Accounts Payable түсіндірілді: анықтамасы, үдерісі, мысалдары және үздік тәжірибелер

Accounts payable - компанияның қаржылық операцияларының ең маңызды бөліктерінің бірі. Ол ақша ағынына, жеткізушілермен қарым-қатынасқа, есеп жүргізу дәлдігіне және бизнестің жалпы жағдайына әсер етеді. Жаңа бизнес үшін accounts payable-ды ерте түсіну кешіктірілген төлемдерді, өткізіліп алған мерзімдерді және алдын алуға болатын ақша ағыны мәселелерін болдырмауға көмектеседі.

Қарапайым тілмен айтқанда, accounts payable дегеніміз - бизнестің тауар жеткізушілерге, мердігерлерге және қызмет көрсетушілерге кредитке алынған сатып алулар үшін қарызы. Бұл сондай-ақ сол міндеттемелерді қадағалайтын және төлейтін үдерістің немесе бөлімнің атауы.

Accounts payable нені білдіреді

Accounts payable, жиі AP деп қысқартылатын, баланстағы қысқа мерзімді міндеттеме болып табылады. Бұл оның бизнестің жақын арада, әдетте 30, 60 немесе 90 күн ішінде төлейтін қысқа мерзімді қарыздарын білдіретінін көрсетеді.

Егер бизнес кеңсе керек-жарақтарын, бағдарламалық жасақтама жазылымдарын, кәсіби қызметтерді, тауар қорын немесе коммуналдық қызметтерді төлем жасамай тұрып алса, төленбеген сома шот жабылғанға дейін accounts payable ретінде тіркеледі.

Бұл несиеге немесе ұзақ мерзімді қарызға ұқсамайды. AP әдетте нақты төлем мерзімі бар шот-фактурамен және салыстырмалы түрде қысқа төлем кезеңімен байланысты болады.

Accounts payable мен accounts receivable айырмашылығы

Accounts payable-ды accounts receivable-пен салыстырған пайдалы.

• Accounts payable - бизнестің қарызы.
• Accounts receivable - бизнеске қарыз ақша.

AP міндеттеме болып табылады, өйткені компания оны төлеуі керек. AR актив болып табылады, өйткені ол күтілетін кіріс ақшаны білдіреді.

Екеуі де компанияның ақша ағынын түсіну үшін маңызды. Бизнес қағаз жүзінде табысты болып көрінуі мүмкін, бірақ AP мен AR-ды мұқият басқармаса, қиындыққа тап болуы ықтимал.

Accounts payable үдерісі қалай жұмыс істейді

AP үдерісі әдетте болжамды жұмыс барысымен жүреді.

1. Бизнес тауар немесе қызмет алады

Жеткізуші компанияға өнім жеткізеді немесе жұмысты орындайды. Жеткізуші бірден қолма-қол ақша талап етпей, кейін төлеуге мүмкіндік беруі мүмкін.

2. Жеткізуші шот-фактура жібереді

Шот-фактурада төленетін сома, төлем шарттары, төлем мерзімі және қолданылатын салықтар, жеңілдіктер немесе алымдар көрсетіледі.

3. Шот-фактура тексеріліп, тіркеледі

Есеп немесе қаржы тобының бір қызметкері шот-фактураның дұрыстығын тексереді. Бизнес тауарлар немесе қызметтер алынғанын және сома келісілген шарттарға сәйкес келетінін растайды.

4. Міндеттеме есепке енгізіледі

Бекітілгеннен кейін шот-фактура accounts payable ретінде тіркеледі. Осы сәтте компания ақшаны қарыз болып тұрады, бірақ әлі төлемеген болады.

5. Төлем мерзімінде немесе оған дейін жасалады

Шот төленетін кезде бизнес жеткізушіге чекпен, ACH арқылы, банктік аударыммен, кредит картасымен немесе бекітілген басқа әдіспен төлейді.

6. Төлем сәйкестендіріліп, жабылады

Есеп жазбалары шоттың төленгенін және міндеттеменің жойылғанын көрсету үшін жаңартылады.

