ITIN ja osavaltiokohtaiset vaatimukset: käytännön opas ulkomaisille perustajille

Individual Taxpayer Identification Number eli ITIN on usein ensimmäinen Yhdysvaltojen veronumero, johon monien ulkomaisten perustajien, sijoittajien ja perheenjäsenten on syytä perehtyä. Tärkein asia on yksinkertainen: ITIN on liittovaltion veronumero, ei yleinen ratkaisu kaikkiin osavaltiokohtaisiin vaatimuksiin.

Tämä ero on tärkeä. Perustaja voi tarvita ITINin liittovaltion veroilmoituksen tekemiseen, tiettyjen veroetujen hakemiseen tai muihin IRS:n vaatimuksiin, mutta samalla hänen on noudatettava erillisiä osavaltion veroilmoitussääntöjä, yrityksen rekisteröintivaiheita ja lupavelvoitteita. Nämä osavaltiosäännöt voivat muuttua sen mukaan, missä yritys on perustettu, missä tulo ansaitaan, missä omistaja asuu ja missä yhtiöllä on toimintaa.

Jos rakennat Yhdysvalloissa toimivaa yritystä tai harjoitat sellaista, ITIN kannattaa nähdä yhtenä osana laajempaa vaatimustenmukaisuuden kokonaisuutta. Zenind auttaa perustajia etenemään Yhdysvaltojen yhtiön perustamisessa selkeämmällä näkymällä seuraaviin käytännön vaiheisiin.

Mikä ITIN on

ITIN on yhdeksännumeroinen numero, jonka IRS myöntää liittovaltion verotusta varten henkilöille, joilla ei ole oikeutta Social Security numberiin mutta joilla on silti Yhdysvaltoihin liittyvä verotustarve.

Käytännössä se koskee usein esimerkiksi:

• ulkomailla asuvia henkilöitä, joiden on tehtävä Yhdysvaltojen liittovaltion veroilmoitus
• ulkomaisia henkilöitä, joiden on ilmoitettava tuloja
• tiettyjä huollettavia tai puolisoita, jotka sisällytetään liittovaltion veroilmoitukseen
• henkilöitä, joiden on haettava palautusta tai kelpoista veroetua liittovaltion veroilmoituksella

ITIN ei ole sama asia kuin SSN, eikä sitä ole tarkoitettu korvaamaan yrityksen perustamisilmoituksia, lupia tai osavaltiorekisteröintejä.

Mitä ITIN ei tee

On helppo ylikorostaa sitä, mihin ITIN pystyy. Se on hyödyllinen, mutta rajallinen.

ITIN ei:

• anna oikeutta työskennellä Yhdysvalloissa
• muuta maahanmuuttostatusta
• korvaa Social Security numberia työllistymistä varten
• toimi yleisenä tunnistenumerona liittovaltion verojärjestelmän ulkopuolella
• poista tarvetta tarkistaa osavaltion vero- ja yrityssäännöt

Juuri viimeinen kohta aiheuttaa monille ongelmia. ITIN voi auttaa liittovaltion ilmoituksissa, mutta se ei kerro, onko osavaltiolle tehtävä veroilmoitus, täytyykö yrityksen rekisteröityä paikallisesti tai onko osavaltiossa erillinen lupavaatimus.

Miksi osavaltiokohtaiset vaatimukset ovat edelleen tärkeitä

IRS hallinnoi ITIN-numeroita, mutta osavaltiot hallinnoivat omia vero- ja yrityssääntöjään. Tämä tarkoittaa, että kaksi asiaa voi olla totta yhtä aikaa:

1. Sinulla voi olla kaikki tarvittava liittovaltion veroilmoitusta varten.
2. Sinulla voi silti olla erillinen osavaltioon liittyvä velvoite.

Osavaltiokohtaiset vaatimukset ovat tärkeitä, koska osavaltiot voivat soveltaa erilaisia sääntöjä esimerkiksi seuraaviin asioihin:

• verotuksellinen residenssi
• tulon lähde
• läpivirtaavien yhtiöiden verotus
• yrityksen rekisteröinti
• myyntiveron perintä
• työnantajavelvoitteiden rekisteröinti
• paikalliset luvat ja toimiluvat

Toisin sanoen ITIN auttaa vastaamaan liittovaltion kysymykseen. Osavaltion säännöt vastaavat paikalliseen kysymykseen.

