Ako môžu zakladatelia prekonať prokrastináciu a budovať impulz v podnikaní

Prokrastinácia nie je len osobný problém produktivity. Pre zakladateľov a majiteľov malých firiem môže spomaliť založenie spoločnosti, oddialiť kľúčové podania, oslabiť cash flow a premeniť jednoduché rozhodnutia na nákladné úzke miesta. Úloha, ktorá dnes zaberie desať minút, sa môže neskôr zmeniť na problém s dodržiavaním predpisov, zmeškanú príležitosť alebo stresujúci zhon.

Dobrá správa je, že prokrastinácia je zvyčajne návyk, nie chyba charakteru. To znamená, že sa dá zmeniť so správnymi systémami, správnym prostredím a lepším pochopením toho, čo skutočne spôsobuje odkladanie.

Pre podnikateľov je impulz dôležitý. Keď konáte rýchlo pri zakladaní, plánovaní a následnom plnení úloh, vytvárate firmu, ktorá sa ľahšie riadi a je omnoho ťažšie ju vykoľajiť. To platí najmä v úplne začiatkoch, keď každé rozhodnutie ovplyvňuje, ako rýchlo môžete spustiť podnikanie, zostať v súlade s predpismi a budovať dôveru zákazníkov.

Prečo prokrastinácia zasahuje zakladateľov tak tvrdo

Začatie a vedenie firmy zahŕňa mnoho úloh, ktoré sú dôležité, ale nie vždy vzrušujúce. Možno budete musieť zvoliť právnu formu podnikania, podať zakladateľské dokumenty, požiadať o EIN, vytvoriť interné dohody, viesť záznamy, zaregistrovať sa na štátne požiadavky a sledovať výročné podania. Žiadna z týchto úloh nie je sama osebe zložitá, no spolu môžu vytvoriť pocit preťaženia.

A práve to často vedie k odkladu.

Zakladatelia prokrastinujú z niekoľkých bežných dôvodov:

• Úloha sa zdá byť príliš veľká alebo nejasná.
• Následky nepôsobia okamžite.
• Úloha je neznáma, takže je jednoduchšie sa jej vyhnúť.
• Práca nie je v súlade so silnými stránkami zakladateľa.
• Neexistuje systém, ktorý by úlohu posúval dopredu.

Keď sa to stane, majitelia firiem často uviaznu v cykle odkladania. Hovoria si, že sa tomu budú venovať po ďalšom predaji, po ďalšom stretnutí alebo keď sa veci upokoja. No podnikanie sa samo od seba zriedka stane menej rušným. Nevybavené úlohy sa len hromadia.

Skutočné náklady odkladu

V osobnom živote môže prokrastinácia znamenať neporiadok v izbe alebo vynechaný tréning. V podnikaní môže vytvoriť právne a prevádzkové problémy.

Oddialenie zakladateľských dokumentov môže spomaliť váš štart. Zmeškanie termínov na dodržiavanie predpisov môže viesť k sankciám. Príliš dlhé čakanie na oddelenie osobných a firemných financií môže skomplikovať účtovníctvo a zvýšiť riziko. Nezdokumentované rozhodnutia môžu neskôr spôsobiť zmätok, keď priberiete partnerov, investorov alebo zamestnancov.

Existuje aj psychologická cena. Keď podnikatelia opakovane obchádzajú dôležitú prácu, začnú strácať dôveru vo vlastnú schopnosť viesť firmu. Podnikanie začne pôsobiť ťažšie, než by malo.

Riešením nie je pracovať tvrdšie v nárazových vlnách. Riešením je vybudovať proces, ktorý robí konanie jednoduchším než vyhýbanie sa.

Začnite ďalším malým krokom

Veľké úlohy pôsobia ohromujúco, pretože ich mozog vníma ako nejasné a energeticky náročné. Najrýchlejší spôsob, ako tento vzorec prelomiť, je zmenšiť rozhodnutie.

Namiesto otázky „Ako dokončím všetko?“ sa pýtajte: „Aký je ďalší viditeľný krok?“

Príklady:

• Namiesto „založiť spoločnosť“ zvoľte typ subjektu a jurisdikciu.
• Namiesto „zabezpečiť compliance“ vytvorte kontrolný zoznam povinných podaní.
• Namiesto „dať sa do poriadku“ otvorte priečinok na zakladateľské dokumenty a správne pomenujte súbory.
• Namiesto „marketingovať firmu“ napíšte prvý návrh jednej landing page.

