Қызметкерлердің шығын есебі: шағын бизнес нені мақұлдауы, тексеруі және өтеп беруі керек

Қызметкерлердің шығын есебі - бизнесті жүргізудің қалыпты бөлігі. Бірақ ережелер түсініксіз болса, ол шатасуға, кідірістерге және қажетсіз шығындарға айналуы мүмкін. Шағын бизнес, стартап, LLC және корпорация үшін жақсы ойластырылған шығын саясаты тек шығынды бақылап қана қоймайды. Ол бірізділік қалыптастырады, ақша ағынын қорғайды, салықтық есепті қолдайды және қызметкерлерге өтемақыны тез әрі әділ алуға көмектеседі.

Компания жаңа болған кезде шығындарды басқару көбіне бейресми жүргізіледі. Құрылтайшы түбіртектерді электрондық пошта арқылы мақұлдайды, менеджер әріптесіне электрондық кесте арқылы ақшаны қайтарады, ал қаржы бөлімі қалғанын кейін реттейді. Бұл тәсіл біраз уақыт жұмыс істеуі мүмкін, бірақ ауқымдалмайды. Бизнес өскен сайын шығын есебі жалақы, шот-фактура және бухгалтерия сияқты операциялық негіздің бір бөлігіне айналады.

Бұл нұсқаулық қызметкердің шығын есебіне не кіруі керек екенін, қандай шығындарды мақұлдау немесе қабылдамау қажет екенін, практикалық саясатты қалай құруға болатынын және өтемақыны баяулатпай шығындарды қалай тексеруге болатынын түсіндіреді.

Қызметкерлердің шығын есебі деген не?

Қызметкерлердің шығын есебі - қызметкердің компания атынан жасаған бизнеске қатысты шығынының жазбасы. Әдетте оған мыналар кіреді:

• Сатып алынған күн
• Жеткізуші немесе сатушы атауы
• Жұмсалған сома
• Бизнес мақсаты
• Түбіртек сияқты растайтын құжаттар
• Шығынды мақұлдаған менеджер немесе бөлім

Шығын есептері қызметкерлерге өз қалтасынан төлеген бизнес шығындарын өтеу үшін немесе ішкі тексеруді қажет ететін компания төлеген шығындарды құжаттау үшін қолданылады. Олар сондай-ақ дәл бухгалтерлік жазбаларды сақтауға және тиісті салық ережелері бойынша шығындар жарамды болған жағдайда шегерімдерді қолдауға көмектеседі.

Шағын бизнесте шығын есептері қарапайым болуы мүмкін. Үлкен ұйымдарда олар арнайы бағдарламалық жасақтама арқылы жіберіліп, компания саясатына сәйкестігі тексеріліп, бірнеше мақұлдау кезеңінен өтуі мүмкін.

Неліктен шығын есебі маңызды

Шығын есебі тек әкімшілік қағазбастылық емес. Ол бизнестің бірнеше негізгі бөлігіне әсер етеді.

Ақша ағынын бақылау

Тіпті шағын шығындардың өзі жиналып кетеді. Нақты процесс болмаса, бизнес ешқашан жоспарланбаған шығынды қателесіп мақұлдап қоюы мүмкін. Саясат басшылыққа кімнің, не үшін және қанша жұмсап жатқанын түсінуге көмектеседі.

Дұрыс бухгалтерлік есеп

Таза шығын жазбалары шығындарды дұрыс санаттауды жеңілдетеді. Бұл айлық есеп беру, жыл соңындағы есеп және салық дайындығы үшін маңызды.

Өтемақының жылдамдығы

Қызметкерлерге заңды бизнес шығындары үшін ақшасын қайтаруды апталап күтудің қажеті жоқ. Түсінікті саясат пен болжамды тексеру процесі кідірістер мен ренішті азайтады.

Сәйкестік және аудитке дайындық

Егер бизнес ішкі немесе сыртқы тексерістен өтсе, реттелген шығын жазбалары шығын шешімдерін түсіндіруді және саясаттың сақталғанын көрсетуді жеңілдетеді.

