Panduan Potongan Pajak Kendaraan Bisnis untuk Pemilik Usaha Kecil

Jika Anda menggunakan mobil, truk, van, atau SUV untuk bekerja, potongan pajak kendaraan bisnis dapat mengurangi penghasilan kena pajak dan membantu arus kas. Bagi banyak pendiri, terutama yang baru membentuk LLC atau korporasi, berkendara adalah bagian dari pekerjaan: bertemu klien, mengirim produk, mengunjungi lokasi kerja, menjalankan urusan, dan bepergian antar lokasi bisnis.

Tantangannya bukan apakah biaya kendaraan itu penting. Tantangannya adalah membuktikannya.

IRS mengharapkan catatan yang jelas, tepat waktu, dan metode perhitungan yang konsisten. Jika dokumentasi Anda tidak lengkap, Anda bisa kehilangan sebagian potongan atau menghadapi masalah saat audit. Panduan ini menjelaskan cara kerja potongan pajak kendaraan bisnis, biaya apa saja yang memenuhi syarat, cara melacak jarak tempuh, dan cara menjaga catatan tetap rapi sepanjang tahun.

Apa yang Termasuk dalam Potongan Pajak Kendaraan Bisnis?

Potongan pajak kendaraan bisnis adalah potongan pajak untuk biaya penggunaan kendaraan bagi tujuan bisnis. Potongan ini hanya berlaku untuk bagian penggunaan kendaraan yang terkait dengan bisnis. Perjalanan pulang pergi ke tempat kerja dan urusan pribadi tidak memenuhi syarat.

Contoh penggunaan bisnis yang umum meliputi:

• Berkendara untuk bertemu pelanggan atau vendor
• Bepergian antar lokasi bisnis
• Mengunjungi bank, kantor pos, atau pemasok untuk keperluan bisnis
• Mengangkut peralatan, inventaris, atau bahan untuk perusahaan Anda
• Berkendara ke lokasi kerja sementara
• Melakukan pengiriman untuk bisnis Anda

Jika kendaraan digunakan untuk bisnis dan pribadi, Anda harus memisahkan keduanya. Pemisahan itu adalah dasar dari potongan yang sah.

Dua Cara Mengklaim Potongan

IRS umumnya mengizinkan dua metode untuk mengurangkan biaya kendaraan bisnis.

1. Metode Jarak Tempuh Standar

Dalam metode jarak tempuh standar, Anda mengalikan mil bisnis dengan tarif jarak tempuh standar IRS untuk tahun tersebut. Metode ini sering lebih sederhana karena sangat bergantung pada catatan jarak tempuh, bukan mengumpulkan setiap tanda terima bahan bakar atau perbaikan.

Metode ini bisa cocok jika:

• Anda menempuh banyak mil untuk bisnis
• Anda ingin pencatatan yang lebih sederhana
• Biaya kendaraan Anda relatif kecil dibandingkan jarak tempuh
• Anda lebih suka metode perhitungan yang mudah diprediksi

2. Metode Biaya Aktual

Dalam metode biaya aktual, Anda menjumlahkan biaya operasional kendaraan dan mengurangkan persentase penggunaan bisnis dari biaya tersebut. Biaya yang umum dapat mencakup:

• Bensin dan oli
• Perbaikan dan perawatan
• Ban
• Asuransi
• Biaya registrasi dan lisensi
• Pembayaran sewa, jika berlaku
• Penyusutan, jika kendaraan dimiliki sendiri
• Biaya parkir dan tol untuk perjalanan bisnis

Metode ini dapat menghasilkan potongan yang lebih besar jika biaya operasional kendaraan tinggi atau jika Anda memiliki biaya pembiayaan, perawatan, atau asuransi yang besar.

Memilih Metode yang Lebih Baik

Metode yang lebih baik tergantung pada pola berkendara dan biaya Anda. Metode jarak tempuh standar sering lebih mudah dikelola. Metode biaya aktual mungkin menghasilkan potongan yang lebih tinggi jika kendaraan Anda memiliki biaya operasional yang besar.

Sebaiknya bandingkan keduanya sebelum melaporkan pajak. Setelah fakta dan penggunaan kendaraan Anda ditetapkan, metode yang paling menguntungkan belum tentu yang paling mudah didukung. Catatan yang baik tetap penting di kedua metode.

