Бизнесіңізге қауіп төндірмей, этикаға жат клиент сұрауларын қалай өңдеу керек

Консультанттар, фрилансерлер және шағын бизнес иелері ерте ме, кеш пе, көп адам ашық айта бермейтін мәселеге тап болады: клиент өзіңізге дұрыс емес болып көрінетін нәрсе сұрайды.

Кейде бұл сұрау анық заңсыз болады. Кейде ол алғаш қарағанда тек күмәнді болып көрінеді. Басқа жағдайларда мәселе жасырын болады, ол мерзімнің, сату жоспарының немесе оңай табыс уәдесінің ішінде жасырынып тұрады. Қандай түрде келсе де, этикаға жат клиент сұрауы сіздің беделіңізге, қаржыңызға және тіпті бизнес құрылымыңызға қауіп төндіруі мүмкін.

Дұрыс жауап - дүрбелең емес. Ол - нақты процесс.

Бұл нұсқаулық қауіп төндіретін сұрауларды қалай тануға, оларға кәсіби түрде қалай жауап беруге және мәселе туындамай тұрып бизнесіңізді қалай қорғауға болатынын түсіндіреді. Егер сіз компания жүргізсеңіз немесе енді ғана құрып жатсаңыз, берік шекаралар мен таза compliance әдеттері жұмысты табу сияқты маңызды. Бұл, әсіресе, алғашқы күннен бастап заңды US бизнес құру және жүргізу үшін Zenind сияқты сервисті пайдаланатын құрылтайшыларға қатысты.

Неге этикаға жат сұраулар пайда болады

Әрбір клиент орынсыз нәрсе сұрағанда, міндетті түрде құқықтық апат жасауға тырыспайды. Көп жағдайда адам қысқа мерзімді мәселені шешуге шоғырланып, сізден оны “қалай да реттеп беруді” күтеді. Жиі кездесетін себептер мыналар:

• Салықтан, алымдардан немесе реттеуші міндеттемелерден жалтару
• Инвесторлардан, реттеушілерден немесе серіктестерден ақпаратты жасыру
• Шарттарда, шоттарда немесе есептілікте фактілерді бұрмалау
• Жеткізушіні немесе консультантты әдеттегі compliance ережелерінен тыс жұмыс істеуге қысым жасау
• Ақша немесе уақыт үнемдеу үшін бұрыштан қысу
• Жауапкершілікті басқа біреудің мойнына ысыруға тырысу

Қауіп мынада: сіз қатысқан сәттен бастап, тіпті үстірт болса да, сол әрекетпен байланыстырылуыңыз мүмкін. Егер сұрау заңсыз немесе анық этикаға жат болса, “мен тек нұсқауды орындадым” деген сөз сізді қорғамайды.

Байқауға тиіс қызыл жалаушалар

Кейбір сұраулардың проблемалы екені соншалық, әңгімені бірден тоқтату керек. Мынадай ескерту белгілеріне назар аударыңыз:

• Клиент сізден жазбаларды кейінге өзгертуіңізді немесе құжаттарды түзетуді сұрайды
• Сізден меншік үлесін, кірісті немесе байланысты тараптар арасындағы қатынасты жасыру талап етіледі
• Сұрау банкке, салық органына, реттеушіге немесе тұтынушыға қатысты жалған мәлімдемелерді қамтиды
• Біреу сіздің credentials-іңізді, entity-іңізді немесе аккаунтыңызды өзіңіз түсінбейтін мақсатқа пайдаланғысы келеді
• Жоба ауқымы ашықтықты азайтатындай етіп үнемі өзгеріп отырады
• Клиент құпиялықты күшейтіп, жазбаша коммуникацияны тежейді
• Сұрау “бәрі солай істейді” немесе “бұны ешкім білмейді” дегенге ұқсайды

Жақсы қағида өте қарапайым: егер бұл сұрауды судьяға, реттеушіге немесе журналистке ашық тілмен түсіндіргіңіз келмесе, оны жасамаңыз.

Жауап бермей тұрып тоқтаңыз

Нашар шешім қабылдаудың ең оңай жолы - тым жылдам жауап беру.

Егер сұрау күмәнді көрінсе, сол сәтте келісім бермеңіз. Тоқтап, үш нәрсе жасаңыз:

1. Сұрауды қайтадан мұқият оқыңыз.
2. Клиент не қалайтынын және сізден нақты не сұралып тұрғанын ажыратыңыз.
3. Нақты құқықтық, этикалық, қаржылық немесе беделдік тәуекелді анықтаңыз.

