Cum pot fondatorii să învingă procrastinarea și să construiască avânt în afaceri

Procrastinarea nu este doar o problemă personală de productivitate. Pentru fondatori și proprietari de afaceri mici, ea poate încetini înființarea companiei, poate întârzia depunerea documentelor importante, poate slăbi fluxul de numerar și poate transforma deciziile simple în blocaje costisitoare. O sarcină care durează zece minute astăzi poate deveni mai târziu o problemă de conformitate, o oportunitate ratată sau o grabă stresantă.

Vestea bună este că procrastinarea este, de obicei, un obicei, nu un defect de caracter. Asta înseamnă că poate fi schimbată cu sistemele potrivite, cu mediul potrivit și cu o mai bună înțelegere a ceea ce provoacă, de fapt, întârzierea.

Pentru antreprenori, avântul contează. Când acționezi rapid în ceea ce privește înființarea, planificarea și urmărirea lucrurilor până la capăt, creezi o afacere mai ușor de gestionat și mult mai greu de deraiat. Acest lucru este valabil mai ales în etapele de început, când fiecare decizie influențează cât de repede poți lansa, cât de bine poți rămâne în conformitate și cât de ușor poți construi încrederea clienților.

De ce procrastinarea îi afectează atât de mult pe fondatori

A porni și a conduce o afacere implică multe sarcini importante, dar nu întotdeauna captivante. Poate fi nevoie să alegi o structură de afacere, să depui documentele de înființare, să soliciți un EIN, să creezi acorduri de funcționare, să păstrezi evidențe, să te înregistrezi pentru cerințele statului și să ții pasul cu depunerile anuale. Niciuna dintre aceste sarcini nu este dificilă separat, dar împreună pot crea senzația de copleșire.

Această copleșire duce adesea la amânare.

Fondatorii amână din câteva motive comune:

• Sarcina pare mare sau neclară.
• Consecințele nu par imediate.
• Sarcina este nefamiliară, așa că pare mai ușor de evitat.
• Munca nu este aliniată cu punctele forte ale fondatorului.
• Nu există un sistem care să mențină sarcina în mișcare.

Când se întâmplă asta, proprietarii de afaceri ajung adesea într-un ciclu al amânării. Își spun că se vor ocupa după următoarea vânzare, după următoarea întâlnire sau după ce lucrurile se mai liniștesc. Dar afacerile rareori devin mai puțin aglomerate de la sine. Restanțele doar cresc.

Costul real al întârzierii

În viața personală, procrastinarea poate însemna o cameră dezordonată sau un antrenament ratat. În afaceri, poate crea probleme juridice și operaționale.

Întârzierea documentelor de înființare îți poate încetini lansarea. Nerespectarea termenelor de conformitate poate atrage penalități. Așteptarea prea lungă pentru a separa finanțele personale de cele ale afacerii poate complica contabilitatea și poate crește riscul. Neluarea în scris a deciziilor poate crea confuzie mai târziu, când aduci parteneri, investitori sau angajați.

Există și un cost psihologic. Când antreprenorii evită în mod repetat munca importantă, încep să își piardă încrederea în propria capacitate de a conduce. Afacerea începe să pară mai grea decât ar trebui.

Soluția nu este să muncești mai intens în reprize scurte. Soluția este să construiești un proces care face acțiunea mai ușoară decât evitarea.

Începe cu următorul pas mic

Sarcinile mari par copleșitoare pentru că mintea le vede ca fiind vagi și costisitoare din punct de vedere al efortului. Cel mai rapid mod de a rupe acest tipar este să micșorezi decizia.

În loc să întrebi: „Cum termin totul?”, întreabă: „Care este următorul pas vizibil?”

Exemple:

• În loc de „înființează compania”, alege tipul de entitate și jurisdicția.
• În loc de „ocupă-te de conformitate”, creează o listă de verificare a depunerilor necesare.
• În loc de „organizează-te”, deschide un dosar pentru documentele de înființare și denumește corect fișierele.
• În loc de „promovează afacerea”, scrie prima versiune a unei pagini de destinație.

