Бизнес мекенжайыңызды IRS арқылы қалай өзгертуге болады

Компанияңызды көшіру тек логистикалық жоба ғана емес. Бизнес жаңа кеңсеге ауысқанда, басқа орынға кеңейгенде немесе пошталық қабылдау жүйесін жаңартқанда, IRS-та сіздің деректеріңіз дұрыс болуы керек. Егер бизнес мекенжайыңыз қате болса, сіз салықтық хабарламаларды, қайтарымдарды, төлем ескертулерін және басқа да маңызды хат-хабарларды өткізіп алуыңыз мүмкін.

Көптеген компаниялар үшін мекенжайды жаңарту оңай, бірақ оны кейінге қалдыруға болмайды. Кейбір жағдайларда көшу EIN жазбасындағы бизнестің жауапты тұлғасына да әсер етеді, бұл IRS-қа бөлек есеп беру міндетін тудырады. Ең маңыздысы - IRS-ты дер кезінде хабардар ету, дұрыс нысанды қолдану және штаттық әрі жергілікті жазбаларыңызды да жаңарту.

Бизнес мекенжайын жаңарту неге маңызды

Бизнес мекенжайы жай ғана пошта дерегі емес. Ол компанияңыздың ресми салықтық жазбасының бір бөлігі болып табылады. Егер IRS-та ескі мекенжай тұрса, хабарлама қате жерге кетуі мүмкін, мерзімдер өткізіліп алынады және бизнес маңызды уақытқа сезімтал хат-хабарларды қажетті кезде ала алмай қалады.

Мекенжайды жаңарту сізге көмектеседі:

• IRS хабарламалары мен қайтарым чектерін дұрыс мекенжайда алу
• EIN жазбаңызды қазіргі бизнес қызметіңізбен сәйкестендіру
• Пошталық мекенжай мен нақты бизнес орнын шатастырмау
• Еңбекақы, жұмыс беруші, акциз, табыс және басқа бизнес салық жазбаларын өзектендіру
• Көшу немесе қайта құрылымдаудан кейін мерзімдерді өткізіп алу қаупін азайту

Егер сіздің компанияңыз корпорация ретінде тіркелген болса, LLC ретінде құрылған болса немесе EIN арқылы басқа ұйым түрі ретінде тіркелсе, мекенжайды қадағалау тұрақты сәйкестік талаптарының бір бөлігі болып табылады. Бұл IRS-қа бизнес салық нысандарын тапсыратын коммерциялық емес ұйымдар мен басқа да жарамды ұйымдарға да қатысты.

Жауапты тұлғаны қашан да жаңарту керек

EIN өтінішінде көрсетілген жауапты тұлға өзгерсе, бұл өзгеріс те IRS-қа хабарлануы тиіс. Жауапты тұлға әдетте ұйымды және оның қаражаты мен активтерін бақылайтын, басқаратын немесе бағыттайтын жеке адам болады.

IRS қазір жауапты тұлға өзгерістерін 60 күн ішінде хабарлауды талап етеді. Бұл мерзім бизнес орналасқан жері өзгермесе де маңызды.

Жауапты тұлғаның өзгеруінің жиі кездесетін себептері:

• Бизнес бақылауына жаңа иеленуші келеді
• Лауазымды тұлға, мүше немесе серіктес ауысады
• Бизнес қайта құрылып, өкілеттігі бар адам өзгереді
• EIN жазбасындағы номиналды тұлға немесе байланыс адамы енді дұрыс адам емес

Егер мекенжайдың өзгеруі мен жауапты тұлғаның өзгеруі бір уақытта болса, қажет болған жағдайда екеуі де бір Form 8822-B арқылы хабарлануы керек.

Қай IRS нысанын қолдану керек

Бизнес үшін негізгі нысан - Form 8822-B, Change of Address or Responsible Party - Business.

