Шағын бизнес иелері алғашқы күннен бастап мықты қаржылық жүйе қалай құра алады

Бизнесті бастау қызықты, бірақ қаржылық жағы ерте реттелмесе, тез арада күрделі болып кетуі мүмкін. Көптеген негізін қалаушылар бастапқыда брендке, сатуға және өнімді дамытуға көбірек көңіл бөліп, бухгалтерлік есеп, ақша ағымы және салық жоспарлау сияқты мәселелерді кейінге қалдырады. Мұндай тәсіл көбіне алдын алуға болатын күйзеліске әкеледі.

Мықты қаржылық жүйе тек есеп-қисапты реттеп қана қоймайды. Ол бизнес иелеріне жақсы шешім қабылдауға, табыстылықты түсінуге, салыққа дайындалуға және сеніммен өсетін компания құруға көмектеседі. АҚШ-та жаңа LLC немесе корпорация құрып жатқан негізін қалаушылар үшін мұндай жүйелерді ең басынан орнату - ең дұрыс уақыт.

Бұл нұсқаулық шағын бизнестің практикалық қаржылық жүйесінің негізгі бөліктерін түсіндіреді және ұзақ мерзімді тұрақтылықты қолдайтын әдеттерді қалай қалыптастыруға болатынын көрсетеді.

Неліктен қаржылық жүйелерді ерте құру маңызды

Бизнес жаңа болған кезде әр шешім маңызды сияқты көрінеді. Иелері жиі сатумен, операциялармен, клиенттерге қызмет көрсетумен және маркетингпен қатар ақшаның қайда кетіп жатқанын түсінуге де тырысады. Айқын жүйе болмаса, мынадай қарапайым сұрақтарға жауап беру қиын болады:

• Бизнес осы айда нақты қанша табыс тапты?
• Қандай шығындар қажет, ал қайсысы ақшаны босқа шығындайды?
• Салық үшін жеткілікті қаражат бөлінді ме?
• Бизнес жалдауға, жарнамаға немесе кеңеюге шамасы жете ме?

Қаржылық жүйе көрінуді қамтамасыз етеді. Ол бытыраңқы түбіртектер мен банк үзінділерін қолдануға болатын ақпаратқа айналдырады. Сондай-ақ қателер, мерзімдерді өткізіп алу және салық маусымындағы соңғы сәттегі асығыстық қаупін азайтады.

Бірінші рет компания құрып жатқан бизнес иелері үшін бұл әсіресе маңызды. Заңды тұлға құрылғаннан кейін бизнес алғашқы күннен бастап шынайы компания сияқты жұмыс істеуі керек: шоттар бөлек, жазбалар реттелген, қаржылық рәсімдер айқын болуы тиіс.

Алдымен дұрыс бизнес-құрылымды таңдаңыз

Бухгалтерлік есеп пен банктік қызметті орнатпас бұрын, бизнес иелері өз мақсаттарына сай келетін заңды құрылымды таңдауы керек. АҚШ-та кең тараған нұсқаларға мыналар жатады:

• Жеке кәсіпкерлік
• LLC
• Корпорация
• Серіктестік

Әр құрылымның жауапкершілікке, салыққа, әкімшілендіруге және ұзақ мерзімді жоспарлауға қатысты өз салдары бар. Көптеген шағын бизнес иелері икемді әрі басқаруы салыстырмалы түрде жеңіл болғандықтан LLC таңдайды, ал басқалары неғұрлым ресми құрылым қажет болғанда корпорация құрады.

Құрылымның өзі жақсы қаржылық әдеттердің орнына жүрмейді, бірақ бизнесті қалай ұйымдастыру керегіне әсер етеді. Заңды тұлға құрылған соң, иесі бизнес қаржысын жеке қаржыдан бөлек ұстап, сол тұлғаға қатысты есеп жүргізу талаптарын сақтауы керек.

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-тағы бизнес субъектілерін ықшам үдеріс арқылы құруға көмектеседі, бұл идеядан жұмыс істеп тұрған компанияға қажетті негізбен өтуге жеңілдік береді.