Accounts payable-дың жиі кездесетін мысалдары

Accounts payable көптеген күнделікті бизнес шығындарын қамтуы мүмкін. Жиі кездесетін мысалдар:

• Кеңсе керек-жарақтары
• Тауар қорын сатып алу
• Жеткізуші шот-фактуралары
• Кәсіби қызметтер
• Маркетинг қызметтері
• Жабдықты жалға алу
• Коммуналдық төлемдер
• Тазалау және техникалық қызмет көрсету қызметтері
• Пайдаланудан кейін есептелетін бағдарламалық жасақтама жазылымдары
• Жүк және жеткізу шығындары

Мейрамхана AP арқылы азық-түлік қорын және тазалау қызметтерін қадағалауы мүмкін. Бөлшек сауда бизнесі AP-ды тауар қорын сатып алу мен жеткізу шығындары үшін пайдалана алады. Кәсіби қызмет көрсету фирмасы AP-ды бағдарламалық құралдар, мердігерлер және кеңсе шығындары үшін қолдана алады.

Accounts payable қаржылық есептерде қалай көрінеді

Accounts payable баланста қысқа мерзімді міндеттеме ретінде көрсетіледі. Оның төлем мерзімі жақын болғандықтан, ол компанияның қысқа мерзімді қаржылық жағдайына әсер етеді.

AP қалдығы ақша ағыны туралы есепке де ықпал етеді. Бизнес шот-фактураларын төлеген кезде компаниядан ақша шығады. Егер AP тым тез өссе, бұл бизнестің ақшаны ұзақ ұстап отырғанын көрсетуі мүмкін, бірақ ол сондай-ақ төлемдердің кешігуін немесе операциялық қысымды білдіруі де ықтимал.

Accounts payable неліктен маңызды

AP-ды тиімді басқару тек есепті реттеп қоюдан әлдеқайда маңызды. Ол бизнесті бірнеше практикалық жолмен қолдайды.

Ол ақша ағынын қорғайды

Күнделікті бизнес операцияларында ақша ағыны көбіне пайданың өзінен де маңызды болуы мүмкін. Егер компания шоттарды тым ерте төлесе, айналым қаражатына қысым түсіреді. Егер тым кеш төлесе, айыппұлдарға ұшырауы немесе маңызды жеткізушілерден айырылуы мүмкін.

Ол жеткізушілермен қарым-қатынасты нығайтады

Төлемді сенімді жасау әдеті сенім қалыптастырады. Уақытында төлейтін бизнестерге жеткізушілер тиімді шарттар, жеңілдіктер немесе басым қызмет көрсету ұсынуға бейім болады.

Ол қаржылық дәлдікті арттырады

AP жазбаларының дәлдігі меншік иелері мен менеджерлерге бизнестің нақты қанша қарыз екенін түсінуге көмектеседі. Бұл бюджеттеу, болжам жасау және шешім қабылдауды сенімдірек етеді.

Ол алаяқтық пен қателердің алдын алуға көмектеседі

Жақсы ұйымдастырылған AP жүйесі қайталанған төлемдерді, рұқсат етілмеген шығындарды және жалған шоттарды азайта алады. Тіпті шағын бизнестерге де қарапайым бекіту қадамдары мен шоттарды тексеру пайдалы.

Accounts payable бойынша үздік тәжірибелер

AP-ды жақсы басқару үшін үлкен қаржы бөлімі қажет емес. Бірақ тұрақты үдеріс қажет.

Шот-фактураны бекітудің нақты қадамдарын қолданыңыз

Кез келген шотты төлемес бұрын, жеткізушінің сенімді екенін, тауарлар немесе қызметтер алынғанын және сома келісімге сәйкес келетінін растаңыз.

Мерзімдерді мұқият қадағалаңыз

Кешіктірілген төлемдер айыппұлдарға, қарым-қатынастың нашарлауына және ақша ағынына байланысты күтпеген жағдайларға әкелуі мүмкін. Орталықтандырылған күнтізбе немесе бухгалтерлік жүйе мерзімдерді көрініп тұратындай етеді.

Мүмкін болса, міндеттерді бөліңіз

Егер бір адам шоттарды енгізсе, оларды бекітсе және төлем жіберсе, қателер мен алаяқтық қаупі артады. Тіпті шағын командалар да міндеттерді мүмкіндігінше бөлісу арқылы бақылауды күшейте алады.

Есептерді жүйелі түрде салыстырып отырыңыз

Түсіп қалған шоттарды, қайталанған жазбаларды немесе жабылуы тиіс төленбеген шоттарды табу үшін AP есептерін жиі қарап шығыңыз.