Form 8822-B нысанын IRS-қа мына өзгерістерді хабарлау үшін қолданыңыз:

• Бизнесіңіздің пошталық мекенжайы
• Егер ол пошта мекенжайынан бөлек болса, бизнес орныңыз
• Жауапты тұлғаның кім екені

Егер сіз жеке үй мекенжайыңызды өзгертсеңіз, IRS бұл үшін Form 8822 нысанын қолданады. Егер жеке және бизнес жазбаларыңызды қатар жаңарту қажет болса, екі нысанды бөлек тапсыруыңыз мүмкін.

IRS кейбір шектеулі жағдайларда мекенжай өзгерісін басқа тәсілдермен де хабарлауға болатынын атап өтеді, бірақ Form 8822-B EIN жазбаларын өзектендіру үшін стандартты бизнес нысан болып табылады. Егер бизнес жазбасын дұрыс жаңартқыңыз келсе, әдетте осы нысанды қолданған жөн.

Form 8822-B қалай толтырылады

Нысан қарапайым, бірақ дәлдік өте маңызды. Бастамас бұрын ағымдағы бизнес деректеріңізді және IRS-қа енгізгіңіз келетін жаңа деректерді дайындап алыңыз.

1. Не өзгергенін анықтаңыз

Мыналардың қайсысы жаңартылып жатқанын шешіңіз:

• Пошталық мекенжай
• Нақты бизнес орны
• Жауапты тұлға
• Жоғарыдағылардың бірі немесе бірнешеуі

Егер сіз кеңсені ауыстырсаңыз, бірақ поштаны басқа мекенжайда қабылдауды жалғастырсаңыз, нысанда дұрыс пошта мекенжайы мен қажет болған жағдайда нақты орналасқан жер көрсетілгеніне көз жеткізіңіз.

2. Бизнес деректеріңізді IRS жазбасындағыдай дәл енгізіңіз

IRS жазбасында қалай көрсетілсе, заңды бизнес атауы мен EIN-ды солай қолданыңыз. Компанияның сауда атауы болса, оны заңды атаумен шатастырмаңыз.

3. Ескі және жаңа мекенжай мәліметтерін қосыңыз

Алдыңғы мекенжай мен жаңа мекенжайды анық жазыңыз. Қажет болса, suite, unit, room немесе apartment нөмірлерін көрсетіңіз. Мұндай ұсақ жіберіп алулар өңдеу кідірістеріне немесе поштаның қате жеткізілуіне әкелуі мүмкін.

Егер бизнес P.O. Box арқылы хат алса, кейбір жағдайларда бұл рұқсат етілуі мүмкін, бірақ тек IRS нұсқаулығы рұқсат берген кезде ғана. Егер сізде шетелдік мекенжай болса, нысанда талап етілетіндей толық мекенжай мәліметтерін енгізіңіз.

4. Қажет болса, жауапты тұлғаны жаңартыңыз

Егер жауапты тұлға өзгерсе, жаңа адамның толық заңды атын және нысан нұсқаулығында талап етілетін салық сәйкестендіру деректерін енгізіңіз.

Көптеген бизнес үшін жауапты тұлға - басқа ұйым емес, жеке адам. Бұл меншік немесе басқару құрылымы ұйым құрылғаннан кейін өзгерсе, ерекше маңызды.

5. Нысанды толтырып, IRS-қа пошта арқылы жіберіңіз

Form 8822-B пошта арқылы тапсырылады. Оны салық декларациясына қоспаңыз. Оның орнына нысанға арналған ағымдағы тапсыру нұсқаулығында көрсетілген IRS мекенжайына жіберіңіз.

IRS қазіргі уақытта Form 8822-B нысанын штатқа қарай Миссури штатындағы Канзас-Сити немесе Юта штатындағы Огден service center-іне бағыттайды. Пошталық нұсқаулар өзгеруі мүмкін болғандықтан, нысанды жібермес бұрын әрқашан IRS-тың current where-to-file нұсқаулығын тексеріңіз.

Бизнесіңіз көшкеннен кейін нені жаңарту керек

IRS - сәйкестік картинаның тек бір бөлігі. Компания көшкеннен кейін көптеген иелер басқа жазбаларды да жаңартуы керек.

