Cum funcționează procesarea plăților cu cardul pentru afacerile mici

Acceptarea cardurilor nu mai este opțională pentru majoritatea afacerilor. Clienții se așteaptă să poată plăti cu cardul în persoană, online și pe dispozitive mobile, iar mulți vor alege un competitor dacă nu pot folosi metoda de plată preferată.

Pentru noii proprietari de afaceri, procesarea plăților cu cardul poate părea dificil de înțeles. Există procesatori, gateway-uri, conturi merchant, rețele, bănci emitente, bănci achizitoare, comisioane de interchange, chargeback-uri și termene de decontare. Sistemul este mai organizat decât pare la început, dar este util să înțelegeți cum se potrivesc piesele înainte de a semna un contract.

Acest ghid explică modul în care funcționează procesarea cardurilor, cine sunt actorii principali, cum se deplasează tranzacțiile prin sistem, ce comisioane vă puteți aștepta să plătiți și cum să alegeți o configurație potrivită pentru afacerea dvs.

De ce contează procesarea plăților cu cardul

Procesarea cardurilor influențează mai mult decât comoditatea. Ea afectează:

• cât de repede primiți banii
• cât venit pierdeți prin comisioane
• cât de ușor pot clienții să finalizeze plata
• cât de mult risc de fraudă și dispute suportă afacerea dvs.
• cât de scalabilă este configurarea plăților pe măsură ce compania crește

Dacă vă înființați o afacere nouă, stabilirea din timp a infrastructurii de plăți poate economisi timp mai târziu. O companie structurată corect, evidențe bancare clare și un flux de plată fiabil fac mai ușoară acceptarea veniturilor fără fricțiuni inutile.

Ce este procesarea plăților cu cardul

Procesarea plăților cu cardul este sistemul care permite unui comerciant să accepte plata de la un deținător de card și să primească fondurile într-un cont bancar de afaceri după ce tranzacția este aprobată și decontată.

În termeni practici, procesul face trei lucruri:

1. verifică dacă cardul este valid și dacă clientul are suficient credit sau fonduri disponibile
2. rutează tranzacția prin băncile și rețeaua de carduri relevante
3. transferă banii din contul clientului în contul comerciantului, minus comisioanele

Procesul este folosit pentru:

• plăți cu cardul în persoană
• finalizare de comandă online
• abonamente recurente
• comenzi telefonice
• facturi plătite cu cardul

Actorii principali din sistemul de plăți

Mai multe părți lucrează împreună de fiecare dată când este folosit un card.

Deținătorul de card

Deținătorul de card este clientul care folosește un card de credit sau debit pentru plată.

Comerciantul

Comerciantul este afacerea care acceptă plata.

Procesatorul de plăți

Procesatorul de plăți se ocupă de rutarea tranzacțiilor și de comunicarea dintre comerciant, rețeaua de carduri și instituțiile financiare implicate.

Gateway-ul de plată

Un gateway de plată este instrumentul digital care colectează și transmite în siguranță datele cardului, în special pentru plățile online.

Rețeaua de carduri

Rețelele de carduri precum Visa, Mastercard, American Express și Discover ajută la rutarea tranzacțiilor și aplică regulile care guvernează plățile cu cardul.

Banca emitentă

Banca emitentă este instituția care a furnizat cardul clientului. Ea decide dacă tranzacția trebuie aprobată sau respinsă.

Banca achizitoare

Banca achizitoare, numită și banca merchant, colaborează cu comerciantul pentru a primi plățile cu cardul și a depune fondurile decontate în contul comerciantului.

Cele două etape principale ale procesării plăților cu cardul

Procesarea cardurilor are loc, de regulă, în două faze:

• autorizare
• decontare

Autorizarea stabilește dacă tranzacția este aprobată.
Decontarea mută banii după ce tranzacția este grupată și compensată.

Autorizarea: etapa de aprobare

Autorizarea este momentul în care plata este verificată în timp real.

Iată ce se întâmplă:

1. Clientul prezintă un card.
2. Comerciantul capturează tranzacția printr-un terminal, un site web sau o aplicație de plată.
3. Procesatorul de plăți trimite datele tranzacției în rețeaua de carduri.
4. Banca emitentă verifică starea cardului, creditul sau fondurile disponibile și semnalele de fraudă.
5. Banca aprobă sau respinge plata.
6. Răspunsul se întoarce prin rețea și procesator către comerciant.

Dacă tranzacția este aprobată, banca emitentă plasează o reținere asupra soldului disponibil sau a limitei de credit pentru suma achiziției.

Dacă este respinsă, comerciantul nu primește plata, iar clientul trebuie să încerce o altă metodă de plată.

Decontarea: etapa de finanțare

Decontarea are loc după ce tranzacțiile aprobate sunt colectate și trimise într-un lot.

În multe afaceri, acest lucru se întâmplă la sfârșitul zilei. Comerciantul închide lotul, iar procesatorul de plăți trimite tranzacțiile autorizate pentru clearing.