Tyypillisiä tilanteita, joissa ITIN ja osavaltiomääräykset kohtaavat

1. Osavaltion tuloveroilmoituksen tekeminen

Ulkomailla asuvan tai osan vuotta asuneen henkilön voi olla tarpeen tehdä osavaltion tuloveroilmoitus, vaikka hänellä olisi jo ITIN liittovaltion tarkoituksiin.

Tämä riippuu usein siitä, missä tulo on ansaittu ja miten osavaltio määrittelee verotettavan tulon. Yleisiä laukaisevia tekijöitä ovat:

• osavaltiossa ansaitut palkkatulot
• osavaltiossa tehdystä työstä saadut elinkeinotulot
• osavaltiossa sijaitsevasta kiinteistöstä saatu vuokratulo
• osavaltioon kohdistettu yritystulo
• omistus läpivirtaavassa yhtiössä, joka harjoittaa toimintaa osavaltiossa

Tarkka ilmoitusraja vaihtelee osavaltioittain. Jotkin osavaltiot vaativat ilmoituksen, vaikka veroa ei lopulta maksettaisi. Toiset vaativat ilmoituksen vasta, kun tulo ylittää tietyn rajan.

2. Yrityksen omistaminen tai perustaminen osavaltiossa

Jos perustat LLC:n, corporationin tai muun yhtiön, ITIN ei korvaa osavaltion perustamisvaiheita.

Saatat silti tarvita esimerkiksi:

• yhtiön rekisteröinnin osavaltioon
• rekisteröidyn asiamiehen nimeämisen, jos sitä edellytetään
• EIN-numeron, jos yritys tarvitsee sellaisen
• rekisteröitymisen osavaltion veroihin, jos yrityksellä on verotettavaa toimintaa
• vuosiraportit tai muut toistuvat osavaltioilmoitukset

Perustajille tämä on yleisin sekaannuksen aihe. ITIN liittyy sinuun yksityishenkilönä veronmaksajana. Osavaltion perustamissäännöt liittyvät yhtiöön.

3. Toiminta useassa osavaltiossa

Yritys voi synnyttää velvoitteita useammassa kuin yhdessä osavaltiossa. Näin voi tapahtua, kun:

• myyt tuotteita tai palveluita useisiin osavaltioihin
• palkkaat työntekijöitä eri osavaltioissa
• säilytät varastoa toisessa osavaltiossa
• avaat toimiston tai varaston toisessa toimivallassa
• tarjoat palveluita siellä, missä työ tosiasiallisesti tehdään muualla

ITIN ei yksinkertaista näitä moniosavaltiosääntöjä. Se auttaa vain yksittäistä omistajaa tai ilmoittajaa osallistumaan liittovaltion verojärjestelmään silloin, kun se on tarpeen.

4. Läpivirtaavat yhtiöt

Monet pienyritykset verotetaan omistajan kautta eikä yhtiötasolla. Tämä voi tehdä osavaltiokysymyksistä entistä tärkeämpiä, ei vähemmän tärkeitä.

Jos yrityksesi on LLC, jota verotetaan disregarded entitynä tai partnershipina, tulo voi siirtyä sinulle henkilökohtaisesti. Osavaltiosta riippuen sinun on ehkä tehtävä henkilökohtainen veroilmoitus, composite return tai nonresident return.

Jos yrityksesi on S corporation tai muu yhtiömuoto, jolla on osavaltiotason raportointivelvoitteita, myös yhtiöllä itsellään voi olla ilmoitusvelvollisuuksia.

5. Yritysluvat ja paikallinen rekisteröinti

Jotkut perustajat olettavat, että ITINin saaminen tarkoittaa, että paikalliset yritystarkistukset voi ohittaa. Näin ei ole.

Osavaltioilla, piirikunnilla ja kaupungeilla voi olla omat lupa- tai rekisteröintisääntönsä. Liiketoiminnan luonteesta riippuen saatat tarvita:

• yleisen yritysluvan
• paikallisen toimiluvan
• myyntiveroluvan
• ammattitoimiluvan
• osavaltion verorekisterinumeron

ITIN ei korvaa mitään näistä.