Шығын есебіне әдетте не кіреді

Көптеген бизнес күнделікті, қажетті және операцияларға тікелей қатысты шығындарды мақұлдайды. Жиі кездесетін мысалдар:

• Мақұлданған іссапарға арналған әуе билеті
• Іскерлік сапар кезіндегі қонақүй
• Жерүсті тасымалы, оның ішінде такси, rideshare және тұрақ ақысы
• Саясат рұқсат етсе, іссапар немесе клиент кездесуі кезіндегі тамақтану
• Кеңсе тауарлары
• Жөнелту және пошта шығындары
• Жұмысқа арналған бағдарламалық жасақтама мен жазылым құралдары
• Компания ісі үшін жеке көлік пайдаланғандағы жүріс шығыны
• Конференция және оқыту ақысы
• Саясат рұқсат етсе және шығын дұрыс құжатталса, клиенттік іс-шаралар

Күшті саясат қандай санаттар өтелетінін, қайсысы алдын ала мақұлдауды қажет ететінін және қайсысы ешқашан өтелмейтінін нақты көрсетуі тиіс.

Қосымша тексеруді қажет ететін шығындар

Кейбір шығындар міндетті түрде қате емес, бірақ олар көбіне мұқият қарауды қажет етеді, себебі олар жеке сипатта болуы, асыра көрсетілуі немесе санаттау қиын болуы мүмкін.

Тамақтану және ойын-сауық

Тамақтану заңды бизнес шығыны болуы мүмкін, бірақ оның бизнес мақсаты болуы тиіс. Қызметкер кімнің қатысқанын, не үшін тамақтану болғанын және бұл компанияға қалай пайда әкелгенін түсіндіре алмаса, түбіртек жеткіліксіз.

Сапардағы жоғары деңгейлі қызметтер

Іскерлік сапар орынды болуы керек. Егер компания саясаты арнайы рұқсат етпесе, қымбат әуе билеті, люкс қонақүй бөлмелері және премиум көлік қызметі орынсыз болуы мүмкін.

Үй кеңсесіне арналған заттар

Кейбір жабдық өтелуі мүмкін, бірақ компания шектеулерді нақтылауы тиіс. Саясат болмаса, қызметкерлер жеке пайдалану мен бизнес қолдануын ажырату қиын аралас сатып алуларды ұсына алады.

Сыйлықтар мен мерекелер

Клиенттерге немесе қызметкерлерге арналған шағын сыйлықтар орынды болуы мүмкін, бірақ олар шығын шегіне және мақұлдау процесіне сай болуы керек.

Сапар кезіндегі жеке заттар

Бөлме қызметі, мини-бардағы шығындар, жеке ойын-сауық және басқа да қосымша сатып алулар көбіне стандартты өтеу ережелеріне кірмейді.

Әдетте нені қабылдамау керек

Бизнес мынадай шығындарды қабылдамауға дайын болуы керек:

• Жеке сипаттағы шығындар
• Қажет болған жағдайда түбіртек немесе басқа құжатпен расталмаған шығындар
• Компания саясатына сай келмейтін шығындар
• Бизнес мақсатына қарағанда шектен тыс шығындар
• Нақты себепсіз кеш тапсырылған шығындар
• Қайталанған өтінімдер
• Компания жұмысына айқын қатысы жоқ шығындар

Бірізділік маңызды. Егер бір қызметкерге шекарадағы шығын өтеліп, ал екіншісіне өтелмесе, саясаттың сенімділігі төмендейді.

Айқын шығын саясатын құрыңыз

Жақсы саясат даулар мен артық шығындарды азайтудың ең қарапайым жолы. Ол соншалықты ұзақ болмауы керек, әйтпесе қызметкерлер оны елемей кетеді, бірақ жиі қойылатын сұрақтарға жауап беру үшін жеткілікті нақты болуы тиіс.

1. Рұқсат етілген шығындарды анықтаңыз

Бизнес өтейтін санаттарды тізіңіз. Қызметкерлер қандай шығындардың өтелетінін түсінуі үшін қажет жерде мысал келтіріңіз.

2. Шығын шектерін белгілеңіз

Тамақтану, тұру, көлік, сыйлықтар және басқа жиі кездесетін санаттар үшін ақша шегін қойыңыз. Шығын лимиттері мақұлдауды жеңілдетіп, талқылауды азайтады.

3. Дұрыс шекте түбіртекті талап етіңіз

Көптеген бизнес белгілі бір сомадан асқан барлық шығынға түбіртек талап етеді. Саясат түбіртек қашан керек екенін, қандай дәлел жарамды екенін және сандық түбіртектерді қалай жіберу керегін көрсетуі тиіс.

4. Алдын ала мақұлдау ережелерін түсіндіріңіз

Кейбір шығындар, әсіресе іссапар, конференция, жабдық немесе белгіленген сомадан асатын кез келген сатып алу, алдымен менеджер мақұлдауын қажет етуі тиіс.