Мекенжай өзгерісінен кейін мыналарды тексеріңіз:

• Штаттың Secretary of State жазбалары
• Штаттық салық және жұмыс беруші шоттары
• Еңбекақы провайдерінің жазбалары
• Бизнес банк шоттары
• Төлем өңдеу шоттары
• Жергілікті бизнес лицензиялары мен рұқсаттары
• Сақтандыру полистері
• Қажет болса, тіркелген агент және жылдық есеп байланыс деректері

Егер компанияңыз бір штатта құрылғанымен, басқа штатта жұмыс істесе, көшу foreign qualification немесе жергілікті тіркеу міндеттемелеріне де әсер етуі мүмкін. Сондықтан бизнес көшуді жай ғана кеңсе ауыстыру емес, сәйкестік жобасы ретінде қарастырған пайдалы.

Жиі жіберілетін қателер

Қарапайым нысан да абайсыз толтырылса, қиындық тудыруы мүмкін. Мына жиі кездесетін қателерден сақ болыңыз:

• Дұрыс емес мекенжай өзгерісі үшін қате нысанды тапсыру
• Жауапты тұлға өзгергенде оны жаңартуды ұмыту
• Suite, unit немесе room нөмірлерін қоспау
• IRS хабарламаларды жіберуі керек мекенжайды көрсетпеу
• Нысанды қате IRS service center-ге жіберу
• Штаттық тапсыру IRS жазбасын автоматты түрде жаңартады деп ойлау
• Бизнес мекенжайын бір органда ғана жаңартып, бірақ еңбекақы, банк немесе лицензиялық жазбаларды ұмыту

Ең қауіпсіз тәсіл - алдымен федералдық тапсыруды аяқтап, содан кейін штаттық және операциялық жазбаларды чек-лист бойынша реттеу.

Мекенжайды сәтті өзгертуге арналған практикалық чек-лист

Бизнесіңіз көшкенде осы қысқа чек-листті қолданыңыз:

1. Заңды бизнес атауы мен EIN-ды растаңыз
2. Пошталық мекенжай, физикалық орын немесе жауапты тұлға өзгергенін анықтаңыз
3. Form 8822-B нысанын толтырыңыз
4. IRS-тың ағымдағы нұсқаулығынан пошта мекенжайын тексеріңіз
5. Қажет болса, жеке мекенжай өзгерісі үшін Form 8822 тапсырыңыз
6. Штаттық және жергілікті тіркеулерді жаңартыңыз
7. Банкке, еңбекақы жеткізушісіне және сақтандыру компаниясына хабарлаңыз
8. Жіберілген барлық құжаттың көшірмесін сақтаңыз
9. IRS растауы немесе қосымша сұранысы үшін келетін хаттарды қадағалаңыз

Бірнеше минуттық мұқият тексеріс кейін айлар бойы түзету жұмыстарынан құтқара алады.

Zenind қалай көмектесе алады

Көшуден кейін бизнес жазбаларын бірізді ұстау - жақсы сәйкестік тәртібінің бір бөлігі. Zenind кәсіпкерлерге тіркеу және compliance қолдауын ұсына отырып, компанияның ресми жазбаларына әсер ететін өзгерістерді бақылауды жеңілдетеді. Бизнесіңіз көшкенде, құрылымды compliance жұмыс ағыны тапсырулардан, мерзімдерден және штаттық жаңартулардан бір қадам алда жүруге көмектеседі.

Қорытынды

Бизнес мекенжайын өзгерту қиын емес, бірақ ол мұқияттықты талап етеді. IRS бизнеске қатысты EIN жазбаларын өзекті ұстауды күтеді, ал жауапты тұлға өзгерістері 60 күн ішінде хабарлануы тиіс. Form 8822-B - бизнес мекенжайы мен жауапты тұлға туралы ақпаратты жаңартудың негізгі құралы, және оны көшу немесе басқару өзгерісінен кейін дер кезінде тапсыру қажет.

Егер сіз мекенжайды жаңартуды кеңірек compliance тексерісінің бөлігі ретінде қарасаңыз, пошта ағымын қорғай аласыз, тапсыру қателерін азайта аласыз және компания жазбасын федералдық, штаттық және жергілікті органдарда жақсы күйде ұстай аласыз.