Қателіктер тізбегін үзу арқылы бизнестің күйреуінен қалай сақтануға болады

Бизнес әдетте бір ғана қате шешімнің салдарынан құламайды. Көбіне бұл уақыт өте келе бір-біріне қосылып, ақырында елемеуге болмайтын деңгейге жететін ұсақ қателіктердің тізбегінің нәтижесі болады. Ескерту белгісін өткізіп алу, бақылау процесінің әлсіздігі, кешіктірілген әрекет және қайталанған жорамал компания үшін басқаруға болатын мәселені күрделі қауіпке айналдыра алады.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін бизнесті басқарудағы ең маңызды сабақтардың бірі мынау: негізгі қауіп - қате жіберу емес. Нақты қауіп - сол үлгіні дер кезінде байқамау, оны ерте түзетпеу және бір қатенің операцияларға, қаржыға, сәйкестікке және клиент тәжірибесіне таралуына жол беру.

Бұл мақалада қателік тізбектері қалай қалыптасатыны, алғашқы ескерту белгілерін қалай тануға болатыны және бизнесіңізді тұрақты етуге көмектесетін сенімді басқару тәртібін қалай құруға болатыны түсіндіріледі.

Бизнестің жеке қателіктен емес, тізбек бойынша құлау себебі

Бизнес әдетте бір үлкен оқиғадан құламайды. Құлдырау көбіне бұдан әлдеқайда ертерек, елеусіз көрінетін ұсақ мәселелерден басталады.

Клиент шағымы еленбейді.
Процестегі олқылық түзетілмей, айналып өтіледі.
Құрылтайшы топтың басымдықты түсінетінін жорамалдайды.
Қаржылық есеп тым кеш қаралады.
Сәйкестік мерзімі кейінге шегеріледі.
Ұсақ операциялық мәселе қайталанып, ақыры қымбатқа түседі.

Бұл жағдайлардың әрқайсысы жеке қарағанда болмашы көрінуі мүмкін. Бірақ бірге олар тізбек құрайды. Сол тізбек басшылық белгілердің өзімен емес, себеппен жұмыс істемеген кезде күшейе түседі.

Бұл үлгі маңызды, өйткені ұсақ сәтсіздіктер бизнес ішінде оңай таралады:

• операциялық кідіріс ақша ағынына қысым түсіреді;
• ақша ағынына қысым асығыс шешімдерге әкеледі;
• асығыс шешімдер қате жіберу ықтималдығын арттырады;
• қателер көбірек клиент шағымы мен ішкі шатасуды тудырады;
• шатасу одан да көп кідіріс пен шығынға әкеледі.

Тізбекті ерте үзу, ол дағдарысқа айналып кеткеннен кейін қалпына келтіруден әлдеқайда жеңіл.

Ең жиі кездесетін ескерту белгілері

Құрылтайшылар көбіне көзге анық көрінетін апаттарды күтеді, бірақ ең құнды сигналдар көбіне тыныш келеді. Олар деректерде, клиент пікірлерінде, қызметкерлердің мінез-құлқында және операциялық ауытқуда байқалады.

Мына ескерту белгілеріне назар аударыңыз:

• әртүрлі арналарда қайталанатын клиент шағымдары;
• командаңыз бұрын ешқашан шешіп көрмеген жағдайлар;
• тек сәттілік арқасында ғана қалыпты көрінетін көрсеткіштер;
• сатылым, маржа, клиенттің кетуі немесе қолдау көлеміндегі кенет өзгерістер;
• нақты түсіндірмесіз қайталана беретін бюджет түзетулері;
• мақұлдау жетіспеуі немесе толық емес жазбалар сияқты бақылау бұзылыстары;
• қайталанатын қателерден көрінетін оқыту олқылықтары;
• стандартты рәсімдермен шешілмейтін мәселелер;
• командалар арасындағы байланыс үзілуі;
• тексерілмей, жай ғана ақталып кететін ескерту белгілері.

Ескерту белгісі - сәтсіздіктің дәлелі емес. Бірақ ол жақсырақ сұрақ қоюға себеп болады. Күшті бизнес әдеттен тыс үлгілерді елемеуге болатын қолайсыздық емес, зерттеуді қажет ететін белгі ретінде қарайды.

Неліктен басшылар белгілерді байқамай қалады

Егер ескерту белгілері көрініп тұрса, неге сонша бизнес оларды жіберіп алады?

Жауап әдетте ақылдың жетіспеуі емес. Бұл - әдеттер мен ынталандырулардың қосындысы.

1. Оптимизмге бейімділік

Құрылтайшылар мәселелер ушығып кетпей тұрып, оларды шешіп жібереміз деп табиғи түрде сенеді. Мұндай сенім пайдалы, бірақ ол басшыларды ұсақ мәселенің жүйелік сипат алып жатқанын мойындауға баяулатуы мүмкін.

