ITIN și cerințele specifice fiecărui stat: un ghid practic pentru fondatorii nerezidenți

Un Individual Taxpayer Identification Number, sau ITIN, este adesea primul număr fiscal din SUA pe care mulți fondatori nerezidenți, investitori și membri ai familiei trebuie să îl înțeleagă. Lucrul esențial de reținut este simplu: un ITIN este un număr fiscal federal, nu un permis universal pentru fiecare cerință la nivel de stat.

Această distincție contează. Un fondator poate avea nevoie de un ITIN pentru a depune o declarație federală, pentru a solicita anumite beneficii fiscale sau pentru a îndeplini alte cerințe ale IRS, în timp ce se confruntă și cu reguli separate de declarare fiscală la nivel de stat, pași de înregistrare a afacerii și obligații de autorizare. Aceste reguli de stat se pot modifica în funcție de statul în care este înființată afacerea, de locul în care este obținut venitul, de locul în care locuiește proprietarul și de locul în care compania desfășoară activitate.

Dacă construiești sau operezi o afacere în SUA, este util să privești ITIN-ul ca pe o parte dintr-un cadru mai larg de conformitate. Zenind ajută fondatorii să parcurgă procesul de înființare a unei companii în SUA cu o imagine mai clară asupra pașilor practici care urmează.

Ce este un ITIN

Un ITIN este un număr format din 9 cifre, emis de IRS pentru scopuri fiscale federale, pentru persoanele care nu sunt eligibile pentru un număr de Social Security, dar care au totuși o nevoie fiscală în SUA.

În practică, acestea includ adesea:

• Străini nerezidenți care trebuie să depună o declarație fiscală federală în SUA
• Persoane străine care trebuie să raporteze venituri
• Anumiți persoane aflate în întreținere sau soți/soții incluși într-o declarație federală
• Persoane care trebuie să solicite o rambursare sau un beneficiu fiscal permis în cadrul unei declarații federale

Un ITIN nu este același lucru cu un SSN și nici nu este destinat să înlocuiască documentele de înființare a unei afaceri, licențele sau înregistrările la nivel de stat.

Ce nu face un ITIN

Este ușor să se exagereze ce poate realiza un ITIN. Este util, dar limitat.

Un ITIN nu:

• Acordă autorizație de muncă în Statele Unite
• Schimbă statutul de imigrare
• Înlocuiește un număr de Social Security în scopuri de angajare
• Funcționează ca un număr general de identificare în afara sistemului fiscal federal
• Elimină necesitatea de a verifica regulile fiscale și comerciale ale statului

Acest ultim punct este locul în care mulți oameni se împotmolesc. Obținerea unui ITIN poate ajuta la depuneri federale, dar nu îți spune dacă trebuie depusă o declarație la nivel de stat, dacă afacerea ta trebuie înregistrată local sau dacă un stat impune o cerință separată de licențiere.

De ce sunt importante în continuare cerințele specifice statului

IRS controlează ITIN-urile, dar statele își controlează propriile reguli fiscale și comerciale. Asta înseamnă că două lucruri pot fi adevărate în același timp:

1. Poți avea tot ce îți trebuie pentru o declarație federală.
2. Poți avea în continuare o obligație separată la nivel de stat.

Cerințele specifice statului contează deoarece statele pot aplica reguli diferite pentru:

• Rezidență
• Sursa venitului
• Impozitarea entităților pass-through
• Înregistrarea afacerii
• Colectarea taxei pe vânzări
• Înregistrarea pentru taxele angajatorului
• Licențe și autorizații locale

Cu alte cuvinte, ITIN-ul răspunde la întrebarea federală. Regulile statului răspund la întrebarea locală.

Situații frecvente în care ITIN și regulile statului se suprapun

1. Depunerea unei declarații fiscale la nivel de stat

Un nerezident sau o persoană rezidentă pentru o parte a anului poate fi nevoită să depună o declarație fiscală la nivel de stat chiar dacă are deja un ITIN pentru scopuri federale.

Acest lucru depinde adesea de locul în care a fost obținut venitul și de modul în care statul definește venitul impozabil. Declanșatori obișnuiți includ:

• Salarii obținute în stat
• Venit din activități independente realizate în stat
• Venit din chirii provenit din proprietăți situate în stat
• Venit de afaceri atribuit statului
• Participația într-o entitate pass-through care desfășoară activitate în stat

Pragul exact de depunere diferă de la un stat la altul. Unele state cer depunerea chiar și atunci când în final nu se datorează impozit. Altele cer depunerea doar după ce venitul atinge un anumit nivel.

2. Deținerea sau înființarea unei afaceri într-un stat

Dacă pornești un LLC, o corporație sau o altă entitate, ITIN-ul nu înlocuiește pașii de înființare la nivel de stat.

Poate fi nevoie în continuare să:

• Înregistrezi entitatea la stat
• Desemnezi un agent înregistrat acolo unde este necesar
• Obții un EIN dacă afacerea are nevoie de unul
• Te înregistrezi pentru taxe de stat dacă afacerea desfășoară activitate impozabilă
• Depui rapoarte anuale sau alte notificări recurente la nivel de stat

Pentru fondatori, acesta este cel mai comun punct de confuzie. ITIN-ul ține de tine ca persoană contribuabilă. Regulile de înființare ale statului țin de companie.