Егер мәселе бірден түсінікті болмаса, оны өзіңіз үшін жазбаша түрде белгілеңіз. Сұраудың неге қауіпті сезілетінін қысқа жазып қою, жауап бермес бұрын ойыңызды жинақтауға көмектеседі.

Бұл кідіріс маңызды, өйткені этикаға жат сұраулар көбіне импульске сүйенеді. Клиент сіз терең ойлануға үлгермей тұрып “иә” дейсіз деп күтеді.

Нақтылау сұрақтарын қойыңыз

Әрбір ыңғайсыз сұрау заңсыз болмайды. Кейбірі жай ғана нашар түсіндірілген болады. Клиенттің мақсатын және ауқымын ашуға мәжбүрлейтін нақты сұрақтар қойыңыз.

Пайдалы сұрақтар:

• Бұл сұраудың бизнес мақсаты қандай?
• Ақпаратты немесе құжатты кім пайдаланады?
• Мұнда қандай да бір реттеуші немесе құқықтық талап бар ма?
• Неге мұны дәл осылай жасау керек?
• Мұның compliance талаптарына сай баламасы бар ма?

Егер клиент нақтылау сұрақтарына жалтарып, ашуланып немесе қорғанысқа көшсе, бұл да маңызды ақпарат. Адал клиенттер әдетте қысымсыз және құпиясыз өз қажеттілігін түсіндіре алады.

Қатты шекара қойыңыз

Егер сұрау орынсыз болса, жоқ деп анық және кәсіби түрде айтыңыз.

Сізге ұзақ түсіндірудің қажеті жоқ. Шын мәнінде, тым көп түсіндіру келіссөзге жол ашуы мүмкін. Қысқа шекара көбіне тиімдірек.

Мысалдар:

• “Мен бұл сұрауға көмектесе алмаймын.”
• “Бұл менің кәсіби стандарттарыма сай келмейді.”
• “Адастыруы мүмкін немесе compliance талаптарына сай емес нәрсені дайындауға не қолдауға қатыса алмаймын.”
• “Қаласаңыз, мен сізге compliance талаптарына сай балама ұсына аламын.”

Мақсат - жаман сұраудан бас тартып, әңгімені дауласуға айналдырмау.

Compliance талаптарына сай балама ұсыныңыз

Мүмкін болса, клиентті заңды және этикалық нұсқаға бағыттаңыз.

Мысалы, егер клиент мәмілені жасыруға арналғандай көрінетін нәрсе сұраса, сіз мыналарды ұсына аласыз:

• Дұрыс құжатталған шот-фактура
• Нақты орындалған жұмысты көрсететін түзетілген мерзім
• Ашық contract amendment
• Лицензиясы бар attorney, CPA немесе compliance маманымен кеңесуді ұсыну
• Жазбаларды жасырудың орнына сақтайтын процесс

Балама ұсыну қарым-қатынасты сақтап, стандарттарыңызды қорғауға көмектеседі. Бұл сіздің тек бас тартып қоймай, мәселені шешуге де көмектесетініңізді көрсетеді.

Қашан кету керек екенін біліңіз

Кейбір жағдайларды түзету мүмкін емес. Егер клиент бас тартқаннан кейін де қысым жасай берсе немесе сұрау алаяқтықты, бұрмалауды не басқа да елеулі бұзушылықты қамтитын сияқты көрінсе, ол қарым-қатынастан шығып кеткен дұрыс.

Нашар келісімнен кету көбіне оның ішінде қалудан арзанырақ.

Қауіпті клиент сізге бір реттік төлемнен әлдеқайда көп зиян келтіруі мүмкін. Жасырын шығындар мыналар:

• Құқықтық жауапкершілік
• Төлемді кері қайтару немесе дау-дамайлар
• Беделге нұқсан
• Уақыт пен назардың жоғалуы
• Командаңызға және отбасыңызға түсетін стресс
• Тергеулерге немесе дауларға араласу қаупі

Сізді бір рет шекарадан асуға итермелеген клиент мұны қайта жасауы мүмкін. Мұндай үлгі әдетте жақсармайды, керісінше күшейеді.

Мәселе туындамай тұрып бизнес құрылымыңызды қорғаңыз

Айқын бизнес құрылымы этикалық мәселені толық шешпейді, бірақ ол сізге кәсіби түрде жұмыс істеуге және ретсіздікті азайтуға көмектеседі.

