Slik organiserer du visittkort etter nettverksarrangementer

Nettverksarrangementer kan gi deg en bunke visittkort, noen lovende leads og et skrivebord som plutselig føles uorganisert. Den bunken med kort representerer muligheter, men bare hvis du gjør den om til et brukbart kontaktsystem. Målet er ikke å samle alle kortene du får. Målet er å fange riktig informasjon, sortere den raskt og gjøre oppfølging enkel.

Hvis du bygger et selskap, særlig et nytt, er dette enda viktigere. Gründere møter ofte advokater, regnskapsførere, långivere, potensielle partnere, leverandører og tjenesteleverandører på konferanser, i næringsforeninger og på bransjetreff. En enkel prosess for å håndtere visittkort kan spare tid, redusere tapte oppfølginger og hjelpe deg med å ta bedre beslutninger om hvem som bør være i nettverket ditt.

Hvorfor visittkort fortsatt er viktige

Selv i en digital verden er visittkort nyttige fordi de gir en rask og enkel utveksling av kontaktinformasjon. På en messe eller et nettverksfrokostmøte har du kanskje ikke tid til å registrere alle detaljer der og da. Et kort gir deg en fysisk påminnelse om møtet og en enkel måte å lagre navn, rolle, selskap og kontaktopplysninger på.

Problemet oppstår etter arrangementet. Hvis du legger alle kort i én skuff, en veske eller en innboks og aldri går gjennom dem, forsvinner verdien. Kortene blir rot i stedet for kontakter. En bedre arbeidsflyt gjør hvert kort til en beslutning: behold, kategoriser, skann eller kast.

Begynn med å sortere med en gang

Det beste tidspunktet å behandle visittkort er kort tid etter at du har fått dem. Jo lenger du venter, desto større er sjansen for at du glemmer hvor du møtte noen eller hvorfor de var viktige.

Begynn med tre raske spørsmål for hvert kort:

• Forventer jeg å kontakte denne personen igjen?
• Finnes det en konkret grunn til å beholde denne kontakten?
• Ville jeg vite hva jeg skulle gjøre med dette kortet senere hvis jeg så det igjen?

Hvis svaret er nei, kast kortet. Det er ingen verdi i å beholde en stor bunke kontakter du aldri vil bruke. En mindre, bedre organisert liste er langt mer nyttig enn en overfylt eske med papir.

Legg til kontekst mens møtet er ferskt

Et visittkort alene er bare delvis informasjon. Før du legger det bort, skriv en kort notat på baksiden eller legg til et digitalt notat. Ta med detaljer som:

• Hvor du møtte personen
• Hva vedkommende gjør
• Hvorfor personen kan være nyttig for deg
• Eventuell oppfølging som ble lovet i samtalen
• En personlig detalj som er verdt å huske

Du kan for eksempel notere: «Møtte på startup-konferansen i Dallas. Ønsker introduksjon til oppstartsressurser for nytt LLC. Følg opp neste tirsdag.» Et slikt notat forvandler et kort til et reelt forretningslead.

Velg et lagringssystem som passer arbeidsflyten din

Det finnes ikke én beste måte å lagre visittkort på. Det riktige systemet avhenger av hvor mange kort du samler inn og hvor ofte du trenger å søke i dem.

1. Fysisk lagring for små samlinger

Hvis du bare mottar et moderat antall kort hver måned, kan et enkelt fysisk system være nok. Bruk en kortfil, en indeksboks eller en alfabetisk organizer i Rolodex-stil. Den største fordelen er enkelheten. Du kan bla raskt gjennom kontaktene uten å åpne programvare.

Ulempen er søkefleksibilitet. Fysisk lagring fungerer best når du husker navnet på personen. Det er mindre nyttig når du vil finne alle regnskapsførere, alle leverandører fra ett arrangement eller hver kontakt knyttet til et bestemt prosjekt.

2. Digital lagring for skalerbar organisering

For de fleste voksende virksomheter er digital kontaktadministrasjon det sterkere valget. Et regneark, et CRM-system eller et kontaktverktøy lar deg søke etter navn, selskap, kategori, arrangement, sted eller notat.

Bruk etiketter eller kategorier som:

• Advokat
• Regnskapsfører
• Bank
• Leverandør
• Henvisningskilde
• Potensiell partner
• Investor
• Potensiell kunde

Denne tilnærmingen gir deg langt bedre kontroll enn en skuff full av løse kort. Den gjør også oppfølging enklere fordi du kan sortere kontakter etter formål i stedet for etter hukommelse.

3. Hybrid lagring for fleksibilitet

Mange fagfolk bruker et hybridsystem: skann kortet, legg inn kontakten digitalt, og behold det fysiske kortet bare en kort periode i tilfelle du trenger å verifisere informasjon. Når dataene er registrert og oppfølgingen er fullført, kan det fysiske kortet vanligvis kastes.

