GDPR және АҚШ-та компания құру қызметтері: деректерді қорғау бойынша практикалық нұсқаулық

АҚШ-та заңды тұлға құратын, тіркелген агент қызметін ұсынатын және корпоративтік сәйкестікті басқаратын бизнес иелерден, лауазымды тұлғалардан, менеджерлерден және веб-сайт келушілерінен жеке деректерді жиі жинайды. Егер бұл деректер Еуропалық экономикалық аймақта немесе Біріккен Корольдікте тұратын адамдарға қатысты болса, бизнес АҚШ-та орналасқанның өзінде GDPR қолданылуы мүмкін.

АҚШ-тағы компания құру қызметі үшін GDPR талаптарын сақтау тек құпиялылық бетіне заңдық мәтін орналастырумен шектелмейді. Бұл қандай дерек жиналатынын, не үшін жиналатынын, кімге берілетінін, қанша уақыт сақталатынын және қандай қорғау шаралары қолданылатынын түсінуді білдіреді. Айқын құпиялылық жүйесі халықаралық клиенттердің сенімін арттырады және реттеушілік тәуекелді азайтады.

GDPR нені қамтиды

Деректерді қорғаудың жалпы регламенті жеке деректерді жинау мен пайдалануды реттейтін құпиялылық заңы болып табылады. Жеке дерек дегеніміз - адамды тікелей немесе жанама түрде анықтай алатын кез келген ақпарат, мысалы, аты-жөні, электрондық пошта мекенжайы, телефон нөмірі, үй мекенжайы, IP мекенжайы немесе онлайн идентификатор.

Бизнес Еуропада физикалық орналаспағанның өзінде GDPR аясында болуы мүмкін. Егер ол ЕЭА немесе ҰК адамдарына тауарлар немесе қызметтер ұсынса немесе олардың мінез-құлқын бақылайтын болса, GDPR міндеттемелері туындауы мүмкін. Сондықтан көптеген АҚШ-тағы қызмет көрсетушілерге, соның ішінде компания құру бизнесіне де, ішкі сәйкестіктен кеңірек қамтитын құпиялылық бағдарламасы қажет.

GDPR компания құру қызметтері үшін неге маңызды

Компания құру қызметін ұсынушы келесі сияқты кең ауқымды маңызды бизнес және байланыс деректерін өңдеуі мүмкін:

• Құрылтайшылардың, меншік иелерінің, лауазымды тұлғалардың және менеджерлердің байланыс деректері
• Тұрғылықты және іскерлік пошта мекенжайлары
• Жеке басын растау құжаттары
• Тіркеу және құрылу туралы мәліметтер
• Есептік жазба деректері мен қолдау хабарламалары
• Веб-сайт талдауы және маркетинг деректері

Бұл ақпараттың бір бөлігі күнделікті әкімшілік дерек болып табылады. Ал кейбірі өте маңызды, өйткені ол адамдарды заңды тұлғалармен, тіркеу жазбаларымен немесе төлем үдерістерімен байланыстырады. Қызмет әдейі еуропалық клиенттерге бағытталмаса да, АҚШ-тағы құрылтайшылардан немесе халықаралық клиенттерден жеке деректер түсуі мүмкін.

Деректер контроллері және процессоры рөлдері

GDPR бойынша бизнес контроллер, процессор немесе екеуі де бола алады.

Контроллер жеке деректердің не үшін және қалай өңделетінін шешеді. Процессор жеке деректерді контроллердің атынан өңдейді.

АҚШ-тағы компания құру қызметі көбіне екі рөлді де атқарады:

• Ол веб-сайт келушілері, маркетингтік байланыстар және өз есептік жазба әкімшілігі үшін контроллер ретінде әрекет етеді
• Ол қызмет көрсету келісімі аясында клиент деректерін өңдегенде процессор ретінде әрекет етуі мүмкін

Рөлді түсіну маңызды, өйткені міндеттемелер әртүрлі болады. Контроллерлер өңдеудің заңды негізін анықтауы, құпиялылық туралы ақпарат беруі және дерек субъектілерінің құқықтарын сақтауы керек. Процессорлар құжатталған нұсқауларды орындауы, қауіпсіздікті сақтауы және контроллердің сәйкестік міндеттемелерін қолдауы тиіс.