5. Жіберу мерзімдерін белгілеңіз

Қызметкерлер сатып алудан немесе сапардан кейін шығын есебін қанша уақыт ішінде тапсыруы керек екенін білуі тиіс. Мерзімдер құжаттардың жоғалуын және есепке алудың кешігуін болдырмайды.

6. Мақұлдаушыларды көрсетіңіз

Саясатта кім шығынды мақұлдай алатыны, мақұлдауды тапсыруға бола ма, және мақұлдаушы қолжетімсіз болса не болатыны жазылуы тиіс.

7. Өтемақы уақытын сипаттаңыз

Қызметкерлерге мақұлданғаннан кейін ақшаның қашан қайтарылатынын айтыңыз. Болжамды өтеу сенімді арттырады.

8. Теріс пайдаланудың салдарын нақтылаңыз

Егер біреу жалған, қолдан көбейтілген немесе қайталанған талап берсе, бизнестің нақты әрекет ету тәртібі болуы керек. Бұл компанияны қорғайды және теріс пайдалануды азайтады.

Шығын есептерін тиімді тексеру тәсілі

Тексеру мұқият болуы керек, бірақ ол кедергіге айналмауы тиіс. Практикалық тексеру процесі әдетте төрт қадамнан тұрады.

Бизнес мақсатын тексеріңіз

Есеп шығын не үшін қажет болғанын және оның компания жұмысына қалай қатысы бар екенін түсіндіруі тиіс.

Саясатқа сәйкестігін тексеріңіз

Өтінімді компанияның жазбаша ережелерімен салыстырыңыз. Алдын ала мақұлдау керек пе? Шығын рұқсат етілген санатқа жата ма? Сома шекте ішінде ме?

Құжаттаманы тексеріңіз

Қажетіне қарай түбіртек, шот-фактура, жүріс журналы, маршрут парағы немесе өзге де растайтын құжаттарды қараңыз.

Үлгілерді тексеріңіз

Бір жеткізушіден жиі келетін өтінімдер, әдеттен тыс жоғары тамақтану шығындары, соңғы сәттегі жиі сапарлар немесе қайталанатын жолдар оқыту мәселесін немесе сәйкестік проблемасын көрсетуі мүмкін.

Бизнеске кедергі келтірмей шығындарды аудиттен өткізу

Аудит қатаң болуы міндетті емес. Мақсат - өтемақы процесін жылдам сақтай отырып, қателер мен теріс пайдалануды анықтау.

Шағын бизнес тәуекелге негізделген тәсілді қолдана алады:

• Белгілі бір сомадан жоғары барлық есептерді қарау
• Төмен құнды есептердің ішінен ай сайын кездейсоқ үлгі алу
• Саясатқа сай келмейтін баптарды автоматты түрде белгілеу
• Іссапар мен ойын-сауық шығындарына қосымша тексеру жүргізу
• Өтінімдерді бюджеттермен және бөлім шығындарының трендтерімен салыстыру

Егер компания шығын бағдарламалық жасақтамасын қолданса, автоматтандыру қайталанатын түбіртектерді, саясат бұзушылықтарын немесе жетіспейтін құжаттарды адам тексерушіге дейін анықтауға көмектеседі.

Жиі кездесетін шығын есебі қателері

Тіпті ниеті жақсы қызметкерлер де қателеседі. Ең жиі кездесетіндері:

• Түбіртекті қосуды ұмыту
• Өтінімді тым кеш жіберу
• «Клиент кездесуі» сияқты түсініксіз түсіндірме жазу
• Бір түбіртекте бизнес және жеке шығындарды араластыру
• Қате шығын санатын таңдау
• Жеке жоғары деңгейлі қызметті компания есебіне жазу
• Бір түбіртекті бірнеше рет пайдалану
• Саясат талап етсе де алдын ала мақұлдау алмау

Оқыту және нақты мысалдар бұл қателерді тез азайтады.

Жаңа бизнестер шығындарды қалай басқаруы керек

Жаңадан құрылған LLC және корпорациялар үшін шығын есебі ерте кезеңде енгізілуі тиіс. Шығын жұмсау басталып кеткеннен кейін ережені жасау әдетте кейін тәртіпсіз жазбаларды түзетуге әкеледі.

