Apa Itu Perjalanan Bisnis? Definisi, Contoh, dan Aturan Potongan Pajak

Perjalanan bisnis adalah salah satu bagian yang paling umum, dan paling sering disalahpahami, dalam menjalankan perusahaan. Bagi sebagian bisnis, ini berarti perjalanan sesekali untuk bertemu klien atau menghadiri konferensi. Bagi yang lain, ini adalah bagian rutin dari operasional, dengan karyawan, pendiri, atau kontraktor bepergian untuk melayani pelanggan, memeriksa lokasi, atau mengelola proyek.

Pada intinya, perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan untuk tujuan kerja yang nyata. Kedengarannya sederhana, tetapi detailnya penting. Alasan perjalanan, lama waktu bepergian, tujuan perjalanan, dan apakah biayanya wajar serta diperlukan semuanya dapat memengaruhi bagaimana perjalanan tersebut diperlakukan untuk tujuan pajak dan akuntansi.

Bagi pemilik bisnis, memahami perjalanan bisnis bukan hanya soal mengatur logistik. Ini juga soal mencatat pengeluaran dengan benar, tetap patuh pada aturan pajak, dan memastikan dana perusahaan digunakan secara efisien.

Definisi perjalanan bisnis

Perjalanan bisnis mengacu pada perjalanan yang dilakukan jauh dari tempat kerja utama seseorang atau tax home untuk tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan. Biasanya melibatkan menginap semalam atau perjalanan yang cukup lama sehingga pelancong tidak dapat pulang di akhir hari.

Contohnya meliputi:

• Mengunjungi klien di kota lain
• Menghadiri pameran dagang, konvensi, atau konferensi industri
• Bertemu dengan pemasok, vendor, atau mitra secara langsung
• Bepergian ke lokasi kerja sementara
• Memeriksa properti, inventaris, atau peralatan
• Melatih karyawan di lokasi lain
• Mengelola proyek ekspansi, merger, atau relokasi

Inti utamanya adalah tujuan. Sebuah perjalanan dikategorikan sebagai perjalanan bisnis ketika alasan utamanya berkaitan dengan bisnis.

Apa yang tidak termasuk perjalanan bisnis?

Tidak semua perjalanan yang berhubungan dengan pekerjaan memenuhi syarat sebagai perjalanan bisnis. Contoh umum perjalanan yang biasanya tidak termasuk adalah:

• Perjalanan harian dari rumah ke tempat kerja tetap
• Liburan pribadi, meskipun email kerja diperiksa selama perjalanan
• Perjalanan yang murni bersifat sosial tanpa tujuan bisnis yang substansial
• Perjalanan yang terutama bersifat pribadi, dengan hanya satu aktivitas kecil terkait pekerjaan

Jika sebuah perjalanan bersifat campuran, artinya memiliki unsur bisnis dan pribadi, bagian bisnisnya mungkin tetap dapat dikurangkan, tetapi biayanya harus dipisahkan dengan cermat.

Mengapa perjalanan bisnis penting bagi usaha kecil

Bagi banyak usaha kecil, perjalanan bisa menjadi investasi strategis. Satu perjalanan dapat menghasilkan klien baru, hubungan yang lebih baik dengan vendor, keputusan pemilihan lokasi, atau kontrak besar. Perjalanan juga dapat membantu pendiri membangun kepercayaan lebih cepat daripada panggilan video saja.

Pada saat yang sama, biaya perjalanan bisa cepat membengkak. Tiket pesawat, hotel, transportasi darat, makan, biaya bagasi, parkir, dan pengeluaran insidental dapat bertambah besar. Tanpa kebijakan yang jelas dan pencatatan yang akurat, pengeluaran perjalanan bisa menjadi sulit dikendalikan.

Karena itu, perjalanan bisnis sebaiknya diperlakukan sebagai bagian dari sistem keuangan perusahaan yang lebih luas, bukan sebagai hal yang dipikirkan belakangan.

Contoh umum perjalanan bisnis

Perjalanan bisnis hadir dalam berbagai bentuk tergantung industri dan ukuran perusahaan. Berikut beberapa skenario yang paling umum.

Kunjungan klien dan pelanggan

Bertemu dengan pelanggan secara langsung dapat memperkuat hubungan, menyelesaikan masalah lebih cepat, dan mendukung penjualan. Perjalanan seperti ini sering melibatkan presentasi, negosiasi, onboarding, kunjungan layanan, atau peninjauan proyek.

Konferensi dan pameran dagang

Acara industri dapat berguna untuk membangun jaringan, edukasi, menghasilkan prospek, dan riset produk. Jika kehadiran memiliki tujuan bisnis yang sah, perjalanan terkait dapat memenuhi syarat sebagai perjalanan bisnis.

Kunjungan lokasi dan inspeksi

Bisnis di bidang konstruksi, real estat, manufaktur, logistik, dan layanan profesional sering perlu memeriksa lokasi, peralatan, atau operasi secara langsung.

