Como Elaborar um Acordo de Funcionamento de uma LLC para Imóveis

Uma LLC imobiliária pode ser uma estrutura eficaz para deter imóveis, limitar a responsabilidade e organizar vários investidores. Mas a LLC só funciona tão bem quanto o acordo de funcionamento que a suporta. Para proprietários imobiliários, o acordo de funcionamento é o documento que transforma uma entidade jurídica básica numa estrutura empresarial prática.

Quer esteja a adquirir uma única propriedade para arrendamento, a desenvolver terreno ou a estruturar um empreendimento de investimento com vários membros, o acordo de funcionamento deve definir quem detém o quê, quem toma as decisões, como o dinheiro é distribuído, como funciona o financiamento futuro e o que acontece se os membros discordarem.

Um acordo vago cria atritos evitáveis. Um acordo bem redigido pode reduzir litígios, apoiar o financiamento e ajudar a preservar as proteções de responsabilidade limitada que tornam a LLC atrativa desde o início.

Porque é que um acordo de funcionamento de uma LLC é importante no setor imobiliário

As operações imobiliárias envolvem períodos de detenção longos, despesas de capital, empréstimos, questões com inquilinos, alocações fiscais e objetivos de propriedade em mudança. Se os membros não abordarem estas questões por escrito, podem acabar por depender das regras padrão do direito estadual, que nunca foram concebidas para a operação que realmente pretendiam.

Um acordo de funcionamento ajuda-o a:

• definir percentagens de propriedade e direitos de voto
• documentar contribuições de capital iniciais e futuras
• estabelecer regras para a gestão do imóvel e para decisões importantes
• definir como os lucros, prejuízos e matérias fiscais são alocados
• proteger a empresa de litígios sobre saídas, transmissões e incumprimentos
• criar um processo para resolver situações de impasse antes que prejudiquem o projeto

Para uma LLC imobiliária, isto não é uma formalidade. É o manual de funcionamento do ativo.

Comece pela economia do negócio

Antes de redigir a linguagem jurídica, defina os termos comerciais da operação. O acordo deve refletir a economia real do imóvel e as expectativas dos membros.

Faça primeiro estas perguntas:

• Quem está a contribuir com dinheiro, imóvel ou serviços?
• Quem irá gerir as operações do dia a dia?
• As distribuições serão feitas regularmente ou apenas depois de constituídas reservas?
• Está previsto que algum membro garanta a dívida ou assine documentos do financiador?
• Como serão tratadas as chamadas futuras de capital?
• Qual é o período de detenção previsto e a estratégia de saída?

Se estas questões não estiverem claras, o acordo de funcionamento provavelmente também não estará.

Disposições essenciais que todo acordo de funcionamento de uma LLC imobiliária deve incluir

1. Participações e classes de membros

O acordo deve identificar cada membro e indicar a percentagem ou unidades detidas por cada participante. Se a operação utilizar diferentes classes de capital, como interesses preferenciais e comuns, essa estrutura deve ser descrita com precisão.

Esta secção também deve esclarecer se a titularidade está ligada às contribuições iniciais de capital, ao trabalho aportado ou a outra divisão negociada. Se as partes pretenderem uma alocação especial para um patrocinador, gestor ou promotor, isso deve ficar claramente indicado.

2. Contribuições de capital

Os empreendimentos imobiliários frequentemente exigem mais do que os fundos iniciais do fecho. O acordo deve indicar:

• o montante e a forma de cada contribuição inicial
• o prazo para efetuar a contribuição
• se as contribuições são em dinheiro, bens imóveis ou serviços
• o que acontece se um membro não contribuir a tempo

Se um membro contribuir com o próprio imóvel, o acordo deve abordar se a transferência constitui um evento tributável, como o imóvel é avaliado e se o membro contribuinte recebe crédito pelo capital próprio já existente.

3. Autoridade de gestão

O acordo de funcionamento deve indicar se a LLC é gerida pelos membros ou por um gestor.

No setor imobiliário, estruturas geridas por um gestor são comuns porque podem simplificar arrendamentos, reparações, contratos com fornecedores e a administração do financiamento. Mesmo numa LLC gerida por um gestor, o acordo deve reservar as decisões importantes para aprovação dos membros.

Entre as decisões comuns que podem exigir consentimento estão:

• comprar ou vender o imóvel
• refinanciar ou contrair nova dívida
• aprovar grandes melhorias de capital
• celebrar contratos de arrendamento de longa duração
• resolver litígios
• admitir novos membros
• dissolver a sociedade

4. Autoridade sobre financiamento e questões com o financiador

As LLC imobiliárias dependem frequentemente de financiamento. O acordo deve abordar quem pode assinar documentos de empréstimo, quem pode aprovar o refinanciamento e se a empresa pode conceder garantias reais sobre o imóvel ou sobre os ativos da sociedade.