3. Operarea în mai multe state

O afacere poate crea obligații de conformitate în mai multe state. Acest lucru se poate întâmpla atunci când:

• Vinzi în mai multe state
• Angajezi salariați în state diferite
• Depozitezi inventar într-un alt stat
• Deschizi un birou sau un depozit într-o altă jurisdicție
• Oferi servicii în locul în care munca este prestată fizic în altă parte

Un ITIN nu simplifică aceste reguli multi-statale. El doar ajută proprietarul individual sau persoana care depune declarația să participe, atunci când este necesar, la sistemul fiscal federal.

4. Entități pass-through

Multe afaceri mici sunt impozitate prin intermediul proprietarului, nu la nivelul entității. Asta poate face ca problemele legate de stat să fie mai importante, nu mai puțin importante.

Dacă afacerea ta este un LLC tratat ca o entitate disregarded sau ca un parteneriat, venitul poate trece la tine personal. În funcție de stat, poate fi necesar să depui o declarație individuală, o declarație compozită sau o declarație pentru nerezidenți.

Dacă afacerea ta este un S corporation sau o altă formă de entitate cu raportare la nivel de stat, este posibil ca și entitatea să aibă obligații de depunere.

5. Licențe de afaceri și înregistrări locale

Unii fondatori presupun că, având un ITIN, pot să ignore verificările locale de afaceri. Nu este așa.

Statele, comitatele și orașele pot avea propriile reguli de licențiere sau înregistrare. În funcție de activitatea afacerii, este posibil să ai nevoie de:

• O licență generală de afaceri
• Un permis local
• Un permis pentru taxa pe vânzări
• O licență profesională
• Un număr de înregistrare fiscală la nivel de stat

ITIN-ul nu înlocuiește niciuna dintre acestea.

Ce ar trebui să verifice fondatorii nerezidenți înainte de depunere

Dacă nu ești sigur ce reguli de stat se aplică, parcurge această listă înainte de a depune:

• Stabilește dacă ești rezident, nerezident sau rezident pentru o parte a anului în acel stat
• Identifică unde a fost obținut sau sursa venitului
• Verifică dacă entitatea ta are nexus sau obligații de înregistrare în stat
• Confirmă dacă trebuie depusă o declarație de impozit pe venit la nivel de stat
• Analizează dacă se aplică înregistrarea pentru taxa pe vânzări pentru produsele sau serviciile tale
• Verifică dacă sunt necesare licențe sau permise locale
• Verifică dacă depunerea federală necesită un ITIN sau o reînnoire

Acesta este momentul în care organizarea contează. Evidențele bune reduc greșelile și fac mai ușor răspunsul în cazul în care un stat sau IRS solicită clarificări.

Documente și evidențe de păstrat

Indiferent dacă soliciți un ITIN sau gestionezi o declarație la nivel de stat, păstrează-ți documentele organizate.

Documente utile includ:

• Copii ale declarațiilor fiscale federale și de stat
• Notificări IRS privind o cerere sau reînnoire a ITIN-ului
• Documente de înființare ale afacerii
• Confirmări de înregistrare la stat
• Notificări de atribuire EIN
• Evidențe privind proprietatea și documente de tip cap table
• Documente sursă pentru venituri, cheltuieli și rețineri la sursă
• Un calendar al termenelor de depunere pentru fiecare jurisdicție

Dacă lucrezi cu un contabil sau un specialist fiscal, asigură-te că înțelege atât partea federală, cât și partea de stat a depunerii.

Greșeli frecvente de evitat

Cele mai mari greșeli sunt, de obicei, simple.

• Presupunerea că un ITIN acoperă conformitatea la nivel de stat
• Așteptarea sezonului de depunere pentru a verifica cerințele statului
• Uitarea faptului că o singură afacere poate crea obligații în mai multe state
• Raterea termenului de reînnoire a ITIN-ului atunci când numărul a expirat sau nu a fost folosit timp de câțiva ani
• Folosirea unor evidențe incomplete pentru analiza sursei venitului sau a rezidenței
• Tratarea unei înregistrări de înființare a entității ca fiind același lucru cu înregistrarea fiscală

Aceste probleme pot fi evitate atunci când separi din timp întrebările federale de cele de stat.

Cum se integrează Zenind în acest proces

Zenind ajută fondatorii să înființeze companii în SUA și să urmărească partea operațională a conformității.

Acest lucru contează deoarece înființarea afacerii rareori reprezintă sfârșitul procesului de configurare. După ce entitatea există, fondatorii trebuie în continuare să urmărească pașii următori care mențin compania în stare bună, cum ar fi:

• Depuneri de înființare
• Cerințe privind agentul înregistrat
• Termene pentru rapoartele anuale
• Memento-uri de conformitate pentru afacere
• Evidență de bază privind entitatea

Pentru fondatorii nerezidenți, această structură este deosebit de utilă. Un ITIN poate face parte din tabloul tău fiscal personal, dar compania ta are în continuare nevoie de un proces clar de înființare și conformitate. Zenind ajută la organizarea acestor responsabilități, astfel încât să te poți concentra pe dezvoltarea afacerii.

Concluzie

Un ITIN este un instrument fiscal federal, nu o soluție universală pentru cerințele statelor. Dacă ești fondator nerezident, investitor sau proprietar de afacere, ar trebui întotdeauna să verifici ambele aspecte: nevoile fiscale federale și obligațiile specifice fiecărui stat.

Când separi aceste două niveluri din timp, reduci erorile de depunere, eviți întârzierile inutile și faci afacerea ta din SUA mai ușor de gestionat încă de la început.