Apa yang Diharapkan IRS untuk Anda Catat

Catatan yang kuat tidak bersifat opsional. Itulah bukti di balik potongan Anda.

Setidaknya, Anda perlu mencatat:

• Tanggal setiap perjalanan bisnis
• Tujuan perjalanan
• Tujuan bisnis
• Pembacaan odometer awal dan akhir atau jumlah mil yang ditempuh
• Total mil bisnis dan total mil pribadi selama setahun
• Tanda terima dan faktur untuk biaya terkait kendaraan jika Anda menggunakan metode biaya aktual

Untuk metode biaya aktual, simpan dokumentasi untuk setiap biaya yang relevan. Untuk metode jarak tempuh, Anda tetap memerlukan log jarak tempuh yang andal dan bukti pendukung bahwa perjalanan tersebut memang untuk bisnis.

IRS jauh lebih mungkin menerima potongan yang didokumentasikan secara konsisten sepanjang tahun dibandingkan potongan yang disusun ulang dari ingatan saat musim pajak.

Apa yang Tidak Memenuhi Syarat

Tidak setiap perjalanan dengan kendaraan Anda adalah perjalanan bisnis.

Secara umum, hal-hal berikut tidak memenuhi syarat:

• Perjalanan dari rumah ke tempat kerja utama Anda
• Urusan pribadi
• Perjalanan keluarga
• Perjalanan yang utamanya bersifat pribadi, meskipun Anda membicarakan pekerjaan selama perjalanan
• Penggunaan kendaraan yang tidak terkait dengan tujuan bisnis yang nyata

Ada pengecualian dan aturan khusus dalam beberapa situasi, jadi penting untuk membedakan perjalanan pulang pergi biasa dari perjalanan antar lokasi bisnis atau lokasi kerja sementara.

Persentase Penggunaan Bisnis Itu Penting

Jika Anda menggunakan metode biaya aktual, potongan Anda biasanya bergantung pada persentase total penggunaan kendaraan yang terkait dengan bisnis.

Rumus dasarnya adalah:

• Mil bisnis ÷ total mil yang ditempuh = persentase penggunaan bisnis

Jika kendaraan Anda menempuh 10.000 mil selama setahun dan 6.000 mil di antaranya untuk bisnis, persentase penggunaan bisnis Anda adalah 60%.

Persentase itu kemudian diterapkan pada biaya kendaraan yang memenuhi syarat. Jika total biaya tahunan adalah $8.000, persentase penggunaan bisnis 60% umumnya akan menghasilkan potongan $4.800, tergantung pada aturan yang berlaku untuk situasi Anda.

Inilah mengapa pelacakan jarak tempuh yang akurat sangat penting. Bahkan potongan yang kuat bisa dikurangi atau ditolak jika persentase penggunaan bisnis tidak dapat dibuktikan.

Mengapa Pemilik Usaha Baru Sering Melewatkan Potongan Ini

Banyak pendiri baru fokus pada pembentukan bisnis dan mencari pelanggan. Pelacakan kendaraan sering terabaikan.

Hal itu menimbulkan tiga masalah umum:

• Perjalanan tidak dicatat secara langsung
• Tanda terima hilang atau bercampur dengan pengeluaran pribadi
• Persentase penggunaan bisnis tidak dapat dipertahankan nanti

Ini sangat umum bagi wirausahawan yang menjalankan bisnis dari home office, bertemu klien di berbagai tempat, dan menggunakan satu kendaraan untuk semuanya. Penggunaan bisnisnya mungkin sah, tetapi tanpa catatan, akan sulit membuktikannya.

Bagi pendiri yang membangun perusahaan yang tertata sejak hari pertama, ini adalah kebiasaan yang sangat bermanfaat.

Praktik Terbaik untuk Melacak Jarak Tempuh

Anda tidak memerlukan sistem yang rumit, tetapi Anda memerlukan sistem yang konsisten.

Kebiasaan pelacakan jarak tempuh yang baik meliputi:

• Mencatat perjalanan segera setelah terjadi
• Menuliskan tujuan bisnis dengan bahasa yang jelas
• Menyimpan catatan odometer pada awal dan akhir tahun
• Memisahkan penggunaan bisnis, perjalanan rutin ke tempat kerja, dan penggunaan pribadi
• Menyimpan tanda terima parkir dan tol jika terkait bisnis
• Mencocokkan log jarak tempuh dengan kalender, faktur, atau janji temu klien

Aplikasi jarak tempuh atau alat akuntansi dapat membantu mengurangi kesalahan. Tujuan utamanya adalah membangun catatan yang masuk akal, lengkap, dan mudah ditinjau kembali nanti.