Pașii mici reduc rezistența. Odată ce acțiunea începe, avântul urmează de obicei.

Construiește un sistem, nu o promisiune

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le fac antreprenorii este să se bazeze pe motivație. Motivația este utilă, dar inconsistentă. Sistemele sunt cele care mențin afacerea în mișcare atunci când motivația scade.

Un sistem bun face trei lucruri:

• Face evidentă următoarea acțiune.
• Reduce numărul de decizii necesare.
• Creează un termen-limită sau un declanșator care împinge munca înainte.

De exemplu, un fondator care amână în mod constant sarcinile de conformitate poate folosi o revizuire lunară în calendar. Un fondator care evită documentele poate păstra un interval recurent pentru munca administrativă. Un fondator care tot amână depunerile poate folosi un serviciu care centralizează mementourile, accesul la documente și suportul continuu.

Sistemele elimină povara de a-ți aminti totul singur.

Folosește termene-limită înainte ca ele să te folosească pe tine

Multe sarcini de afaceri au consecințe abia după ce ai ratat termenul. Tocmai asta le face periculoase. Dacă termenul pare abstract, procrastinarea va câștiga, de obicei.

Soluția este să creezi termene interne proprii.

Dacă o depunere este scadentă în 30 de zile, setează-ți ținta la 20. Dacă un acord de funcționare trebuie revizuit, programează-l înainte de data lansării companiei. Dacă trebuie să deschizi un cont bancar de afaceri, finalizează mai întâi pașii de înființare, astfel încât restul procesului să nu fie blocat.

A lucra în avans transformă urgența într-un proces gestionat, nu într-o criză.

Deleagă ceea ce nu ar trebui să cari singur

Fondatorii nu trebuie să facă singuri fiecare sarcină. De fapt, încercarea de a face totul creează de obicei mai multă procrastinare, nu mai puțină.

Aici ajută o întrebare practică: trebuie această sarcină făcută chiar de tine?

Dacă răspunsul este nu, deleag-o.

Asta poate însemna să lași contabilitatea în grija unui contabil, analiza juridică unui avocat, execuția de marketing unui contractor sau mementourile de conformitate unui serviciu de înființare. Delegarea nu înseamnă evitarea responsabilității. Înseamnă atribuirea muncii persoanei potrivite, astfel încât afacerea să se poată mișca mai repede și cu mai puține erori.

Zenind ajută proprietarii de afaceri să reducă fricțiunea administrativă prin sprijin pentru înființare și pentru nevoile continue de conformitate. Astfel, fondatorii pot petrece mai mult timp pe creștere și mai puțin timp blocați în hârtii.

Potrivește sarcina cu mediul potrivit

Unele sarcini sunt ușor de evitat pentru că mediul face prea ușoară amânarea lor.

Dacă trebuie să finalizezi o depunere, nu o lăsa îngropată într-o căsuță de e-mail generală. Dacă trebuie să revizuiești documente de afaceri, nu le păstra împrăștiate pe mai multe dispozitive. Dacă trebuie să iei o decizie, nu te înconjura de distrageri care fac evadarea rapidă prea tentantă.

Încearcă aceste schimbări de mediu:

• Păstrează toate documentele de conformitate ale afacerii într-un singur loc.
• Setează alerte în calendar pentru obligațiile recurente.
• Separă timpul pentru lucru profund de timpul pentru comunicare.
• Oprește notificările inutile când lucrezi la sarcini administrative.
• Folosește o listă de verificare care arată clar progresul.

Cu cât este mai ușor să începi, cu atât este mai puțin probabil să eviți sarcina.

Identifică dacă întârzierea este un semnal

Nu orice întârziere înseamnă lene. Uneori, procrastinarea este informație.

Dacă eviți în mod repetat o anumită sarcină de business, întreabă-te de ce.

Poate amâni pentru că:

• Nu înțelegi cerința.
• Sarcina intră în conflict cu prioritățile tale.
• Structura afacerii nu este potrivită.
• Munca are nevoie de ajutor extern.
• Termenul sau procesul nu este clar.

