Permainan Amal di South Carolina: Kepatuhan Bingo dan Raffle untuk Organisasi Nirlaba

Permainan amal dapat menjadi alat penggalangan dana yang berharga, tetapi South Carolina memperlakukannya sebagai aktivitas yang diatur, bukan sebagai acara biasa. Negara bagian ini menarik garis yang jelas antara bingo dan raffle untuk organisasi nirlaba, dan masing-masing aktivitas memiliki aturan perizinan, pendaftaran, pelaporan, serta operasionalnya sendiri.

Bagi organisasi nirlaba, pertanyaan kepatuhan dimulai sebelum tiket pertama dijual. Organisasi harus dibentuk dengan benar, diakui sebagai organisasi nirlaba yang memenuhi syarat, dan terdaftar pada instansi negara bagian yang tepat. Setelah itu, aturannya bergantung pada apakah rencana penggalangan dana melibatkan bingo, raffle, atau keduanya.

Apa yang dimaksud dengan permainan amal di South Carolina?

Di South Carolina, kegiatan permainan amal yang paling umum adalah:

• Bingo, yang diatur oleh South Carolina Department of Revenue.
• Raffle untuk organisasi nirlaba, yang diatur oleh Division of Public Charities pada South Carolina Secretary of State.

Keduanya adalah rezim hukum yang terpisah. Organisasi nirlaba yang ingin menyelenggarakan bingo harus memenuhi aturan lisensi bingo. Organisasi nirlaba yang ingin mengadakan raffle harus memenuhi aturan pendaftaran raffle. Sebagian organisasi mungkin melakukan keduanya, tetapi setiap aktivitas harus ditangani di bawah instansi yang tepat dan pengajuan yang tepat.

Siapa yang dapat menyelenggarakan permainan amal?

South Carolina membatasi permainan amal yang diizinkan hanya untuk organisasi nirlaba yang memenuhi syarat. Untuk bingo, organisasi harus terdaftar sebagai organisasi nirlaba di Secretary of State, memiliki status bebas pajak IRS yang relevan, dan telah melakukan kegiatan amal selama setidaknya dua tahun sebelum mengajukan permohonan.

Untuk raffle, organisasi harus menjadi organisasi nirlaba yang memenuhi syarat menurut undang-undang raffle negara bagian dan, kecuali memenuhi pengecualian, harus terdaftar di Division of Public Charities pada Secretary of State.

Inti praktisnya sederhana: permainan amal dimulai dari kesiapan entitas. Jika organisasi belum dibentuk dengan benar, belum terdaftar, dan belum terdokumentasi dengan baik, organisasi sebaiknya belum masuk ke aktivitas permainan.

Aturan bingo di South Carolina

South Carolina mengizinkan organisasi amal nirlaba untuk menjalankan permainan bingo jika mereka memiliki lisensi dari Department of Revenue. Negara bagian juga mengenali beberapa kelas lisensi bingo, dengan Class B dan Class C sebagai yang paling umum.

Kelas lisensi yang umum

• Class B adalah format berlisensi yang paling umum untuk organisasi nirlaba. Kelas ini memiliki biaya lisensi, mengizinkan permainan hingga lima hari per minggu, memerlukan promoter, dan memiliki batas pembayaran maksimum per sesi yang lebih tinggi daripada Class C.
• Class C juga umum. Kelas ini tidak memiliki biaya lisensi, dapat dimainkan hingga tujuh hari per minggu, tidak memerlukan promoter, dan dibatasi pada pembayaran per permainan yang lebih rendah dengan permainan jackpot yang terbatas.
• Class C hard cards adalah versi khusus dari Class C dengan persyaratan yang lebih ketat. Organisasi harus dijalankan oleh relawan, memiliki peralatannya sendiri, memiliki gedungnya sendiri atau menyewanya langsung dari pemilik, dan menggunakan hasil hanya untuk biaya yang diizinkan serta tujuan amal.
• Jenis lisensi lain juga tersedia untuk operasi bingo yang terbatas, sementara, atau khusus, termasuk permainan berbasis pameran.