Malé kroky znižujú odpor. Keď sa začne konať, impulz zvyčajne nasleduje.

Budujte systém, nie sľub

Jednou z najväčších chýb podnikateľov je spoliehať sa na motiváciu. Motivácia je užitočná, ale je nestála. To, čo udržiava firmu v pohybe aj vtedy, keď motivácia klesne, sú systémy.

Dobrý systém robí tri veci:

• Urobí ďalšiu akciu zjavnou.
• Zníži počet potrebných rozhodnutí.
• Vytvorí termín alebo spúšťač, ktorý posunie prácu dopredu.

Napríklad zakladateľ, ktorý pravidelne odkladá úlohy súvisiace s compliance, môže mať mesačnú kontrolu v kalendári. Zakladateľ, ktorý sa vyhýba papierovaniu, si môže vyhradiť opakovaný blok na administratívu. Zakladateľ, ktorý stále odkladá podania, môže využiť službu, ktorá centralizuje pripomienky, prístup k dokumentom a priebežnú podporu.

Systémy odstraňujú bremeno toho, že si musíte všetko pamätať sami.

Použite termíny skôr, než termíny použijú vás

Mnohé firemné úlohy majú dôsledky až po tom, čo zmeškáte termín. Preto sú nebezpečné. Ak termín pôsobí abstraktne, prokrastinácia zvyčajne zvíťazí.

Riešením je vytvoriť si vlastné vnútorné termíny.

Ak je podanie splatné o 30 dní, stanovte si cieľ na 20 dní. Ak je potrebné skontrolovať internú dohodu, naplánujte to pred dátumom spustenia firmy. Ak potrebujete otvoriť firemný bankový účet, najprv dokončite kroky založenia, aby sa zvyšok procesu nezastavil.

Práca v predstihu premieňa naliehavosť na riadený proces namiesto krízy.

Delegujte to, čo nemusíte niesť sami

Zakladatelia nemusia robiť všetko sami. V skutočnosti snaha zvládnuť všetko často vytvára viac prokrastinácie, nie menej.

Pomáha si položiť jednoduchú otázku: musí byť táto úloha urobená práve vami?

Ak odpoveď znie nie, delegujte ju.

Môže to znamenať odovzdať účtovníctvo účtovníkovi, právnu kontrolu advokátovi, marketingovú realizáciu kontraktorovi alebo pripomienky k compliance službe pre zakladanie spoločností. Delegovanie nie je únik od zodpovednosti. Ide o priradenie práce správnej osobe, aby sa firma mohla pohybovať rýchlejšie a s menším počtom chýb.

Zenind pomáha majiteľom firiem znižovať administratívnu záťaž tým, že podporuje založenie spoločnosti aj priebežné potreby v oblasti compliance. To umožňuje zakladateľom venovať viac času rastu a menej času uviaznutiu v papierovaní.

Zlaďte úlohu so správnym prostredím

Niektoré úlohy sa dajú ľahko odkladať, pretože prostredie uľahčuje odkladanie.

Ak potrebujete dokončiť podanie, nenechávajte ho ukryté v všeobecnej doručenej pošte. Ak potrebujete skontrolovať firemné dokumenty, nenechávajte ich roztrúsené medzi zariadeniami. Ak potrebujete urobiť rozhodnutie, neobklopujte sa rozptýleniami, ktoré príliš uľahčujú únik.

Vyskúšajte tieto zmeny prostredia:

• Uchovávajte všetky dokumenty k firemnému compliance na jednom mieste.
• Nastavte si upozornenia v kalendári na opakované povinnosti.
• Oddeľte čas na sústredenú prácu od času na komunikáciu.
• Pri administratívnych úlohách vypnite nepotrebné notifikácie.
• Používajte kontrolný zoznam, ktorý jasne ukazuje pokrok.

Čím jednoduchšie je začať, tým menej pravdepodobné je, že sa úlohe vyhnete.

Zistite, či je odklad signálom

Nie každý odklad je lenivosť. Niekedy je prokrastinácia informácia.

Ak sa stále vyhýbate určitej firemnej úlohe, spýtajte sa prečo.