Apoi:

1. Rețeaua de carduri rutează tranzacțiile grupate.
2. Banca emitentă postează debitul în contul de card al clientului.
3. Se aplică comisioanele de interchange și de rețea.
4. Fondurile rămase trec prin banca achizitoare și procesator.
5. Comerciantul primește plata într-un cont bancar de afaceri.

Acesta este motivul pentru care o vânzare poate fi aprobată imediat, dar poate dura una sau mai multe zile lucrătoare până ajunge în contul dvs.

Cum funcționează o tranzacție în persoană

O plată cu cardul în persoană urmează, de obicei, această secvență:

1. Clientul apropie, introduce sau glisează cardul.
2. Terminalul criptează datele cardului.
3. Procesatorul rutează cererea către rețeaua de carduri.
4. Banca emitentă verifică cardul și aprobă sau respinge debitarea.
5. Terminalul imprimă sau afișează o chitanță.
6. Tranzacția este inclusă în lotul pentru decontare.

Plățile cu cip și contactless sunt, în general, mai sigure decât glisarea benzii magnetice, deoarece creează date de tranzacție mai puternice și reduc riscul clonării cardului.

Cum funcționează o tranzacție online

Tranzacțiile online folosesc același flux de plată de bază, dar în loc de un terminal fizic, afacerea folosește o pagină de checkout și un gateway de plată.

O plată e-commerce tipică funcționează astfel:

1. Clientul introduce datele cardului la checkout.
2. Gateway-ul criptează informațiile.
3. Procesatorul de plăți trimite cererea prin rețeaua de carduri.
4. Banca emitentă aprobă sau respinge debitarea.
5. Comanda este finalizată dacă plata reușește.
6. Tranzacția este decontată ulterior prin procesul de lot.

Plățile online necesită adesea verificări suplimentare de fraudă deoarece cardul nu este prezent fizic.

Cum sunt structurate comisioanele în procesarea cardurilor

Mulți proprietari de afaceri se concentrează pe rata principală de procesare, dar costul real al acceptării cardurilor este de obicei format din mai multe componente.

Comisioane de interchange

Comisioanele de interchange sunt plătite băncii emitente. Ele variază în funcție de factori precum tipul cardului, tipul tranzacției și nivelul de risc.

Comisioane de evaluare sau de rețea

Rețelele de carduri percep comisioane pentru utilizarea infrastructurii lor și pentru menținerea ecosistemului de plăți.

Adaosul procesatorului

Procesatorul adaugă propria sa marjă de preț peste celelalte comisioane. Așa obține furnizorul venituri.

Taxe lunare și taxe ocazionale

În funcție de furnizor, este posibil să vedeți și:

• taxe lunare de serviciu
• taxe de extras de cont
• taxe PCI de conformitate
• taxe de chargeback
• taxe de lot
• taxe de gateway
• taxe de închiriere terminal sau hardware
• taxe de reziliere anticipată

Structura contează la fel de mult ca rata. Un procent afișat ca fiind mic poate costa mai mult dacă procesatorul adaugă numeroase taxe administrative.

Modele de tarifare comune

Procesatorii vând de obicei serviciile de card prin unul dintre mai multe modele de tarifare.

Tarifare cu rată fixă

Plătiți un singur procent simplu și posibil o taxă fixă per tranzacție.

Potrivit pentru:

• afaceri foarte mici
• proprietari noi care doresc prețuri previzibile
• comercianți cu volum redus de tranzacții

Dezavantaj:

• simplitatea costă adesea mai mult la volume mari sau la portofolii mixte de carduri

Tarifare interchange-plus

Plătiți costul real de interchange plus o marjă transparentă a procesatorului.

Potrivit pentru:

• afaceri care doresc o vizibilitate mai clară asupra comisioanelor
• companii cu volum în creștere
• comercianți care compară atent furnizorii

Dezavantaj:

• extrasele pot fi mai detaliate și mai greu de citit la început

Tarifare pe niveluri

Tranzacțiile sunt grupate în niveluri precum qualified, mid-qualified și non-qualified.

Potrivit pentru:

• procesatori care doresc o structură simplificată a ofertei

Dezavantaj:

• prețurile sunt adesea mai puțin transparente și mai greu de comparat

Pentru mulți comercianți consacrați, interchange-plus oferă cel mai clar echilibru între transparență și control.

Termene de finanțare

Faptul că o plată este aprobată nu înseamnă că banii sunt deja în contul dvs.

Termenele obișnuite de finanțare includ:

• finanțare în aceeași zi
• finanțare în următoarea zi lucrătoare
• una până la trei zile lucrătoare

Momentul depinde de procesator, de relațiile bancare, de ora închiderii lotului, de weekenduri, sărbători și setările de risc. Finanțarea mai rapidă poate fi utilă, dar poate implica taxe suplimentare.

