Как да промените бизнес адреса си пред IRS

Преместването на вашата компания е нещо повече от логистичен проект. Когато едно предприятие сменя офиса си, разширява се на ново място или актуализира начина, по който получава поща, IRS трябва да разполага с точна информация в своите записи. Ако бизнес адресът ви е неправилен, може да пропуснете данъчни известия, възстановявания, напомняния за плащания и други важни съобщения.

За много компании актуализирането на адреса е лесно, но не бива да се отлага. В някои случаи преместването засяга и отговорното лице в записа на EIN, което води до отделно задължение за уведомяване пред IRS. Най-важното е да актуализирате IRS своевременно, да използвате правилния формуляр и да се уверите, че записите ви на щатско и местно ниво също са обновени.

Защо актуализацията на бизнес адреса е важна

Бизнес адресът не е просто детайл за получаване на поща. Той е част от официалния данъчен запис на вашата компания. Ако IRS разполага с остарял адрес, уведомление може да бъде изпратено на грешно място, срокове могат да бъдат пропуснати и предприятието може да не получи навременна кореспонденция, когато това е най-важно.

Актуализирането на адреса ви помага да:

• Получавате уведомления от IRS и чекове за възстановяване на правилното място
• Поддържате записа на EIN съгласуван с текущите ви бизнес операции
• Избягвате объркване между пощенския адрес и физическото местоположение на бизнеса
• Гарантирате, че записите за данъци върху заплати, трудова заетост, акцизи, доходи и други бизнес данъци са актуални
• Намалите риска от пропуснати срокове след преместване или реорганизация

Ако вашата компания е учредена, регистрирана като LLC или е вписана като друг вид юридическо лице с EIN, поддържането на актуален адрес е част от текущото съответствие. Същото важи и за организации с нестопанска цел и други допустими организации, които подават бизнес данъчни формуляри пред IRS.

Кога трябва да актуализирате и отговорното лице

Ако лицето, посочено като отговорно лице в заявлението за EIN, се промени, тази промяна също трябва да бъде съобщена на IRS. Отговорното лице обикновено е физическото лице, което контролира, управлява или ръководи юридическото лице и неговите средства или активи.

IRS в момента изисква промените в отговорното лице да бъдат съобщени в рамките на 60 дни. Този срок е важен, дори ако самото местоположение на бизнеса не се е променило.

Чести причини за промяна на отговорното лице са:

• Нов собственик поема контрола над бизнеса
• Длъжностно лице, член или съдружник е сменен
• Бизнесът се реорганизира и лицето с правомощия се променя
• Номинирано лице или контакт, посочен в записа на EIN, вече не е правилният човек за поддържане в досието

Ако промяната на адреса и промяната на отговорното лице се случат едновременно, при подходящи случаи и двете трябва да бъдат съобщени в един и същ Form 8822-B.

Кой формуляр на IRS да използвате

За бизнеса основният формуляр е Form 8822-B, Change of Address or Responsible Party - Business.

Използвайте Form 8822-B, за да уведомите IRS, ако сте променили:

• Бизнес пощенския си адрес
• Бизнес местоположението си, ако е различно от пощенския адрес
• Личността на отговорното лице

Ако променяте личния си домашен адрес, IRS използва Form 8822 за тази цел. Ако трябва да актуализирате едновременно личните и бизнес записите си, може да се наложи да подадете двата формуляра отделно.

IRS също отбелязва, че промяна на адреса понякога може да бъде съобщена и по други начини в ограничени ситуации, но Form 8822-B е стандартният бизнес формуляр за поддържане на актуални записите по EIN. Ако искате бизнес записът да бъде актуализиран правилно, това обикновено е формулярът, който трябва да използвате.

Как да попълните Form 8822-B

Формулярът е лесен, но точността е от значение. Преди да започнете, съберете текущата бизнес информация и новите данни, които искате IRS да запише.

1. Потвърдете какво се е променило

Решете дали актуализирате:

• Пощенския адрес
• Физическото местоположение на бизнеса
• Отговорното лице
• Повече от едно от горните

Ако сте преместили офиса си, но продължавате да получавате поща на друго място, уверете се, че формулярът отразява правилния пощенски адрес и правилното физическо местоположение, когато това е необходимо.

2. Въведете бизнес информацията си точно както е в записите на IRS

Използвайте законното име на бизнеса и EIN, които съвпадат със записа в IRS. Ако компанията има търговско име, внимавайте да не го объркате със законното име.

3. Включете старите и новите адресни данни

Посочете ясно предишния адрес и новия адрес. Включете номер на офис, апартамент, стая или единица, когато това е приложимо. Малки пропуски тук могат да доведат до забавяне на обработката или неправилно доставена поща.