Se se esperar que um membro assine uma garantia pessoal, essa obrigação deve ser reconhecida no acordo de funcionamento ou num acordo separado relacionado. O documento deve também explicar se o garantidor recebe compensação, distribuições preferenciais ou direitos de indemnização por assumir esse risco adicional.

5. Distribuições e reservas

O fluxo de caixa é uma das questões mais importantes numa LLC imobiliária. O acordo deve definir as regras sobre quando o dinheiro pode ser distribuído e quando deve permanecer na empresa.

Uma cláusula de distribuição sólida deve abordar:

• pagamento prioritário das despesas operacionais e do serviço da dívida
• requisitos de reserva para reparações, vacâncias, impostos e seguros
• periodicidade das distribuições, como mensal, trimestral ou anual
• distribuições preferenciais, retornos preferenciais ou cascatas, quando aplicável
• se serão feitas distribuições fiscais mesmo quando o caixa for retido por outros motivos

O acordo deve deixar claro que as distribuições podem ser adiadas se os fundos forem necessários para proteger o imóvel ou cumprir com as obrigações perante o financiador.

6. Alocações fiscais e distribuições fiscais

As LLC imobiliárias geram frequentemente rendimento tributável, depreciação e outras matérias fiscais que não coincidem exatamente com o fluxo de caixa. Esse desfasamento pode criar problemas se os membros tiverem de pagar impostos sem receber dinheiro suficiente para os liquidar.

O acordo deve:

• indicar como os lucros e prejuízos serão alocados
• tratar das alocações fiscais ao abrigo das regras fiscais de parceria aplicáveis
• prever distribuições fiscais quando os membros tiverem responsabilidade fiscal pass-through
• confirmar qual o membro que recebe as informações fiscais e em que momento

Isto é especialmente importante quando um membro contribui com serviços ou garante dívida, enquanto outro contribui com dinheiro ou imóvel.

7. Chamadas de capital e remédios em caso de incumprimento

Os imóveis podem exigir reparações urgentes, melhorias para inquilinos ou fundos adicionais para cumprir uma exigência de reserva do financiador. O acordo deve explicar o que acontece quando são necessários mais capitais.

Entre as abordagens possíveis estão:

• chamadas de capital obrigatórias proporcionais à participação
• contribuições opcionais com diluição para quem não participar
• empréstimos de membros à sociedade em vez de contribuições de capital
• penalizações para os membros que não financiem a sua quota-parte

A solução deve ser realista e exequível. Se o documento disser que um membro tem de contribuir mas não explicar a consequência do não pagamento, a cláusula pode não ser útil numa disputa real.

8. Restrições à transmissão

Os investidores imobiliários geralmente não querem um parceiro inesperado. O acordo de funcionamento deve restringir a transmissão de participações sem consentimento.

Deve abranger:

• transmissões voluntárias para terceiros externos
• transmissões em caso de morte, divórcio, insolvência ou falência
• direito de preferência ou direitos de compra e venda entre membros
• métodos de avaliação para uma aquisição forçada
• se familiares ou entidades afiliadas podem tornar-se membros

As restrições à transmissão são particularmente importantes em joint ventures e em entidades imobiliárias detidas pela família, porque a titularidade pode tornar-se complicada ao longo do tempo.

9. Impasse e resolução de litígios

Se a LLC tiver dois membros com participações iguais ou um pequeno grupo controlador, o impasse é uma possibilidade real. O acordo não deve fingir que os conflitos nunca acontecerão.

Ferramentas úteis incluem:

• escalonamento para os responsáveis antes dos procedimentos formais de resolução de litígios
• mediação antes de recorrer a tribunal
• cláusulas de compra e venda para impasses irreconciliáveis
• um gestor ou conselheiro com voto de desempate para decisões específicas
• disposições sobre foro judicial ou arbitragem

A melhor solução depende da dimensão da operação e do nível de confiança entre os membros, mas alguma forma de mecanismo para impasse é melhor do que nenhuma.

10. Registos, livros e contabilidade

As LLC imobiliárias precisam de registos claros para financiadores, investidores e relatórios fiscais. O acordo deve especificar:

• quem mantém a contabilidade
• onde os registos são guardados
• como os membros podem inspecionar os documentos da sociedade
• qual o método contabilístico a utilizar
• como serão tratados avaliações, contas de reserva e relatórios de valorização

Uma boa manutenção de registos também apoia a existência separada da LLC, o que é importante para a proteção da responsabilidade.

11. Indemnização e limitação de responsabilidade

O acordo de funcionamento deve definir em que circunstâncias a sociedade indemnizará gestores ou membros que atuem em nome da LLC. Deve também deixar claro que a indemnização não cobre fraude, dolo ou outro comportamento desqualificante.

Esta secção ajuda a incentivar uma gestão adequada, preservando simultaneamente a responsabilização.

