Шағын бизнесіңізге арналған клиенттік келісімшартты қалай жазуға болады

Клиенттік келісімшарт - бұл бизнестегі түсінбеушіліктің алдын алып, дауларды азайтуға және нақты күтілімдерді белгілеуге көмектесетін ең қарапайым құралдардың бірі. Сіз тауар сатсаңыз да, қызмет көрсетсеңіз де, не тұрақты клиенттік жұмыстарды атқарсаңыз да, жазбаша келісім екі тарапқа не жеткізілетінін, төлем қашан жасалатынын және бірдеңе дұрыс болмаса не болатынын түсінуге көмектеседі.

Жаңа бизнес иелері үшін келісімшарттар қорқынышты көрінуі мүмкін. Тілі заңи сияқты естіледі, құрылымы тым ресми көрінеді, әрі қол алысып немесе электрондық хат алмасумен шектелуге болады деп ойлау оңай. Алайда іс жүзінде нақты келісімшарт кейінгі ұзақ талқылаудан әлдеқайда жеңіл болуы мүмкін. Ол клиентке сенім береді және бизнесіңізге тұрақты жұмыс істеу үшін құрылым ұсынады.

Бұл нұсқаулық клиенттік келісімшартты қарапайым тілмен қалай жазу керегін, оған не енгізу қажет екенін, қашан заңгерге жүгіну керегін және құжатты тым күрделендірмей, практикалық күйде қалай ұстауға болатынын түсіндіреді.

Клиенттік келісімшарт не үшін қажет

Клиенттік келісімшарт - бұл сату немесе қызмет көрсету қатынасының талаптарын айқындайтын жазбаша келісім. Жұмыстың ауқымы мен күрделілігіне қарай ол қысқа да қарапайым, немесе егжей-тегжейлі болуы мүмкін.

Ең аз дегенде, клиенттік келісімшарт мына нәрселерді қамтуы керек:

• Тараптарды көрсету
• Ұсынылатын өнімді немесе қызметті түсіндіру
• Баға мен төлем шарттарын көрсету
• Мерзімдерді немесе жеткізу күндерін белгілеу
• Тараптардың бірі келісімді орындамаса не болатынын сипаттау
• Қолтаңбаларды немесе қабылдауды растайтын басқа дәлелді қамту

Жақсы келісімшарттың мақсаты ресмилік таныту емес. Оның мақсаты - анықтық. Келісімшарт қаншалықты анық болса, күтілімдерді басқару және даудан қашу соншалықты жеңіл болады.

Қашан клиенттік келісімшарт қажет

Көптеген бизнес түрлері, қатынас қарапайым көрінсе де, жазбаша келісімшарттан пайда көреді. Төмендегі жағдайларда оны міндетті түрде қолдану туралы ойланған жөн:

• Жоба тапсырыспен жасалса
• Тапсырыс қымбат немесе жоғары тәуекелді болса
• Төлем кезең-кезеңімен жасалса
• Жұмыс ұзақ уақытқа созылса
• Сіз жаңа клиентпен жұмыс істеп жатсаңыз
• Кеңес беру, маркетинг, дизайн, техникалық қызмет көрсету немесе коучинг сияқты тұрақты қызмет көрсетсеңіз
• Клиент кейінірек ауқымды, мерзімді немесе төлемді даулауы мүмкін болса

Жұмысыңыз әдеттегі болса да, келісімшарт пайдалы болуы мүмкін. Бөлшек саудада сату талаптары, қызмет көрсету саласында клиенттік келісімдер, ал фриланста жоба келісімдері немесе жұмыс көлемі туралы құжаттар жиі қолданылады.

Егер қатынас бейресми болса да маңызды болса, келісімшарт белгісіздікті жойып, іскерлік қатынасты қорғауға көмектеседі. Анық шарттар кәсіби деңгейді сақтаудың ең жақсы жолы болуы мүмкін.