Егер сіз жаңа бизнес құрып жатсаңыз немесе барын реттеп жатсаңыз, compliance-қа сай жұмысты қолдайтын жүйелерді ойлаңыз:

• Қажет болса, дұрыс құрылған LLC немесе corporation пайдаланыңыз
• Бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстаңыз
• Құжаттар мен шарттарды ретпен сақтаңыз
• Ауқымы нақты көрсетілген жұмыс және жазбаша бекітулерді қолданыңыз
• Меншік, өтінімдер және compliance мерзімдерін қадағалаңыз
• Аккаунттарға, құжаттарға және әрекет ету өкілеттігіне кімнің қол жеткізе алатынын тексеріңіз

US компания құрып жатқан құрылтайшылар үшін formation мен compliance-ты мұқият жүргізу тек әкімшілік жұмыс емес. Бұл - бизнесіңізді қажетсіз тәуекелсіз өсіруге мүмкіндік беретін негізді қалыптастырудың бір бөлігі. Zenind кәсіпкерлерге US business formation және ongoing compliance support үшін жасалған құрылым арқылы сол негізді құруға және басқаруға көмектеседі.

Әрекетті құжаттаңыз

Егер клиент орынсыз сұрау жасаса, өз жазбаңыз үшін әңгімені құжаттаңыз.

Мына деректерді фактілерге сүйеніп сақтаңыз:

• Не сұралды
• Сұрау қашан жасалды
• Сіз қалай жауап бердіңіз
• Сіз бас тарттыңыз ба, әлде балама ұсындыңыз ба
• Кейінгі қысым немесе әдеттен тыс мінез-құлық болды ма

Бейтарап тіл қолданыңыз. Асыра сілтемеңіз және эмоцияға берілмеңіз. Дұрыс құжаттама кейін қарым-қатынас дау-дамайға айналса, пайдалы болуы мүмкін.

Дұрыс маманға жүгініңіз

Егер мәселе салыққа, құқыққа, еңбек қатынастарына, бағалы қағаздарға, лицензиялауға, құпиялыққа немесе реттелетін транзакцияларға қатысты болса, оны білікті маманға жеткізіңіз.

Бұл мыналардың бірі болуы мүмкін:

• Лицензиясы бар attorney
• CPA немесе салық маманы
• Compliance кеңесшісі
• Ішкі менеджер немесе risk officer

Салдары ауыр болса, болжап шешпеңіз. Көптеген бизнес иелері реттелетін мәселені бейресми түрде шешуге тырысқандықтан уақыт пен ақша жоғалтады.

Жауап үлгісі

Егер сізге қарапайым құрылым керек болса, мына үш бөліктен тұратын жауапты қолданыңыз:

1. Сұрауды мойындаңыз.
2. Шекараны айтыңыз.
3. Қауіпсіз келесі қадамды ұсыныңыз.

Мысал:

“Сіз неге ұмтылып отырғаныңызды түсінемін, бірақ мен адастыруы мүмкін немесе compliance талаптарына сай емес нәрсеге көмектесе алмаймын. Қаласаңыз, мен сізге заңды балама қарастыруға көмектесе аламын.”

Бұл тәсіл тік, сыпайы және қате түсінуге қиын.

Адалдық беделін қалыптастырыңыз

Көптеген бизнес иелері адалдықты жұмсақ құндылық деп ойлайды. Ол ондай емес. Бұл - бәсекелестік артықшылық.

Клиенттер, жеткізушілер, кредиторлар және серіктестер тұрақты, ашық және мұқият адамдарға сенеді. Қиын сәттерді дұрыс өңдейтін бизнес уақыт өте келе жұмыс істеуге жеңіл болады. Мұндай сенім жақсырақ ұсыныстарға, тегіс операцияларға және аз күтпеген мәселелерге әкелуі мүмкін.

Керісінше, бәріне “иә” дейтін бизнес ақырында соның құнын төлейді. Сіз бір келісім аласыз, бірақ кейінірек бес жақсы мүмкіндіктен айырылуыңыз мүмкін.

Қорытынды

Клиент этикаға жат бірдеңе сұрағанда, ең дұрыс жауап өлшенген және дереу болуы керек: тоқтаңыз, бағалаңыз, қажет болса бас тартыңыз және мүмкін болса compliance талаптарына сай балама ұсыныңыз.

Беделіңізді, тыныштығыңызды немесе компанияңыздың болашағын қысқа мерзімді пайдаға айырбастамаңыз. Ең мықты бизнес нақты шекаралар, дұрыс құжаттама және істі дұрыс істеуге деген ұстанымға сүйеніп құрылады.

Егер сіз US бизнес құрып немесе жүргізіп жатсаңыз, осы әдеттерді жұмысыңыздың басынан бастап енгізіңіз. Күшті compliance, таза жазбалар және сенімді entity құрылымы компанияңыз өсіп келе жатқанда оның негізін берік ұстауға көмектеседі.