Chargeback-uri și dispute

Un chargeback apare atunci când un deținător de card contestă o tranzacție și solicită băncii emitente să inverseze plata.

Chargeback-urile pot apărea din mai multe motive:

• clientul nu recunoaște tranzacția
• cardul a fost folosit fără permisiune
• clientul susține că produsul nu a fost livrat
• produsul sau serviciul nu a corespuns descrierii
• deținătorul cardului spune că tranzacția a fost duplicată sau incorectă

Chargeback-urile înseamnă mai mult decât venit pierdut. Ele pot genera și taxe, muncă operațională și, în unele cazuri, un risc mai mare de procesare.

Pentru a reduce disputele:

• folosiți descrieri clare ale plății
• păstrați dovezi de livrare sau de finalizare a serviciului
• răspundeți rapid plângerilor clienților
• mențineți politici corecte de rambursare și anulare
• folosiți instrumente de prevenire a fraudei pentru comenzile online

Prevenirea fraudei și securitatea

O configurație solidă de plată ar trebui să protejeze atât clienții, cât și afacerea dvs.

Măsuri utile includ:

• suport EMV chip pentru plățile în persoană
• criptare point-to-point
• tokenizare pentru datele stocate ale cardului
• verificarea adresei pentru comenzile online
• verificarea CVV pentru tranzacțiile fără prezența cardului
• autentificare multi-factor pentru accesul administrativ
• instrumente de plată conforme PCI

Securitatea nu este doar o problemă tehnică. Ea afectează și încrederea clienților și aprobarea din partea procesatorului.

Ce ar trebui să urmărească afacerile la un procesator

Alegerea unui procesator ține atât de preț, cât și de potrivire.

Evaluați:

• transparența prețurilor
• durata contractului și termenii de reziliere
• viteza de finanțare
• compatibilitatea hardware
• opțiunile de integrare e-commerce
• calitatea suportului pentru clienți
• instrumentele de fraudă și chargeback
• suportul PCI și funcțiile de securitate
• dacă furnizorul se potrivește bine industriei dvs.

Un furnizor care pare ieftin pe hârtie poate fi costisitor în practică dacă contractul este restrictiv sau taxele sunt greu de anticipat.

Cum să începeți să acceptați plăți

Dacă vă înființați o companie nouă, o configurare curată poate face onboarding-ul de plăți mai simplu.

O listă tipică de lansare include:

• înființarea entității de afaceri
• deschiderea unui cont bancar de afaceri
• obținerea unui EIN, dacă este necesar
• configurarea contabilității și a evidenței financiare
• alegerea hardware-ului sau software-ului de plată
• pregătirea politicilor de rambursare și dispută
• asigurarea că numele afacerii, site-ul și evidențele bancare sunt consecvente

Zenind ajută antreprenorii să înființeze LLC-uri și corporații în Statele Unite, oferind proprietarilor de afaceri o structură formală înainte de a începe să accepte venituri. Această bază poate face mai ușoară separarea finanțelor personale de cele ale afacerii și colaborarea cu băncile și procesatorii cu mai multă încredere.

Întrebări frecvente pentru noii proprietari de afaceri

Am nevoie de un cont merchant?

Nu întotdeauna. Unii furnizori de servicii de plată integrează funcționalitatea de cont merchant într-o singură platformă, în timp ce alte configurări folosesc un cont merchant dedicat la o bancă achizitoare.

Pot accepta carduri fără terminal?

Da. Multe afaceri acceptă carduri prin checkout online, instrumente de facturare, aplicații mobile sau terminale virtuale.

De ce a fost respinsă o plată?

Motive frecvente includ fonduri insuficiente, date de card expirate, controale de fraudă, neconcordanțe de facturare sau restricții bancare.

Pot reduce costurile de procesare?

De obicei nu puteți elimina complet comisioanele de procesare, dar puteți reduce pierderile comparând modelele de tarifare, minimizând chargeback-urile, folosind tipul corect de tranzacție și analizând cu atenție extrasele lunare.

Este sigur să stochez cardurile clienților?

Poate fi sigur dacă folosiți tokenizare și o platformă de plată conformă. Stocarea numerelor brute ale cardurilor în propriile sisteme reprezintă un risc major de securitate.

Concluzii finale

Procesarea plăților cu cardul este un sistem cu mai multe straturi, dar ideea de bază este simplă: o plată este autorizată în timp real, apoi este compensată și decontată astfel încât comerciantul să poată primi fondurile.

După ce înțelegeți rolurile procesatorului, gateway-ului, rețelei de carduri, băncii emitente și băncii achizitoare, devine mult mai ușor să comparați furnizorii, să evaluați comisioanele și să alegeți instrumente care susțin modelul dvs. de afaceri.

Pentru noii proprietari de afaceri, această cunoaștere este deosebit de utilă. Cu cât construiți mai devreme o structură legală și financiară curată, cu atât este mai ușor să acceptați plăți, să gestionați evidențele și să creșteți cu încredere.