Бизнес пен жеке қаржыны бірден бөліңіз

Негізін қалаушы қалыптастыруы тиіс ең маңызды әдеттердің бірі - бизнес пен жеке ақшаны бөлу. Бұл тек ыңғайлылық үшін емес. Ол бизнестің құқықтық тұтастығын қорғауға, есептің дәлдігін арттыруға және салық дайындығын айтарлықтай жеңілдетуге көмектеседі.

Ең аз дегенде жаңа бизнес иелері мыналарды ашуы керек:

• Бизнес ағымдағы шоты
• Салық резерві немесе төтенше қор үшін бизнес жинақ шоты
• Қажет болса, операциялық шығындарға арналған бизнес кредит картасы

Барлық бизнес табысы бизнес шоттарына түсуі тиіс, ал бизнес шығындары мүмкіндігінше сол шоттардан төленуі керек. Бұл түсімді бақылауды, шығын үлгілерін анықтауды және есепті таза ұстауды әлдеқайда жеңілдетеді.

Жеке және бизнес қаражатын араластыру көбіне шатасуға, толық емес жазбаларға және кейін артық жұмысқа әкеледі. Сондай-ақ қаржыландыруға өтінім бергенде, салыққа дайындалғанда немесе компанияның дұрыс басқарылып жатқанын дәлелдеуде қиындық тудыруы мүмкін.

Қарапайым бухгалтерлік тәртіп орнатыңыз

Жақсы бухгалтерлік есеп күрделі болмауы керек. Ең маңыздысы - тұрақтылық. Бизнес иесіне бірінші күннен бастап күрделі жүйе қажет емес, бірақ қайталанатын үдеріс керек.

Негізгі бухгалтерлік тәртіпке мыналар кіруі тиіс:

• Кірісті түскен сайын тіркеу
• Шығындарды дұрыс санаттау
• Банк және кредит карта үзінділерін жүйелі түрде салыстыру
• Түбіртектер мен шот-фактураларды сақтау
• Пайда мен шығын есептерін қарау

Көптеген шағын бизнес транзакцияларды байланысты шоттардан автоматты түрде импорттайтын бухгалтерлік бағдарламадан бастай алады. Одан кейін иесі немесе бухгалтер әр транзакцияны мұқият қарап, дұрыс санаттауы керек. Автоматтандырылған құралдар пайдалы, бірақ адамның тексеруін алмастыра алмайды.

Жиі кездесетін қателік - тоқсан немесе жыл соңына дейін артта қалған жұмысты жинау. Бұл көбіне жоғалған түбіртектерге, қате жіктеуге және қаржылық деректердің пайдалы болмауына әкеледі. Апталық немесе айлық шолу әлдеқайда тиімді.

Тек түсімді емес, ақша ағымын да бақылаңыз

Түсім толық көріністі бермейді. Бизнес сатылым жасай алады, бірақ төленбеген шоттар, қорлар, жалақы немесе тұрақты шығындар қаражатты байлап қойса, бәрібір қиналуы мүмкін.

Ақша ағымын басқару басқа сұраққа жауап береді: бизнесте дәл қазір еркін пайдалануға болатын қолма-қол ақша жеткілікті ме?

Ақша ағымын дұрыс басқару үшін иелер мыналарды бақылауы керек:

• Клиенттерден келетін ақша
• Тұрақты айлық шығындар
• Айнымалы операциялық шығындар
• Алдағы салық міндеттемелері
• Қарыз төлемдері
• Сатылымның маусымдық ауытқуы

Табысы біркелкі емес бизнес күшті айларда резерв жинауы мүмкін. Қызмет көрсететін компанияларға шоттарды тезірек өндіріп алу қажет болуы мүмкін. Өнім сататын бизнеске тауар қорының сатып алуын мұқият бақылау керек болуы ықтимал. Қай модель болса да, ақша ағымын түсіну қысқа және ұзақ мерзімді шешімдерді жақсартуға көмектеседі.

Салыққа ақша бөліп қойыңыз

Салық - жаңа бизнес иелері үшін ең үлкен қаржылық тосынсыйлардың бірі. Көптеген негізін қалаушылар бизнеске түскен әрбір долларды жұмсап, кейін есептелген салық немесе жылдық тапсыру мерзімдері келгенде абдырап қалады.

