Como funciona o processamento de pagamentos com cartão de crédito para pequenas empresas

Aceitar cartões de crédito já não é opcional para a maioria das empresas. Os clientes esperam poder pagar com cartão presencialmente, online e em dispositivos móveis, e muitos escolherão um concorrente se não puderem usar o método de pagamento que preferem.

Para novos empresários, o processamento de cartões de crédito pode parecer opaco. Existem processadores, gateways, contas de comerciante, redes, bancos emissores, bancos adquirentes, comissões de intercâmbio, chargebacks e prazos de liquidação. O sistema é mais organizado do que parece à primeira vista, mas ajuda perceber como as peças se encaixam antes de assinar um contrato.

Este guia explica como funciona o processamento de cartões de crédito, quem são os intervenientes principais, como as transações circulam pelo sistema, quais as comissões que pode esperar e como escolher uma configuração que se adapte ao seu negócio.

Porque o processamento de cartões de crédito é importante

O processamento de cartões de crédito afeta mais do que a conveniência. Influencia:

• a rapidez com que recebe o pagamento
• quanto da receita perde em comissões
• se os seus clientes conseguem concluir a compra com facilidade
• o nível de fraude e risco de litígios que o seu negócio assume
• a escalabilidade da sua solução de pagamentos à medida que a empresa cresce

Se está a constituir um novo negócio, definir a infraestrutura de pagamentos desde cedo pode poupar tempo mais tarde. Uma empresa devidamente estruturada, registos bancários claros e um fluxo de pagamentos fiável facilitam a aceitação de receitas sem atritos desnecessários.

O que é o processamento de cartões de crédito

O processamento de cartões de crédito é o sistema que permite a um comerciante aceitar pagamentos de um titular de cartão e receber fundos numa conta bancária empresarial depois de a transação ser aprovada e liquidada.

Em termos práticos, o processo faz três coisas:

1. verifica se o cartão é válido e se o cliente tem crédito ou fundos disponíveis suficientes
2. encaminha a transação através dos bancos e da rede de cartões relevantes
3. transfere o dinheiro da conta do cliente para o comerciante, menos as comissões

O processo é utilizado para:

• pagamentos presenciais com cartão
• checkout online
• subscrições recorrentes
• encomendas por telefone
• faturas pagas com cartão

Os principais intervenientes no sistema de pagamentos

Várias entidades trabalham em conjunto sempre que um cartão é utilizado.

Titular do cartão

O titular do cartão é o cliente que utiliza um cartão de crédito ou débito para pagar.

Comerciante

O comerciante é a empresa que aceita o pagamento.

Processador de pagamentos

O processador de pagamentos trata do encaminhamento da transação e da comunicação entre o comerciante, a rede de cartões e as instituições financeiras envolvidas.

Gateway de pagamentos

Um gateway de pagamentos é a ferramenta digital que recolhe e transmite em segurança os dados do cartão, especialmente em pagamentos online.

Rede de cartões

Redes de cartões como Visa, Mastercard, American Express e Discover ajudam a encaminhar transações e a aplicar as regras que regem os pagamentos com cartão.

Banco emissor

O banco emissor é a instituição que forneceu o cartão ao cliente. Decide se a transação deve ser aprovada ou recusada.

Banco adquirente

O banco adquirente, também chamado banco do comerciante, trabalha com o comerciante para receber pagamentos com cartão e depositar os fundos liquidados na sua conta.

As duas fases principais do processamento de cartões de crédito

O processamento de cartões de crédito acontece geralmente em duas fases:

• autorização
• liquidação

A autorização determina se a transação é aprovada.
A liquidação transfere o dinheiro depois de as transações serem agrupadas e compensadas.

Autorização: a etapa de aprovação

A autorização é o momento em que o pagamento é verificado em tempo real.

Eis o que acontece:

1. O cliente apresenta um cartão.
2. O comerciante capta a transação através de um terminal, site ou aplicação de pagamentos.
3. O processador de pagamentos envia os dados da transação para a rede de cartões.
4. O banco emissor analisa o estado do cartão, o crédito ou fundos disponíveis e os sinais de fraude.
5. O banco aprova ou recusa o pagamento.
6. A resposta regressa pela rede e pelo processador até ao comerciante.

Se a transação for aprovada, o banco emissor coloca uma retenção no saldo disponível ou no limite de crédito pelo valor da compra.

Se for recusada, o comerciante não recebe o pagamento e o cliente tem de tentar outro método.

Liquidação: a etapa de financiamento

A liquidação acontece depois de as transações aprovadas serem reunidas e enviadas em lote.