Penugasan sementara

Perjalanan ke lokasi sementara untuk suatu proyek atau penugasan terbatas dapat memenuhi syarat, tergantung pada fakta dan aturan pajak yang berlaku.

Pelatihan dan pengembangan profesional

Karyawan dan pemilik bisnis mungkin bepergian untuk mempelajari sistem baru, menghadiri kursus sertifikasi, atau menerima pelatihan khusus yang bermanfaat bagi bisnis.

Pertemuan dengan pemasok, mitra, dan investor

Perjalanan bisnis juga umum ketika perusahaan perlu mengevaluasi vendor, membangun kemitraan, atau bertemu dengan investor dan pemberi pinjaman.

Pengeluaran perjalanan bisnis yang sering dapat dikurangkan

Menurut aturan IRS, pengeluaran perjalanan yang dapat dikurangkan umumnya adalah pengeluaran yang wajar dan diperlukan untuk perjalanan bisnis jauh dari rumah. Dalam bahasa sederhana, ini berarti pengeluaran tersebut umum dan sesuai untuk pekerjaan yang dilakukan.

Kategori yang umum dapat dikurangkan meliputi:

• Tiket pesawat, kereta, bus, atau biaya jarak tempuh untuk transportasi bisnis
• Biaya taksi, rideshare, shuttle, atau transfer bandara
• Akomodasi ketika perjalanan memerlukan menginap semalam atau waktu istirahat
• Makan non-hiburan selama perjalanan bisnis, tunduk pada batas dan aturan yang berlaku
• Biaya bagasi dan pengiriman untuk materi bisnis
• Biaya dry cleaning dan laundry selama perjalanan
• Panggilan telepon bisnis atau penggunaan data yang terkait perjalanan
• Parkir dan tol yang berkaitan dengan perjalanan bisnis
• Biaya perjalanan lain yang wajar dan diperlukan

Aturan potongan yang tepat dapat berbeda tergantung pada apakah pelancong adalah karyawan, pemilik, kontraktor, atau pekerja lepas, dan apakah perjalanan dilakukan di dalam atau di luar Amerika Serikat.

Pengeluaran yang biasanya tidak dapat dikurangkan

Beberapa biaya terkait perjalanan bersifat pribadi, bukan pengeluaran bisnis. Biaya-biaya ini umumnya tidak dapat dikurangkan sebagai biaya perjalanan bisnis.

Contohnya dapat mencakup:

• Wisata pribadi atau hiburan
• Perjalanan anggota keluarga kecuali anggota keluarga tersebut memiliki peran bisnis yang nyata dan biayanya memang diperbolehkan
• Biaya naik kelas atau kemewahan yang tidak diperlukan untuk perjalanan
• Biaya yang terkait dengan liburan pribadi yang ditambahkan pada perjalanan bisnis
• Biaya commuting normal antara rumah dan tempat kerja tetap

Jika suatu perjalanan menggabungkan waktu bisnis dan pribadi, hanya bagian yang terkait bisnis yang mungkin memenuhi syarat. Artinya, pelancong mungkin perlu membagi biaya seperti tiket pesawat, malam hotel, dan makan antara penggunaan yang dapat dan tidak dapat dikurangkan.

Cara IRS umumnya memandang perjalanan bisnis

Untuk tujuan pajak, IRS menyoroti beberapa pertanyaan inti:

• Apakah perjalanan dilakukan jauh dari tax home wajib pajak?
• Apakah ada tujuan bisnis yang nyata?
• Apakah pengeluarannya wajar dan diperlukan?
• Apakah catatannya memadai untuk mendukung potongan?

Ini berarti bahwa meskipun suatu perjalanan berguna bagi bisnis, potongan tetap bergantung pada dokumentasi dan fakta spesifik perjalanan tersebut.

IRS juga membedakan antara perjalanan bisnis dan commuting. Secara umum, perjalanan dari rumah ke tempat kerja tetap merupakan commuting pribadi, bukan perjalanan bisnis yang dapat dikurangkan.

Tips pencatatan untuk perjalanan bisnis

Pencatatan yang baik adalah salah satu cara terbaik untuk melindungi potongan perjalanan dan menjaga keuangan bisnis tetap terorganisasi.

Catatan perjalanan yang baik sebaiknya mencakup:

• Tanggal perjalanan
• Tujuan perjalanan
• Tujuan bisnis
• Nama orang yang ditemui, jika relevan
• Kuitansi transportasi, akomodasi, makan, dan pengeluaran lainnya
• Log jarak tempuh untuk penggunaan kendaraan bisnis
• Bukti pembayaran jika tersedia
• Catatan tentang bagian pribadi dari perjalanan campuran

Semakin rinci catatan yang dibuat, semakin mudah mendukung potongan jika muncul pertanyaan di kemudian hari.

