Іскерлік жазуда сөз таңдауы: анық тіл сенімділікті қалай қалыптастырады

Күшті іскерлік жазу әсерлі естілуді мақсат етпейді. Оның мақсаты - тез, дәл және сенімді түсінілу. Сіз веб-бет, клиентке арналған хат, қызмет көрсету келісімі немесе компанияны тіркеу чек-парағын жазып жатсаңыз да, таңдаған сөздеріңіз адамдардың сіздің кәсібилігіңізді қалай бағалайтынына әсер етеді.

Старт-аптар мен өсіп келе жатқан компаниялар үшін бұл одан да маңызды. Анық тіл түсінбеушілікті азайтады, шешім қабылдауды жылдамдатады және әрбір байланыс нүктесінде сенім қалыптастырады. Қонақ сіздің не істейтініңізді, оған не қажет екенін және келесі қадам қандай болатынын бірден түсінсе, сіздің жазбаңыз нақты бизнес міндетін атқарып тұр.

Неліктен сөз таңдауы маңызды

Сөз таңдауы стильге ғана әсер етпейді. Ол түсініктілікке, сенімділікке және әрекетке әсер етеді.

Бұлыңғыр сөйлем оқырманды баяулатып, мағынаны өзі түсіндіруге мәжбүр етеді. Нақты сөйлем оны алға жылжытады. Осы айырмашылық біреудің форманы толтыруына, хатқа жауап беруіне немесе компанияңызға маңызды істі сеніп тапсыруына әсер етуі мүмкін.

Іскерлік ортада дұрыс сөз таңдауы сізге мыналарға көмектеседі:

• Қызметтерді түсініксіздіксіз түсіндіруге
• Артық сұрақтар санын азайтуға
• Қатаң көрінбей-ақ беделді естілуге
• Құжаттарды көз жүгіртіп оқуға жеңіл етуге
• Әрекетке шақырудағы жауап беру көрсеткішін жақсартуға

Бұл әсіресе құқықтық, әкімшілік және сәйкестікке қатысты коммуникацияда маңызды, өйткені оқырмандарға көбіне тез әрі дұрыс әрекет ету қажет болады.

Ең жақсы сөздер көбіне ең қарапайым сөздер болады

Қарапайым тіл - балаға арналған тіл емес. Бұл - тиімді тіл.

Егер қысқалау әрі танысырақ сөз сол мағынаны берсе, соны таңдаңыз. Мақсат - сөздікпен әсер қалдыру емес. Мақсат - кедергіні азайту.

Мынаның орнына	Мынаны қолданыңыз
Utilize	Пайдалану
Commence	Бастау
Ascertain	Анықтау
Facilitate	Көмектесу
Prior to	Бұрын
In the event that	Егер
Subsequent to	Кейін

Қарапайым сөздер жазбаны мобильді экранда оқуды жеңілдетеді, аударуды оңайлатады және есте сақтауды жеңілдетеді. Сонымен бірге олар брендіңіздің тікелей әрі сенімді естілуіне көмектеседі.

Нақтылық безендіруден маңыздырақ

Кейде авторлар әдемі естілетін сөзді таңдайды, бірақ ол сөйлемге сай келмейді. Бұл түсінбеушілікке әкелуі немесе тіпті мағынаны өзгертуі мүмкін.

Мысалы, мына екі сөйлемнің айырмашылығы елеулі:

• Біз сіздің өтініміңізге көмектесеміз.
• Біз сіздің өтініміңізді дайындаймыз.

Екеуі де түсінікті, бірақ жауапкершілік деңгейін әртүрлі жеткізеді. Нақтылық маңызды, өйткені оқырмандар көбіне сіз сипаттайтын қызметтің нақты ауқымына сүйеніп шешім қабылдайды.

Іскерлік жазуда нақтылықты арттыратын бірнеше қарапайым тәсіл:

• Не істейтініңіз бен не істемейтініңізді ажыратады
• Мерзімдер мен күтілімдерді нақтылайды
• Құқықтық және операциялық көмескілікті азайтады
• Клиенттерге әр қадамның құнын түсінуге көмектеседі

Егер сіз компанияны тіркеу, тіркелген агент, сәйкестік немесе құжат тапсыруды қолдау қызметтерін ұсынсаңыз, дәл сөздер түсінбеушіліктің алдын алады.

