Корпоративтік құжаттарды жүргізу: бизнес иелері үшін практикалық сәйкестік нұсқаулығы

Корпоративтік құжаттарды жүргізу бизнес басқарудың ең көзге түсе бермейтін, бірақ ең маңызды бөліктерінің бірі. Жақсы ұйымдастырылған құжаттар жүйесі компанияға талаптарға сай болуға, салық есептілігін қолдауға, маңызды шешімдерді құжаттауға және бизнестің иелерінен бөлек жүргізіліп жатқанын дәлелдеуге көмектеседі.

Корпорациялар үшін дұрыс құжат жүргізу міндетті емес нәрсе емес. Көптеген шағын бизнес иелері үшін мәселе құжаттардың маңызды екенін білуде емес, нақты нені сақтау керек екенін, қанша уақыт сақтау керегін және оны ұзақ мерзімде қолайлы түрде қалай ұйымдастыру керегін түсінуде.

Бұл нұсқаулық корпоративтік құжаттарды жүргізудің негізгі қағидаларын қарапайым тілмен түсіндіреді, осылайша бизнес иелері өсуге, сәйкестікке және ұзақ мерзімді қорғауға көмектесетін жүйе құра алады.

Корпоративтік құжаттарды жүргізу деген не

Корпоративтік құжаттарды жүргізу дегеніміз - бизнестің қалай құрылғанын, басқарылғанын, қаржыландырылғанын және жүргізілгенін көрсететін құжаттарды жасау, сақтау және жүйелеу үдерісі. Бұл құжаттар компанияның алғашқы күнінен бастап оның тарихын баяндайды.

Толық құжаттар жүйесіне әдетте мыналар кіреді:

• Құрылтай құжаттары
• Меншік және басқару құжаттары
• Қаржылық және салық құжаттары
• Қызметкерлерге қатысты құжаттар
• Шарттар мен лицензиялар
• Жылдық сәйкестік есептілігі
• Компанияның маңызды шешімдері мен резолюциялары

Қажетті нақты құжаттар штатқа және бизнес құрылымына қарай өзгеруі мүмкін, бірақ негізгі қағида бірдей: егер құжат компанияның құқықтық, қаржылық немесе операциялық жағдайына әсер етсе, оны мұқият қадағалап, сақтау керек.

Құжаттарды жүргізу не үшін маңызды

Жақсы құжат жүргізу тек заң талабы үшін ғана емес. Ол бизнестің анық жұмыс істеуіне көмектеседі және бірнеше маңызды тәуекелді азайтады.

1. Бұл сәйкестікті қолдайды

Штаттар әдетте корпорациялардың белгілі бір ішкі құжаттарды сақтағанын күтеді, тіпті олар жұртқа жария түрде тапсырылмаса да. Егер бизнеске аудит жасалса, сотта дау туындаса немесе қаржыландыру не сату процесінде тексерілсе, реттелген құжаттар компанияның дұрыс басқарылғанын көрсетуге көмектеседі.

2. Бұл шектеулі жауапкершілікті сақтауға көмектеседі

Кәсіпкерлердің корпорация құруының негізгі себептерінің бірі - бизнес міндеттемелерін жеке активтерден бөлу. Бұл бөлініс көбіне корпоративтік перде деп аталады. Егер компания құжаттарды жүргізбесе, жеке және бизнес қаржысын араластырса немесе ресми рәсімдерді елемесе, бұл қорғауды қорғау қиындауы мүмкін.

3. Бұл салық және есеп жүргізуді жеңілдетеді

Дәл құжаттар салық есептілігін, шегерімдерді, жалақы бойынша есеп беруді және жыл соңындағы есептілікті қолдайды. Олар сондай-ақ компания тарихын қайта құруға асықпай-ақ, бухгалтердің немесе салық маманының сұрақтарына жауап беруді жеңілдетеді.

4. Бұл шешім қабылдауды жақсартады

Бизнес мықты құжат жүргізсе, иелер мен менеджерлер бұрынғы әрекеттерді қарап, қаржылық көрсеткіштерді салыстырып, жалдау, кеңейту, қаржыландыру және операциялар туралы неғұрлым негізделген шешім қабылдай алады.

5. Бұл бизнестің құнын арттырады

Егер компания сатылса, біріктірілсе немесе қаржыландыру алу үшін пайдаланылса, сатып алушылар мен кредиторлар нақты құжаттарды көргісі келеді. Таза есеп пен реттелген басқару құжаттары бизнеске деген сенімді күшейтеді.

