4 forțe care modelează fluxul de numerar al unei mici afaceri

Fluxul de numerar este unul dintre cei mai importanți factori care determină supraviețuirea unei afaceri. O companie poate părea profitabilă pe hârtie și totuși să se confrunte cu dificultăți în plata facturilor, a salariilor sau în finanțarea creșterii. Această deconectare este frecventă deoarece fluxul de numerar ține de momentul în care intră și ies banii, nu doar de venituri.

Pentru fondatori și proprietari de mici afaceri, mai ales pentru cei care construiesc un nou LLC sau o corporație, înțelegerea fluxului de numerar este esențială. Documentele solide de înființare și conformitatea contează, dar disciplina financiară de zi cu zi este cea care menține afacerea stabilă după lansare. Dacă gestionați bine fluxul de numerar, oferiți companiei spațiul necesar pentru a rezista în perioadele mai lente, pentru a finanța creșterea și pentru a crea valoare pe termen lung.

Există patru forțe care ar trebui gestionate în ordine. Când sunt abordate în secvența corectă, afacerea devine mai rezistentă, iar proprietarul evită capcana obișnuită de a scoate prea mulți bani prea devreme.

1. Taxele vin primele

Taxele nu sunt opționale și nu așteaptă până devine convenabil. Una dintre cele mai frecvente greșeli de flux de numerar este tratarea obligației fiscale ca și cum ar fi numerar disponibil în plus. Dacă o afacere obține profit în timpul anului, o parte din acel profit aparține, de regulă, obligațiilor fiscale federale, de stat și, uneori, locale.

Lecția practică este simplă: puneți bani deoparte pe măsură ce venitul este câștigat. Așteptarea până la sezonul de depunere a declarațiilor creează stres și poate duce la penalități, probleme de plată insuficientă sau la nevoie de împrumuturi forțate.

Ce înseamnă asta în practică

• Analizați profitabilitatea la intervale regulate, nu doar la final de an.
• Estimați taxele pe tot parcursul anului.
• Separați rezervele pentru taxe de numerarul operațional.
• Lucrați cu un profesionist calificat în fiscalitate dacă afacerea are angajați, operează în mai multe state sau are niveluri de venit în schimbare.

O afacere sănătoasă tratează taxele ca pe o cheltuială planificată, nu ca pe o surpriză.

2. Datoriile trebuie folosite cu grijă

Datoria poate fi utilă, dar numai atunci când sprijină un obiectiv clar de afaceri. Nu ar trebui să devină un substitut pentru disciplina operațională. Folosirea creditului pentru a acoperi pierderi recurente este un semnal de alarmă, nu o strategie.

O linie de credit poate ajuta la netezirea decalajelor de timp, la finanțarea stocurilor sau la susținerea unei creșteri profitabile care se va transforma în curând în numerar. Dar dacă afacerea se împrumută în mod repetat doar pentru a rămâne pe linia de plutire, problema de fond trebuie, de obicei, rezolvată la nivel operațional.

Utilizări bune ale datoriei

• Finanțarea unui activ care susține producția sau vânzările
• Acoperirea unui decalaj scurt între cheltuielile ieșite și veniturile intrate
• Susținerea unei creșteri care are o cale realistă de rambursare

Utilizări slabe ale datoriei

• Acoperirea pierderilor operaționale lunare
• Amânarea deciziilor dificile de business
• Finanțarea unui stil de viață în locul nevoilor afacerii

Datoria trebuie, de asemenea, rambursată din câștiguri după impozitare. Asta înseamnă că numerarul disponibil pentru rambursare este mai mic decât anticipează mulți proprietari. Planificarea pentru această realitate previne supraextinderea.

3. Capitalul de bază protejează afacerea

Capitalul de bază este rezerva de numerar care menține compania în funcțiune în perioadele de volatilitate normală. Nu este bani în plus. Este rezerva care ajută afacerea să absoarbă lunile mai lente, plățile întârziate ale clienților sau cheltuielile neașteptate fără a intra în panică.

Un obiectiv practic pentru multe mici afaceri este menținerea în rezervă a cel puțin două luni de cheltuieli operaționale. În funcție de modelul de afaceri, sezonalitate și nivelul de risc, unele companii pot avea nevoie de mai mult.

De ce contează capitalul de bază

• Reduce dependența de împrumuturi pe termen scurt.
• Oferă afacerii timp să se adapteze când veniturile scad.
• Le permite proprietarilor să ia decizii mai bune sub presiune.
• Împiedică transformarea fiecărei încetiniri temporare într-o criză.

Capitalul de bază trebuie tratat ca numerar protejat. Dacă afacerea îl folosește în mod repetat, acesta este un semnal că trebuie revizuite prețurile, cheltuielile, încasările sau performanța vânzărilor.

4. Distribuțiile vin la final

Numai după ce taxele sunt acoperite, datoria este sub control și capitalul de bază este protejat ar trebui proprietarii să se gândească la distribuții. Aceasta este etapa în care afacerea poate împărți profitul excedentar cu proprietarul.