Negara bagian juga mensyaratkan operasi bingo tetap berada dalam batas lisensi. Pemegang lisensi harus menampilkan lisensi yang berlaku di lokasi bingo, dan organisasi tidak boleh memperlakukan bingo sebagai sumber pendapatan umum tanpa pengendalian yang diwajibkan.

Pengendalian keuangan itu penting

South Carolina mengharapkan operasi bingo nirlaba dipisahkan dari keuangan organisasi lainnya. Dalam praktiknya, itu berarti:

• Memelihara rekening bingo khusus yang terpisah dari rekening lain.
• Menyetor hasil bingo paling lambat akhir hari kerja berikutnya setelah setiap hari bingo berlangsung.
• Membayar biaya terkait bingo dari rekening bingo.
• Menyimpan catatan yang jelas yang menunjukkan bagaimana hasil dikumpulkan, disimpan, dan digunakan.

Aturan ini dirancang untuk menciptakan jejak audit yang bersih. Aturan ini juga mengurangi risiko dana amal tercampur dengan uang organisasi yang tidak terkait.

Pelaporan dan pengembalian dana

Operator bingo berlisensi harus mengajukan Bingo Financial Report triwulanan, meskipun tidak ada permainan yang diselenggarakan selama triwulan tersebut. South Carolina juga menyediakan sistem pengembalian dana bulanan untuk operasi bingo nirlaba, dengan aturan waktu khusus untuk operasi hard card tertentu.

Kewajiban pengajuan tersebut tidak bersifat opsional. Organisasi nirlaba yang menjalankan bingo harus merencanakan pembukuan agar laporan dapat disiapkan tepat waktu, setiap triwulan, tanpa harus menyusun ulang catatan di menit terakhir.

Promoter dan vendor

Beberapa operasi bingo menggunakan promoter untuk membantu mengelola permainan. Di South Carolina, seorang promoter dapat membuat kontrak dengan hingga lima organisasi nirlaba, tetapi promoter dan organisasi nirlaba dapat sama-sama bertanggung jawab atas pajak dan denda yang terkait dengan permainan.

Promoter juga harus memenuhi persyaratan lisensi negara bagian. Mereka harus terdaftar sebagai professional solicitor di Secretary of State, memenuhi persyaratan riwayat domisili negara bagian, mempertahankan obligasi, dan memperbarui lisensi setiap tahun.

Karena itu, uji tuntas sangat penting. Organisasi nirlaba tidak boleh menganggap promoter hanya sebagai vendor. Di South Carolina, hubungan dengan promoter adalah hubungan kepatuhan yang diatur.

Aturan raffle di South Carolina

Raffle diatur oleh Nonprofit Raffles for Charitable Purposes Act. Hanya organisasi nirlaba yang memenuhi syarat yang dapat menyelenggarakan raffle.

Kecuali organisasi memenuhi pengecualian, organisasi harus mendaftar ke Division of Public Charities pada Secretary of State dan mengajukan formulir pendaftaran raffle tahunan serta laporan keuangan raffle tahunan.

Raffle yang dikecualikan dan yang tidak dikecualikan

South Carolina membedakan antara raffle yang dikecualikan dan yang tidak dikecualikan.

Raffle yang dikecualikan umumnya mencakup:

• Raffle dengan hadiah non-tunai yang didonasikan dengan nilai $950 atau kurang untuk acara tersebut.
• Raffle fifty-fifty dengan total hasil $950 atau kurang.

Untuk raffle fifty-fifty yang dikecualikan, partisipasi dibatasi pada anggota organisasi nirlaba dan tamu mereka.

Raffle yang tidak dikecualikan lebih luas, tetapi memiliki batas pelaporan dan operasional yang lebih formal. Misalnya:

• Organisasi nirlaba hanya boleh mengadakan empat raffle yang tidak dikecualikan per tahun.
• Setiap hadiah individual harus bernilai $80.000 atau kurang.
• Total nilai hadiah yang ditawarkan pada satu acara raffle tidak boleh melebihi $300.000.

Jika organisasi menyelenggarakan raffle yang dikecualikan dan yang tidak dikecualikan, hanya raffle yang tidak dikecualikan yang harus dimasukkan dalam laporan keuangan raffle tahunan.