Жиі жиналатын жеке дерек санаттары

Компания құру және сәйкестік қызметі мынадай жеке дерек санаттарын жинауы мүмкін:

• Аты-жөні және іскерлік лауазымы
• Электрондық пошта мекенжайы және телефон нөмірі
• Төлем және пошта мекенжайы
• Заңды тұлғаны құру туралы мәліметтер
• Есептік жазбаға кіру деректері
• Төлемге қатысты деректер
• IP мекенжайы және құрылғы туралы ақпарат
• Қолдау билеттері, чат жазбалары және хат алмасу

Көп жағдайда бизнес тек қызмет көрсетуге, есептік жазбаны қолдауға және құқықтық міндеттемелерді орындауға ақылға қонымды түрде қажет болатын деректерді ғана жинауы тиіс. Деректерді азайту - GDPR-дің негізгі қағидаларының бірі және тәуекелді төмендетудің ең қарапайым жолдарының бірі.

Өңдеудің заңды негіздері

GDPR жеке деректерді өңдеудің алдында заңды негіз болуын талап етеді. Компания құру қызметі үшін жиі қолданылатын заңды негіздер:

Шарттық қажеттілік

Өңдеу сұралған қызметті көрсету үшін қажет болғанда қолданылады, мысалы, құрылу құжаттарын беру, есептік жазбаны жүргізу немесе тіркелген агент қызметін ұсыну.

Заңдық міндеттеме

Өңдеу салық, бухгалтерия, есептілік, алаяқтықтың алдын алу немесе құжаттарды сақтау талаптарын орындау үшін қажет болуы мүмкін.

Келісім

Келісім кейбір маркетинг әрекеттері, cookie файлдары немесе қосымша хабарламалар үшін орынды болуы мүмкін. Келісім ерікті, нақты, ақпараттандырылған және оңай қайтарып алынатын болуы керек.

Заңды мүдделер

Бизнес қызметтерді жақсарту, жүйелерді қорғау, теріс пайдаланудың алдын алу және қолданыстағы байланыстарға маркетинг жасау сияқты заңды мүдделер үшін деректерді өңдей алады, егер бұл мүдделер жеке тұлғаның құқықтарымен теңгерілсе.

Күшті сәйкестік бағдарламасы әрбір дерек санаты мен өңдеу мақсаты үшін таңдалған құқықтық негізді құжаттайды.

Өңдеудің кең тараған мақсаттары

АҚШ-тағы компания құру қызметі жеке деректерді бірнеше операциялық мақсатта өңдеуі мүмкін:

• Заңды тұлғаны құру және соған байланысты қызметтерді көрсету
• Клиент есептік жазбалары мен қолдау сұрауларын басқару
• Қызмет жаңартулары мен транзакциялық хабарламаларды жіберу
• Веб-сайт қауіпсіздігін және алаяқтықтың алдын алуды қамтамасыз ету
• Пайдаланушы тәжірибесін жақсарту үшін талдау жүргізу
• Заңдық, бухгалтерлік және сәйкестік міндеттемелерін орындау
• Заңмен рұқсат етілген жағдайда жарнамалық мазмұнды жіберу

Әрбір мақсат нақты дерек қажеттілігімен байланыстырылуы керек. Егер мақсат өзгерсе, құпиялылық хабарламалары мен заңды негіз де қайта қаралуы тиіс.