Praktik terbaik untuk mengelola biaya perjalanan bisnis

Beberapa sistem sederhana dapat membuat perjalanan lebih efisien dan lebih mudah dilacak.

Buat kebijakan perjalanan

Kebijakan perjalanan tertulis membantu menetapkan ekspektasi untuk pemesanan, pengeluaran, persetujuan, dan penggantian biaya. Bahkan perusahaan kecil pun diuntungkan dengan aturan yang jelas.

Pisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi

Gunakan kartu bisnis khusus atau alur kerja manajemen pengeluaran jika memungkinkan. Mencampur pengeluaran pribadi dan bisnis menimbulkan masalah pembukuan dan risiko pajak.

Pesan dengan tujuan yang jelas

Pilih tanggal perjalanan, hotel, dan transportasi berdasarkan kebutuhan bisnis yang sebenarnya, bukan hanya berdasarkan kemudahan. Pilihan yang wajar lebih mudah dibenarkan dan dikelola.

Catat pengeluaran saat terjadi

Menunggu hingga akhir bulan membuat kuitansi mudah hilang dan detail mudah terlupa. Mencatat pengeluaran secara real time jauh lebih andal.

Tinjau perjalanan sebelum dan sesudahnya

Sebelum berangkat, pastikan tujuan bisnis dan anggarannya. Setelah perjalanan, cocokkan kuitansi, verifikasi kategorinya, dan catat komponen pribadi jika ada.

Perjalanan bisnis untuk startup dan perusahaan yang sedang berkembang

Startup sering bepergian lebih banyak dari yang diperkirakan. Pendiri mungkin perlu bertemu calon pelanggan, melakukan pitching kepada investor, menghadiri acara industri, atau mengunjungi pemasok dan mitra manufaktur. Perusahaan yang sedang tumbuh juga mungkin perlu bepergian untuk kepatuhan, perizinan, perekrutan, atau perencanaan ekspansi.

Karena sumber daya terbatas, startup harus sangat disiplin dalam mengambil keputusan perjalanan. Setiap perjalanan harus menjawab pertanyaan bisnis yang jelas, mendukung pertumbuhan yang terukur, atau melindungi perusahaan dari risiko operasional.

Bagi bisnis pada tahap pembentukan, hal ini bahkan lebih penting. Perusahaan yang baru dibentuk membutuhkan pembukuan yang rapi, kuitansi yang terorganisasi, dan dokumentasi yang jelas sejak hari pertama. Itu memudahkan kepatuhan, pengelolaan potongan, dan pembangunan catatan keuangan yang profesional.

Apakah perjalanan bisnis sepadan?

Perjalanan bisnis bisa sepadan dengan biayanya ketika menciptakan peluang yang sulit dicapai secara jarak jauh. Pertemuan tatap muka dapat menutup kesepakatan, memperkuat kemitraan, atau menyelesaikan masalah lebih cepat daripada banyak panggilan dan email.

Namun, perjalanan harus dievaluasi seperti investasi bisnis lainnya. Sebelum menyetujui perjalanan, tanyakan:

• Apa hasil bisnis yang diharapkan?
• Apakah perjalanan adalah cara terbaik untuk mencapainya?
• Apakah tujuan yang sama bisa dicapai dengan lebih efisien melalui cara lain?
• Apakah manfaat yang diharapkan sepadan dengan waktu dan biayanya?

Jika jawabannya ya, perjalanan tersebut mungkin merupakan penggunaan sumber daya perusahaan yang cerdas.

Daftar periksa perjalanan bisnis

Sebelum perjalanan, pastikan Anda dapat menjawab pertanyaan berikut:

• Apa tujuan bisnisnya?
• Siapa yang bepergian?
• Ke mana mereka pergi dan berapa lama?
• Biaya apa saja yang diperkirakan?
• Kuitansi dan catatan apa yang akan dikumpulkan?
• Apakah ada bagian pribadi yang harus dipisahkan?
• Siapa yang akan meninjau dan menyetujui pengeluaran?

Daftar periksa sederhana dapat mencegah kebingungan di kemudian hari dan membuat waktu pajak jauh lebih mudah.

Intinya

Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan untuk tujuan kerja yang sah, biasanya jauh dari lokasi kerja tetap seseorang atau tax home. Bagi pemilik bisnis, perjalanan ini dapat mendukung penjualan, operasional, perekrutan, pelatihan, dan pertumbuhan. Untuk tujuan pajak, hanya pengeluaran perjalanan bisnis yang wajar dan diperlukan yang umumnya dapat dikurangkan, dan pencatatan yang cermat sangat penting.

Jika perusahaan Anda rutin bepergian, bangun sistem untuk merencanakan, menyetujui, melacak, dan mendokumentasikan perjalanan tersebut. Itu akan membantu Anda mengendalikan biaya, tetap terorganisasi, dan mendukung potongan saat diperlukan.