Perché gli amministratori di una società del Delaware non possono votare per delega alle riunioni del consiglio

Per fondatori, amministratori e titolari di piccole imprese, la governance del consiglio spesso sembra semplice sulla carta. Si programma una riunione, si raggiunge il quorum e gli amministratori votano sulle prossime mosse della società. Ma una domanda comune crea confusione: un amministratore che non può partecipare a una riunione può incaricare qualcun altro di votare al suo posto?

Secondo il diritto societario del Delaware, in generale la risposta è no. Un amministratore non può esprimere il proprio voto in consiglio per delega durante una riunione del consiglio. Il motivo non è una mera formalità. Riflette un principio fondamentale della governance societaria: gli amministratori sono tenuti a esercitare personalmente il proprio giudizio, dopo aver partecipato alla discussione e aver considerato le informazioni presentate al consiglio.

Per le società costituite nel Delaware, comprendere questa regola è importante quando si preparano gli statuti, si programmano le riunioni, si gestisce il quorum e si decide se l'azione del consiglio debba avvenire in riunione o mediante consenso scritto. È importante anche per i fondatori che utilizzano una piattaforma di costituzione come Zenind, perché una documentazione societaria ordinata inizia da una chiara comprensione di come funziona l'autorità del consiglio.

Cosa significa un voto per delega

Il voto per delega è un concetto familiare nel contesto degli azionisti. Gli azionisti possono spesso autorizzare un'altra persona a votare le proprie azioni in una riunione degli azionisti. Questa struttura ha senso perché gli azionisti non gestiscono la società nella quotidianità; esercitano diritti di proprietà attraverso il potere di voto collegato alle azioni.

Il voto degli amministratori è diverso.

Un amministratore non è un semplice votante passivo. Un amministratore partecipa alla deliberazione, fa domande, esamina i materiali, valuta opzioni concorrenti e contribuisce a formare il giudizio collettivo del consiglio. Una delega separerebbe il voto dalla partecipazione personale dell'amministratore alla riunione, in modo incompatibile con il funzionamento previsto del consiglio secondo il diritto del Delaware.

Perché il Delaware vieta il voto per delega degli amministratori

Il diritto societario del Delaware considera l'azione del consiglio come un processo deliberativo. Gli amministratori devono essere informati prima di prendere decisioni, e la riunione del consiglio è il luogo in cui tale processo avviene. Un sistema di delega consentirebbe a un amministratore assente di delegare l'atto del voto senza partecipare alla discussione che informa quel voto.

Questo crea un problema per diversi motivi:

• indebolisce il processo decisionale collettivo del consiglio;
• riduce il valore del dibattito diretto tra amministratori;
• genera incertezza sul fatto che il voto rifletta davvero il giudizio dell'amministratore;
• può compromettere le scelte di politica societaria incorporate nelle regole di governance del Delaware.

La legge mira a preservare la qualità dell'azione del consiglio, non soltanto il meccanismo di conteggio dei voti. Una riunione del consiglio deve essere più di una formalità.

La partecipazione può essere a distanza, ma deve comunque essere reale

La regola contro il voto per delega non significa che un amministratore debba essere sempre fisicamente presente in una sala riunioni. Il diritto del Delaware consente agli amministratori di partecipare tramite teleconferenza o altri strumenti di comunicazione, purché tutti i partecipanti possano sentirsi reciprocamente.

Questo è importante nella pratica.

Se un amministratore è in viaggio, lavora da remoto o non può partecipare di persona, può comunque essere considerato presente ai fini legali se la modalità della riunione consente una partecipazione in tempo reale. In altre parole, la legge accoglie gli strumenti di comunicazione moderni, ma non consente che il ruolo dell'amministratore venga affidato a un'altra persona.

La partecipazione a distanza non è una delega. È sempre la partecipazione personale dell'amministratore alla riunione.

Il quorum continua a determinare se il consiglio può agire

Anche se una delega non può sostituire un amministratore assente, il diritto del Delaware offre flessibilità attraverso le regole sul quorum.

In una tipica società del Delaware, la maggioranza del numero totale degli amministratori costituisce il quorum, salvo che lo statuto o l'atto costitutivo dispongano diversamente. Se i documenti societari lo consentono, il quorum può essere fissato più in basso, ma non al di sotto di un terzo del numero totale degli amministratori.

Questo è importante perché il consiglio può adottare validamente decisioni solo quando è presente il quorum.

Per esempio, se un consiglio ha sette amministratori, un quorum di maggioranza di norma significa che quattro amministratori devono essere presenti. Una volta raggiunto il quorum, il consiglio può deliberare con il voto richiesto degli amministratori presenti alla riunione, salvo che i documenti societari impongano una soglia più elevata.

Questa struttura offre alle società un modo pratico per operare anche quando uno o più amministratori non sono disponibili, senza ricorrere al voto per delega.

Il consenso scritto è la principale alternativa alla riunione

Quando il consiglio non può riunirsi fisicamente o virtualmente, il diritto del Delaware prevede un'altra via: l'azione mediante consenso scritto.