Жеке деректерді үшінші тараптармен бөлісу

Көптеген қызмет көрсетушілер жұмысын жүргізу үшін сенімді үшінші тараптарға сүйенеді. Әдеттегі алушылар мыналар болуы мүмкін:

• IT және бұлттық инфрақұрылым провайдерлері
• Төлем өңдеушілер
• Электрондық пошта және байланыс платформалары
• Адвокаттар мен бухгалтерлер сияқты кәсіби кеңесшілер
• Сәйкестік, орындау және қолдау жеткізушілері
• Заң талап еткен жағдайда мемлекеттік органдар немесе құқық қорғау органдары

Деректерді бөліспес бұрын бизнес алушының тиісті рөлі, заңды мақсаты және жеткілікті қауіпсіздік бақылаулары бар екенін растауы керек. Егер жеткізуші деректерді бизнестің атынан өңдесе, жазбаша деректерді өңдеу келісімі жиі қажет болады.

Халықаралық деректерді тасымалдау

Егер ЕЭА немесе ҰК-дан шыққан жеке деректер АҚШ-қа берілсе, GDPR-дің деректерді тасымалдау ережелері қолданылуы мүмкін. Бизнес тасымалдау үшін қолданылатын құқықтық тетікті, мысалы, бекітілген шарттық кепілдіктерді немесе рұқсат етілген басқа тасымалдау негізін бағалауы керек.

Тасымалдау талаптарын сақтау жаһандық бұлт жүйелерін, қашықтан қолдау топтарын немесе халықаралық жеткізушілерді қолданатын компаниялар үшін ерекше маңызды. Бизнес толықтай АҚШ-та орналасса да, оның технологиялық стегі шекарааралық деректер қозғалысын туғызып, тасымалдау міндеттемелерін іске қосуы мүмкін.

Сақтау және жою

GDPR бизнестен жеке деректерді тек көрсетілген мақсат үшін қажет болғанша ғана сақтауды күтеді. Демек, сақтау мерзімі ыңғайлылыққа емес, бизнес қажеттілігіне, заңдық міндеттемеге және тәуекелге негізделуі тиіс.

Практикалық сақтау саясаты мыналарды қамтуы керек:

• Құрылу және тіркелген агент жазбалары
• Клиент есептік жазбасы туралы ақпарат
• Маркетингтік байланыстар
• Қолдау жазбалары
• Веб-сайт журналдары мен талдаулары
• Төлем жазбалары

Кейбір жазбалар заңдық және салықтық мақсаттар үшін сақталуы мүмкін. Басқа жазбалар, мысалы, аяқталмаған сұраулар немесе белсенді емес маркетингтік байланыстар, ертерек жойылуы немесе анонимдендірілуі мүмкін. Сақтау кестесі бизнестің деректерді себепсіз шексіз сақтамауын қамтамасыз етеді.

Қауіпсіздік шаралары

Қауіпсіздік - GDPR талаптарын сақтаудың негізгі бөлігі. Тиісті шаралар деректер түріне, бизнес көлеміне және қолданылатын жүйелерге байланысты болады. Жиі қолданылатын шаралар:

• Қолжетімділікті басқару және ең аз құқық қағидасы
• Күшті құпиясөз және көп факторлы аутентификация саясаты
• Тасымалдау кезінде және қажет болған жағдайда сақтау кезінде шифрлау
• Қауіпсіз резервтік көшіру және қалпына келтіру үдерістері
• Күдікті әрекеттерді тіркеу және бақылау
• Жеткізушілерді тексеру және келісімшарттарды қарау
• Қызметкерлерге құпиялылық пен қауіпсіздік бойынша оқыту

Компания құру бизнесі мекенжай жазбаларын, жеке басына қатысты деректерді және төлем ақпаратын өңдеуі мүмкін. Сондықтан техникалық бақылауларды айқын ішкі рәсімдермен біріктіру маңызды.