Қарапайым тілден бастаңыз

Бизнес иелері жиі жіберетін қателіктердің бірі - түсінікті емес, заңи сияқты естілетін келісімшарт жазуға тырысу. Бұл әдетте көмектеспейді.

Тура тіл қолданыңыз. Қысқа сөйлемдер ұзақ, тығыз абзацтардан жақсы. Қарапайым іскерлік термин жеткілікті болса, қажетсіз заңи тіркестерді қолданбаңыз. Мақсат - біреуді таң қалдыру емес. Мақсат - екі тараптың келісімді түсінуі.

Мысалы, мынадай сөйлемнің орнына:

Төменде қол қойған тарап көрсетілген қызметтер үшін төлемді кейіннен аударуға міндетті.

Мынаны жаза аласыз:

Клиент шот-фактураны алғаннан кейін 15 күн ішінде төлем жасайды.

Екінші нұсқа түсініктірек және шатасу ықтималдығы төмен.

Дұрыс тараптарды көрсетіңіз

Әр келісімшартта келісімге кімдер қатысатыны нақты жазылуы керек. Әр тараптың толық заңды атауын қолданыңыз. Егер бизнесіңіз корпорация немесе LLC болса, бренд атауын немесе қысқартылған атауды емес, заңды тұлға атауын жазыңыз.

Мысалы:

• ABC Consulting LLC
• Jordan Smith
• Brightline Design Co., Inc.

Егер келісімшартқа компания атынан біреу қол қоятын болса, оның қол қоюға өкілеттігі бар екенін тексеріңіз. Дұрыс емес адам қол қойған келісім кейінірек орындауға байланысты қиындықтар тудыруы мүмкін.

Жұмыс аясын нақты анықтаңыз

Ауқым - кез келген клиенттік келісімшарттың ең маңызды бөліктерінің бірі. Ол сіз нақты не істейтініңізді, не жеткізетініңізді және не кірмейтінін түсіндіруі керек.

Ауқым неғұрлым нақты болса, дауға орын соғұрлым аз қалады.

Күшті ауқым бөлімі мына сұрақтарға жауап беруі керек:

• Нақты не сатылып немесе көрсетіліп жатыр?
• Қандай сан, өлшем, формат немесе нұсқа кіреді?
• Клиент қандай нәтижелерді алады?
• Түзетулер енгізу кіреді ме?
• Орнату, баптау немесе қолдау кіреді ме?
• Қандай жұмыстар келісімге кірмейді?

Егер қызмет көрсетсеңіз, жұмысты нақты, бірақ басқаруға болатын түрде сипаттаңыз. Егер тауар сатсаңыз, бұйымды, моделін, санын және арнайы шарттарын көрсетіңіз.

Мысал:

Орындаушы бір discovery-call, бір алғашқы нұсқа және бір түзету кезеңін қамтитын 10 беттік веб-сайт мәтін пакетін жеткізеді. Қосымша түзетулер бөлек есептеледі.

Мұндай тіл scope creep-ті азайтып, екі тарапты да қорғайды.

Баға мен төлем шарттарын белгілеңіз

Төлемге қатысты тіл нақты болуы керек. Бұл бөлім тек жалпы баға туралы емес. Ол төлемнің қалай және қашан жасалатынын түсіндіруі тиіс.

Мыналарды қосыңыз:

• Жалпы баға немесе тариф
• Аванс мөлшері, егер бар болса
• Төлем кестесі
• Қабылданатын төлем әдістері
• Кешіктірілген төлем айыппұлы, егер қолданылса
• Салықтар бағаға енгізілген бе, әлде бөлек қосыла ма
• Клиенттен алынатын өңдеу комиссиялары

Егер жұмыс тұрақты болса, ай сайынғы шоттауды, кезеңдік шоттауды немесе ретейнерді қарастырыңыз. Егер жұмыс жобаға негізделсе, аванс пен соңғы төлем үлгісі көбіне ыңғайлырақ.