Жақсырақ тәсіл - жыл бойы табыстың белгілі бір пайызын резервте ұстау. Дұрыс мөлшер бизнес құрылымына, табыс деңгейіне, штат міндеттемелеріне және жеке салық жағдайына байланысты, сондықтан иелер нақты қанша бөлу керегін білікті салық маманымен анықтауы керек.

Ең аз дегенде, бизнесте салық жинау стратегиясы болуы тиіс. Оған мыналар кіруі мүмкін:

• Әрбір түсімнің белгілі бір пайызын бөлек жинақ шотына аудару
• Тоқсан сайынғы болжамды салық мерзімдері үшін күнтізбеге еске салғыш қою
• Салық кеңесшісімен жыл басынан бергі табыстылықты шолу
• Шегерілетін бизнес шығындарының жазбаларын сақтау

Салықты ерте жоспарлау күйзелісті азайтады және кейін ақша тапшылығын болдырмауға көмектеседі.

Әр негізгі транзакция бойынша құжат сақтаңыз

Мықты қаржылық жүйе құжаттамаға сүйенеді. Тіпті шағын транзакциялардың өзі шегерімдерді қайта қарау, пайданы есептеу немесе салық маманының сұрақтарына жауап беру кезінде маңызды болуы мүмкін.

Бизнес иелері мына құжаттарды сақтауы керек:

• Сатылым шот-фактуралары мен түбіртектер
• Жеткізуші шоттары мен жазылымдар
• Еңбекақы құжаттары
• Қолданылса, жүгіріс журналдары
• Банк үзінділері мен салыстырулар
• Несие құжаттары
• Жабдық немесе актив сатып алу келісімдері

Мақсат - тек қағаз жинау емес. Мақсат - есептегі әрбір санды растайтын таза із қалыптастыру.

Цифрлық сақтау мұны бұрынғыдан да оңай етеді. Көптеген негізін қалаушылар бұлттық сақтауды, сканерлеу құралдарын немесе құжаттарды транзакциялармен тікелей байланыстыратын бухгалтерлік бағдарламаны пайдаланады. Ең бастысы - кейін оңай табылатын біртұтас жүйе қолдану.

Негізгі есептерді түсініңіз

Иесі бухгалтер немесе есепші жалдаса да, бизнес нәтижесін сипаттайтын негізгі қаржылық есептерді түсінуі керек.

Ең маңызды үш есеп мыналар:

Пайда мен шығын есебі

Кіріс туралы есеп деп те аталады, бұл құжат белгілі бір кезеңдегі табыс, шығын және таза пайданы көрсетеді. Ол мына сұраққа жауап береді: бизнес табыс тауып жатыр ма?

Баланс

Бұл есеп белгілі бір сәттегі активтерді, міндеттемелерді және меншікті капиталды көрсетеді. Ол иелерге бизнестің неге ие екенін және не қарыз екенін түсінуге көмектеседі.

Ақша ағымы туралы есеп

Бұл есеп ақшаның операциялық, инвестициялық және қаржыландыру қызметтері арқылы қалай қозғалатынын бақылайды. Ол бизнестің күнделікті жұмысты жалғастыра алатынын көрсетеді.

Бұл есептер қуатты, өйткені олар тек банк шотының қалдығы көрсете алмайтын үлгілерді ашады. Бір қарағанда бизнес сау болып көрінуі мүмкін, бірақ шын мәнінде кей өнімдерден, клиенттерден немесе қызмет түрлерінен ақша жоғалтып жатуы мүмкін.

Қашан көмек жалдау керегін біліңіз

DIY қаржылық жұмыс тиімсіз бола бастайтын кезең болады. Транзакцияларды санаттауға немесе комплаенс туралы уайымдауға тым көп уақыт жұмсап жүрген негізін қалаушыға кәсіби қолдау қажет болуы мүмкін.

