Juego benéfico en Carolina del Sur: cumplimiento de bingo y rifas para organizaciones sin fines de lucro

El juego benéfico puede ser una herramienta valiosa de recaudación de fondos, pero Carolina del Sur lo trata como una actividad regulada y no como un evento informal. El estado traza una línea clara entre el bingo y las rifas de organizaciones sin fines de lucro, y cada actividad tiene sus propias reglas de licencias, registro, informes y operación.

Para las organizaciones sin fines de lucro, la pregunta de cumplimiento comienza antes de vender el primer boleto. La organización debe estar debidamente constituida, reconocida como una organización sin fines de lucro elegible y registrada ante la agencia estatal correspondiente. A partir de ahí, las reglas dependen de si el plan de recaudación incluye bingo, rifas o ambos.

¿Qué se considera juego benéfico en Carolina del Sur?

En Carolina del Sur, las actividades de juego benéfico más comunes son:

• Bingo, que está regulado por el Departamento de Ingresos de Carolina del Sur.
• Rifas de organizaciones sin fines de lucro, que están reguladas por la División de Caridades Públicas de la Secretaría de Estado de Carolina del Sur.

Se trata de regímenes legales separados. Una organización sin fines de lucro que quiera organizar bingo debe cumplir con las reglas de licencia de bingo. Una organización sin fines de lucro que quiera realizar una rifa debe cumplir con las reglas de registro de rifas. Algunas organizaciones pueden hacer ambas cosas, pero cada actividad debe gestionarse ante la agencia correcta y con las presentaciones correctas.

¿Quién puede realizar juego benéfico?

Carolina del Sur limita el juego benéfico autorizado a organizaciones sin fines de lucro que cumplan con los requisitos. Para el bingo, la organización debe estar registrada como una organización sin fines de lucro ante la Secretaría de Estado, contar con el estatus fiscal exento de impuestos federal correspondiente y haber realizado actividades benéficas durante al menos dos años antes de solicitarlo.

Para las rifas, la organización debe ser una organización sin fines de lucro elegible conforme al estatuto estatal de rifas y, salvo que califique para una exención, debe estar registrada ante la División de Caridades Públicas de la Secretaría de Estado.

La conclusión práctica es sencilla: el juego benéfico empieza con la preparación de la entidad. Si la organización no está debidamente constituida, registrada y documentada, aún no debe pasar a la actividad de juego.

Reglas de bingo en Carolina del Sur

Carolina del Sur permite que las organizaciones benéficas sin fines de lucro operen juegos de bingo si cuentan con una licencia del Departamento de Ingresos. El estado también reconoce varias clases de licencias de bingo, siendo las clases B y C las más comunes.

Clases comunes de licencia

• La clase B es el formato con licencia más común para organizaciones sin fines de lucro. Tiene una cuota de licencia, permite jugar hasta cinco días por semana, requiere un promotor y tiene un límite máximo de pago por sesión más alto que la clase C.
• La clase C también es común. No tiene cuota de licencia, puede jugarse hasta siete días por semana, no requiere promotor y está limitada a un pago menor por juego, con juegos de premio acumulado limitados.
• La clase C hard cards es una versión especial de la clase C con requisitos más estrictos. La organización debe operar con voluntarios, ser propietaria del equipo, ser propietaria del edificio o arrendarlo directamente al dueño y usar los ingresos únicamente para gastos permitidos y fines benéficos.
• Existen otros tipos de licencia para operaciones de bingo limitadas, temporales o especializadas, incluida la actividad en ferias.

El estado también exige que las operaciones de bingo se mantengan dentro de los límites de la licencia. El titular debe exhibir la licencia correspondiente en el lugar del bingo, y la organización no puede tratar el bingo como una fuente general de ingresos sin los controles requeridos.

Los controles financieros importan

Carolina del Sur espera que las operaciones de bingo de organizaciones sin fines de lucro se mantengan separadas de las demás finanzas de la organización. En la práctica, eso significa:

• Mantener una cuenta designada para el bingo, separada de las demás cuentas.
• Depositar los ingresos del bingo a más tardar al final del siguiente día hábil después de cada día en que se realice bingo.
• Pagar los gastos relacionados con el bingo desde la cuenta de bingo.
• Conservar registros claros que muestren cómo se recaudan, resguardan y utilizan los ingresos.

Estas reglas están diseñadas para crear una ruta de auditoría clara. También reducen el riesgo de mezclar fondos benéficos con dinero no relacionado de la organización.

Informes y reembolsos

Los operadores de bingo con licencia deben presentar un Informe Financiero de Bingo trimestral, incluso si no se realizaron juegos durante el trimestre. Carolina del Sur también ofrece un sistema de reembolso mensual para operaciones de bingo de organizaciones sin fines de lucro, con reglas especiales de calendario para ciertas operaciones con hard cards.

Esas obligaciones de presentación no son opcionales. Una organización sin fines de lucro que organiza bingo debe planear su contabilidad para que el informe pueda prepararse a tiempo, cada trimestre, sin reconstruir los registros a última hora.

Promotores y proveedores

Algunas operaciones de bingo usan un promotor para ayudar a administrar el juego. En Carolina del Sur, un promotor puede contratar con hasta cinco organizaciones sin fines de lucro, pero el promotor y la organización pueden ser responsables en conjunto de los impuestos y multas vinculados al juego.