Төлем шарттарын тиімді пайдаланыңыз

Егер жеткізуші net-30 немесе net-60 шарттарын ұсынса, бизнес қарым-қатынасқа зиян келтірмей ақшаны ұзақ ұстап тұра алады. Ең бастысы - белгіленген мерзімге дейін төлеу және ұзартылған шарттарды қосымша кіріс деп қабылдамау.

Жеткізуші жазбаларын жаңартып отырыңыз

Дұрыс байланыс ақпаратын, төлем нұсқауларын, салық нысандарын және келісімшарт шарттарын сақтаңыз. Таза жеткізуші жазбалары AP үдерісін жылдамдатады және өңдеу қателерін азайтады.

Қажет жерде автоматтандырыңыз

Бухгалтерлік бағдарлама шоттарды бақылауға, мерзімі өткен төлемдерді белгілеуге және қайталанатын төлемдерді автоматтандыруға көмектесе алады. Өсіп келе жатқан бизнестер үшін автоматтандыру қол еңбегін азайтып, тұрақтылықты арттыра алады.

Accounts payable-дағы жиі жіберілетін қателер

Тіпті тәртіпті бизнестер де AP қателерін жібереді. Ең жиі кездесетіндері:

• Шот-фактураны тексермей төлеу
• Төлем мерзімін өткізіп алу
• Бір шотты екі рет енгізу
• Ескірген жеткізуші төлем ақпаратын пайдалану
• Аз мөлшердегі қайталанатын төлемдерді елемеу
• Шоттарды сатып алу тапсырыстарымен немесе түбіртектермен сәйкестендірмеу
• Төленбеген шоттардың жоспарсыз жиналып қалуына жол беру

Бұл мәселелер бастапқыда ұсақ болып көрінуі мүмкін, бірақ уақыт өте келе үлкен қиындықтарға айналады. Өтіп кеткен төлем несие беделіне, жеткізуші сеніміне және есеп дәлдігіне әсер етуі мүмкін.

Жаңа бизнес үшін accounts payable

Жаңа LLC немесе корпорация үшін AP басқаруы ерте басталуы керек. Тіпті аз ғана жеткізушісі бар шағын компания да қарапайым, құжатталған үдерістен пайда көреді.

Іске пайдалы бастапқы AP жүйесіне мыналар кіруі мүмкін:

• Шот-фактураларды сақтайтын бір орын
• Ай сайынғы тексеру кестесі
• Бекітілген жеткізушілер тізімі
• Жазбаша бекіту ережелері
• Тұрақты төлемдер күнтізбесі
• Бухгалтерлік жазбаларды жүйелі жаңарту

AP-ды басынан дұрыс құру ауқымды кеңейтуге көмектеседі. Бизнес өсіп, жеткізушілер, қызметкерлер және шығындар көбейген сайын, бухгалтерлік үдеріс бұрыннан берік негізге сүйенеді.

Қашан кәсіби көмекке жүгіну керек

Кейбір бизнес иелері компания шағын болғанда AP-ды өздері басқара алады. Шоттар көлемі өскен сайын, бухгалтермен, есепшімен немесе қаржы маманымен жұмыс істеу ақылдырақ болуы мүмкін.

Кәсіби қолдау мына бағыттарда көмектесе алады:

• Бухгалтерлік жүйелерді орнату
• Жеткізуші файлдарын реттеу
• Ішкі бақылауларды құру
• Ақша ағынының үлгілерін талдау
• Салық маусымына дайындалу
• Есеп беру мен сәйкестік үшін жазбалардың дұрыстығын сақтау

Мақсат тек шоттарды төлеу емес. Мақсат - ұзақ мерзімді өсуді қолдайтын сенімді қаржылық үдеріс құру.

Қорытынды ойлар

Accounts payable - бұл төленбеген шоттардың жай ғана тізімі емес. Ол ақша ағынына, жеткізушілермен қарым-қатынасқа және компанияның жалпы тұрақтылығына әсер ететін қаржылық басқарудың негізгі бөлігі.

AP қалай жұмыс істейтінін түсіну бизнес иелеріне қашан төлеу, міндеттемелерді қалай қадағалау және қымбат қателерден қалай аулақ болу керегін жақсырақ шешуге көмектеседі. Бизнес енді ғана басталып жатса да, өсіп келе жатса да, тәртіпті AP үдерісі уақыт үнемдеп, тәуекелді азайтып, қаржылық бақылауды күшейте алады.