Пайдалы төлем шарттарының мысалдары:

• Жұмыс басталғанға дейін 50 пайыз, аяқталғаннан кейін 50 пайыз төленеді
• Шот-фактура берілгеннен кейін 15 күн ішінде төлем жасалады
• Кешіктірілген төлемдер жеңілдік мерзімі аяқталған соң айыппұлға ұшырайды
• Клиент уақытында төлемесе, жұмыс тоқтатылады

Нақты болыңыз. Төлем “жақында” немесе “дер кезінде” деп жазылған келісімшартты орындау нақты мерзімі бар құжаттан қиынырақ.

Мерзімдер мен жеткізу күндерін қосыңыз

Уақыт клиенттік келісімшарттарда маңызды. Клиент өнімді немесе қызметті қашан алатынын білгісі келеді, ал сіз өзіңізді шынайы емес күтілімдерден қорғағыңыз келеді.

Мыналарды нақтылаңыз:

• Басталу күні
• Болжалды аяқталу күні
• Жеткізу күні
• Аралық кезеңдер мерзімі
• Клиенттің жауап беру мерзімдері

Егер мерзім клиенттің әрекетіне тәуелді болса, оны айтыңыз. Мысалы, клиент жоба алға жылжуы үшін контент, мақұлдау немесе сайтқа қолжетімділік беруі керек болса, бұл шартты енгізіңіз.

Мысал:

Жеткізу күні клиент сұралған барлық материалдарды сұрау түскеннен кейін үш жұмыс күні ішінде берген жағдайда қолданылады.

Бұл кешігулердің сіздің кінәңіз саналмауына көмектеседі, егер бөгет клиент жағында болса.

Қабылдау мен түзетулерді түсіндіріңіз

Егер өніміңіз немесе қызметіңіз мақұлдауды қажет етсе, қабылдау процесін қосыңыз. Сонда клиент мәселелерді қалай хабарлайтынын біледі, ал сіз жұмыс қашан аяқталған болып саналатынын түсінесіз.

Пайдалы егжей-тегжейлер:

• Клиент жұмысты қалай мақұлдайды
• Түзету сұрауына қанша уақыт беріледі
• Нені түзету деп есептеуге болады
• Қанша түзету кезеңі кіреді
• Қосымша өзгерістер үшін ақы алына ма

Түзету саясаты болмаса, клиент шексіз өзгеріс енгізу кіреді деп ойлауы мүмкін. Бұл наразылық пен жоспардан тыс еңбекке әкеледі.

Анық түзету тармағы жобаны бастапқы ауқымда ұстап тұрады.

Тоқтату шарттарын қосыңыз

Әр клиенттік келісімшартта келісімнің қалай аяқталатыны жазылуы керек. Жақсы басқарылатын жобалар да кейде ерте тоқтайды, себебі клиент бағытын өзгертеді, бизнес жұмысты жалғастыра алмайды немесе тараптардың бірі міндеттемені орындамайды.

Тоқтату бөлімі мына нәрселерді қамтуы керек:

• Келісімді кез келген тарап тоқтата ала ма
• Қанша ескерту мерзімі қажет
• Клиент төлем жасамаса не болады
• Бизнес жұмысты жалғастыра алмаса не болады
• Аванс қайтарыла ма
• Келісім ерте аяқталса, аяқталған жұмыс қалай есептеледі

Егер сіз тұрақты қызмет көрсетсеңіз, тоқтату тілі әсіресе маңызды. Ол бас тарту мерзімдері, қайтарымдар және соңғы шоттар туралы түсінбеушіліктің алдын алады.

Меншік пен пайдалану құқықтарын айқындаңыз

Шығармашылық, цифрлық немесе тапсырыспен жасалған жұмыс үшін соңғы нәтижеге кім иелік ететінін және меншік қашан ауысатынын нақтылаңыз.