Možno odkladáte preto, že:

• Nerozumiete požiadavke.
• Úloha je v rozpore s vašimi prioritami.
• Právna forma firmy nie je vhodná.
• Práca vyžaduje externú pomoc.
• Termín alebo proces nie je jasný.

To je dôležité, pretože niektoré odklady nie sú problém motivácie. Sú problémom plánovania. Keď máte správne nastavenú štruktúru, odpor často klesne.

Napríklad ak odkladáte compliance prácu, pretože si nie ste istí, čo je potrebné, jasnejší proces založenia a compliance môže odstrániť zmätok. Ak odkladáte preto, že firma nie je správne nastavená, skutočným riešením môže byť náprava základnej štruktúry.

Robte rozhodnutia rýchlejšie

Odkladanie rozhodnutí je medzi zakladateľmi významnou formou prokrastinácie. Firma uviazne v slučke pochybností: Mám založiť LLC alebo korporáciu? Mám podať teraz alebo neskôr? Mám to outsourcovať alebo to stále robiť sám?

Aby ste sa posunuli dopredu, použite jednoduché pravidlo rozhodovania:

• Ak je rozhodnutie vratné a nízkorizikové, rozhodnite rýchlo.
• Ak je rozhodnutie vysoko dôležité a ťažko vratné, získajte správne informácie a stanovte termín.
• Ak rozhodnutie blokuje ďalšiu prácu, zvoľte možnosť, ktorá umožní firme pokračovať.

Dobrí zakladatelia nečakajú na dokonalú istotu. Robia včasné rozhodnutia s dostatočným množstvom informácií, aby mohli konať zodpovedne.

Využite zodpovednosť, aby ste zostali v pohybe

Zodpovednosť je jedným z najjednoduchších spôsobov, ako bojovať proti prokrastinácii, pretože pridáva sociálny a prevádzkový tlak.

Zodpovednosť si môžete vytvoriť takto:

• Zdieľajte termíny s partnerom alebo poradcom.
• Naplánujte si kontrolné stretnutia.
• Spolupracujte s profesionálnou službou, ktorá sleduje úlohy.
• Urobte pokrok viditeľným na nástenke alebo v kontrolnom zozname.
• Verejne sa zaviažte k dátumu spustenia alebo podania.

Keď ostatní vidia vaše záväzky, je ťažšie sa stratiť v odkladaní.

Odmeňujte pokrok, nielen dokončenie

Mnohí zakladatelia čakajú, kým sa veľký projekt dokončí, aby uznali akýkoľvek pokrok. To je chyba.

Odmeňovanie pokroku pomáha posilniť konanie.

Nepotrebujete veľkú odmenu. Stačí malý, konzistentný signál uznania:

• Označte úlohu ako dokončenú.
• Dajte si krátku prestávku po podaní.
• Zhodnoťte, čo sa tento týždeň posunulo dopredu.
• Oslávte čistý compliance záznam.
• Uznajte, keď ste nepríjemnú úlohu vybavili včas.

Odmena nie je rozmaznávanie. Je to posilňovanie. Učí váš mozog, že konanie sa oplatí opakovať.

Lepší štandard pre zakladateľov

Cieľom nie je stať sa človekom, ktorý nikdy nič neodkladá. To je nereálne. Skutočným cieľom je prestať dovoliť, aby odklad riadil firmu.

Keď budujete systémy, rozumne delegujete, používate termíny a zjednodušujete rozhodnutia, prokrastinácia stráca svoju moc. Firma sa ľahšie riadi, pretože konanie už nezávisí len od sily vôle.

To je obzvlášť dôležité pri zakladaní spoločnosti a compliance. Sú to úlohy, ktoré vytvárajú základ pre všetko ostatné. Ak ich vybavíte včas a dôsledne, znižujete riziko a vytvárate priestor na rast.

Záver

Prokrastinácia sa stáva vážnym problémom pre podnikanie vtedy, keď spomaľuje založenie, compliance a realizáciu. Odpoveďou nie je väčší tlak. Je to lepší proces.

Začnite menšími krokmi. Stanovte si skoršie termíny. Delegujte to, čo nemusí zostať na vašom stole. Používajte systémy, ktoré vás udržiavajú v pohybe. A keď administratívna práca brzdí rast, vytvorte štruktúru, ktorá od začiatku podporuje rýchlosť a jasnosť.

Pre zakladateľov je impulz majetok. Chráňte ho.