2. Шу мен сигналдың ара жігін ажырата алмау

Көп бизнес тым көп ақпарат, бірақ тым аз түсінік береді. Басшылар әрекетті көреді, бірақ мағынаны емес. Есептер жасалады, бірақ талданбайды.

3. Ауытқуды қалыптыға айналдыру

Егер уақытша амал әдетке айналса, адамдар оны проблема ретінде көрмей қалады. Түзетілуі тиіс процесс қалыпты нәрсе ретінде қабылдана бастайды.

4. Жаман хабардан қорқу

Қызметкерлер кінә тағылуын, түсінбеушілікті немесе кешіктіруді күтсе, мәселелерді жоғарыға көтеруге құлықсыз болады. Егер басшылар жаман хабар үшін жазаласа, ондай хабар азаяды да, қателіктер тізбегі үнсіз өседі.

5. Қысқа мерзімді ойлау

Бизнес қысымға түскенде, басшылар көбіне ең шұғыл өртті сөндіруге басымдық береді. Бұл түсінікті. Бірақ егер әр мәселе шұғыл, ал ешқайсысы құрылымдық деп қаралмаса, сол өрт қайта-қайта шыға береді.

Тізбекті ерте үзу жолдары

Ең жақсы қорғаныс - проблемаларды қымбатқа түспей тұрып байқап, көтеріп, түзететін ұйым құру.

Нақты жауапкершілікті белгілеңіз

Әр маңызды процестің нақты иесі болуы керек. Егер ешкім жауапты болмаса, іс жүзінде ештеңе бақыланбайды.

Бұл мына салаларда маңызды:

• заңды тұлға құру және басқару;
• лицензиялау және сәйкестік;
• бухгалтерлік есеп пен салық есептілігі;
• клиентке қызмет көрсету жауап беру уақыты;
• өнімді жеткізу және сапаны бақылау;
• жеткізушілерді басқару және мерзімін ұзарту.

Жауапкершілік бір адамның бәрін өзі істеуі керек дегенді білдірмейді. Бұл - жұмыстың орындалуын және мәселенің уақтылы жоғарыға жеткізілуін бір адамның қадағалауға жауапты болуы деген сөз.

Болжамға аз орын қалдыратын рәсімдерді қолданыңыз

Егер бәрі жадқа, ауызша білімге немесе бейресми тапсыруларға тәуелді болса, бизнес әлсіз болады. Стандартты жұмыс рәсімдері сол әлсіздікті азайтады.

Жақсы рәсімдер мыналарды көрсетуі керек:

• не істеу керек;
• кім жауапты;
• жұмыс қашан орындалуы тиіс;
• қандай дәлел аяқталғанын растайды;
• бірдеңе дұрыс болмаса не істеу керек.

Мақсат - бюрократия емес. Мақсат - қайталанымдылық.

Маңызды көрсеткіштерді қадағалаңыз

Өлшенбейтін нәрсені бизнес түзете алмайды. Дұрыс көрсеткіштер жасырын мәселелерді дағдарысқа айналмай тұрып көрінетін етеді.

Бизнесіңіздің жай ғана бос емес, шынымен сау екенін көрсететін индикаторларға назар аударыңыз:

• ақша қалдығы және жұмыс істеу мерзімі;
• дебиторлық қарыздың жасы;
• клиентті ұстап қалу және шағым саны;
• жеткізу кешігулері;
• ақау немесе қате деңгейі;
• сәйкестік мерзімдері және тапсыру жағдайы;
• негізгі рөлдердегі қызметкерлердің ауысуы.

Көрсеткіштер әрекетке итермелеуі керек. Егер сан өзгерсе, команда оның нені білдіретінін және қандай жауап қажет екенін білуі тиіс.

Ерте хабарлауды ынталандырыңыз

Командаларға алаңдаушылықты тез жеткізуге рұқсат қажет. Егер кіші мәселе үлкен мәселеге айналғанға дейін жасырылса, ұйымның үйрену қабілеті әлдеқашан әлсіреген болады.

Адамдар мынадай сөздерді еркін айта алатын мәдениет қалыптастырыңыз:

• бұл әдеттен тыс;
• бұл алдыңғы нәтижелерге сәйкес келмейді;
• бізге көбірек ақпарат керек;
• бұл процесс бұзылып жатыр;
• тоқтап, қайта қарауымыз керек.

Мәселе неғұрлым ерте көтерілсе, оны шешу соғұрлым жеңіл.