Em muitas empresas, isto ocorre no final do dia. O comerciante encerra o lote e o processador envia as transações autorizadas para compensação.

Depois:

1. A rede de cartões encaminha as transações em lote.
2. O banco emissor regista o débito na conta do titular do cartão.
3. São aplicadas as comissões de intercâmbio e da rede.
4. Os fundos restantes passam pelo banco adquirente e pelo processador.
5. O comerciante recebe o pagamento numa conta bancária empresarial.

É por isso que uma venda pode ser aprovada imediatamente, mas ainda demorar um ou mais dias úteis até chegar à sua conta.

Como funciona uma transação presencial

Um pagamento presencial com cartão segue normalmente esta sequência:

1. O cliente aproxima, introduz ou desliza o cartão.
2. O terminal encripta os dados do cartão.
3. O processador encaminha o pedido para a rede de cartões.
4. O banco emissor verifica o cartão e aprova ou recusa o débito.
5. O terminal imprime ou apresenta um recibo.
6. A transação é incluída no lote para liquidação.

Os pagamentos por chip e contactless são geralmente mais seguros do que os pagamentos por banda magnética, porque criam dados de transação mais fortes e reduzem a possibilidade de clonagem do cartão.

Como funciona uma transação online

As transações online usam o mesmo fluxo básico de pagamento, mas em vez de um terminal físico, a empresa utiliza uma página de checkout e um gateway de pagamentos.

Um pagamento típico de comércio eletrónico funciona assim:

1. O cliente introduz os dados do cartão no checkout.
2. O gateway encripta a informação.
3. O processador de pagamentos envia o pedido através da rede de cartões.
4. O banco emissor aprova ou recusa o débito.
5. A encomenda é concluída se o pagamento for bem-sucedido.
6. A transação é liquidada mais tarde através do processo em lote.

Os pagamentos online exigem frequentemente verificações adicionais de fraude porque o cartão não está fisicamente presente.

Como as comissões são estruturadas no processamento de cartões de crédito

Muitos empresários concentram-se na taxa de processamento anunciada, mas o custo real de aceitar cartões é normalmente composto por várias partes.

Comissões de intercâmbio

As comissões de intercâmbio são pagas ao banco emissor. Variam consoante fatores como o tipo de cartão, o tipo de transação e o nível de risco.

Comissões de avaliação ou da rede

As redes de cartões cobram comissões pelo uso da sua infraestrutura e pela manutenção do ecossistema de pagamentos.

Margem do processador

O processador adiciona o seu próprio preço sobre as outras comissões. É assim que o fornecedor gera receita.

Comissões mensais e incidentais

Dependendo do fornecedor, também poderá ver:

• comissões mensais de serviço
• comissões de extrato
• comissões de conformidade PCI
• comissões de chargeback
• comissões de lote
• comissões de gateway
• aluguer de terminal ou custos de hardware
• comissões de cancelamento antecipado

A estrutura importa tanto como a taxa. Uma percentagem anunciada baixa pode acabar por custar mais se o processador adicionar vários encargos administrativos.

Modelos de preços mais comuns

Os processadores costumam vender serviços de cartão de crédito através de um dos vários modelos de preços.

Preço fixo

Paga uma única percentagem simples e, possivelmente, uma comissão fixa por transação.

Ideal para:

• empresas muito pequenas
• novos empresários que querem previsibilidade
• comerciantes com baixo volume de transações

Desvantagem:

• a simplicidade costuma sair mais cara em carteiras maiores ou mistas de cartões

Preço interchange-plus

Paga o custo real de intercâmbio mais uma margem transparente do processador.

Ideal para:

• empresas que querem maior visibilidade sobre as comissões
• negócios com volume crescente
• comerciantes que comparam fornecedores com cuidado

Desvantagem:

• os extratos podem ser mais detalhados e mais difíceis de ler no início

Preço em níveis

As transações são agrupadas em níveis como qualificado, médio qualificado e não qualificado.

Ideal para:

• processadores que querem uma estrutura de proposta simplificada

Desvantagem:

• o preço é frequentemente menos transparente e mais difícil de comparar

Para muitos comerciantes já estabelecidos, o modelo interchange-plus oferece o melhor equilíbrio entre transparência e controlo.

Prazos de financiamento

Uma transação ser aprovada não significa que o dinheiro já está na sua conta.

Os prazos típicos de financiamento incluem:

• financiamento no próprio dia
• financiamento no dia útil seguinte
• um a três dias úteis

O prazo depende do processador, das relações bancárias, da hora de fecho do lote, fins de semana, feriados e definições de risco. Um financiamento mais rápido pode ser útil, mas pode implicar comissões adicionais.