Cuvântul-cheie este excedentar. Banii pentru distribuții ar trebui să fie numerar de care afacerea nu are nevoie pentru operațiuni, rezerve sau creștere planificată.

Practici recomandate pentru distribuții

• Plătiți-vă un salariu rezonabil dacă lucrați activ în afacere.
• Separați remunerația pentru muncă de distribuțiile din profit.
• Folosiți distribuțiile pentru a consolida finanțele personale, nu pentru a subvenționa un model de afaceri slab.
• Favorizați diversificarea în afara afacerii odată ce compania este stabilă.

Proprietarii fac adesea greșeala de a scoate bani prea devreme, deoarece afacerea pare profitabilă. Dar dacă taxele nu sunt plătite, rezervele sunt mici sau datoria crește, acele distribuții pot slăbi compania exact când are cea mai mare nevoie de stabilitate.

O ordine simplă a priorităților

Când numerarul intră în afacere, ordinea ar trebui, de obicei, să fie:

1. Puneți deoparte taxele.
2. Serviți responsabil datoria necesară.
3. Construiți și protejați capitalul de bază.
4. Faceți distribuții doar din numerarul cu adevărat excedentar.

Această secvență ajută la asigurarea faptului că afacerea rămâne sănătoasă înainte ca profiturile să fie împărțite.

Cum să monitorizați mai eficient fluxul de numerar

Gestionarea fluxului de numerar se îmbunătățește atunci când devine o rutină, nu o reacție. Proprietarii nu au nevoie de un sistem complex pentru a începe, dar au nevoie de consecvență.

Analiză lunară

Analizați:

• Veniturile totale încasate
• Facturile deschise și creanțele comerciale
• Cheltuielile fixe lunare
• Cheltuielile variabile
• Plățile datoriilor
• Rezervele pentru taxe
• Soldul actual de numerar

Analiză trimestrială

Analizați:

• Profitul de la începutul anului până în prezent
• Obligația fiscală estimată
• Dacă rezervele sunt pe drumul cel bun
• Dacă datoria scade sau crește
• Dacă prețurile și cheltuielile susțin în continuare modelul de afaceri

Analiză anuală

Analizați:

• Dacă obiectivul de rezervă de numerar al companiei este realist
• Dacă structura de compensare a proprietarului este sustenabilă
• Dacă afacerea ar trebui să reinvestească profiturile sau să crească distribuțiile
• Dacă societatea este pregătită pentru extindere, restructurare sau suport suplimentar

Greșeli frecvente de flux de numerar

Multe mici afaceri ajung în aceleași probleme care ar putea fi evitate.

1. Confundarea profitului cu numerarul disponibil

Profitul dintr-un raport nu înseamnă că numerarul este disponibil în bancă. Încasările, stocurile, momentul salariilor și taxele influențează lichiditatea reală.

2. Neglijarea rezervelor pentru taxe

Când banii pentru taxe sunt cheltuiți înainte de a deveni scadenți, afacerea trebuie adesea să se descurce pe fugă mai târziu.

3. Dependența de datorii pentru operațiuni obișnuite

Împrumuturile pentru a acoperi lipsurile obișnuite pot ascunde probleme mai profunde și pot face afacerea mai puțin flexibilă.

4. Luarea distribuțiilor prea devreme

Retragerile proprietarului ar trebui să vină după ce compania s-a protejat.

5. Ignorarea tendințelor operaționale

O afacere rareori trece de la sănătoasă la aflată în dificultate peste noapte. Problemele de flux de numerar se construiesc, de obicei, în timp, ceea ce înseamnă că analiza regulată este importantă.

Fluxul de numerar și înființarea afacerii

Gestionarea puternică a numerarului începe devreme. Proprietarii care înființează un LLC sau o corporație se concentrează adesea pe structură, protecția împotriva răspunderii și conformitate, dar obiceiurile financiare stabilite în primul an pot modela afacerea pentru mulți ani.

O structură solidă a companiei ajută la separarea afacerilor de chestiunile personale. De acolo, gestionarea disciplinată a fluxului de numerar ajută afacerea să rămână organizată, credibilă și rezilientă.

Această combinație contează pentru succesul pe termen lung:

• Înființare și conformitate clare
• Contabilitate corectă
• Planificare fiscală
• Datorii controlate
• Rezerve protejate
• Distribuții prudente către proprietar

Pentru antreprenorii care construiesc o afacere în Statele Unite, obiectivul nu este doar să pornească o companie. Obiectivul este să construiască una care se poate susține singură.

Concluzie

Un flux de numerar sănătos se bazează pe priorități. Taxele vin primele, datoria vine apoi, rezervele contează profund, iar distribuțiile ar trebui să aibă loc doar după ce afacerea este protejată.

Dacă gestionați numerarul având această ordine în minte, compania dvs. are mai multe șanse să rămână stabilă, să se refacă după dificultăți și să crească cu încredere în timp.

Afaceriile care rezistă nu sunt, de obicei, cele care doar fac vânzări. Sunt cele care gestionează numerarul cu disciplină.