Дерек субъектісінің құқықтары

GDPR аясындағы адамдардың мына құқықтары болуы мүмкін:

• Жеке деректеріне қол жеткізу
• Дұрыс емес ақпаратты түзету
• Кейбір жағдайларда деректерді жою
• Кейбір жағдайларда өңдеуді шектеу немесе оған қарсылық білдіру
• Қажет болғанда деректерді тасымалданатын форматта алу
• Келісім негіз болса, келісімді кері қайтарып алу

Бұл құқықтарды қолдау үшін бизнеске сенімді өтініш қабылдау және жауап беру үдерісі қажет. Сұраулар тексерілуі, тіркелуі және тиісті мерзімде шешілуі керек.

Құпиялылық саясатының негізгі талаптары

GDPR-ға сай құпиялылық саясаты мына ақпаратты анық түсіндіруі керек:

• Қандай деректер жиналатыны
• Неліктен жиналатыны
• Өңдеудің заңды негізі
• Деректердің бөлісілетіні және кіммен бөлісілетіні
• Деректердің халықаралық деңгейде берілетіні
• Деректердің қанша уақыт сақталатыны
• Адамдардың қандай құқықтары бар екені
• Бизнеске қалай хабарласуға болатыны
• Cookie файлдары мен талдаудың қалай қолданылатыны

Саясат қарапайым тілде жазылуы керек. Заңдық дәлдік маңызды, бірақ түсініктілік те сондай маңызды. Егер адамдар саясатты түсінбесе, ол өз мақсатына қызмет етпейді.

Операциялық сәйкестік чек-парағы

АҚШ-тағы компания құру қызметі үшін практикалық GDPR чек-парағы мыналарды қамтуы мүмкін:

1. Веб-сайт, сату, қолдау және орындау үдерістерінде жиналатын жеке деректерді картаға түсіру.
2. Компанияның қашан контроллер және қашан процессор ретінде әрекет ететінін анықтау.
3. Әр өңдеу мақсаты үшін заңды негізді құжаттау.
4. Құпиялылық саясаты мен cookie туралы хабарламаларды жаңарту.
5. Жеткізуші келісімдерін және деректерді өңдеу келісімдерін қайта қарау.
6. Халықаралық деректер ағындары үшін тасымалдау кепілдіктерін растау.
7. Сақтау кестесі мен жою үдерісін орнату.
8. Қызметкерлерді құпиялылық сұраулары және оқиға туралы хабарлау тәртібіне үйрету.
9. Қауіпсіздік бақылауларын жүйелі түрде тестілеу.
10. Бизнес өскен сайын сәйкестік бағдарламасын мерзімді түрде қайта қарау.

Zenind құпиялылықты ескеретін бизнес құруды қалай қолдайды

АҚШ-тағы компания құру қызметі ретінде Zenind клиенттердің тиімділік пен сенімділікті бірдей күтетінін түсінеді. Құрылу үдерістері, тіркелген агент қызметтері және есептік жазбаны басқару басынан-ақ құпиялылықты ескере отырып жобалануы тиіс.

Бұл қызметті көрсету үшін қажет ақпаратты ғана жинауды, оны тиісті қауіпсіздік шараларымен қорғауды және деректерді өңдеу бойынша ашық саясатты сақтауды білдіреді. Құпиялылыққа бағдарланған жұмыс үдерісі клиенттердің сенімді түрде алға жылжуына көмектесіп, юрисдикциялар арасындағы сәйкестік міндеттемелерін қолдайды.

Қорытынды

GDPR талаптарын күнделікті операциялардың бір бөлігіне айналдырғанда, оны сақтау әлдеқайда жеңіл болады. АҚШ-тағы компания құру қызметтері үшін бастысы - құпиялылықты бір реттік заңдық құжат ретінде қарастырмау. Ол деректерді жинау, заңды негіз, қауіпсіздік, сақтау және жеке тұлға құқықтарын қамтитын жұмыс істейтін жүйе болуы керек.

Осы тәсілді ұстанатын бизнес халықаралық құрылтайшыларға қызмет көрсетуге, клиент деректерін қорғауға және жаһандық нарықта кәсіби түрде жұмыс істеуге жақсырақ дайын болады.