalan, dan pengambilan keputusan menjadi lebih andal.

Membantu mencegah penipuan dan kesalahan

Sistem AP yang dikelola dengan baik dapat mengurangi pembayaran ganda, tagihan yang tidak sah, dan faktur palsu. Bahkan bisnis kecil pun mendapat manfaat dari langkah persetujuan sederhana dan pemeriksaan faktur.

Praktik terbaik accounts payable

Sebuah bisnis tidak memerlukan departemen keuangan yang besar untuk mengelola AP dengan baik. Namun, bisnis membutuhkan proses yang konsisten.

Gunakan langkah persetujuan faktur yang jelas

Sebelum membayar faktur apa pun, pastikan vendor sah, barang atau jasa telah diterima, dan jumlahnya sesuai dengan perjanjian.

Lacak tanggal jatuh tempo dengan cermat

Pembayaran terlambat dapat menyebabkan biaya tambahan, hubungan yang rusak, dan kejutan arus kas. Kalender terpusat atau sistem akuntansi membantu tanggal jatuh tempo tetap terlihat.

Pisahkan tugas jika memungkinkan

Jika satu orang memasukkan faktur, menyetujui, dan mengirim pembayaran, risiko kesalahan atau penipuan meningkat. Bahkan tim kecil pun dapat meningkatkan pengendalian dengan membagi tugas jika memungkinkan.

Rekonsiliasi akun secara rutin

Tinjau laporan AP secara berkala untuk menemukan faktur yang hilang, entri ganda, atau tagihan yang belum dibayar tetapi seharusnya sudah ditutup.

Manfaatkan syarat pembayaran

Jika vendor menawarkan syarat net-30 atau net-60, perusahaan mungkin dapat menahan kas lebih lama tanpa merusak hubungan. Kuncinya adalah membayar sebelum tenggat dan tidak menganggap perpanjangan syarat sebagai pendapatan tambahan.

Jaga data vendor tetap mutakhir

Simpan informasi kontak, instruksi pembayaran, formulir pajak, dan ketentuan kontrak secara akurat. Data vendor yang rapi membuat AP lebih cepat dan mengurangi kesalahan pemrosesan.

Otomatiskan bila masuk akal

Perangkat lunak akuntansi dapat membantu melacak faktur, menandai tagihan yang terlambat, dan mengotomatiskan pembayaran berulang. Bagi bisnis yang sedang berkembang, otomatisasi dapat mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan konsistensi.

Kesalahan umum dalam accounts payable

Bahkan bisnis yang terorganisir pun bisa melakukan kesalahan AP. Beberapa yang paling umum meliputi:

• Membayar faktur tanpa meninjaunya
• Melewatkan tanggal jatuh tempo
• Memasukkan faktur yang sama dua kali
• Menggunakan informasi pembayaran vendor yang sudah usang
• Mengabaikan biaya kecil yang berulang
• Gagal mencocokkan faktur dengan purchase order atau tanda terima
• Membiarkan tagihan yang belum dibayar menumpuk tanpa rencana

Masalah-masalah ini mungkin tampak kecil pada awalnya, tetapi dapat menimbulkan masalah yang lebih besar seiring waktu. Pembayaran yang terlewat dapat memengaruhi reputasi kredit, kepercayaan vendor, dan akurasi akuntansi.

Accounts payable untuk bisnis baru

Bagi LLC atau korporasi baru, pengelolaan AP harus dimulai sejak awal. Bahkan perusahaan kecil dengan hanya beberapa vendor pun dapat memperoleh manfaat dari proses sederhana yang terdokumentasi.

Sistem AP awal yang praktis dapat mencakup:

• Satu tempat untuk menyimpan faktur
• Jadwal peninjauan bulanan
• Daftar vendor yang disetujui
• Aturan persetujuan tertulis
• Kalender tagihan berulang
• Pembaruan pembukuan secara rutin

Menyiapkan AP dengan benar sejak awal membuat bisnis lebih mudah berkembang. Saat perusahaan bertumbuh dan menambah lebih banyak vendor, karyawan, dan pengeluaran, proses akuntansi sudah memiliki fondasi yang kuat.

Kapan perlu bantuan profesional

Sebagian pemilik bisnis dapat mengelola AP sendiri ketika perusahaan masih kecil. Namun, seiring bertambahnya volume faktur, mungkin lebih bijak bekerja sama dengan bookkeeper, akuntan, atau profesional keuangan.

Dukungan profesional dapat membantu dengan:

• Menyiapkan sistem pembukuan
• Mengatur file vendor
• Membangun pengendalian internal
• Meninjau pola arus kas
• Mempersiapkan musim pajak
• Menjaga catatan tetap akurat untuk pelaporan dan kepatuhan

Tujuannya bukan sekadar membayar tagihan. Tujuannya adalah membangun proses keuangan yang andal untuk mendukung pertumbuhan jangka panjang.

Penutup

Accounts payable lebih dari sekadar daftar tagihan yang belum dibayar. Ini adalah bagian inti dari pengelolaan keuangan yang memengaruhi arus kas, hubungan dengan pemasok, dan stabilitas perusahaan secara keseluruhan.

Memahami cara kerja AP membantu pemilik bisnis membuat keputusan yang lebih baik tentang kapan harus membayar, bagaimana melacak kewajiban, dan bagaimana menghindari kesalahan yang mahal. Baik bisnis baru saja dimulai maupun sudah berkembang, proses AP yang disiplin dapat menghemat waktu, mengurangi risiko, dan mendukung pengendalian keuangan yang lebih kuat.