Mitä ulkomaisten perustajien kannattaa tarkistaa ennen ilmoittamista

Jos et ole varma, mitä osavaltiosääntöjä sovelletaan, käy tämä tarkistuslista läpi ennen ilmoittamista:

• määritä, oletko osavaltiossa resident, nonresident vai part-year resident
• selvitä, missä tulosi ansaittiin tai mistä ne kohdistuvat
• tarkista, onko yhtiölläsi nexus- tai rekisteröintivelvoitteita osavaltiossa
• varmista, tarvitsetko osavaltion tuloveroilmoituksen
• arvioi, edellyttääkö myyntivero rekisteröitymistä tuotteidesi tai palvelujesi osalta
• tarkista, vaaditaanko paikallisia lupia tai toimilupia
• varmista, edellyttääkö liittovaltion ilmoituksesi ITINiä tai sen uusimista

Tässä vaiheessa järjestelmällisyys on tärkeää. Hyvät asiakirjat vähentävät virheitä ja helpottavat vastaamista, jos osavaltio tai IRS pyytää lisäselvitystä.

Säilytettävät asiakirjat ja tiedot

Pidä tiedot järjestyksessä riippumatta siitä, haetko ITINiä vai hoidatko osavaltioilmoitusta.

Hyödyllisiä asiakirjoja ovat esimerkiksi:

• kopiot liittovaltion ja osavaltion veroilmoituksista
• IRS:n ilmoitukset ITIN-hakemuksesta tai uusimisesta
• yrityksen perustamisasiakirjat
• osavaltiorekisteröinnin vahvistukset
• EIN:n myöntämisilmoitukset
• omistusasiakirjat ja cap table -tiedot
• tuloon, kuluihin ja ennakonpidätyksiin liittyvät lähdeasiakirjat
• eri toimivaltuuksien määräaikakalenteri

Jos työskentelet kirjanpitäjän tai veroasiantuntijan kanssa, varmista, että hän ymmärtää sekä liittovaltion että osavaltion näkökulman.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Suurimmat virheet ovat yleensä yksinkertaisia.

• oletetaan, että ITIN kattaa osavaltiovelvoitteet
• odotetaan veroilmoituskautta ennen osavaltiosääntöjen tarkistamista
• unohdetaan, että yksi yritys voi synnyttää velvoitteita useassa osavaltiossa
• jätetään ITIN uusiminen hoitamatta, vaikka numero olisi vanhentunut tai ollut käyttämättä useita vuosia
• käytetään puutteellisia tietoja tulon kohdistamiseen tai residenssin arviointiin
• ajatellaan, että yhtiön perustamisilmoitus on sama asia kuin verorekisteröinti

Nämä ongelmat ovat vältettävissä, kun erotat liittovaltion ja osavaltion kysymykset toisistaan ajoissa.

Miten Zenind liittyy tähän prosessiin

Zenind auttaa perustajia perustamaan Yhdysvalloissa toimivia yhtiöitä ja pysymään ajan tasalla toiminnallisista vaatimustenmukaisuustehtävistä.

Tämä on tärkeää, koska yrityksen perustaminen on harvoin koko prosessin loppu. Kun yhtiö on olemassa, perustajien on edelleen seurattava seuraavia vaiheita, jotka pitävät yrityksen hyvässä asemassa:

• perustamisilmoitukset
• rekisteröidyn asiamiehen vaatimukset
• vuosiraporttien määräajat
• yrityksen vaatimustenmukaisuusmuistutukset
• perusasiakirjahallinta yhtiön osalta

Ulkomaalaisille perustajille tämä rakenne on erityisen hyödyllinen. ITIN voi olla osa henkilökohtaista verotuksellista kokonaisuuttasi, mutta yrityksesi tarvitsee silti selkeän perustamis- ja vaatimustenmukaisuusprosessin. Zenind auttaa pitämään nämä vastuut järjestyksessä, jotta voit keskittyä liiketoiminnan rakentamiseen.

Lopullinen johtopäätös

ITIN on liittovaltion verotyökalu, ei yleisratkaisu osavaltiovaatimuksiin. Jos olet ulkomainen perustaja, sijoittaja tai yrityksen omistaja, tarkista aina molemmat puolet: liittovaltion verotarpeet ja osavaltiokohtaiset velvoitteet.

Kun erotat nämä kaksi tasoa ajoissa, vähennät ilmoitusvirheitä, vältät tarpeettomia viiveitä ja teet Yhdysvaltain yrityksesi hallinnasta sujuvampaa alusta alkaen.