Как да напишете договор с клиент за вашия малък бизнес

Договорът с клиент е един от най-простите инструменти, които един бизнес може да използва, за да предотврати объркване, да намали споровете и да постави ясни очаквания. Независимо дали продавате продукти, предоставяте услуги или управлявате повтарящи се клиентски проекти, писменото споразумение помага и на двете страни да разберат какво се предоставя, кога се дължи плащане и какво се случва, ако нещо се обърка.

За новите собственици на бизнес договорите могат да изглеждат плашещи. Езикът звучи правно, структурата може да изглежда формална и е лесно да се предположи, че ръкостискане или поредица от имейли са достатъчни. На практика обаче ясен договор често е по-лесен за поддържане от дълги последващи разяснения. Той дава на клиента увереност и предоставя на вашия бизнес рамка за последователни операции.

Това ръководство обяснява как да напишете договор с клиент на разбираем език, какво да включите, кога да използвате адвокат и как да запазите документа практичен вместо прекалено усложнен.

Какво прави договорът с клиент

Договорът с клиент е писмено споразумение, което определя условията на продажба или услуга. Той може да бъде кратък и прост или по-подробен в зависимост от размера и сложността на работата.

Поне договорът с клиент трябва да:

• Идентифицира страните по споразумението
• Обяснява какъв продукт или услуга се предоставя
• Посочва цената и условията за плащане
• Определя срокове или дати за доставка
• Описва какво се случва, ако едната страна не изпълни договора
• Включва подписи или друго доказателство за приемане

Добрият договор не е въпрос на формален тон. Той е въпрос на яснота. Колкото по-ясен е договорът, толкова по-лесно е да се управляват очакванията и да се избягват спорове.

Кога ви е нужен договор с клиент

Много бизнеси се възползват от писмени договори, дори когато връзката изглежда проста. Трябва сериозно да обмислите използването на такъв, когато:

• Проектът включва работа по поръчка
• Поръчката е скъпа или с висок риск
• Плащането ще се извършва на етапи
• Работата продължава дълъг период от време
• Правите бизнес с нов клиент
• Предоставяте постоянни услуги като консултиране, маркетинг, дизайн, поддръжка или коучинг
• Възможно е клиентът по-късно да оспори обхвата, сроковете или плащането

Дори ако работата ви е рутинна, договорът пак може да помогне. Търговските бизнеси често използват общи условия за продажба, фирмите за услуги често използват клиентски споразумения, а фрийлансърите често разчитат на проектни договори или декларации за работа.

Ако отношенията са неформални, но важни, договорът може да защити бизнес връзката, като премахне догадките. Ясните условия често са най-добрият начин да се запази професионалният тон.

Започнете с ясен език

Една от най-честите грешки на собствениците на бизнес е да се опитват да напишат договор, който звучи правно, вместо четимо. Това рядко помага.

Използвайте директен език. Кратките изречения са по-добри от плътните абзаци. Избягвайте ненужни правни фрази, ако обикновен бизнес термин върши работа. Целта не е да впечатлите някого. Целта е и двете страни да разбират сделката.

Например, вместо да пишете:

Подписващата страна занапред следва да превежда плащането в замяна на предоставените услуги.

можете да напишете:

Клиентът ще плати фактурата в срок до 15 дни след получаването ѝ.

Втората версия е по-лесна за разбиране и е по-малко вероятно да създаде объркване.

Включете правилните страни

Всеки договор трябва ясно да идентифицира кой влиза в споразумението. Използвайте пълното юридическо име на всяка страна. Ако вашият бизнес е корпорация или дружество с ограничена отговорност, използвайте юридическото име на дружеството, а не прякор или търговско наименование.

Например:

• ABC Consulting LLC
• Jordan Smith
• Brightline Design Co., Inc.

Ако договорът се подписва от някого от името на компания, потвърдете, че лицето има право да подпише. Договор, подписан от грешното лице, може по-късно да създаде проблеми с изпълняемостта.

Определете ясно обхвата на работата

Обхватът е една от най-важните части на всеки договор с клиент. Той трябва да обяснява точно какво ще направите, какво ще доставите и какво не е включено.

Колкото по-подробен е обхватът, толкова по-малко място остава за спорове.

Силният раздел за обхвата трябва да отговаря на въпроси като:

• Какво точно се продава или предоставя?
• Какво количество, размер, формат или версия е включено?
• Какви резултати ще получи клиентът?
• Включени ли са ревизии?
• Включени ли са монтаж, настройка или поддръжка?
• Каква работа е извън споразумението?

Ако предлагате услуги, определете работата по начин, който е конкретен, но управляем. Ако продавате продукти, посочете артикула, модела, количеството и всички специални условия.

Пример:

Доставчикът ще предостави пакет от текст за уебсайт от 10 страници, включващ една откриваща среща, един чернови вариант и един кръг ревизии. Допълнителните ревизии се таксуват отделно.