Skann kort når mengden blir et problem

Hvis du deltar på mange arrangementer, kan manuell inntasting av hvert kort bli tidkrevende. Da kan skanning hjelpe. Skannere for visittkort og mobilapper for skanning kan registrere navn, titler, selskaper, telefonnumre, e-postadresser og adresser.

Skanning fungerer best når kortene er rene og standardiserte. Kort med uvanlige fonter, mye design, gjenskinn eller spesielle papirtyper kan kreve manuell korrigering. Derfor bør skanning ses som et tidsbesparende verktøy, ikke som en perfekt erstatning for gjennomgang.

Hvis du skanner kort, bør du alltid kontrollere resultatet før du stoler på det. Feil e-postadresse eller telefonnummer kan ødelegge et oppfølgingsforsøk.

Bygg et oppfølgingssystem

Å organisere visittkort er bare første steg. Den virkelige gevinsten kommer fra oppfølging.

Etter et arrangement bør du gå gjennom kontaktene og bestemme hvilke som fortjener handling. En enkel oppfølgingsrutine kan se slik ut:

1. Registrer de viktigste kontaktene innen 24 timer.
2. Legg til notater mens samtalen fortsatt er fersk.
3. Prioriter kontaktene.
4. Send en personlig oppfølgingsmelding innen noen dager.
5. Sett påminnelser for alle som trenger en senere oppfølging.

En god oppfølgingsmelding bør være konkret. Nevn hvor dere møttes, hva dere snakket om og neste steg. Generiske meldinger blir ofte ignorert. Personlig oppfølging gjør en kortutveksling om til et forretningsforhold.

Kategoriser etter formål, ikke bare etter navn

Mange gjør feilen med å arkivere kontakter bare alfabetisk. Det fungerer når du vet nøyaktig hvem du leter etter, men det feiler når du trenger å søke etter funksjon.

En bedre metode er å lagre hver kontakt etter både navn og kategori. En CPA som hjalp med selskapsregistrering kan merkes som både «regnskapsfører» og «startup-støtte». En megler for næringsforsikring kan merkes som både «forsikring» og «leverandør».

Dette er viktig for gründere og småbedriftseiere fordi nettverket ditt ofte dekker ulike behov til ulike tider. En kontakt som er irrelevant i dag, kan være avgjørende neste kvartal.

Behold bare det som er nyttig

Ikke alle kort fortjener en permanent plass i systemet ditt. Vær selektiv.

Behold et kort hvis personen:

• Kan hjelpe virksomheten din direkte
• Henviste deg til noen verdifulle
• Jobber innen et felt du trenger å følge
• Representerer et mulig partnerskap eller en potensiell kunde
• Støttet en samtale du kan ha nytte av å fortsette

Kast et kort hvis det ikke har noen realistisk bruk. Disiplinen med å fjerne ubrukelige kontakter holder systemet ditt slankt og lett å søke i.

Få ditt eget visittkort til å jobbe hardere

Hvis du deltar på arrangementer regelmessig, bør ditt eget visittkort også være enkelt å bruke. Hold designet rent, tittelen korrekt og kontaktopplysningene oppdatert. Et tydelig kort gjør det enklere for andre å følge opp med deg.

For nye virksomheter kan det også være nyttig å tilpasse kortet til merkevaren og selskapets etableringsfase. Hvis du lanserer et selskap, bør du sørge for at tittel, selskapsnavn og kontaktopplysninger samsvarer med den nåværende strukturen. En slik konsistens reduserer forvirring og får deg til å fremstå som mer organisert.

Vanlige feil å unngå

Et godt kortsystem kan fortsatt feile hvis du faller i noen vanlige feller:

• Beholde hvert kort «for sikkerhets skyld»
• Vente for lenge med å legge til notater
• Stole på hukommelsen i stedet for oppfølgingslogg
• Lagring av kontakter på en måte som ikke kan søkes i
• Ignorere duplikater og utdatert informasjon
• Behandle skanning som en erstatning for gjennomgang

Løsningen er enkel: sorter raskt, merk tydelig og følg opp målrettet.

Et enkelt system du kan bruke i dag

Hvis du vil ha en praktisk prosess som ikke krever spesialprogramvare, kan du bruke denne tredelte metoden:

1. Gå gjennom kortene innen 24 timer etter arrangementet.
2. Del kontaktene inn i behold, kanskje og kast.
3. Legg de du beholder inn i et søkbart system med notater og etiketter.

Det er nok til å gjøre en bunke papir om til et nyttig nettverk. Du kan utvide systemet senere etter hvert som virksomheten vokser.

Avsluttende tanker

Visittkort er ikke verdifulle fordi de er enkle å samle. De er verdifulle fordi de hjelper deg å vedlikeholde relasjoner etter at introduksjonen er over. En gjennomtenkt organisasjonsprosess gjør det mulig.

Enten du forbereder deg til neste messe, bygger et lokalt nettverk eller vokser et selskap fra grunnen av, er nøkkelen den samme: fang de riktige detaljene, lagre dem på en søkbar måte og følg opp mens kontakten fortsatt er fersk. Slik blir en håndfull kort til reell forretningsfremdrift.