Ако бизнесът ви получава поща на P.O. Box, това може да е приемливо в някои случаи, но само когато инструкциите на IRS го позволяват. Ако имате чуждестранен адрес, въведете пълните адресни данни, както се изисква във формуляра.

4. Актуализирайте отговорното лице, ако е необходимо

Ако отговорното лице се е променило, въведете пълното законно име на новото лице и информацията за данъчна идентификация, както изискват инструкциите на формуляра.

За повечето бизнеси отговорното лице е физическо лице, а не друго юридическо лице. Това е важно разграничение, особено когато собствеността или управлението се променят след учредяване.

5. Подпишете и изпратете формуляра по пощата до IRS

Form 8822-B се подава по пощата. Не го прилагайте към данъчната си декларация. Вместо това го изпратете на адреса на IRS, посочен в текущите инструкции за подаване на формуляра.

IRS в момента насочва Form 8822-B по щат към сервизния център в Kansas City, Missouri, или към сервизния център в Ogden, Utah. Тъй като инструкциите за изпращане могат да се променят, винаги проверявайте актуалните указания на IRS за къде да подадете формуляра, преди да го изпратите.

Какво да актуализирате след преместване на бизнеса

IRS е само една част от картината на съответствието. След преместване на компанията много собственици трябва да актуализират и други записи.

Прегледайте следните елементи след промяна на адреса:

• Записи в щатския Secretary of State
• Щатски данъчни и работодателски акаунти
• Записи при доставчика на заплати
• Банкови сметки на бизнеса
• Търговски платежни акаунти
• Местни лицензи и разрешителни за дейност
• Застрахователни полици
• Данни за регистриран агент и контакти за годишни отчети, когато е приложимо

Ако компанията ви е учредена в един щат, но оперира в друг, преместването може да засегне и задължения за чужда регистрация или местно вписване. Това е една от причините да третирате бизнес преместването като проект по съответствие, а не просто като промяна на офис.

Чести грешки, които да избягвате

Един прост формуляр все пак може да създаде проблеми, ако бъде попълнен небрежно. Внимавайте за следните чести грешки:

• Подаване на грешен формуляр за грешен тип промяна на адреса
• Пропуск да се актуализира отговорното лице, когато то се е променило
• Пропускане на номер на офис, апартамент или стая
• Използване на пощенски адрес, който не съвпада с мястото, на което IRS трябва да изпраща уведомления
• Изпращане на формуляра до грешния сервизен център на IRS
• Приемане, че щатско подаване автоматично актуализира записите на IRS
• Актуализиране на бизнес адреса пред една институция, но забравяне за заплати, банкиране или лицензи

Най-сигурният подход е първо да подадете федералното уведомление, а след това да преминете през щатските и оперативните записи с контролен списък.

Практически контролен списък за безпроблемна промяна на адреса

Използвайте този кратък контролен списък, когато бизнесът ви се премества:

1. Потвърдете законното име на бизнеса и EIN
2. Определете дали са се променили пощенският адрес, физическото местоположение или отговорното лице
3. Попълнете Form 8822-B
4. Проверете пощенския адрес на IRS според текущите инструкции
5. Подайте Form 8822 за всяка лична промяна на адреса, ако е необходимо
6. Актуализирайте щатските и местните регистрации
7. Уведомете банката, доставчика на заплати и застрахователя си
8. Запазете копия от всичко, което изпращате
9. Следете входящата поща за потвърждение или последващи инструкции от IRS

Няколко минути внимателна проверка могат да ви спестят месеци последваща корекция.

Как Zenind може да помогне

Поддържането на съгласувани бизнес записи след преместване е част от добрата комплайънс хигиена. Zenind помага на предприемачите да останат организирани чрез подкрепа за учредяване и съответствие, което улеснява проследяването на промени, засягащи официалните записи на вашата компания. Когато бизнесът ви се премества, структуриран работен процес за съответствие може да ви помогне да сте една крачка напред по отношение на подавания, срокове и актуализации на щатско ниво.

Заключителни мисли

Промяната на бизнес адреса не е трудна, но изисква внимание към детайлите. IRS очаква бизнесите да поддържат актуални записите си по EIN, а промените в отговорното лице трябва да бъдат съобщавани в рамките на 60 дни. Form 8822-B е основният инструмент за актуализиране на бизнес адрес и информация за отговорното лице и трябва да бъде подаден своевременно след преместване или промяна в управлението.

Ако третирате промяната на адреса като част от по-широк преглед на съответствието, можете да защитите потока на поща, да намалите грешките при подаване и да поддържате записа на компанията си в добро състояние пред федералните, щатските и местните агенции.