Қажетсіз толықтыруларға қарағанда зат есімдер мен етістіктерді таңдаңыз

Күшті жазу әдетте күшті зат есімдер мен етістіктерге сүйенеді. Әлсіз жазу көбіне әрекетті дерексіз тіркестердің артына жасырады.

Мына мысалдарды салыстырыңыз:

• Әлсіз: Біз сіздің келесі қадамдарыңызға қолдау көрсету мүмкіндігіміз бар.

• Күшті: Біз сізге келесі қадамды жасауға көмектесе аламыз.

• Әлсіз: Өтінімді аяқтау біздің командамыз тарапынан орындалды.

• Күшті: Біздің команда өтінімді аяқтады.

Екінші нұсқа қысқалау, анықтау және сенімдірек. Ол оқырманға кім не істегенін көрсетеді.

Бұл маңызды, өйткені іскерлік оқырмандар көбіне мәтінді шолып оқиды. Оларға сән емес, жауап керек.

Мүмкін болған жерде ырықсыз етістен гөрі ырықты етісті қолданыңыз

Ырықты етіс жазбаны тікелей етеді.

• Ырықсыз: Құжатты команда қарап шықты.

• Ырықты: Команда құжатты қарап шықты.

• Ырықсыз: Форма жіберілгеннен кейін тапсырысыңыз расталады.

• Ырықты: Сіз форманы жібергеннен кейін біз тапсырысыңызды растаймыз.

Ырықты етіс мәтінге серпін мен айқындық береді. Ол сондай-ақ жауапкершілікті оқырманға тезірек түсінуге көмектеседі.

Бұл ырықсыз етіс әрқашан қате дегенді білдірмейді. Кейде ол әрекетті жасаушы белгісіз немесе маңызды емес болғанда пайдалы. Бірақ жазбаңыз жауапкершілік пен практикалық сезім тудырғанын қаласаңыз, ырықты етіс көбіне негізгі таңдау болуы керек.

Маңызды көрінсе де, мән қоспайтын сөздерден аулақ болыңыз

Көптеген іскерлік авторлар формалды естілетін, бірақ хабарды жақсартпайтын сөздерді қолдануға үйреніп кетеді.

Мына әдеттерге назар аударыңыз:

• Бір сөзбен айтуға болатын нәрсені үш сөзбен айту
• Бір ойды әртүрлі сөзбен қайталау
• Сөйлемдерді бұлыңғыр тіркестермен толтыру
• Қарапайым ағылшын тілі жетіп тұрса да, кәсіби жаргон таңдау

Мысалдар:

• Мынаның орнына: қазіргі уақытта

• Мынаны жазыңыз: қазір

• Мынаның орнына: себебі

• Мынаны жазыңыз: өйткені

• Мынаның орнына: мақсатында

• Мынаны жазыңыз: үшін

• Мынаның орнына: пайдалану

• Мынаны жазыңыз: қолдану

Артық сөздерді алып тастау брендіңізді кәсіби емес етпейді. Керісінше, оны жинақы етеді.

Сөз таңдауыңызды оқырманға бейімдеңіз

Жақсы жазу оқырманға бағытталған. Ең жақсы сөз - ең сәндісі емес. Ол аудиторияңыз ең тез түсінетін сөз.

Өзіңізден сұраңыз:

• Бұл сөйлем бірінші рет келіп отырған клиентке арналды ма?
• Оқырман мазасыз, бос емес немесе үдеріспен таныс емес пе?
• Оған тек нұсқау керек пе, әлде сенімділік те қажет пе?
• Қарапайым сөз күмәнді азайта ма?

Мысалы, компания тіркеп жатқан құрылтайшы entity formation, registered agent, compliance, annual report немесе operating agreement сияқты терминдерді алғаш рет көруі мүмкін. Егер жазбаңыз тым ауыр болса, оқырман сіз жеткізгіңіз келетін әрекетті байқамай қалуы мүмкін.

Анық тіл үйрену жүктемесін азайтады және оқырманға сеніммен алға жылжуға көмектеседі.

Іскерлік жазуға арналған практикалық сөз таңдау ережелері

Өз мәтініңізді өңдегенде мына ережелерді қолданыңыз.