Егер сіз жақында бизнес құрған болсаңыз, алғашқы айда қарапайым шығын жұмыс ағынын жасаңыз:

• Компания атынан кім шығын жасай алатынын шешіңіз
• Бизнес және жеке шоттарды бірден бөліңіз
• Алғашқы сапар немесе сатып алуға дейін өтемақы мен мақұлдау ережелерін бекітіңіз
• Бухгалтерлік санат құрылымын бірінші күннен бастап бөлек жүргізіңіз
• Шығын пайда болған бойда түбіртектерді реттеп қойыңыз

Бұл, әсіресе, стартап шығындарын операция басталғанға дейін өз қаражатымен төлейтін құрылтайшылар үшін маңызды. Кейбір бастапқы шығындар өтелуі мүмкін немесе бухгалтерлік тұрғыдан басқаша қарастырылуы мүмкін, бірақ бизнес бәрібір оларды мұқият құжаттауы тиіс.

Шығын есебі және салықтар

Шығын есебі салық дайындығын қолдайды, бірақ ол дұрыс бухгалтерлік бағалаудың орнын баспайды. Бизнес әлі де шығындарды дұрыс санаттап, құжаттаманы тиісті есепке алу ережелеріне сай сақтауы керек.

Төмендегі тәжірибелер салық жазбаларын таза ұстауға көмектеседі:

• Саяхат, тамақтану, кеңсе тауарлары, бағдарламалық жасақтама және кәсіби қызметтер үшін бөлек санаттарды қолданыңыз
• Түпнұсқа түбіртектерді немесе сандық көшірмелерді сақтаңыз
• Әр шығынның бизнес мақсатын жазыңыз
• Иесінің жеке қаражаты, жалақы баптары және бизнес өтемақыларын ажыратыңыз
• Шығын есептерін банк және карта көшірмелерімен үнемі салыстырып отырыңыз

Салықтық өңдеу шығын түріне және бизнес құрылымына байланысты өзгеруі мүмкін болғандықтан, компаниялар нақты мәліметті білікті бухгалтермен немесе салық маманымен нақтылағаны жөн.

Өтемақыны жылдам және болжамды етіңіз

Қызметкерлер үшін ең маңыздысы - шығынның мақұлдануы және ақшаның қанша уақытта қайтарылатыны. Болжамды өтеу мерзімі қосымша сұрақтарды азайтып, моральды жақсартады.

Өтемақыны жылдамдату үшін:

• Стандартты форма немесе бағдарламалық құрал қолданыңыз
• Өтінімдерді толық күйінде бірден талап етіңіз
• Менеджерлер үшін тексеру мерзімін белгілеңіз
• Төмен тәуекелді мақұлдауларды мүмкін болса автоматтандырыңыз
• Төлем кестесін анық жариялаңыз

Егер өтемақы үнемі кідірсе, мәселе көбіне қызметкерлерде емес. Көбіне мәселе процесте болады.

Қарапайым шығын саясатының тексеру тізімі

Саясатты енгізбес бұрын немесе жаңартпас бұрын, ол мына сұрақтарға жауап беретініне көз жеткізіңіз:

• Қандай шығындар өтеледі?
• Қай шығындарға алдын ала мақұлдау керек?
• Түбіртек шегі қандай?
• Есеп қанша уақыт ішінде тапсырылуы тиіс?
• Оны кім мақұлдайды?
• Қызметкерлер қашан ақшасын алады?
• Қандай құжаттар қажет?
• Шығын қабылданбаса не болады?
• Даулар қалай шешіледі?

Егер саясатты бір әңгімеде түсіндіру қиын болса, ол тым күрделі болуы мүмкін.

Қорытынды ой

Қызметкерлердің шығын есебі - шағын процесс, бірақ оның операциялық әсері үлкен. Дұрыс басқарылған кезде ол шығынды бақылауда ұстайды, есеп-қисапты қорғайды және қызметкерлерге ақшасын тез қайтаруға көмектеседі. Дұрыс басқарылмаса, ол шатасу туғызады, уақытты ысырап етеді және қаржылық бақылауды әлсіретеді.

Ең жақсы тәсіл қарапайым: не рұқсат етілетінін анықтаңыз, әр өтінімді қолдайтын жеткілікті құжат талап етіңіз, бірізді тексеріңіз және өтемақыны уақытында жасаңыз. Шағын бизнес пен жаңадан құрылған компаниялар үшін мұндай құрылым басынан-ақ берік қаржылық негіз қалыптастырады.

Айқын саясат орныққанда, шығын есептері кедергі емес, күнделікті бизнес жұмысының сенімді бөлігіне айналады.