Los promotores también deben cumplir con los requisitos de licencia estatal. Deben registrarse como solicitadores profesionales ante la Secretaría de Estado, cumplir con el requisito estatal de historial de residencia, mantener una fianza y renovar su licencia cada año.

Eso hace que la debida diligencia sea esencial. Una organización sin fines de lucro nunca debe asumir que un promotor es solo un proveedor. En Carolina del Sur, la relación con el promotor es una relación regulada de cumplimiento.

Reglas de rifas en Carolina del Sur

Las rifas se rigen por la Ley de Rifas Benéficas para Organizaciones Sin Fines de Lucro. Solo las organizaciones sin fines de lucro elegibles pueden realizar rifas.

Salvo que una organización califique para una exención, debe registrarse ante la División de Caridades Públicas de la Secretaría de Estado y presentar un formulario anual de registro de rifas y un informe financiero anual de rifas.

Rifas exentas y no exentas

Carolina del Sur distingue entre rifas exentas y no exentas.

Las rifas exentas generalmente incluyen:

• Rifas con premios no monetarios donados con valor de 950 dólares o menos para el evento.
• Rifas 50/50 con ingresos totales de 950 dólares o menos.

En las rifas 50/50 exentas, la participación se limita a los miembros de la organización sin fines de lucro y a sus invitados.

Las rifas no exentas son más amplias, pero tienen límites operativos y de reporte más formales. Por ejemplo:

• Una organización sin fines de lucro puede realizar solo cuatro rifas no exentas por año.
• Cada premio individual debe tener un valor de 80,000 dólares o menos.
• El valor total de los premios ofrecidos en un solo evento de rifa no puede exceder 300,000 dólares.

Si una organización realiza tanto rifas exentas como no exentas, solo las rifas no exentas deben incluirse en el informe financiero anual de rifas.

Registro e informes

Para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro, el flujo de trabajo de cumplimiento para rifas incluye:

• Presentar el formulario anual de registro de rifas.
• Presentar el informe financiero anual de rifas.
• Conservar pruebas de que la organización sigue siendo elegible para realizar rifas.
• Mantener registros que demuestren cómo se usaron los ingresos de las rifas para fines benéficos.

Carolina del Sur también espera presentaciones oportunas. Si una organización sin fines de lucro omite documentos requeridos o los presenta tarde, el estado puede imponer multas administrativas y, en casos graves, iniciar procesos penales.

Restricciones de publicidad y operación

Carolina del Sur también regula cómo se anuncian y operan las rifas. Un anuncio de rifa debe identificar a la organización sin fines de lucro que patrocina el evento y el fin benéfico de los fondos recaudados. La ley también limita la manera en que puede usarse el nombre de una organización sin fines de lucro y prohíbe arreglos que, en la práctica, dejen la operación de la rifa en manos de otra persona.

En otras palabras, una organización sin fines de lucro no puede simplemente prestar su marca a un tercero y dejar que otra persona dirija el evento detrás de escena. La organización debe seguir siendo el patrocinador benéfico real y el operador dentro del marco legal.

Lista práctica de cumplimiento para organizaciones sin fines de lucro

Antes de lanzar un programa de juego benéfico en Carolina del Sur, una organización sin fines de lucro debe revisar esta lista sencilla:

1. Confirmar que la organización está debidamente constituida y cumple con los requisitos de organización sin fines de lucro.
2. Verificar el estado del registro estatal de caridades de la organización.
3. Decidir si la actividad será bingo, rifa o ambas.
4. Identificar la ruta correcta de licencia o registro para esa actividad.
5. Configurar cuentas bancarias separadas y contabilidad separada para los ingresos del juego.
6. Crear un calendario de presentaciones para informes anuales, trimestrales u otros informes recurrentes.
7. Revisar todos los contratos con proveedores y promotores antes de firmarlos.
8. Conservar copias de licencias, registros, informes y respaldos en un solo lugar.

Esa lista puede parecer básica, pero evita las fallas de cumplimiento más comunes: presentaciones omitidas, mala segregación de fondos y operar bajo una suposición equivocada sobre lo que el estado realmente permite.

Dónde encaja Zenind

Si su organización sin fines de lucro aún está en la etapa de constitución, Zenind puede ayudarle a organizar la parte corporativa del proceso antes de pasar al cumplimiento de juego. Eso importa porque las reglas de juego benéfico normalmente asumen que la organización ya existe, tiene la estructura legal correcta y puede mantener registros claros desde el primer día.

Zenind es un servicio de formación de empresas en Estados Unidos, por lo que el caso de uso más sólido es establecer la estructura de la organización sin fines de lucro, mantener organizado el flujo de presentaciones y asegurarse de que la organización esté lista para los siguientes pasos de cumplimiento a nivel estatal.

Conclusión

El juego benéfico puede apoyar la misión de una organización sin fines de lucro, pero solo si la organización trata el cumplimiento como parte del plan de recaudación. En Carolina del Sur, las actividades de bingo y rifas están fuertemente reguladas, y las reglas difieren según el tipo de juego.

El enfoque más seguro es confirmar primero la elegibilidad, presentar la documentación ante la agencia correcta, mantener los fondos separados y conservar registros precisos desde el inicio. Para una organización sin fines de lucro que quiera recaudar fondos de manera responsable, esa disciplina no es opcional. Es la base de un programa sostenible de juego benéfico.

Este artículo es solo para fines informativos y no constituye asesoría legal.