Подобен език помага да се предотврати разрастване на обхвата и защитава и двете страни.

Определете цената и условията за плащане

Езикът за плащане трябва да бъде точен. Този раздел не е само за общата цена. Той трябва да обяснява как и кога ще бъде извършено плащането.

Включете:

• Обща цена или ставка
• Размер на депозит, ако има такъв
• График на плащанията
• Приети методи за плащане
• Условия за просрочена такса, ако са приложими
• Дали данъците са включени или се добавят отделно
• Всякакви такси за обработка, начислявани на клиента

Ако работата е текуща, обмислете месечно фактуриране, фактуриране по етапи или ретейнър. Ако работата е по проект, депозит плюс окончателно плащане често е по-лесен за управление.

Полезни примери за условия за плащане включват:

• 50 процента дължими преди началото на работата и 50 процента дължими при завършване
• Фактурите са платими в срок до 15 дни от издаването им
• Просрочените плащания подлежат на такса след изтичане на гратисния период
• Работата спира, ако клиентът не плати навреме

Бъдете конкретни. Договор, който казва, че плащането е дължимо „скоро“ или „в кратък срок“, е по-труден за прилагане от договор, който дава ясен краен срок.

Добавете срокове и дати за доставка

Времето има значение в договорите с клиенти. Клиентът иска да знае кога ще получи продукта или услугата, а вие искате да се защитите от нереалистични очаквания.

Посочете:

• Начална дата
• Очаквана дата на завършване
• Дата на доставка
• Етапни дати
• Срокове за отговор на клиента

Ако графикът ви зависи от съдействието на клиента, посочете това. Например, ако клиентът трябва да предостави съдържание, одобрения или достъп до сайт, преди проектът да продължи, включете това условие.

Пример:

Датата на доставка предполага, че клиентът предоставя всички необходими материали в срок до три работни дни от отправяне на искането.

Това помага забавянията да не стават ваша отговорност, когато пречката е от страна на клиента.

Обяснете приемането и ревизиите

Ако вашият продукт или услуга изисква одобрение, включете процес за приемане. Така клиентът знае как да съобщава за проблеми, а вие знаете кога работата се счита за завършена.

Полезни детайли включват:

• Как клиентът одобрява работата
• Колко време има клиентът да поиска промени
• Какво се счита за ревизия
• Колко кръга ревизии са включени
• Дали допълнителните промени струват повече

Без политика за ревизии клиентът може да предположи, че са включени неограничени промени. Това може да доведе до разочарование и непланиран труд.

Ясна клауза за ревизии запазва проекта в рамките на първоначалния обхват.

Включете условия за прекратяване

Всеки договор с клиент трябва да обяснява как може да приключи споразумението. Дори добре управлявани проекти понякога спират преждевременно, защото клиентът променя посоката, бизнесът не може да продължи или една от страните не изпълнява задълженията си.

Разделът за прекратяване трябва да отговаря на:

• Дали всяка от страните може да прекрати споразумението
• Какво предизвестие е необходимо
• Какво се случва, ако клиентът спре да плаща
• Какво се случва, ако бизнесът не може да продължи работата
• Дали депозитите подлежат на възстановяване
• Как ще се фактурира завършената работа, ако договорът приключи по-рано

Ако предлагате повтарящи се услуги, клаузата за прекратяване е особено важна. Тя може да предотврати недоразумения относно срока на анулиране, възстановяванията и последните фактури.

Уточнете собствеността и правата на ползване

При творческа, дигитална или индивидуално изработена работа изяснете кой притежава крайния резултат и кога собствеността преминава.

Това е важно за:

• Дизайнерска работа
• Софтуер и код
• Маркетингови текстове
• Фотография
• Видео продукция
• Консултантски материали
• Шаблони и персонализирани документи

Въпроси, на които трябва да отговорите:

• Притежава ли клиентът крайния продукт след плащането?
• Запазвате ли си права да използвате чернови или вътрешни инструменти повторно?
• Можете ли да използвате работата в портфолиото си?
• Включени ли са материали на трети страни?

Ако е замесена интелектуална собственост, не оставяйте това неясно. Условията за собственост могат да се превърнат в основен източник на конфликт, ако не бъдат разгледани отрано.

Включете поверителност, ако е необходима

Ако клиентът може да споделя поверителна информация, търговски тайни, данни за клиенти или непубликувани бизнес планове, обмислете добавяне на клауза за поверителност.

Един основен раздел за поверителност трябва да посочва:

• Каква информация е поверителна
• Как може да се използва информацията
• Колко дълго продължава поверителността
• Кога е разрешено разкриване
• Какво се случва след края на договора

Не всеки договор с клиент се нуждае от пълно споразумение за неразкриване, но много бизнеси се възползват поне от кратка клауза за поверителност.