1. Ең қысқа, бірақ анық сөзді таңдаңыз.
2. Нақты зат есімдер мен ырықты етісті қолданыңыз.
3. Қажетсіз толтыру сөздерін алып тастаңыз.
4. Жаргоннан гөрі таныс тілді таңдаңыз.
5. Ырғақ пен анықтығын тексеру үшін әр сөйлемді дауыстап оқыңыз.
6. Бұлыңғыр уәделерді нақты деректермен ауыстырыңыз.
7. Әр сөз өз орнын ақтайтынына көз жеткізіңіз.

Егер бір рет өңдегеннен кейін сөйлем әлі де күрделі болып көрінсе, оны қайтадан ықшамдаңыз. Іскерлік жазбаның көпшілігі екінші тексерістен кейін күшейеді.

Жақсы іскерлік жазудың мысалдары

Мына жерде бірнеше жиі кездесетін нашар және жақсы нұсқалар берілген.

Әлсіз тұжырым	Жақсы тұжырым
Біз сіздің өтініміңізді аяқтауға көмектесуге мүмкіндік береміз.	Біз сіздің өтініміңізді аяқтауға көмектесе аламыз.
Бұл қызмет сәйкестік үдерісін жеңілдету үшін жасалған.	Бұл қызмет сізге сәйкестікті сақтауға көмектеседі.
Қосымша ақпарат қажет болған жағдайда, бізбен хабарласудан тартынбаңыз.	Қосымша ақпарат керек болса, бізге хабарласыңыз.
Сіздің жіберіліміңіз түскеннен кейін өңделеді.	Біз сіздің жіберіліміңізді алғаннан кейін өңдейміз.

Бұл түзетулер қысқалау, бірақ олар әрі адамға жақынырақ естіледі. Көбіне нақты артықшылық та осы.

Анық жазу ең маңызды болатын жерлер

Іскерлік қызмет көрсететін компания үшін сөз таңдауы көптеген арнада маңызды:

• Веб-беттер
• Баға түсіндірмелері
• Төлем және бастапқы баптау экрандары
• Клиент хаттары
• Жиі қойылатын сұрақтар беттері
• Құқықтық және сәйкестік хабарламалары
• Блог мақалалары
• Әлеуметтік желідегі жазбалар

Осы әрбір арна - сенім қалыптастыру мүмкіндігі. Егер тіліңіз бірізді емес немесе түсініксіз болса, оқырман кідіруі мүмкін. Егер ол анық әрі тікелей болса, әрекет ету ықтималдығы артады.

Zenind аудиториясына көбіне бизнесті құру және жүргізу кезінде жылдамдық, айқындық және сенім қажет болатын құрылтайшылар кіреді. Сондықтан қысқа коммуникация тек стиль таңдауы емес. Ол - қызмет көрсету тәжірибесінің бір бөлігі.

Сөз таңдауды жақсартатын өңдеу сұрақтары

Кез келген іскерлік мәтінді жарияламас бұрын, мына сұрақтарды қойыңыз:

• Мұны аз сөзбен айта аламын ба?
• Сол мағынаны білдіретін қарапайымырақ сөз бар ма?
• Клиент мұны бірінші оқығанда түсіне ме?
• Кімнің не үшін жауапты екенін анық көрсете алдым ба?
• Құндылық қоспайтын барлық толтыру тіркестерін алып тастадым ба?

Бұл сұрақтар пайдалы, өйткені олар сізді сөйлемге емес, оқырманға назар аударуға мәжбүр етеді.

Негізгі мақсат: адамдарды алға жылжытатын анықтық

Іскерлік жазу оқырманға әрекет етуге көмектескенде ғана тиімді болады. Бұл өтінім жіберу, қызметке тапсырыс беру, саясатты қарау немесе жай ғана келесі қадамды түсіну болуы мүмкін.

Сөз таңдаудың анықтығы сол мақсатты қолдайды. Ол хабарламаңызды сенімдірек, тезірек түсінілетін және қате түсінуге қиын етеді.

Жақсы жазу үшін әсерлі тіл қажет емес. Сізге дұрыс сөздер және оларды ұқыпты орналастыру керек.

Жазбаңыз анық, тікелей және нақты болса, ол тек ақпарат беріп қана қоймайды. Ол сендіреді, сенім ұялатады және әрекетке жетелейді.

Дәл осы - жақсы сөз таңдаудың шынайы күші.