Se tutti gli amministratori prestano il proprio consenso per iscritto o tramite trasmissione elettronica, e il consenso è correttamente conservato nei registri societari, il consiglio può adottare una decisione senza tenere una riunione. Spesso questa è la soluzione più ordinata quando i tempi sono urgenti o quando il consiglio è già d'accordo su una questione.

Il consenso scritto è diverso dal voto per delega in un modo importante:

• la delega cerca di far votare a qualcun altro al posto di un amministratore assente durante una riunione;
• il consenso scritto consente all'amministratore di approvare personalmente l'azione senza partecipare a una riunione.

Questa distinzione preserva l'autorità del consiglio evitando i problemi che sorgono quando a votare è una persona che non è l'amministratore.

Perché questa regola è importante per fondatori e piccole imprese

Le nuove società spesso si concentrano sui documenti di costituzione, sulla struttura proprietaria e sulle scadenze di conformità, ma le procedure del consiglio possono diventare altrettanto importanti nel tempo. Con la crescita dell'attività, il consiglio può dover approvare delibere bancarie, emissioni di equity, nomine di funzionari, finanziamenti, contratti rilevanti o modifiche ai documenti societari.

Se il processo del consiglio è gestito in modo approssimativo, la società può affrontare problemi evitabili in seguito:

• i verbali potrebbero non riflettere un'azione valida;
• un voto potrebbe essere contestato come viziato sul piano procedurale;
• gli investitori potrebbero chiedere se le approvazioni del consiglio siano state ottenute correttamente;
• i registri di governance interna potrebbero diventare difficili da ricostruire.

Per questo il processo del consiglio dovrebbe essere impostato correttamente fin dall'inizio. Le società costituite tramite Zenind possono utilizzare strumenti di costituzione e compliance per mantenere organizzati i registri societari e allinearli ai requisiti del Delaware.

Fraintendimenti comuni sui delegati degli amministratori

Alcuni fraintendimenti ricorrono spesso.

“Se l'amministratore dice a qualcuno come votare, dovrebbe valere.”

Non per una riunione del consiglio. Anche se il delegato segue istruzioni precise, il voto non è comunque la partecipazione personale dell'amministratore alla riunione.

“Se gli azionisti possono usare le deleghe, anche gli amministratori dovrebbero poterlo fare.”

I ruoli sono diversi. Gli azionisti esercitano diritti di proprietà; gli amministratori esercitano funzioni di governance e giudizio fiduciario.

“Se tutti sono d'accordo in anticipo, la delega dovrebbe essere innocua.”

L'accordo preventivo non cambia la struttura giuridica. Se il consiglio vuole agire senza riunione, la strada corretta è il consenso scritto.

“Se un amministratore si collega al telefono, è praticamente la stessa cosa.”

La partecipazione a distanza è consentita perché l'amministratore sta comunque partecipando personalmente alla riunione. Non è la stessa cosa che delegare il voto a un'altra persona.

Consigli pratici di governance per le società del Delaware

Per mantenere un'azione del consiglio ordinata e difendibile, le società dovrebbero seguire alcune buone pratiche di base:

• inserire le procedure delle riunioni del consiglio negli statuti;
• verificare il quorum prima di procedere alle votazioni;
• usare gli strumenti di partecipazione a distanza quando necessario, documentandoli correttamente;
• usare il consenso scritto quando una riunione non è necessaria o non è pratica;
• conservare verbali, consensi e delibere nei registri societari;
• evitare scorciatoie informali che potrebbero mettere in dubbio l'autorità del consiglio in futuro.

Queste abitudini sono particolarmente importanti per startup, società a ristretta base proprietaria e imprese con amministratori in località diverse.

Come Zenind supporta una migliore governance societaria

Zenind aiuta gli imprenditori a costituire e mantenere entità commerciali negli Stati Uniti con strumenti che supportano la conformità continua. Per le società del Delaware, questo significa più che presentare i documenti di costituzione. Significa anche mantenere ordine nei registri e nelle procedure che aiutano la società a operare correttamente dopo la costituzione.

Quando i fondatori capiscono come interagiscono riunioni del consiglio, quorum, consenso scritto e partecipazione degli amministratori, hanno meno probabilità di creare problemi di governance evitabili. Questo è utile sia che la società stia raccogliendo capitali, nominando funzionari, stipulando contratti o preparandosi a crescere.

Conclusione

Un amministratore di una società del Delaware, in generale, non può votare per delega a una riunione del consiglio. La legge richiede la partecipazione personale dell'amministratore, sia di persona sia tramite comunicazioni a distanza consentite, perché l'azione del consiglio dipende da deliberazione e giudizio informato.

Se un amministratore non può partecipare, la società di solito ha due opzioni sensate: raggiungere il quorum con gli amministratori che possono partecipare oppure utilizzare il consenso scritto unanime quando la situazione lo consente. Questi meccanismi preservano l'integrità dell'azione del consiglio senza trasformare gli amministratori in votanti assenti.

Per i fondatori che costruiscono una società del Delaware, l'approccio più sicuro è impostare per tempo le procedure di governance, mantenere puliti i registri e usare il corretto meccanismo giuridico per ogni decisione.

Questo articolo ha finalità esclusivamente informative generali e non costituisce consulenza legale. Per domande specifiche su voto del consiglio, statuti, quorum o governance societaria del Delaware, consultare un avvocato qualificato.