Бұл мыналарға қатысты:

• Дизайн жұмысы
• Бағдарламалық жасақтама мен код
• Маркетингтік мәтін
• Фотография
• Бейне өндірісі
• Кеңес беру материалдары
• Үлгілер мен жеке құжаттар

Мыналарды анықтаңыз:

• Клиент толық төлемнен кейін финалдық жұмыстың иесі бола ма?
• Сіз черновиктерді немесе ішкі құралдарды қайта пайдалануға құқық сақтайсыз ба?
• Жұмысты портфолиода қолдана аласыз ба?
• Үшінші тарап активтері кіреді ме?

Егер зияткерлік меншік қатысса, мұны бұлыңғыр қалдырмаңыз. Меншік шарттары ерте қарастырылмаса, үлкен дауға айналуы мүмкін.

Қажет болса құпиялылықты қосыңыз

Егер клиент құпия ақпаратты, коммерциялық құпияларды, клиент деректерін немесе жарияланбаған бизнес-жоспарларды бөлісуі мүмкін болса, құпиялылық тармағын қосуды қарастырыңыз.

Қарапайым құпиялылық бөлімі мына нәрселерді көрсетуі керек:

• Қандай ақпарат құпия болып саналады
• Ақпаратты қалай пайдалануға болады
• Құпиялылық қанша уақытқа созылады
• Қай кезде ашуға рұқсат етіледі
• Келісім аяқталғаннан кейін не болады

Әр клиенттік келісімшартқа толық nondisclosure agreement қажет емес, бірақ көптеген бизнес кем дегенде қарапайым құпиялылық тармағынан пайда көреді.

Қолданылатын құқықты таңдаңыз

Егер клиент басқа штатта болса, келісімшартта қай штаттың заңы қолданылатыны көрсетілуі керек. Бұл governing law provision деп аталады.

Бизнес көбіне өз базасы орналасқан штаттың заңын таңдағанды жөн көреді, әсіресе компания бір жерде жұмыс істеп, ел бойынша клиенттерге қызмет көрсетсе.

Даулар туындаса, сот орнын немесе қаралатын аумақты да көрсетуге болады. Бұл құқықтық мәселе күрделіге айналғанда орындауды жеңілдетеді.

Келісімшарт құқығы штаттан штатқа өзгеруі мүмкін болғандықтан, бұл салада заңгерлік тексеріс пайдалы болуы мүмкін.

Қолтаңбаларды дұрыс пайдаланыңыз

Келісімшарт соңында әр тарапқа арналған қол қою бөлімі болуы керек. Бұл бөлімде мыналар көрсетілуі тиіс:

• Баспа түріндегі аты-жөні
• Қолы
• Лауазымы, егер қажет болса
• Қол қою күні

Электрондық қолтаңбалар жиі қолданылады және көп жағдайда заңды болуы мүмкін, бұл жағдайға және қолданылатын заңға байланысты. Егер e-signature қолдансаңыз, процесте кім және қашан қол қойғаны тіркелетініне көз жеткізіңіз.

Егер бір тарап компания атынан қол қойса, қол қою бөлімінде оның лауазымы мен өкілеттігі көрсетілуі керек.

Қашан заңгер қолдану керек

Әр келісімшартты нөлден бастап заңгер жазуы міндетті емес, бірақ кейбір жағдайларда құқықтық тексеріс орынды.

Мына жағдайларда заңгерлік көмек қарастырған жөн:

• Келісім құны жоғары болса
• Жұмыс күрделі немесе ұзақ мерзімді болса
• Зияткерлік меншік қатысса
• Клиент ерекше шарттар талап етсе
• Сіз бірнеше штатқа қатысты келісімге кіріп жатсаңыз
• Қате жіберудің салдары елеулі болса

Заңгер сіздің бизнесіңізге қайта пайдалануға болатын келісімшарт үлгісін жасауға да көмектесе алады. Бұл әр жаңа клиент үшін бәрін қайта бастағаннан әлдеқайда тиімді.

Бір реттік заңгерлік тексеріс уақыт үнемдеп, қымбат түсінбеушіліктің алдын алып, болашақ келісімшарттарды жеңілдетеді.