12. Dissolução e eventos de saída

Toda a LLC imobiliária deve ter um fim claro. O acordo deve explicar o que acontece quando o projeto termina, o imóvel é vendido, a sociedade se torna insolvente ou os membros decidem encerrar o negócio.

A cláusula de dissolução deve abordar:

• liquidação do imóvel e pagamento aos credores
• distribuição do produto remanescente
• declarações fiscais finais e fecho contabilístico
• autoridade para assinar documentos pós-fecho
• eventos que desencadeiam uma venda forçada ou liquidação

Considerações especiais para LLCs com um único imóvel

Muitos proprietários imobiliários utilizam uma LLC por imóvel para isolar o risco. Essa abordagem pode fazer sentido quando os imóveis têm financiadores, investidores ou perfis de risco diferentes.

Uma LLC separada para cada ativo pode ajudar a:

• limitar as reclamações a um único imóvel
• simplificar a titularidade e as decisões de financiamento
• facilitar a venda de um ativo sem afetar os restantes

Alguns estados também permitem estruturas de series LLC, que podem oferecer eficiências administrativas para deter vários ativos através de uma entidade-mãe. No entanto, as regras variam consoante o estado, o financiador e o tipo de operação, pelo que a estrutura deve ser analisada cuidadosamente antes de ser utilizada.

Como redigir o acordo de forma eficaz

Um processo de redação prático mantém o documento alinhado com a operação.

Passo 1: Mapear a operação

Liste o imóvel, os membros, o plano de financiamento e a saída prevista. Uma simples folha de termos pode evitar muita confusão mais tarde.

Passo 2: Decidir quem controla o quê

Separe a gestão corrente das decisões importantes. O gestor deve conseguir manter o imóvel em funcionamento sem precisar de aprovação para cada reparação, mas as transações relevantes devem continuar a exigir consentimento dos membros.

Passo 3: Tratar do financiamento desde o primeiro dia

A maioria dos litígios em LLCs imobiliárias começa com dinheiro. Defina antecipadamente como funcionarão as chamadas de capital, as reservas e os incumprimentos, antes de chegar a primeira fatura.

Passo 4: Alinhar a linguagem fiscal com a estrutura de propriedade

As operações imobiliárias envolvem frequentemente alocações especiais, distribuições fiscais e questões de depreciação. O acordo de funcionamento deve ser coerente com o tratamento fiscal pretendido.

Passo 5: Rever os mecanismos de transmissão e de saída

Parta do princípio de que um membro pode querer sair mais cedo do que o previsto. O acordo deve tornar o processo de saída previsível, em vez de improvisado.

Passo 6: Pedir revisão jurídica da versão final

As plataformas de constituição podem ajudar a organizar a entidade, mas o acordo de funcionamento deve ser revisto em função do imóvel específico, dos termos de financiamento e da lei aplicável do estado antes de ser assinado.

Erros comuns a evitar

• usar um modelo genérico sem o adaptar ao imóvel
• deixar indefinidas as chamadas de capital
• ignorar as distribuições fiscais
• não limitar as transmissões
• dar ao gestor demasiada autoridade sem supervisão
• esquecer os requisitos de reserva e as restrições do financiador
• não documentar o que acontece se um membro morrer, se divorciar ou incumprir
• assumir que acordos verbais paralelos se manterão válidos mais tarde

Estes erros podem transformar um investimento simples num problema de governação.

Lista prática de verificação para acordos de funcionamento de LLCs imobiliárias

Antes de finalizar o documento, confirme que ele responde a estas questões:

• Quem é o proprietário da LLC e em que percentagens?
• Quem gere o imóvel?
• Que ações exigem aprovação dos membros?
• Como são tratadas as contribuições de capital e as chamadas de capital?
• Como são alocados os lucros, prejuízos e distribuições de caixa?
• As distribuições fiscais estão incluídas?
• O que acontece se um membro quiser transmitir ou vender uma participação?
• O que acontece se os membros entrarem em impasse?
• Como são mantidos os livros, registos e contas bancárias?
• O que desencadeia a dissolução ou a compra da participação?

Se algum destes pontos estiver em falta, o acordo provavelmente é demasiado fraco para uma operação imobiliária.

Conclusão

Um acordo de funcionamento de uma LLC imobiliária deve fazer mais do que satisfazer um requisito de registo. Deve descrever a relação comercial com detalhe suficiente para orientar o financiamento, a gestão, as distribuições, as transmissões, os impostos e os direitos de saída.

Os melhores acordos são específicos para o imóvel e para as partes envolvidas. Antecipam conflitos, protegem as operações da empresa e reduzem a probabilidade de um problema de financiamento ou uma disputa societária comprometerem o projeto.

Se estiver a constituir uma LLC imobiliária, a Zenind pode ajudar a criar a entidade de forma eficiente. No entanto, o acordo de funcionamento deve continuar a ser redigido tendo em conta a operação real e revisto cuidadosamente antes da assinatura.