Корпорация қандай құжаттарды сақтауы керек

Қажетті құжаттар нақты құрылым мен қызметке байланысты, бірақ көптеген корпорациялар төмендегі құжаттарды сақтауы керек.

Құрылтай және басқару құжаттары

Бұл құжаттар бизнестің құқықтық негізін және ішкі ережелерін белгілейді:

• Құрылтай туралы жарғы
• Құрылтай туралы жарғыға енгізілген тіркелген өзгерістер
• Корпоративтік жарғы ережелері
• Директорлар кеңесінің бастапқы резолюциялары
• Ұйымдастыру келісімдері немесе хаттамалар
• Қолданылатын болса, акционерлер келісімдері

Меншік құжаттары

Бұл құжаттар компанияның кімге тиесілі екенін және меншік құқығының уақыт өте қалай өзгеретінін көрсетеді:

• Акция шығару жазбалары
• Капитализация кестесі немесе меншік тізілімі
• Қолданылса, акция сертификаттары
• Акцияларды беру жазбалары
• Сатып алу-сату келісімдері
• Акцияларды кері сатып алу жазбалары

Жиналыс және резолюция құжаттары

Корпорациялар директорлар мен акционерлер қабылдаған маңызды шешімдерді құжаттауы керек:

• Директорлар кеңесінің жиналыс хаттамалары
• Акционерлер жиналысының хаттамалары
• Жиналыс өткізбей қабылданған жазбаша келісімдер
• Қарыздарды, келісімшарттарды, сатып алуларды немесе құрылымдық өзгерістерді мақұлдайтын негізгі резолюциялар
• Лауазымды тұлғаларды тағайындау немесе қызметтен босату туралы жазбалар

Қаржылық құжаттар

Қаржылық құжаттама салық, аудит және ішкі жоспарлау үшін өте маңызды:

• Кіріс туралы есептер
• Баланс есептері
• Бас кітап жазбалары
• Банк көшірмелері
• Несие картасы бойынша көшірмелер
• Шот-фактуралар мен түбіртектер
• Несие құжаттары
• Кредиторлық және дебиторлық берешек жазбалары
• Негізгі бизнес шығындарын растайтын құжаттар

Салық құжаттары

Салық құжаттарын федералдық, штаттық және жергілікті міндеттемелерге жауап беруді жеңілдететіндей сақтау керек:

• Тапсырылған салық декларациялары
• Жалақы салығы бойынша есептіліктер
• Болжамды салық төлемдері
• Шегерімдерді растайтын қосымша құжаттар
• W-2 және 1099 нысандары
• Қолданылатын болса, сату салығы бойынша есептіліктер

Қызметкерлерге қатысты құжаттар

Егер бизнесте қызметкерлер болса, онда бөлек кадрлық құжаттар жүйесі болуы керек, оған мыналар кіреді:

• Жұмыс ұсынысы хаттары
• Лауазымдық нұсқаулықтар
• Жалақы құжаттары
• Жұмыс уақытын есепке алу жазбалары
• Жәрдемақыға тіркелу нысандары
• Нәтижелерді бағалау және тәртіптік шаралар туралы құжаттар
• Жұмыстан шығару құжаттары
• Жарамдылық пен қабылдау құжаттары

Шарттар мен операциялық құжаттар

Бұл құжаттар бизнестің үшінші тараптармен қалай әрекеттесетінін және күнделікті қызметін қалай реттейтінін көрсетеді:

• Тұтынушылық келісімшарттар
• Жеткізуші келісімдері
• Жалдау шарттары
• Сақтандыру полистері
• Бизнес лицензиялары мен рұқсаттар
• Зияткерлік меншікке қатысты өтінімдер
• Реттеуші органдармен хат алмасу
• Сот даулары немесе шағымдар туралы жазбалар

Құжаттарды қанша уақыт сақтау керек

Барлық құжаттарға бірдей қолданылатын бірыңғай сақтау мерзімі жоқ. Дұрыс жауап құжат түріне, тиісті штатқа және компанияның тәуекел деңгейіне байланысты.