Pendaftaran dan pelaporan

Bagi sebagian besar organisasi nirlaba, alur kepatuhan raffle mencakup:

• Mengajukan formulir pendaftaran raffle tahunan.
• Mengajukan laporan keuangan raffle tahunan.
• Menyimpan bukti bahwa organisasi tetap memenuhi syarat untuk menyelenggarakan raffle.
• Menyimpan catatan yang menunjukkan bagaimana hasil raffle digunakan untuk tujuan amal.

South Carolina juga mengharapkan pengajuan tepat waktu. Jika organisasi nirlaba melewatkan dokumen yang diwajibkan atau menyerahkannya terlambat, negara bagian dapat mengenakan denda administratif dan menempuh penuntutan pidana dalam kasus serius.

Pembatasan iklan dan operasional

South Carolina juga mengatur bagaimana raffle diiklankan dan dijalankan. Iklan raffle harus menyebutkan organisasi nirlaba yang mensponsori acara dan tujuan amal dari hasilnya. Undang-undang juga membatasi bagaimana nama organisasi nirlaba dapat digunakan dan melarang pengaturan yang pada dasarnya menyerahkan operasi raffle kepada pihak lain.

Dengan kata lain, organisasi nirlaba tidak dapat sekadar meminjamkan mereknya kepada pihak ketiga dan membiarkan orang lain menjalankan acara di belakang layar. Organisasi harus tetap menjadi sponsor dan operator amal yang sebenarnya dalam kerangka hukum.

Daftar periksa kepatuhan praktis untuk organisasi nirlaba

Sebelum meluncurkan program permainan amal di South Carolina, organisasi nirlaba sebaiknya meninjau daftar periksa sederhana berikut:

1. Pastikan organisasi telah dibentuk dengan benar dan memenuhi syarat sebagai organisasi nirlaba.
2. Verifikasi status pendaftaran charity organisasi di negara bagian.
3. Tentukan apakah aktivitasnya akan berupa bingo, raffle, atau keduanya.
4. Identifikasi jalur perizinan atau pendaftaran yang tepat untuk aktivitas tersebut.
5. Siapkan rekening bank terpisah dan pembukuan untuk hasil permainan.
6. Buat kalender pengajuan untuk laporan tahunan, triwulanan, atau laporan berkala lainnya.
7. Tinjau semua perjanjian vendor dan promoter sebelum menandatangani.
8. Simpan salinan lisensi, pendaftaran, laporan, dan catatan pendukung di satu tempat.

Daftar ini mungkin terlihat sederhana, tetapi daftar ini mencegah kegagalan kepatuhan yang paling umum: pengajuan yang terlewat, pemisahan dana yang buruk, dan beroperasi dengan asumsi yang salah tentang apa yang sebenarnya diizinkan negara bagian.

Peran Zenind

Jika organisasi nirlaba Anda masih berada pada tahap pembentukan, Zenind dapat membantu Anda mengatur sisi entitas sebelum masuk ke kepatuhan permainan. Hal ini penting karena aturan permainan amal biasanya mengasumsikan organisasi sudah ada, memiliki struktur hukum yang tepat, dan dapat menjaga catatan yang rapi sejak hari pertama.

Zenind adalah layanan pembentukan perusahaan di A.S., sehingga penggunaan terkuatnya adalah menyiapkan struktur organisasi nirlaba, menjaga alur pengajuan tetap teratur, dan memastikan organisasi siap untuk langkah kepatuhan di tingkat negara bagian yang berikutnya.

Intinya

Permainan amal dapat mendukung misi organisasi nirlaba, tetapi hanya jika organisasi memperlakukan kepatuhan sebagai bagian dari rencana penggalangan dana. Di South Carolina, kegiatan bingo dan raffle diatur secara ketat, dan aturannya berbeda menurut jenis permainan.

Pendekatan yang paling aman adalah memastikan kelayakan terlebih dahulu, mengajukan ke instansi yang tepat, memisahkan dana, dan menjaga catatan akurat sejak awal. Bagi organisasi nirlaba yang ingin menggalang dana secara bertanggung jawab, disiplin seperti ini bukan pilihan. Ini adalah fondasi dari program permainan amal yang berkelanjutan.

Artikel ini hanya untuk tujuan informasi dan bukan merupakan nasihat hukum.