Pertimbangan Khusus untuk LLC dan Korporasi

Jika Anda membentuk bisnis sebagai LLC, S corporation, atau C corporation, potongan kendaraan tetap bisa berlaku, tetapi dokumennya dapat berbeda tergantung pada siapa yang memiliki kendaraan dan siapa yang menggunakannya.

Pertanyaan yang perlu dipertimbangkan antara lain:

• Apakah kendaraan dimiliki oleh bisnis atau oleh Anda secara pribadi?
• Apakah Anda mengganti biaya berkendara bisnis kepada diri sendiri?
• Apakah bisnis membayar biaya kendaraan secara langsung?
• Apakah perusahaan memerlukan accountable plan atau kebijakan penggantian biaya tertulis?

Struktur entitas memengaruhi perlakuan pajak, akuntansi, dan pencatatan. Itulah salah satu alasan banyak pendiri memilih menata bisnis dengan benar sejak awal melalui layanan pembentukan seperti Zenind, lalu menjaga pembukuan tetap rapi saat berkembang.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari

Potongan kendaraan sering ditolak karena kesalahan yang sebenarnya bisa dicegah.

Waspadai hal-hal berikut:

• Memperkirakan jarak tempuh berbulan-bulan kemudian alih-alih mencatat perjalanan saat terjadi
• Mencampur penggunaan pribadi dan bisnis tanpa pemisahan yang jelas
• Menghitung perjalanan pulang pergi ke tempat kerja sebagai perjalanan bisnis
• Kehilangan tanda terima untuk perbaikan, bahan bakar, atau parkir
• Mengganti metode tanpa memahami aturan pajak yang berlaku
• Tidak menyimpan catatan untuk seluruh tahun pajak

Potongan hanya sekuat catatan yang mendukungnya. Semakin rapi dokumentasi Anda, semakin tidak stres musim pajak terasa.

Kapan Perlu Bertanya kepada Profesional Pajak

Profesional pajak dapat membantu jika:

• Kendaraan Anda banyak digunakan untuk bisnis dan pribadi
• Anda memiliki beberapa kendaraan yang digunakan oleh bisnis
• Anda tidak yakin apakah metode jarak tempuh standar atau biaya aktual lebih baik
• Bisnis Anda menggunakan kendaraan sewaan
• Anda adalah pemberi kerja yang mengganti biaya perjalanan bisnis kepada karyawan atau pemilik
• Anda memerlukan bantuan menerapkan aturan pada korporasi, kemitraan, atau multi-member LLC

Hukum pajak dan panduan IRS berubah seiring waktu. Nasihat profesional dapat membantu Anda menghindari memilih metode yang menimbulkan masalah di kemudian hari.

Bagaimana Zenind Berperan

Zenind membantu pengusaha membentuk dan mengelola perusahaan mereka, dan pencatatan kendaraan mengikuti pola pikir yang sama: membangun bisnis dengan struktur sejak awal.

Ketika pembentukan entitas, dokumen, dan kebiasaan operasional Anda tertata, akan lebih mudah menangani pajak, potongan, dan kepatuhan saat perusahaan berkembang. Bisnis yang dikelola dengan baik tidak hanya menghasilkan pendapatan. Bisnis itu juga menjaga catatan rapi yang mendukung potongan yang diklaim.

Kesimpulan

Potongan pajak kendaraan bisnis bisa sangat bermanfaat, tetapi hanya jika Anda memperlakukannya sebagai tugas akuntansi yang nyata, bukan sekadar hal sampingan.

Pilih metode potongan yang sesuai dengan situasi Anda, lacak jarak tempuh secara konsisten, simpan tanda terima, dan pisahkan penggunaan pribadi dari penggunaan bisnis. Jika Anda baru membentuk perusahaan dan sedang membangun sistem dari awal, ini adalah salah satu kebiasaan pajak yang paling mudah untuk diperbaiki sejak dini.

Hasilnya sederhana: catatan yang lebih baik, potongan yang lebih kuat, dan stres yang lebih sedikit saat musim pajak tiba.