Практикалық тәсіл ретінде құжаттарды үш жалпы санатқа бөлуге болады:

Мәңгі сақтау

Кейбір құжаттарды әдетте бизнестің бүкіл қызмет ету мерзімі бойы және одан кейін де сақтау керек, соның ішінде:

• Құрылтай құжаттары
• Басқару құжаттары
• Акция және меншік құжаттары
• Маңызды резолюциялардың түпкілікті нұсқалары
• Көп жағдайда салық декларациялары мен қосымша кестелері
• Зияткерлік меншікке қатысты өтінімдер мен құқық беру құжаттары

Бірнеше жыл сақтау

Көптеген қаржылық және салықтық құжаттар кейін аудит немесе сәйкестік сұрақтарына жауап беру үшін көпжылдық мерзімге сақталуы керек. Бұған жиі мыналар кіреді:

• Банк көшірмелері
• Түбіртектер
• Жалақы құжаттары
• Шот-фактуралар
• Толығымен орындалған, бірақ әлі де тәуекел тудыруы мүмкін келісімшарттар

Мәселе шешілгенше сақтау

Кейбір құжаттарды олар әлі де маңызды болуы мүмкін болғанша сақтау керек, мысалы:

• Ашық келісімшарттар
• Белсенді сот ісі файлдары
• Сақтандыру талаптары
• Реттеуші тексерулер
• Ұзақ мерзімді несие құжаттары

Сақтау ережелері әртүрлі болуы мүмкін болғандықтан, құжат сезімтал немесе уақытқа байланысты болса, бизнес иелері бухгалтерден, заңгерден немесе штаттың ресми нұсқауларынан талаптарды нақтылап алуы керек.

Қағаз және цифрлық сақтау

Корпоративтік құжаттарды қағаз күйінде, цифрлық түрде немесе екеуін біріктіріп сақтауға болады. Ең жақсы жүйе - бизнестің тұрақты түрде ұстап тұра алатын жүйесі.

Қағаз құжаттар

Қағаз файлдар шағын компаниялар үшін, әсіресе бизнес ресми корпоративтік папка немесе құжаттар кітабын жүргізсе, қолайлы болуы мүмкін. Оларды жеке қарап шығу жеңіл, бірақ олар өрттен, судан және жай ғана дұрыс салынбаудан зардап шегуі мүмкін.

Цифрлық құжаттар

Цифрлық сақтау көбіне іздеуге, сақтық көшіру жасауға және кеңесшілермен бөлісуге ыңғайлы. Ол сондай-ақ біркелкі атау беру және қалта құрылымын қалыптастыруды жеңілдетеді. Кемшілігі - цифрлық құжаттар кездейсоқ жойылудан, жоғалған кіру деректерінен және әлсіз қолжетімділік бақылауынан қорғалуы керек.

Аралас жүйе көбіне ең тиімді

Көптеген бизнес аралас тәсілді қолданады: қажет болған жерде түпнұсқа қол қойылған құжаттарды сақтайды, барлығын сканерлейді және файлдарды бір емес, бірнеше қауіпсіз жерде сақтық көшірмелейді.

Мықты цифрлық жүйе әдетте мыналарды қамтиды:

• Құрылтай құжаттарына арналған негізгі папка
• Басқару, салық, жалақы, шарттар және банк істеріне арналған бөлек папкалар
• Анық файл атау беру ережелері
• Рөлге негізделген қол жеткізу бақылауы
• Тұрақты сақтық көшіру
• Сақтау кестесі

Құжаттарға кім жауапты болуы керек

Құжат жүргізу әдетте ортақ жауапкершілік болып табылады.

• Директорлар мен лауазымды тұлғалар маңызды шешімдерді мақұлдайды және құжаттайды
• Корпоративтік хатшы немесе белгіленген әкімші хаттамалар мен резолюцияларды реттейді
• Бухгалтерлер қаржылық және салық құжаттарын жүргізеді
• HR қызметкерлері немесе сыртқы провайдерлер кадрлық құжаттарды сақтайды
• Құрылтайшылар немесе иелер жүйені қадағалап, құжаттардың толық екенін тексеруі керек

Өте шағын бизнес үшін бір адам осы міндеттердің көбін орындай алады. Сондай жағдайда да құжаттардың рөлдер арасында жоғалып кетпеуі үшін нақты жауапкершілік бекіткен дұрыс.

Құжат жүргізудегі жиі жіберілетін қателер

Бизнес иелері бірдей мәселелерге қайта-қайта тап болады. Бұл қателерден қашу кейін үлкен сәйкестік қиындықтарының алдын алуы мүмкін.