Нақты жағдайларға дайындық жасаңыз

Адамдар кездесуі ықтимал мәселелер түрлерін алдын ала көріп жаттыққанда жақсырақ әрекет етеді. Оқыту тек мінсіз жолмен шектелмеуі керек.

Сценарийлік дайындықты мына сұрақтарға жауап беру үшін қолданыңыз:

• Егер жеткізуші мерзімді өткізіп алса не болады?
• Егер клиент шағымды күшейтсе не болады?
• Егер тапсыру мерзімі жақындап, құжаттар толық болмаса не болады?
• Егер төлем өтпей қалса не болады?
• Егер маңызды қызметкер қолжетімсіз болса не болады?

Мақсат - дүрбелеңді азайтып, қысым жағдайында шешім қабылдауды жақсарту.

Құрылтайшының бизнестің күйреуін болдырмаудағы рөлі

Құрылтайшы бизнес проблемаларға қалай жауап беретінін айқындайды. Егер құрылтайшы ескертулерді елемесе, команда да солай істеуді үйренеді. Егер құрылтайшы ашықтықты марапаттаса, бизнес анағұрлым тұрақты болады.

Күшті құрылтайшылар үш істі тұрақты түрде орындайды:

Олар жағымсыз ақпаратты тыңдайды

Жаман хабарды ыңғайсыз болғаны үшін сүзгіден өткізіп тастауға болмайды. Егер есеп, клиент шағымы немесе процесс көрсеткіші мәселені көрсетсе, сол сигналға назар аудару керек.

Олар белгілер мен себептердің аражігін ажыратады

Кешіктірілген жөнелту жеткізуші мәселесін көрсетуі мүмкін, бірақ ол сонымен бірге әлсіз болжау, нашар коммуникация немесе резервтік жоспардың жеткіліксіздігін де білдіруі мүмкін. Жақсы басшы түпкі себепке жеткенше сұрақ қоюды жалғастырады.

Олар негізгі миссияны қорғайды

Қысым артқанда, назарды қосымша мәселелерге аударып жіберу оңай. Құрылтайшылар басты миссияға шоғырланып, екінші дәрежелі проблемалардың ұйымды жұтып қоюына жол бермеуі керек.

Zenind жақсы басқару тәртібін қалай қолдайды

Көптеген кәсіпкерлер үшін бизнес күйреуі болдырмауға болатын операциялық және сәйкестік қателіктерінен басталады. Сондықтан дұрыс құрылу және сәйкестік қолдауы басынан бастап маңызды.

Zenind құрылтайшыларға компанияны құру, registered agent қажеттіліктері, жыл сайынғы сәйкестік және үздіксіз бизнес талаптарын бір жерде басқаруды жеңілдету арқылы берік іргетас қалыптастыруға көмектеседі. Негізгі процестер реттелген кезде, басшылар алдын ала болдырылатын мәселелерге аз уақыт жұмсап, бизнесті дамытуға көбірек назар аудара алады.

Жақсы құрылымдалған компанияны басқару жеңілірек, бақылау жеңілірек және бірдеңе өзгерсе, түзету де жеңілірек. Жақсы жүйелер тәуекелді жоймайды, бірақ оны ертерек көрінетін етеді.

Қателіктерді қарауға арналған практикалық тәсіл

Бірдеңе дұрыс істемей қалса, тек оны қалай түзету керегін ғана сұрамаңыз. Сол тізбектің қайта қалыптасуын қалай болдырмауға болатынын да сұраңыз.

Осы шолу тәсілін қолданыңыз:

1. Не болды?
2. Алғашқы ескерту белгісі қандай еді?
3. Неліктен сол ескерту белгісі байқалмай қалды?
4. Қай бақылау әлсіз болды?
5. Қай жорамал қате болды?
6. Қай процесті өзгерту керек?
7. Кім түзетуге жауапты?
8. Мәселенің шынымен шешілгенін қалай білеміз?

Бұл сәтсіздікті ұйымдық оқуға айналдырады. Уақыт өте келе сол білім бәсекелік артықшылыққа айналады.

Қорытынды

Бизнес сирек жағдайда бір ғана үлкен қателіктің салдарынан құлайды. Ол еленбеген, қайталанған немесе ақталып кеткен ұсақ қателіктер тізбегінің салдарынан құлайды.

Шешім мінсіздік емес. Шешім - тәртіп: нақты жауапкершілік, сенімді рәсімдер, мәнді көрсеткіштер, ерте хабарлау және ескерту белгілерін құрметтейтін басшылық мәдениеті.

Қателіктер тізбегін ерте үзген кезде, сіз ақша ағынын қорғайсыз, сенімді сақтайсыз және бизнесіңізге өсуге мүмкіндік бересіз. Тұрақтылықтың іс жүзіндегі көрінісі дәл осындай.