Қайта қолданылатын үлгі жасаңыз

Егер бизнесіңіз бірдей өнімді немесе қызметті жиі сатса, стандартты үлгі жасаңыз. Содан кейін тек келісімге тән деректерді ғана өзгерте аласыз.

Қайта қолданылатын келісімшарт үлгісі әдетте мыналарды қамтиды:

• Тараптар
• Ауқым
• Төлем шарттары
• Жеткізу немесе орындау мерзімдері
• Түзету саясаты
• Бас тарту құқықтары
• Қолданылатын құқық
• Қол қою бөлімі

Тұрақты үлгі дайын болған соң, әр жаңа клиенттік келісімшартты дайындау тезірек әрі басқаруға жеңілірек болады.

Мұндай тұрақтылық клиенттерге сіздің кәсіби деңгейіңізді де көрсетеді. Ұйымдасқан процесс сіздің тәртіпті, сенімді және дайын екеніңізді аңғартады.

Жиі жіберілетін қателіктер

Тіпті қарапайым келісімшарттың өзі абайсыз жазылса, мәселе туғызуы мүмкін. Мына қателіктерге назар аударыңыз:

• Ауқымды тым бұлыңғыр қалдыру
• Төлем мерзімдерін қоспау
• Заңды атаудың орнына лақап ат қолдану
• Клиент жазылмаған шарттарды өзі түсінеді деп ойлау
• Түзетулер мен өзгерістер сұрауын елемеу
• Тарап тоқтатқан жағдайда не болатынын түсіндірмеу
• Штатқа тән ережелерді қарамай үлгі қолдану
• Соңғы қол қойылған келісімнің орнына электрондық хаттарға сүйену

Даулардың көбі бір тарап жазылмаған нәрсені болжап алған кезде басталады. Келісімшарт күтілімдерді нақты көрсету арқылы бұл тәуекелді азайтады.

Клиенттік келісімшартқа арналған үлгі құрылым

Көптеген іскерлік жағдайға бейімдеуге болатын қарапайым құрылым төмендегідей:

1. Келісім атауы
2. Тараптардың атауы
3. Күшіне ену күні
4. Тауарлар немесе қызметтер сипаттамасы
5. Төлем шарттары
6. Мерзім немесе жеткізу кестесі
7. Түзетулер немесе қабылдау процесі
8. Тоқтату шарттары
9. Қажет болса, құпиялылық немесе меншік шарттары
10. Қолданылатын құқық
11. Қолтаңбалар

Келісімшартты қажетсіз ұзын ету міндетті емес. Ең жақсы келісімшарттар жеткілікті толық, бірақ тез түсінуге болатын деңгейде қарапайым болады.

Қорытынды ойлар

Клиенттік келісімшарт сіздің бизнесіңізді қорғайды, күтілімдерді нақтылайды және клиенттермен кәсіби жұмыс істеуді жеңілдетеді. Оның тиімді болуы үшін заңи жаргонға толы болуы шарт емес. Керісінше, анық әрі практикалық келісімшарт көбіне күрделі құжаттан күштірек болады.

Егер сіз жаңа бизнес құрып жатсаңыз, келісімшарттарды басынан бастап стандартты операциялық процесіңіздің бөлігіне айналдырыңыз. Бұл әдет уақытты үнемдеп, қайшылықтарды азайтып, клиенттер үшін жақсы тәжірибе қалыптастырады.

Бизнесіңіз құрылу кезеңінен бастап күнделікті операцияларға дейін реттелген болса, оны сеніммен кеңейту әлдеқайда оңай болады. Қарапайым жазбаша келісімшарт - бизнесіңіздің міндеттемелерін байыппен қабылдайтынының ең айқын белгілерінің бірі.

Жауапкершіліктен бас тарту

Бұл мақала тек жалпы ақпараттық мақсатта берілген және заңдық, салықтық немесе бухгалтерлік кеңес болып табылмайды. Өз жағдайыңызға қатысты нақты нұсқаулық алу үшін лицензиясы бар маманға жүгініңіз.