Жеке және бизнес құжаттарын араластыру

Бір банк шотын, бір несие картасын немесе бәріне ортақ бір папканы пайдалану компанияның иелерінен бөлек екенін дәлелдеуді қиындатады.

Хаттамалар мен резолюцияларды елемеу

Көптеген иелер салық құжаттарын сақтайды, бірақ маңызды шешімдерді құжаттауды ұмытады. Егер компания кейін әрекеттің дұрыс мақұлданғанын дәлелдеуі қажет болса, бұл олқылық мәселе туғызуы мүмкін.

Меншік құжаттарын жаңартпау

Акция шығарылған, берілген немесе кері сатып алынған сайын, меншік тізілімі дереу жаңартылуы керек.

Қол қойылған түпнұсқаларды жоғалту

Кейбір құжаттар сканерленген болса да, қол қойылған күйінде сақталуы тиіс. Егер бизнес электрондық құжаттарды қолданса, қай түпнұсқаларды сақтау керек екенін білуі қажет.

Цифрлық файлдардың сақтық көшірмесін жасамау

Бір ғана қатты диск немесе бір ғана бұлттық папка жеткілікті қорғаныс емес. Қайталама сақтық көшірмелер құжаттардың мүлде жоғалу қаупін азайтады.

Жылдық сәйкестік міндеттерін ұмыту

Жылдық есептер, франшиза салығы бойынша есептіліктер және басқа қайталанатын міндеттемелер компанияның басқа құжаттарымен бірге қадағалануы керек, сонда мерзімдер өткізіліп кетпейді.

Қарапайым корпоративтік құжат жүргізу чек-парағы

Осы чек-парақты қарапайым құжаттар жүйесін құруға арналған бастапқы нүкте ретінде пайдаланыңыз:

• Құрылтай құжаттарын бір қауіпсіз жерде сақтаңыз
• Қолданыстағы жарғы ережелерінің немесе операциялық келісімнің көшірмесін ұстаңыз
• Директорлар кеңесі мен акционерлердің шешімдерін дер кезінде құжаттаңыз
• Меншік құжаттары мен капитализация кестесіндегі жаңартуларды бірге сақтаңыз
• Барлық салық декларациялары мен растайтын құжаттарды файлға жинаңыз
• Банк, жалақы және есеп құжаттарын бөлек сақтаңыз
• Келісімшарттарды, жалдау шарттарын және сақтандыру құжаттарын сақтаңыз
• Цифрлық файлдардың сақтық көшірмесін тұрақты түрде жасаңыз
• Сақтау мерзімдерін жыл сайын қайта қарап шығыңыз
• Сәйкестік мерзімдерін бақылайтын бір адамды тағайындаңыз

Қашан кәсіби көмек алу керек

Бизнес иесі құжат маманы болуы міндетті емес, бірақ компания өсіп жатқанда, қаржы тартып жатқанда, қызметкерлер жалдағанда немесе реттелетін салаларға кіргенде кәсіби көмек пайдалы болуы мүмкін.

Егер бизнеске төмендегілер бойынша көмек қажет болса, білікті заңгермен, бухгалтермен немесе сәйкестік маманымен сөйлесуді қарастырыңыз:

• Штатқа тән есептілік талаптары
• Құжаттарды сақтау саясаты
• Меншік құрылымындағы өзгерістер
• Корпоративтік рәсімдер
• Салық құжаттарына қатысты сұрақтар
• Қызметкерлерге қатысты сәйкестік
• Бірігу, сатып алу немесе қаржыландыру

Қорытынды

Корпоративтік құжаттарды жүргізу жай ғана әкімшілік ұсақ жұмыс емес. Бұл - ұйымдасқан, қорғалатын және өсуге дайын бизнесті құрудың бір бөлігі. Құжаттар тәртібін ұстанатын компаниялар әдетте салық маусымына, қаржыландыруға, аудиттерге, дауларға және ұзақ мерзімді жоспарлауға жақсырақ дайын болады.

Егер сіз жаңа компания құрып жатсаңыз немесе бар бизнесті реттеп жатсаңыз, Zenind бизнес иелеріне басынан бастап берік сәйкестік негізін құруға көмектесе алады. Жақсы құжаттар жақсы құрылтай тәжірибесінен басталады, ал олар неғұрлым ерте енгізілсе, соғұрлым оларды сақтау жеңіл болады.