Chargebacks e litígios

Um chargeback ocorre quando um titular de cartão contesta uma transação e pede ao banco emissor que reverta o débito.

Os chargebacks podem acontecer por vários motivos:

• o cliente não reconhece a transação
• o cartão foi usado sem autorização
• o cliente afirma que o artigo não foi entregue
• o produto ou serviço não correspondeu à descrição
• o titular do cartão diz que a transação foi duplicada ou incorreta

Os chargebacks criam mais do que perda de receita. Também podem gerar comissões, trabalho operacional e, em alguns casos, maior risco de processamento.

Para reduzir litígios:

• utilize descritores de faturação claros
• guarde prova de entrega ou de conclusão do serviço
• responda rapidamente às reclamações dos clientes
• mantenha políticas de reembolso e cancelamento precisas
• use ferramentas de fraude para encomendas online

Prevenção de fraude e segurança

Uma boa configuração de pagamentos deve proteger tanto os seus clientes como o seu negócio.

As medidas úteis incluem:

• suporte para chip EMV em pagamentos presenciais
• encriptação ponto a ponto
• tokenização para dados de cartões armazenados
• verificação de endereço para encomendas online
• verificação CVV para transações sem cartão presente
• autenticação multifator para acesso administrativo
• ferramentas de pagamento em conformidade com PCI

A segurança não é apenas uma questão técnica. Também afeta a confiança do cliente e a aprovação do processador.

O que as empresas devem procurar num processador

Escolher um processador é parcialmente uma questão de preço e parcialmente uma questão de adequação.

Avalie:

• transparência de preços
• duração do contrato e condições de rescisão
• rapidez de financiamento
• compatibilidade de hardware
• opções de integração de comércio eletrónico
• qualidade do apoio ao cliente
• ferramentas de fraude e de chargeback
• apoio e funcionalidades de segurança PCI
• se o fornecedor funciona bem no seu setor

Um fornecedor que parece barato no papel pode ser caro na prática se o contrato for restritivo ou as comissões forem difíceis de prever.

Como começar a aceitar pagamentos

Se estiver a constituir uma nova empresa, uma configuração limpa pode tornar a integração de pagamentos mais simples.

Uma lista de verificação típica de lançamento inclui:

• constituição da entidade empresarial
• abertura de uma conta bancária empresarial
• obtenção de um EIN, se necessário
• configuração de contabilidade e registo financeiro
• escolha de hardware ou software de pagamento
• preparação de políticas de reembolso e litígios
• garantir que o nome da empresa, o website e os registos bancários são consistentes

A Zenind ajuda empreendedores a constituir LLCs e corporações nos Estados Unidos, dando aos empresários uma estrutura formal antes de começarem a aceitar receitas. Essa base pode facilitar a separação entre finanças pessoais e empresariais e ajudar a trabalhar com bancos e processadores com mais confiança.

Perguntas frequentes de novos empresários

Preciso de uma conta de comerciante?

Nem sempre. Alguns fornecedores de serviços de pagamento integram a funcionalidade de conta de comerciante numa única plataforma, enquanto outras configurações usam uma conta de comerciante dedicada com um banco adquirente.

Posso aceitar cartões sem terminal?

Sim. Muitas empresas aceitam cartões através de checkout online, ferramentas de faturação, aplicações móveis ou terminais virtuais.

Porque é que um pagamento foi recusado?

As razões comuns incluem fundos insuficientes, dados do cartão expirados, controlos de fraude, incompatibilidades de faturação ou restrições do banco.

Posso reduzir os meus custos de processamento?

Normalmente não pode eliminar as comissões de processamento, mas pode reduzir desperdícios comparando modelos de preços, minimizando chargebacks, usando o tipo de transação adequado e analisando cuidadosamente os extratos mensais.

É seguro guardar cartões de clientes?

Pode ser seguro se utilizar tokenização e uma plataforma de pagamentos em conformidade. Guardar números de cartão em bruto nos seus próprios sistemas é um risco de segurança significativo.

Considerações finais

O processamento de cartões de crédito é um sistema com várias camadas, mas a ideia básica é simples: um pagamento é autorizado em tempo real e depois compensado e liquidado para que o comerciante possa receber os fundos.

Quando percebe os papéis do processador, do gateway, da rede de cartões, do banco emissor e do banco adquirente, torna-se muito mais fácil comparar fornecedores, avaliar comissões e escolher ferramentas que apoiem o seu modelo de negócio.

Para novos empresários, esse conhecimento é especialmente útil. Quanto mais cedo construir uma estrutura legal e financeira sólida, mais fácil será aceitar pagamentos, gerir registos e crescer com confiança.