Acest lucru contează pentru că unele întârzieri nu sunt o problemă de motivație. Sunt o problemă de planificare. Când structurezi corect lucrurile, rezistența scade adesea.

De exemplu, dacă amâni munca de conformitate pentru că nu știi ce anume este necesar, un proces de înființare și conformitate mai clar poate elimina confuzia. Dacă amâni pentru că afacerea nu este setată corect, remedierea structurii de bază poate fi soluția reală.

Ia decizii mai repede

Întârzierea deciziilor este o formă majoră de procrastinare printre fondatori. Afacerea rămâne blocată într-un cerc al îndoielii: ar trebui să înființez un LLC sau o corporație? Ar trebui să depun acum sau mai târziu? Ar trebui să externalizez asta sau să continui să o fac singur?

Ca să mergi înainte, folosește o regulă simplă de decizie:

• Dacă decizia este reversibilă și cu risc scăzut, decide rapid.
• Dacă decizia are impact mare și este greu de inversat, adună informațiile potrivite și stabilește un termen.
• Dacă decizia blochează alte activități, alege opțiunea care permite afacerii să avanseze.

Fondatorii buni nu așteaptă certitudinea perfectă. Ei iau decizii la timp, cu suficiente informații pentru a acționa responsabil.

Folosește responsabilitatea pentru a merge înainte

Responsabilitatea este una dintre cele mai simple modalități de a combate procrastinarea, pentru că adaugă presiune socială și operațională.

Poți crea responsabilitate prin:

• Împărtășirea termenelor cu un partener sau un consilier.
• Programarea unor verificări periodice.
• Lucrul cu un serviciu profesionist care urmărește sarcinile.
• Vizibilizarea progresului pe un panou sau într-o listă de verificare.
• Angajarea publică față de o dată de lansare sau o dată de depunere.

Când și alții îți pot vedea angajamentele, devine mai greu să aluneci în inerție.

Recompensează progresul, nu doar finalizarea

Mulți fondatori așteaptă până când un proiect mare este terminat înainte să recunoască orice progres. Asta este o greșeală.

Recompensarea progresului ajută la consolidarea acțiunii.

Nu ai nevoie de o recompensă mare. O recunoaștere mică și constantă este suficientă:

• Marchează o sarcină ca fiind finalizată.
• Ia o pauză scurtă după ce ai depus un document.
• Analizează ce a avansat săptămâna aceasta.
• Sărbătorește un istoric curat de conformitate.
• Recunoaște când ai tratat devreme o sarcină inconfortabilă.

Recompensa nu înseamnă răsfăț. Înseamnă consolidare. Îi arată creierului tău că acțiunea merită repetată.

Un standard mai bun pentru fondatori

Scopul nu este să devii cineva care nu amână niciodată nimic. Asta nu este realist. Scopul real este să nu mai permiți întârzierii să controleze afacerea.

Când construiești sisteme, deleagă inteligent, folosești termene-limită și simplifici deciziile, procrastinarea își pierde puterea. Afacerea devine mai ușor de gestionat pentru că acțiunea nu mai depinde doar de voință.

Acest lucru este deosebit de important pentru înființarea companiei și conformitate. Acestea sunt sarcinile care creează fundația pentru tot ce urmează. Dacă le gestionezi devreme și consecvent, reduci riscul și creezi spațiu pentru creștere.

Ideea principală

Procrastinarea devine o problemă serioasă de business atunci când încetinește înființarea, conformitatea și execuția. Răspunsul nu este mai multă presiune. Este un proces mai bun.

Începe cu pași mai mici. Stabilește termene mai devreme. Deleagă ceea ce nu ar trebui să stea pe biroul tău. Folosește sisteme care te mențin în mișcare. Și atunci când munca administrativă stă în calea creșterii, construiește o structură care susține viteza și claritatea încă de la început.

Pentru fondatori, avântul este un atu. Protejează-l.