Изберете приложимо право

Ако клиентът е в друг щат, договорът трябва да посочва кое щатско право се прилага. Това се нарича клауза за приложимо право.

Бизнесите често предпочитат правото на щата, в който са базирани, особено когато компанията оперира от едно място и продава на клиенти в цялата страна.

Може също да искате да посочите съда или мястото за разрешаване на спорове. Това може да улесни прилагането, ако несъгласие се превърне в правен проблем.

Тъй като договорното право може да варира по щати, това е една област, в която професионален правен преглед може да бъде ценен.

Използвайте подписите правилно

Договорът трябва да завършва с блок за подпис за всяка страна. Този раздел трябва да включва:

• Име с печатни букви
• Подпис
• Длъжност, ако е приложимо
• Дата на подписване

Електронните подписи се използват често и често са валидни, в зависимост от обстоятелствата и приложимото право. Ако използвате електронни подписи, уверете се, че процесът ви записва кой е подписал и кога.

Ако една от страните подписва от името на компания, блокът за подпис трябва да показва длъжността и правомощията на това лице.

Решете кога да използвате адвокат

Не всеки договор трябва да бъде изготвен от нулата от адвокат, но правният преглед е разумен в определени ситуации.

Трябва да обмислите правна помощ, когато:

• Сделката е с висока стойност
• Работата е сложна или дългосрочна
• Има интелектуална собственост
• Клиентът настоява за необичайни условия
• Влизате в споразумение между няколко щата
• Последиците от грешка биха били значителни

Адвокат може също да ви помогне да създадете многократно използваем шаблон на договор за вашия бизнес. Това често е по-ефективно, отколкото да започвате отначало за всеки нов клиент.

Еднократен правен преглед може да спести време, да предотврати скъпи недоразумения и да направи бъдещите договори по-лесни за издаване.

Създайте многократно използваем шаблон

Ако вашият бизнес продава един и същ тип продукт или услуга многократно, създайте стандартен шаблон. След това можете да персонализирате само детайлите, свързани с конкретната сделка.

Един многократно използваем шаблон на договор обикновено включва:

• Страни
• Обхват
• Условия за плащане
• Условия за доставка или изпълнение
• Политика за ревизии
• Права за прекратяване
• Приложимо право
• Блок за подпис

След като имате стабилен шаблон, всеки нов договор с клиент става по-бърз за подготовка и по-лесен за управление.

Тази последователност може също да подобри начина, по който вашият бизнес изглежда в очите на клиентите. Професионалният процес показва, че сте организирани, надеждни и подготвени.

Чести грешки, които да избягвате

Дори един прост договор може да създаде проблеми, ако е написан небрежно. Внимавайте за тези грешки:

• Оставяне на обхвата твърде неясен
• Пропускане на срокове за плащане
• Използване на прякори вместо юридически имена
• Предположение, че клиентът разбира неописани условия
• Непосочване на ревизиите или исканията за промени
• Липса на обяснение какво се случва, ако дадена страна анулира
• Използване на шаблон без преглед на специфичните за щата правила
• Разчитане на поредици от имейли вместо на окончателно подписано споразумение

Много спорове започват, когато едната страна предполага нещо, което никога не е било записано. Договорът намалява този риск, като прави очакванията изрични.

Примерна структура на договор с клиент

Ето проста структура, която можете да адаптирате за много бизнес цели:

1. Заглавие на споразумението
2. Имена на страните
3. Дата на влизане в сила
4. Описание на стоките или услугите
5. Условия за плащане
6. График или срок на доставка
7. Ревизии или процес на приемане
8. Условия за прекратяване
9. Клауза за поверителност или собственост, ако е необходима
10. Приложимо право
11. Подписи

Не е нужно договорът да бъде по-дълъг от необходимото. Най-добрите договори са достатъчно пълни, за да са полезни, но и достатъчно прости, за да се разбират бързо.

Заключителни мисли

Договорът с клиент защитава вашия бизнес, изяснява очакванията и улеснява професионалната работа с клиентите. Не е необходимо да е пълен с правен жаргон, за да бъде ефективен. Всъщност ясен и практичен договор често е по-силен от усложнен такъв.

Ако изграждате нов бизнес, направете договорите част от стандартния си оперативен процес още от самото начало. Този навик може да спести време, да намали конфликтите и да създаде по-добро преживяване за клиентите ви.

Когато бизнесът ви е организиран от учредяването до ежедневните операции, става много по-лесно да се разраства с увереност. Един прост писмен договор е един от най-ясните знаци, че вашият бизнес приема сериозно своите задължения.

Отказ от отговорност

Тази статия е само за обща информационна цел и не представлява правен, данъчен или счетоводен съвет. За насоки относно вашата конкретна ситуация се консултирайте с лицензиран специалист.