Мына жағдайларда көмек жалдауды қарастырыңыз:

• Бизнес тұрақты табыс пен жүйелі транзакцияларға ие болғанда
• Еңбекақы төлеу күрделене бастағанда
• Бизнес бірнеше штатта жұмыс істегенде
• Салық мерзімдері күйзеліс тудырғанда
• Қаржылық есептер қаржыландыру немесе жоспарлау үшін қажет болғанда
• Ие әкімшілендіруге тым көп уақыт жұмсап, өсімге аз уақыт қалдырғанда

Жақсы бухгалтер немесе есепші тек жазбаларды реттемейді. Олар үрдістерді анықтауға, салыққа дайындықты жақсартуға және жақсы шешім қабылдауға көмектесе алады.

Қаржылық жүйені бизнес өсуімен байланыстырыңыз

Қаржылық жүйелер тек тәртіп сақтау үшін ғана емес. Олар өсудің негізі.

Есеп-қисап дұрыс болған кезде, иелер мыналарды істей алады:

• Қызмет бағасын сенімді түрде қою
• Қашан қызметкер жалдау керегін шешу
• Кеңеюді жоспарлау
• Тиімсіз ұсыныстарды ерте байқау
• Өнім немесе қызмет желісі бойынша маржаны түсіну
• Несиеге, гранттарға немесе сыртқы инвестицияға дайындалу

Мұндай айқындық бизнесті дамытудың әр кезеңінде маңызды. Мықты құжаттары бар компания жылдамырақ қозғалады, өйткені басшылық болжамға сүйенбейді. Ол нақты сандарға қарап шешім қабылдайды.

Алғашқы 90 күнге арналған практикалық қаржылық чек-парақ

Жаңа бизнес иесі үшін алғашқы үш ай - маңызды дайындық кезеңі. Қарапайым чек-парақ бұл үдерісті басқарылатын етеді.

1-2 апталар

• Бизнесті заңды тұлға ретінде құру
• Қажет болса, EIN алу
• Бизнес банк шоттарын ашу
• Бухгалтерлік бағдарламаны орнату
• Бухгалтерлік жүргізу әдісін таңдау

3-6 апталар

• Шығын санаттарын құру
• Бизнес шоттарын бухгалтерлік бағдарламаға қосу
• Түбіртек сақтаудың тәртібін қалыптастыру
• Салық резерві шотын ашу
• Қаржылық шолу үшін тұрақты күнтізбелік еске салғыштар орнату

7-12 апталар

• Шоттарды салыстыру
• Пайда мен шығын нәтижелерін қарау
• Ақша ағымы қажеттілігін бағалау
• Бухгалтер немесе салық маманымен кездесу
• Жүйені бизнестің нақты қажеттілігіне қарай түзету

Қарапайым үдеріс оны ешқашан қолданылмайтын мінсіз жүйеден жақсырақ.

Zenind жаңа бизнес иелеріне қалай көмектеседі

Мықты қаржылық жүйе бизнес дұрыс құрылса ғана жақсы жұмыс істейді. Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-тағы бизнес субъектілерін қарапайым үдеріс арқылы құруға көмектеседі, бұл таза бастауға мүмкіндік береді.

Жаңа негізін қалаушылар үшін бұл мына бағыттарға аз шатасумен және жақсы жолмен өту деген сөз:

• Бизнес пен жеке қаржыны бөлу
• Бизнес шоттарын ашу
• Комплаенс әдеттерін қалыптастыру
• Компанияны ұзақ мерзімді жұмысқа дайындау

Құқықтық құрылым ерте орнатылса, табысты бизнестер сүйенетін қаржылық тәртіпті құру да жеңілдейді.

Қорытынды ойлар

Әрбір табысты бизнеске тек сатылым мен амбиция жеткіліксіз. Оған құрылым, айқындық және қайталанатын қаржылық әдеттер қажет. Шоттарды бөлу, жазбаларды дұрыс жүргізу, ақша ағымын бақылау және салықты бастапқы кезеңнен жоспарлау арқылы иелер кейін өсуді тежейтін көптеген мәселелерден аулақ бола алады.

Ең жақсы қаржылық жүйе - тұрақты қолдануға жеткілікті қарапайым және бизнес өскен сайын оны қолдауға жеткілікті мықты жүйе. АҚШ-та жаңа компания құрып жатқан кәсіпкерлер үшін мұндай жүйені ерте құру - қабылдай алатын ең ақылды шешімдердің бірі.